提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

叢婕

[摘 要]為適應經濟的發(fā)展和科學的不斷進步，對檔案管理工作必須要提出更高的要求，作為檔案管理工作的重要組成部分，提高檔案管理科學化水平有利于實現(xiàn)制度化管理和規(guī)范化管理，是時代發(fā)展的必然趨勢，也是國家現(xiàn)代化建設的要求。本文分析了提高檔案管理科學化水平的重要性，探討了提高檔案管理科學化水平的路徑。

[關鍵詞]檔案管理；科學化；路徑選擇

1、提高檔案管理科學化水平的重要性

1.1提高檔案管理科學化水平是順應科學發(fā)展觀的需要

檔案管理是我國精神文明建設的重要組成部分，是國民經濟軟實力的重要體現(xiàn)，其涉及到政治、經濟、文化等各個方面。通過檔案可以借鑒過去、考量現(xiàn)今和決策未來，在科學發(fā)展觀的指導下，要求檔案管理也要實現(xiàn)全面、協(xié)調、可持續(xù)的發(fā)展，促進和諧社會和人的全面發(fā)展。因此要提高檔案管理的科學化水平，以使檔案的價值可以在國民經濟建設過程中得以充分發(fā)揮，為國家和人民的生產、生活服務。

1.2是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

隨著社會的發(fā)展和科學的進步，檔案的種類越來越多，出現(xiàn)了計劃統(tǒng)計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生、黨政工團工、科研等檔案，在日常的檔案管理工作中檔案管理員的工作量和工作難度大大增加，因此很難做到檔案的科學分類和及時有效地傳輸。即使引入了計算機也只是在檔案入庫、出庫時的記錄工作中，當前的傳統(tǒng)管理模式已經不能適應檔案發(fā)展的需要，因此必須要提高檔案管理的科學化水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才能解決這些難題。

1.3是信息化發(fā)展的必然要求

隨著科學技術的發(fā)展，各種信息技術得到廣泛的應用，各種網絡化、數字化的媒體、設備的出現(xiàn)使人們的生活、工作方式也得到了很大改變。因此傳統(tǒng)的檔案和檔案管理模式已經無法適應信息化的發(fā)展，所以要將這些信息技術運用在檔案管理工作中，如使檔案的載體從紙質發(fā)展到光盤、硬盤等媒介，并且豐富檔案查閱手段等，充分利用信息技術，不斷提高檔案管理的科學化水平，從而為廣大人民群眾提供更優(yōu)質的服務。

2、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

2.1改變傳統(tǒng)管理思想

要提高檔案管理的科學化水平，就要從傳統(tǒng)檔案管理理念中解放出來，充分認識到提高檔案管理科學化水平的重要性，只有提高了人的主觀認識，才能從根本上提升檔案管理科學化水平。要增加現(xiàn)代化檔案室的資金和軟、硬件投入，否則檔案管理現(xiàn)代化就僅僅是紙上談兵。

2.2完善檔案管理制度體系

要強化檔案管理的制度建設，優(yōu)化檔案管理的運行機制。首先，管理層要在法律、法規(guī)及規(guī)章制度的基礎上對檔案管理建設進行宏觀把握，充分重視檔案管理科學化水平的提高工作。其次，各部門要將檔案管理工作作為一項重點工作來落實，在實際工作中要積極探索一套適合自身的檔案管理機制，強化工作責任制的管理，實行專人專崗，并建立健全一套切實可行的考核、機理機制，以提高檔案管理人員的工作積極性和促進檔案管理的“規(guī)范化”建設，這是提高檔案管理科學化水平的重要條件之一。同時上級部門要加強對檔案管理的監(jiān)督與審核工作，從宏觀上控制檔案管理科學化建設。

2.3檔案管理的現(xiàn)代化建設

檔案管理現(xiàn)代化是提高檔案管理科學化水平的重要手段。要求增加檔案管理的軟、硬件設備的投入，利用計算機技術、網絡技術及數據庫技術等，對檔案管理進行現(xiàn)代化改造，使檔案真正從紙質載體解放出來，一方面大大減少了檔案存儲空間，另一方面也節(jié)省了日常維護的費用。將檔案通過計算機軟件進行科學分類會比人工分檔更高效，也更精確，便于對檔案的管理。另外要建立計算機檔案管理系統(tǒng)，使檔案在進入檔案室開始到使用的各個過程均能實現(xiàn)自動化管理。在檔案查詢和使用時均可利用網絡技術，使傳輸更為方便、快捷，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.4在管理方式上的轉變

傳統(tǒng)的檔案管理方式為館藏型，檔案的管理工作重心在于檔案的保管，重視檔案的安全保密性，檔案一般為內部流通，除非在人事及管理上有變動的時候才“調檔”。這種管理方式是不科學的，不適合檔案管理科學化的要求，因此必須做出改變。由于檔案管理的最終目的是對檔案信息的利用，因此要建設利用型的檔案管理方式，使檔案信息成為有用的資料，而不是靜止的典藏，要加強資源的共享，從而為用戶提供更好的服務。另外，檔案資源要從量的積累過渡到質量的提高上來，只有高質量的檔案才能真正服務社會、服務個人。

2.5加強檔案管理人員素質建設

要提高檔案管理科學化水平，最重要的是要加強“人”的素質建設。檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，對檔案管理工作水平具有最深層的影響。新的歷史條件下，要求檔案管理技術更先進、分工更專業(yè)、內容更豐富，因此對檔案管理人員的能力提出更高要求。檔案管理人員除了需要具備檔案管理能力和基本操作技能之外，還要求掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術，如利用計算機程序對檔案進行科學而準確的分類、組卷、歸檔等，另外還要培養(yǎng)檔案管理人員在計算機終端使用、數據庫建設、加密技術、數據錄入能力、網絡管理及網絡安全等技能等，以適應檔案管理技術的不斷發(fā)展。高素質的人才隊伍將為提高檔案管理科學化水平提供有力的智力支持和人才保障。

3、結束語

綜上所述，提高檔案管理科學化水平有利于實現(xiàn)制度化管理和規(guī)范化管理，是時代發(fā)展的必然趨勢。要提高檔案管理科學化水平，就要用科學的方法對檔案進行管理，要充分利用各種科技手段不斷加快檔案管理現(xiàn)代化建設，推動檔案管理的規(guī)范化和信息化建設，并建立健全可持續(xù)發(fā)展的人才培養(yǎng)機制。在實際工作中更要發(fā)揮人的主觀能動性，不斷創(chuàng)新，力求全面提高檔案管理的科學化水平，為社會提供更優(yōu)質、快捷的信息服務。

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