探討如何使檔案管理變得更加科學(xué)化

于淑榮

[摘 要]檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)精神文明發(fā)展的基石，做好檔案管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展有著積極的意義。本文通過概述科學(xué)化管理檔案的必要性，我國(guó)的檔案管理現(xiàn)狀提出檔案管理的新方法，為科學(xué)化的檔案管理提供依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；科學(xué)化探討

一、檔案管理科學(xué)化的必要性

（一）提升國(guó)家軟實(shí)力

文化作為民族凝聚力和創(chuàng)造力的源泉，成為決定國(guó)家綜合國(guó)力的重要因素。檔案是具備了寶貴的精神文化財(cái)富的歷史記憶，對(duì)文化發(fā)展具有推動(dòng)作用。檔案涵蓋了社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)的方方面面，對(duì)社會(huì)文明進(jìn)程具有相當(dāng)?shù)恼f服力和吸引力，其價(jià)值不可估量。檔案管理工作從本質(zhì)上說就是對(duì)人類文明的整理與保存，做好檔案管理無疑是贊娛樂文化發(fā)展的制高點(diǎn)，把握了社會(huì)文明發(fā)展的主動(dòng)權(quán)，這是國(guó)家軟實(shí)力的體現(xiàn)。因此，做好檔案管理工作為國(guó)家軟實(shí)力的提升做好了鋪墊工作。

（二）順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)

在我國(guó)，信息技術(shù)的發(fā)展規(guī)模可謂空前，互聯(lián)網(wǎng)新興媒體普及度逐漸提升。現(xiàn)代化信息技術(shù)為檔案管理提供了發(fā)展的渠道，檔案的收集、儲(chǔ)藏和傳播都得以延伸，檔案管理已經(jīng)開始朝著系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。公眾對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)賦予檔案管理更大的社會(huì)責(zé)任，科學(xué)化的檔案管理對(duì)其資源建設(shè)和服務(wù)功能都有一定的完善作用。檔案管理必須朝著科學(xué)化發(fā)展，這也是順應(yīng)信息時(shí)代到來的革新。

（三）推動(dòng)檔案管理發(fā)展

經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的努力，檔案管理工作得到了一定的完善，管理范圍、門類及技術(shù)都取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但在新的形勢(shì)下，檔案管理的發(fā)展路途依舊長(zhǎng)遠(yuǎn)。檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)不高、信息化建設(shè)的水平相對(duì)落后以及檔案管理的制度不夠完善等問題使得檔案管理工作還有很大的提升空間。推動(dòng)檔案管理的發(fā)展已成為亟不可待的工作，科學(xué)化的檔案管理能夠使其在根本上有很大的提升。

二、現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程中出現(xiàn)的問題

（一）標(biāo)準(zhǔn)化程度低

在檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化是一種必要條件。從上世紀(jì)八十年代至今，我國(guó)一直大力推廣標(biāo)準(zhǔn)化工作，同時(shí)制定的一系列文件使得方案管理的標(biāo)準(zhǔn)化形成體系。在檔案自身的復(fù)雜性驅(qū)使下，檔案管理體系也趨于復(fù)雜，需要做好分散管理。在歷史沿革下，檔案管理走上了一條自給自足的發(fā)展道路，各單位根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇檔案管理硬件設(shè)備，使得檔案管理水平參差不齊。任由這種盲目的檔案管理方式發(fā)展下去會(huì)造成很大的文化隱患，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程也會(huì)受阻。

（二）管理人員缺失

現(xiàn)代化檔案管理中，管理人員占據(jù)了十分重要的地位。檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員以及高級(jí)檔案管理人員將三個(gè)層次的管理工作細(xì)分，實(shí)現(xiàn)了檔案管理合理化。然而，檔案管理并不是一個(gè)成熟的學(xué)科體系，因此，專業(yè)管理人員的缺失現(xiàn)象極為嚴(yán)重，主要表現(xiàn)為高級(jí)檔案管理人員的缺失。高級(jí)檔案管理人員需要具備文化素質(zhì)及現(xiàn)代管理技術(shù)能力，能夠很好地完成組織協(xié)調(diào)工作，為檔案管理工作中的基本事物做出很好的決策。然而，實(shí)際情況是管理人員的學(xué)歷普遍偏低，不能兼顧科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)管理，這使得很多新的檔案管理技術(shù)方法不能推廣開來。制約了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（三）管理投入較少

影響檔案管理使其不能朝著科學(xué)化發(fā)展的最大障礙及經(jīng)費(fèi)的投入不足，這也是檔案管理工作得不到單位領(lǐng)導(dǎo)重視的有力體現(xiàn)。社會(huì)大眾對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識(shí)直接導(dǎo)致投入管理中的資金極低。因此，基層單位無力購(gòu)買管理設(shè)備，檔案儲(chǔ)藏室更是簡(jiǎn)陋，這使得科學(xué)化檔案管理難以實(shí)現(xiàn)。

三、提高檔案管理科學(xué)化的途徑

（一）找準(zhǔn)定位

檔案管理應(yīng)該定位為為黨委政府服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)以及為廣大人民群眾服務(wù)的一項(xiàng)工作。將檔案管理工作作為重點(diǎn)，圍繞其開展其他相關(guān)工作才能保障檔案管理工作的合理地位。在檔案管理工作中不僅要注意常規(guī)性，同時(shí)還要找到階段性工作的重點(diǎn)，增強(qiáng)管理的針對(duì)性和實(shí)效性。同時(shí)要注意各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展同步，為社會(huì)發(fā)展找到有力依據(jù)。

（二）館藏型轉(zhuǎn)向利用型

檔案在傳統(tǒng)的管理思想中一直都作為收藏品，其管理內(nèi)容就是保障檔案的安全。但實(shí)際上，檔案的價(jià)值就是利用。如果能把檔案中對(duì)過去的記錄變?yōu)槟軌蜻\(yùn)用于未來的信息，就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的社會(huì)效益，同時(shí)還能轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。

檔案管理者應(yīng)當(dāng)了解檔案的內(nèi)容，將其中有價(jià)值的部分挖掘出來，用其推動(dòng)全社會(huì)文明的發(fā)展。例如曾經(jīng)風(fēng)靡過很長(zhǎng)一段時(shí)間的《老照片》系列圖書，在其創(chuàng)作過程中參閱了大量的檔案資料。在檔案管理部門的幫助下，系列圖書的內(nèi)涵得以深入。將檔案管理的館藏型轉(zhuǎn)向利用型利用能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價(jià)值。

（三）使用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)

提高檔案管理的科學(xué)化水平就要從使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)入手，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)能夠是檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體檔案變?yōu)閿?shù)字化檔案，使得檔案管理的信息化水平得以提升，同時(shí)也使得檔案管理人員的工作更加簡(jiǎn)便。建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并配置信息檢索功能，這樣在全球范圍內(nèi)都能輕而易舉地搜索檔案資料，實(shí)現(xiàn)了檔案的全球共享。與此同時(shí)，在開發(fā)檔案管理的新技術(shù)時(shí)要保障檔案安全，做到信息保密和信息分享的協(xié)調(diào)。

（四）檔案管理服務(wù)開放化

新時(shí)代的檔案管理工作應(yīng)該得到更大程度上的開放，使管理工作表現(xiàn)出社會(huì)性和公益性。檔案的運(yùn)用不能僅僅局限在學(xué)術(shù)范圍內(nèi)，檔案管理只有建立在覆蓋面廣的基礎(chǔ)上才能走出神秘的陰影，為更多人提供有用資源。檔案工作貼近群眾，有利于其科學(xué)化發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

科學(xué)化的檔案管理十分重要。應(yīng)該得到大力推廣，保證檔案資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]李銀銀.《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案工作的影響研究[D].安徽大學(xué)，2011.

[2]曹航，楊智勇.檔案管理模式改革：困境與對(duì)策——從和縣模式的現(xiàn)狀說開去[J].檔案學(xué)通訊，2010（03）.