李淑娟
[摘 要]結(jié)合工作實際,對加強電子文件歸檔管理談些自己的看法。
[關(guān)鍵詞]電子文件;歸檔;管理方法
前言
電子文件具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性:一是它的快捷性與可塑性。利用計算機進行文件管理,可以達到一次錄入,多次、多種形式地輸出,文件查找利用方便,同時也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。電子文件的起草、修改、定稿、收發(fā)、傳遞都在網(wǎng)上進行,尤其是文件的修改、復(fù)制、移動更加便捷,進一步提高了工作效率。電子文件改變了過去文件處理和運轉(zhuǎn)方式,尤其對普發(fā)文件和傳閱文件,可以提高幾十倍的工作效率;二是電子文件占據(jù)的空間很小。各種硬盤、軟盤等存儲要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料容納更多的信息,有助于解決當(dāng)前庫房、裝具有限性和檔案信息無限性之間的矛盾。三是電子文件傳輸速度極快,幾乎不受時間和空間限制;在計算機網(wǎng)絡(luò)上,只要用鼠標(biāo)一點,就可方便地查閱你所要用的電子文件,同樣還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠方的一個或多個接收者。這樣,電子文件快速傳遞,能夠提供更多用戶檢索,比紙質(zhì)文件更有利于實現(xiàn)信息資源共享。但是,在進行電子文件歸檔時,電子文件的另外一些特點我們也要考慮在內(nèi)。一是電子文件具有對設(shè)備的依賴性及肉眼不可識別性。它不能直接閱讀,必須依賴于計算機才能識別和利用,特定電子文件是依賴特定設(shè)備和待定軟件而存在的。任何電子文件,都不能離開具體的生成環(huán)境和設(shè)備而單獨存在,人們只有采用相關(guān)設(shè)備,進行逆處理還原和輸出,才能識別它的信息內(nèi)容。二是電子文件有易更改性。電子文件為我們編輯文件提供了便利條件,但同時又難以保證文件的原始性、真實性、憑據(jù)性。主要表現(xiàn)在兩個方面;一是人為的修改。由于電子文件與信息載體的可分離性,電子文件可以在不同的計算機中間傳遞,于是很難像紙質(zhì)文件那樣確定哪個是原件,哪個是被修改過的文件。這些特點決定了電子文件的原始性不易被認可。另一方面是電子文件非常容易遭受病毒侵襲,一旦感染上病毒,電子文件就會被破壞,喪失應(yīng)有的作用。
一、電子文件歸檔存在的問題
(一)電子文件管理缺乏規(guī)范化、制度化,文件未進行歸檔或末完全歸檔。由于電子文件發(fā)展進程很快,一些單位尚未充分認識辦公自動化產(chǎn)生的電子文件的重要性,增加了電子文件收集的難度。一些已經(jīng)建成辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的單位,由于直接在網(wǎng)上收發(fā)文件,各部門起草的發(fā)文,形成電子文件的有重要價值的原稿及歷次修改稿可能仍保留在個人手中。如果對電子文件未進行整理、鑒定、歸檔,僅是把電子文件存儲在硬盤內(nèi),這樣,即使不會丟失,日積月累,電子文件亦會成災(zāi)。一部分處于辦公自動化起步階段的單位,末使用辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行辦公和管理,多數(shù)只用計算機起草文件,一旦打印了紙質(zhì)正式文件,作為草稿的電子文件絕大多數(shù)末被保留,而是被新起草的電子文件不斷覆蓋,或因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗。由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境比較復(fù)雜,采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理難度較高不易于操作,現(xiàn)在電子文件收集積累通常缺乏制度保障,有的單位即使有明確的制度,執(zhí)行起來也很難到位。
(二)電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確,對電子文件管理存在畏難情緒。在實踐中我們發(fā)現(xiàn),有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操作,有的由檔案管理人員管理。相當(dāng)一部分人對文件的管理,仍停留在對紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)管理水平上。紙質(zhì)文件管理、歸檔只要避開天災(zāi)人禍,遵守管理和保護的要求,就能長期保存,雖經(jīng)百年,仍完好無損。而電子文件則不然,當(dāng)信息記錄于存儲載體后,就永遠離不開技術(shù)和設(shè)備。由于電子文件歸檔及電子檔案管理都要靠技術(shù)條件實現(xiàn),電子檔案的保管期限是由電子檔案的內(nèi)容來決定的,而電子檔案保管期限的最終實現(xiàn),取決于載體的壽命、保存載體的環(huán)境、電子計算機的軟硬件生存周期和載體與電子計算機軟硬件平臺的兼容性等,是一項復(fù)雜的技術(shù)工程。對這些技術(shù)知識的學(xué)習(xí)掌握,需要一個過程,造成一些人對電子文件歸檔管理產(chǎn)生畏難情緒。
(三)歸檔的電子文件質(zhì)量較差,內(nèi)容真實性無法保障,且缺乏可讀性。有些單位還處于坐等電子文件歸檔階段,歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別,對其內(nèi)容的真實性、可讀性未把關(guān),草率整理歸檔,致使歸檔的電子文件不齊全,不完整,內(nèi)容不真實,形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔,無法提供可利用的資料。
二、加強電子文件管理應(yīng)采取的措施
(一)提高思想認識。加強電子文件歸檔管理工作,是新形勢下檔案工作適應(yīng)現(xiàn)實需要和社會發(fā)展的必然選擇。因此,在當(dāng)前有利時機下,各部門檔案工作人員要提高認識,加強宣傳,爭取部門領(lǐng)導(dǎo)對電子文件管理工作的重視和支持。同時,加大社會宣傳力度,為開展工作營造良好的輿論氛圍。
(二)強化制度建設(shè)。改變目前電子文件管理薄弱的現(xiàn)狀,必須在提高認識,爭取外部保障的同時,切實加強制度建設(shè),以此規(guī)范工作內(nèi)容、程序,明確工作要求和職責(zé)。各建檔單位必須認真學(xué)習(xí)國家和省有關(guān)電子文件管理的規(guī)章制度,結(jié)合本部門電子文件的類型、內(nèi)容,從收集、歸檔到移交檔案室(館)統(tǒng)一管理,全程管理和控制,確保內(nèi)容齊全、類型完整、保全安全。
(三)加強監(jiān)督指導(dǎo)。檔案行政管理部門要加大對電子文件歸檔管理的監(jiān)督指導(dǎo),將其列為檔案目標(biāo)管理和年度工作檢查的重要內(nèi)容。業(yè)務(wù)指導(dǎo)要針對基層制度設(shè)置、管理方式和技術(shù)實施等方面的困惑,有針對性地加以解決。對人員、設(shè)備及管理都比較規(guī)范的單位,可在鞏固提高,開發(fā)利用上多指導(dǎo);對管理不到位的單位,多在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督;對認識不足、管理混亂、隱患較多的單位,則要重點指導(dǎo)監(jiān)督,并限期整改。為提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平,還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),通過多種形式,提高其專業(yè)素質(zhì)和工作能力,以適應(yīng)電子文件管理的需要。
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