高校學(xué)生檔案信息化管理的探討

景曉惠

摘 要：隨著高等教育的飛速發(fā)展，學(xué)生檔案應(yīng)加快信息化管理以適應(yīng)社會(huì)和高等教育發(fā)展的需要。加快高校檔案信息化管理是當(dāng)今高校檔案管理的必然要求，高等學(xué)校要強(qiáng)化檔案信息化管理的意識(shí)，積極開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；信息化管理；檔案信息化

高等學(xué)校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔"任用"考核的重要依據(jù)，也是每個(gè)學(xué)生人事檔案形成的基礎(chǔ)，是國家人事檔案的重要組成部分。由此可見高等學(xué)校學(xué)生檔案管理的重要性，如何結(jié)合信息化技術(shù)來加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，這是檔案管理工作者值得思考的問題。

檔案，作為個(gè)人經(jīng)歷的信息載體，在當(dāng)今社會(huì)已越來越受到人們的重視。而大學(xué)是個(gè)人檔案形成的最重要時(shí)期之一，高校學(xué)生檔案記載著大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、表現(xiàn)、能力等信息，是反映學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)狀況、日常表現(xiàn)、思想動(dòng)態(tài)等情況的最重要資料，是學(xué)生綜合素質(zhì)

的體現(xiàn)，是大學(xué)生畢業(yè)之后用人單位審核的重要參考和組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。因此，在新形勢(shì)下，提高高校學(xué)生檔案管理的水平，促進(jìn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高效、便捷的管理模式，對(duì)于高校教育體制改革和就業(yè)制度改革來說都有著十分重要的意義。

1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)存在的問題

目前我國高校學(xué)生檔案管理的基本現(xiàn)狀目前，我國大部分高校學(xué)生檔案管理基本上處在傳統(tǒng)、原始、手工操作且以紙質(zhì)檔案為主的管理模式中。 電子檔案歸檔及檔案數(shù)字化在一些高校還是空白，在有些高校也只是剛剛起步。具體表現(xiàn)為：

1.1 學(xué)生檔案管理方式落后，電子化進(jìn)程緩慢

隨著我國高等教育向大眾化教育的轉(zhuǎn)型，高校擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生人數(shù)驟增，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來了很大的難度。高校學(xué)生檔案具有歸檔內(nèi)容多、量大、存放周期短、流動(dòng)快的特點(diǎn)。目前很多高校還停留在原有落后的手工紙質(zhì)操作管理模式， 難以適應(yīng)現(xiàn)代化高等教育迅猛發(fā)展的需要， 要想解決這些問題單靠簡單地增加工作人員是不現(xiàn)實(shí)的，必須借助現(xiàn)代化的工具管理學(xué)生檔案，才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。

1.2 專業(yè)人員匱乏，檔案的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)有待提高

面對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息社會(huì)的飛速發(fā)展，高校學(xué)生檔案隊(duì)伍中還需要一批現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方面的人才。但目前高校學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)能達(dá)到上述要求的還為數(shù)不多，學(xué)生檔案管理人員多為兼職，兼職學(xué)生檔案管理人員由于接受專門的學(xué)生檔案管理的培訓(xùn)較少，他們一般缺乏檔案管理的基本理論與技能、現(xiàn)代化管理的技術(shù)與方法、檔案管理的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范等全面的檔案管理知識(shí)，進(jìn)而難以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的科學(xué)化管理。檔案管理只是滿足于裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，只停留在你查我調(diào)的單一階段。這種傳統(tǒng)的工作方式耗時(shí)長、工作量大、工作效率低下、管理成本極高，不適應(yīng)學(xué)生檔案管理便捷的要求。隨著高校學(xué)生數(shù)量的增長，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。但目前電子化的進(jìn)程只是在一些重點(diǎn)高校啟動(dòng)使用，大部分高校電子化進(jìn)程進(jìn)展還很緩慢。

1.3 數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完善

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的重要組成部分，是計(jì)算機(jī)的主要應(yīng)用工具之一。作為一種數(shù)據(jù)處理與管理技術(shù)，它能解決檔案信息的海量存儲(chǔ)與檢索問題，因此它是檔案管理信息化的重要軟件支持。目前，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)數(shù)據(jù)不完整，這就使得各職能部門不能及時(shí)交流"共享學(xué)生檔案信息，檔案管理信息化的可行性降低，數(shù)據(jù)庫只是對(duì)檔案條目進(jìn)行了建設(shè)，并不能進(jìn)行檔案的全文檢索，無法滿足學(xué)生檔案管理部門的廣泛需求。即便提供全文檢索的電子檔案，大部分也只是提供的現(xiàn)行文件查詢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到所有開放檔案的全文獲取。

2 學(xué)生檔案信息化管理的對(duì)策

針對(duì)目前高校在學(xué)生檔案信息化管理中存在的問題，我們可以一一的對(duì)其進(jìn)行解決，以滿足學(xué)生檔案信息化時(shí)代的管理需要。

2.1 從思想根源著手，提高高校學(xué)生檔案管理者的認(rèn)識(shí)

人的認(rèn)識(shí)的提高，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提條件。檔案信息化管理，從某種意義上說，是一種先進(jìn)理念對(duì)傳統(tǒng)理念的代替。要提高學(xué)生檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)技術(shù)能力，改變與學(xué)生檔案信息自動(dòng)化處理和管理不相適應(yīng)的傳統(tǒng)工作手段與方法，要提高學(xué)生檔案管理部門和學(xué)生檔案管理人員（尤其是檔案部門領(lǐng)導(dǎo)）在新形勢(shì)下對(duì)學(xué)生檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，盡量對(duì)學(xué)生檔案管理信息化進(jìn)行足夠的資金投入。實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化，要解決思想認(rèn)識(shí)問題。一方面要正確認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案工作在當(dāng)今高校檔案管理工作中的地位和作用，明確其服務(wù)方向；另一方面，要正確認(rèn)識(shí)采用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的重要性與艱巨性。務(wù)必使檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案管理產(chǎn)生科學(xué)性的認(rèn)識(shí)。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和普及，從理論上提高個(gè)人水平，理論升華運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中去。

2.2 不斷提高檔案管理人員的技術(shù)水平，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)

僅僅依靠傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下的學(xué)生檔案的管理工作顯然是不合時(shí)宜的。因此，學(xué)生檔案管理部門一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才，另一方面要加快在學(xué)生檔案管理人員中的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，盡快使計(jì)算機(jī)文化成為每個(gè)檔案管理工作者必須具備的基本職業(yè)技能。不僅要提高檔案管理人員的技術(shù)水平，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)人才的引進(jìn)。還要逐步在管理人員的專業(yè)水平不斷提高的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)交互性。真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的共享。應(yīng)該充分利用校園網(wǎng)，使學(xué)生工作管理的各個(gè)部門之間形成一個(gè)有機(jī)整體，不再通過傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案交流，這樣可以使學(xué)生檔案的收集、存儲(chǔ)、檢索、傳輸、發(fā)布變得更加快捷、完整，而且還可以提高學(xué)生工作管理部門對(duì)學(xué)生檔案管理工作的效率。

2.3 完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化步伐

完善學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而建立學(xué)生檔案專門目錄的數(shù)據(jù)庫；學(xué)生檔案的數(shù)字化工作必須要建設(shè)全文信息數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過對(duì)學(xué)生檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整合，同時(shí)應(yīng)根據(jù)各高校學(xué)生檔案管理的特色與實(shí)際情況，使學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫資源不斷完善。逐步提高其服務(wù)能力。另外，所有的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用都是從應(yīng)用程序內(nèi)部產(chǎn)生的。相應(yīng)地，幾乎所有的用戶與數(shù)據(jù)庫之間的交互都是通過應(yīng)用程序間接發(fā)生的。因此，必須完善學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，只有這樣才能使學(xué)生檔案管理應(yīng)用程序有完善的數(shù)據(jù)依據(jù)。

探索在新時(shí)代高科技支撐的基礎(chǔ)上的學(xué)生檔案管理問題，研究學(xué)生檔案信息處理的模式與方法，規(guī)劃其發(fā)展道路，具有深刻的理論意義與實(shí)踐意義。高校學(xué)生檔案管理信息化對(duì)高校學(xué)生檔案今后的發(fā)展起到了積極的作用。因此，應(yīng)把高校學(xué)生檔案信息化發(fā)展作為高校信息化發(fā)展的重要組成部分，高校學(xué)生檔案信息化成為高校各學(xué)生管理行政部門收集、存儲(chǔ)、檢索、發(fā)布、傳輸檔案信息最全、最好的載體。

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