基于元數(shù)據(jù)的電子文件管理

張其林

[摘 要]電子環(huán)境下，因為電子文件極易被不留痕跡地刪減，人們通常借助元數(shù)據(jù)來保證電子文件信息的原始性。元數(shù)據(jù)可以動態(tài)及時地獲取流轉(zhuǎn)情況，可以反映電子文件的原始狀態(tài)。在電子文件管理系統(tǒng)中，元數(shù)據(jù)在電子文件管理工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效全程控制，成為實施電子文件管理的技術(shù)保障和管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。

[關(guān)鍵詞]元數(shù)據(jù)；電子文件；文件管理系統(tǒng)

經(jīng)濟全球化、社會信息化趨勢下，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使電子文件的數(shù)量和種類飛速增加，社會的不斷進(jìn)步使人對檔案信息的價值也愈加重視，對其利用的要求也在不斷提高。電子環(huán)境下，人們通常借助元數(shù)據(jù)來保證電子文件信息的原始性，因為電子文件極易被不留痕跡地刪減。元數(shù)據(jù)可以記錄下電子文件的流轉(zhuǎn)情況，包括自設(shè)計，經(jīng)由形成、傳遞，直至維護(hù)的全過程，因此要想對電子文件進(jìn)行安全而有效的控制，保證其原始真實性與憑證性，必須掌握元數(shù)據(jù)信息，來對組織、檢索文件信息。

一、電子文件管理中應(yīng)用元數(shù)據(jù)的必要性

目前在很多專業(yè)領(lǐng)域，特別是在與設(shè)計與創(chuàng)建信息系統(tǒng)以及保管和利用信息資源有關(guān)的領(lǐng)域中，元數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一個常見的重要術(shù)語，扮演著數(shù)據(jù)管理的重要角色。關(guān)于元數(shù)據(jù)的定義目前并未統(tǒng)一，因為元數(shù)據(jù)的實質(zhì)是“定義和描述其他數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”，所描述的數(shù)據(jù)內(nèi)涵與外延、內(nèi)容與目的等存在不同，但概括地講是記錄信息對象的內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)特征的，全面、系統(tǒng)和有序的數(shù)據(jù)集。因為元數(shù)據(jù)能夠如實記錄文件的特征、動態(tài)及時地獲取流轉(zhuǎn)情況，因此將元數(shù)據(jù)運用于電子文件的管理工作中具有重要意義。具體而言：

1.引入元數(shù)據(jù)利于維護(hù)電子文件信息的真實性與憑證性。由于元數(shù)據(jù)有自身表達(dá)信息的基本方法與規(guī)則用來記錄文件的內(nèi)容、背景信息和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，采用標(biāo)準(zhǔn)化的的語言規(guī)范進(jìn)行編碼式描述，并且能夠動態(tài)跟蹤文件信息變化，不會因為原電子文件的變動而失效，不再不過分依賴載體和數(shù)據(jù)環(huán)境，能夠較少地受到環(huán)境和系統(tǒng)因素影響。元數(shù)據(jù)還能關(guān)聯(lián)紙質(zhì)拷貝件，記錄文件變動，提供數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換信息，保證可靠證據(jù)性。

2.利用元數(shù)據(jù)來組織和管理電子文件，挖掘資源信息，可以降低管理的風(fēng)險。元數(shù)據(jù)中除卻對單份電子文件本身，還包括對與文件信息對象相關(guān)的管理信息，諸如搜索與定位，以及電子簽名、文件轉(zhuǎn)換方式、保管條件、數(shù)據(jù)使用范圍等背景及技術(shù)狀況方面信息，以及與其他資源的版本鏈接、數(shù)據(jù)來源等的關(guān)系，有效改善電子文件管理模式，更大程度上避免人為因素和意外風(fēng)險，步入科學(xué)規(guī)范化軌道。

3.經(jīng)由元數(shù)據(jù)可以提高電子文件的檢索與利用率。元數(shù)據(jù)對原始文件特征的描述與定位，便于創(chuàng)建用戶通過計算機來準(zhǔn)確定位文件信息，了解文件內(nèi)容，便捷地獲取所需信息。而且利用元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以為不同形態(tài)的數(shù)字資源提供規(guī)范的檢索工具和更多檢索入口，用戶使用多樣化、智能化的檢索途徑，可以節(jié)約時間，提高效率。元數(shù)據(jù)是經(jīng)過提煉和加工的數(shù)據(jù)集合，信息冗余度降低，可以提高信息資源的利用率。

4.采用元數(shù)據(jù)能便于電子文件的分布式管理，為多元化的數(shù)字信息資源提供整合的工具。元數(shù)據(jù)是描述性數(shù)據(jù)，又富有結(jié)構(gòu)化特征，用戶根據(jù)元數(shù)據(jù)建立的文件信息的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)目錄，可以共享信息數(shù)據(jù)，便于對文件的存取以及管理。元數(shù)據(jù)還支持用戶決策，利于電子文件信息資源的開發(fā)和優(yōu)化。

二、元數(shù)據(jù)在電子文件管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

元數(shù)據(jù)是實施電子文件管理的技術(shù)保障，通過對元數(shù)據(jù)在文件管理各階段的工作情況進(jìn)行解釋，來了解在這一過程中的元數(shù)據(jù)應(yīng)用狀況及所發(fā)揮的作用。

（一）電子文件設(shè)計階段

元數(shù)據(jù)集自電子文件或者文件集合創(chuàng)建之時便自動生成，并始終伴隨文件的運轉(zhuǎn)而進(jìn)行修補、優(yōu)化，元數(shù)據(jù)系統(tǒng)便在文件管理系統(tǒng)中記錄系統(tǒng)的操作過程，因此文件管理系統(tǒng)在設(shè)計伊始，必須考慮元數(shù)據(jù)模型的設(shè)計，將電子文件不同階段的各種管理要求體現(xiàn)在系統(tǒng)設(shè)計中，并進(jìn)行系統(tǒng)分析。對元數(shù)據(jù)模型進(jìn)行設(shè)計時，一般由檔案工作人員從專業(yè)角度規(guī)劃、設(shè)計元數(shù)據(jù)的工作模式與原理，提出要求，然后由技術(shù)人員進(jìn)行研發(fā)、實現(xiàn)。元數(shù)據(jù)的大部分操作工作一般通過系統(tǒng)的自動完成，但是系統(tǒng)的遺漏內(nèi)容則由系統(tǒng)管理員和文件的使用人員等進(jìn)行完善。

（二）電子文件形成階段

此處所言電子文件的形成，是指進(jìn)入到文件管理的運轉(zhuǎn)系統(tǒng)，而非傳統(tǒng)意義上的制作與生成。文件檔案管理機構(gòu)目前所保存和管理的電子文件絕大多數(shù)來源于相異的桌面應(yīng)用系統(tǒng)，這些電子文件被創(chuàng)建和制作后，經(jīng)由作者導(dǎo)入到文件的運轉(zhuǎn)系統(tǒng)時，經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換等標(biāo)準(zhǔn)化處理的文件會自動生成相對應(yīng)的數(shù)據(jù)元記錄表，元數(shù)據(jù)隨即開始即時、動態(tài)地獲取、捕捉、登錄電子文件的有關(guān)信息，最后有作者適時作補充。至此進(jìn)入管理系統(tǒng)中的電子文件形成，元數(shù)據(jù)與電子文件的內(nèi)容信息構(gòu)成對應(yīng)的映射關(guān)系，作為標(biāo)準(zhǔn)預(yù)設(shè)與文件管理系統(tǒng)初級階段的元數(shù)據(jù)，作為持續(xù)的動態(tài)過程存在。不同文件類型的元數(shù)據(jù)元素在格式、編碼等方面會有所差異，所以元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)液應(yīng)該有所不同，但是大部分的元數(shù)據(jù)元素區(qū)別不大，所以工作模式也相似。

（三）電子文件運行階段

電子文件是在電子環(huán)境產(chǎn)生的，作為依據(jù)而形成和使用的文字記錄。電子文件的運行，即是對其操作和運轉(zhuǎn)的過程。電子文件在被傳送到某用戶伊始，直到操作完畢被保存至文件庫的整個運行過程，系統(tǒng)會自動記錄下文件的傳輸路徑、身份驗證消息等，以及用戶對文件的存入導(dǎo)出的操作過程，元數(shù)據(jù)隨著文件內(nèi)容的不斷補充而得到完善。另一方面，通常情況下，用戶不能對文件內(nèi)容作直接改動，對元數(shù)據(jù)的補修便是對文件的操作。

（四）電子文件的維護(hù)階段

1.在電子文件的鑒定與歸檔環(huán)節(jié)

電子文件的鑒定工作需要元數(shù)據(jù)來提供重要依據(jù)。電子文件鑒定既包括內(nèi)容的鑒定也包括技術(shù)的鑒定，主要判斷以被存入文件庫中的電子文件是否具有保存價值，并作相應(yīng)處置，風(fēng)險性很高，需要很高的智力和專業(yè)的技術(shù)支持。因為文件個體存在差異、文件間關(guān)系錯綜復(fù)雜，必須需要專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的參與，不可能只是自動通過系統(tǒng)預(yù)設(shè)的程序完全完成鑒定。但是借助人工的識別與鑒定時所需信息主要還是源于元數(shù)據(jù)。

確認(rèn)具有長久保存價值的電子文件被整理、保存到檔案保管系統(tǒng)的檔案庫后，元數(shù)據(jù)也會隨之一同被移入。檔案的保管系統(tǒng)對電子文件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列驗證、檢查、定位保存的過程，元數(shù)據(jù)本身也在不斷即時地對文件的處理、操作信息進(jìn)行存取和補充，始終處于動態(tài)的建構(gòu)過程。元數(shù)據(jù)記錄的這些信息，都會協(xié)助對文件的歸檔工作。

2.在電子文件整理與保管階段

為使電子文件管理系統(tǒng)更加安全、條理、秩序化地運轉(zhuǎn)，必須對系統(tǒng)所保存的文件進(jìn)行整理，并成為管理系統(tǒng)的核心。運轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，電子文件被頻繁地輸送、利用，而元數(shù)據(jù)在此階段是系統(tǒng)操作的直接對象。系統(tǒng)通過對元數(shù)據(jù)相關(guān)元素內(nèi)的繼續(xù)補充、提取與重組，來完成文件的組織加工。由于文件運轉(zhuǎn)系統(tǒng)中電子文件的保管意義非常重大，在存取和利用過程中，稍出差錯便可能造成文檔的破壞或丟失，給當(dāng)前及日后利用帶來不可挽回的損失。為了維護(hù)電子文件的可讀性和安全性，保持文件的有序形態(tài)，延長其使用壽命，對于信息系統(tǒng)中的電子文件，可以采取多種技術(shù)手段和措施對文件實施信息保護(hù)。電子文件元數(shù)據(jù)會跟蹤記錄文件保管的過程及結(jié)果、系統(tǒng)操作的軌跡，能夠為信息保護(hù)適時提供可供裝載的技術(shù)空間和記錄平臺。

3.在電子文件檢索和利用階段

電子文件管理系統(tǒng)最終目標(biāo)即是為用戶提供信息資源的利用，將元數(shù)據(jù)引入文件的檢索和利用過程，將會提高信息的檢索效率，優(yōu)化資源的利用率。檢索過程中，元數(shù)據(jù)會智能化分析所作用戶檢索記錄信息，了解用戶檢索需求，將檢索結(jié)果與信息反饋給用戶。另外，電子文件元數(shù)據(jù)在用戶管理工作環(huán)節(jié)，會設(shè)置與用戶權(quán)限相對應(yīng)的被訪權(quán)限、存取要求和規(guī)則，防止非法入侵等導(dǎo)致的信息外泄，對電子文件信息實施嚴(yán)格保護(hù)。未來的用戶將更多地通過網(wǎng)絡(luò)來檢索利用電子文件，然后由于目前各地區(qū)各領(lǐng)域中電子文件組織方式可能存在差異，無法很好地實現(xiàn)信息共享。而元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的出現(xiàn)，將可以使用戶通過一個查詢界面就能查到所有相關(guān)的文件信息，如EAD（簡稱檔案編碼記錄）便是一種具有這樣功能的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，用以表達(dá)文檔檢索工具邏輯以及各部分之間聯(lián)系，目的在于使檢索工具中的描述信息變成計算機能夠處理的結(jié)構(gòu)化標(biāo)準(zhǔn)信息。

4.脫機電子文件的管理

電子文件不可能一直保存在電子信息管理系統(tǒng)中，如果這樣系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫將會超負(fù)荷工作，工作效率將會受到嚴(yán)重影響。所以，有價值的電子文件將定期被脫機保存，就目前的條件而言，我們將非現(xiàn)行的、同時又具有保存價值的電子文件導(dǎo)出信息管理系統(tǒng)，保存在磁帶、磁盤和光盤中，甚至轉(zhuǎn)換成縮微膠片。對于這些脫機保存的電子文件，系統(tǒng)要想掌握原文件的目前情況與信息，管理文件，只能通過保存在系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)才能建立與原文件的關(guān)聯(lián)，因為元數(shù)據(jù)便是溝通二者的渠道。

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