數(shù)字時(shí)代檔案的信息管理與知識管理淺析

閆瑞英　李劍峰

[摘 要]數(shù)字時(shí)代給檔案管理帶來了理念、方式、技術(shù)設(shè)備的一系列變化，檔案的信息化管理已成為其發(fā)展趨勢。同時(shí)當(dāng)今世界是一個(gè)非線性的、動(dòng)態(tài)性的、過程性的、互補(bǔ)性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，成為一個(gè)動(dòng)態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動(dòng)的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。這些都要求我們檔案管理者在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識管理的需要，將檔案的信息管理和知識管理有機(jī)地結(jié)合起來，率先實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動(dòng)態(tài)知識元的過渡，運(yùn)用現(xiàn)代的科技辦公手段來實(shí)現(xiàn)檔案信息知識化。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息管理；知識管理

一、引言

當(dāng)今社會已邁入到數(shù)字時(shí)代，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案的信息化管理已成為檔案管理的必然發(fā)展方向，檔案的信息管理就是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。20世紀(jì)后期以來，全球開始從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代步入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識經(jīng)濟(jì)最顯著的特征是，知識對社會發(fā)展的貢獻(xiàn)率占有主導(dǎo)地位，知識經(jīng)濟(jì)呼喚知識管理，現(xiàn)代知識管理正是在知識經(jīng)濟(jì)的背景下應(yīng)運(yùn)而生的一種全新的管理理論與管理方法，它主要應(yīng)用于企業(yè)管理中，隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識管理也被引入到檔案界，英國檔案與文件管理專家邁克爾·庫克在2001年11月17日至18日于中國人民大學(xué)檔案學(xué)院主辦的“21世紀(jì)的社會記憶——中國首屆檔案學(xué)博士論壇”時(shí)指出：我們可以宣布自己已步入知識管理領(lǐng)域，知識管理也是整個(gè)檔案界未來的重要發(fā)展方向?？梢哉f檔案管理在經(jīng)歷了檔案實(shí)體管理、檔案信息管理、檔案信息資源管理后必然步入到知識管理的階段。那么到底什么叫知識管理？有人認(rèn)為，知識就是信息，知識管理就是信息管理，這是典型的對知識管理的狹隘理解，筆者認(rèn)為要明確知識管理的概念，首先要區(qū)分一下幾組不同的概念。

二、區(qū)分知識與信息

首先，知識并不等于信息。信息只是知識的一部分。根據(jù)1996年經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（OECD）的《以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》報(bào)告，知識包括四大類：1，“知道是什么”的事實(shí)知識（know-what）；2，“知道為什么”的原理知識（know-why）；3，“知道怎樣做”的技能知識（know-how）；4，“知道是誰的”人際知識（know-who）。由此可見，知識的概念比信息的概念要廣泛的多。信息僅限于“知道是什么”、“知道為什么”，即是記錄于一定物質(zhì)上的知識，我們稱之為“顯性知識”。而“知道怎樣做”、“知道是誰”，是存儲于人們大腦的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅、體會、感悟等尚未公開的秘密知識，或者只可意會而難以表達(dá)的知識，我們稱之為“隱性知識”。這些隱性知識不屬于信息的范疇。

其次，知識是有用的信息，信息分為正確信息和虛假信息，有用信息和無用信息，而知識都是正確的、有用的信息。

三、區(qū)分檔案管理和知識管理

首先，從管理層面來看，檔案管理主要是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法；而知識管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。

從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對文件、檔案實(shí)體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內(nèi)容（信息、知識）的管理。

從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識，還要管理圖書情報(bào)之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。

從管理側(cè)重點(diǎn)來看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價(jià)值、長遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值；知識管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類型知識的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。

從管理特點(diǎn)來看，檔案管理更強(qiáng)調(diào)對文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵(lì)一種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P(guān)注自身的良好定義的政策和可審計(jì)的程序，而知識管理致力于以一個(gè)不受約束的、寬組織的創(chuàng)造力和知識交易的方式忽視組織傳統(tǒng)。”

四、區(qū)分知識管理與信息管理

信息管理只是知識管理的基礎(chǔ)和重要組成部分，知識管理不僅僅是信息管理的發(fā)展和延伸，更是對信息管理的變革和超越。

1.信息管理僅僅注重對顯性知識的管理，而知識管理更注重對隱性知識的管理。知識連線有限責(zé)任公司的首席執(zhí)行官榮.楊（Ron Yang）說：顯性知識可以說是冰山的尖端，隱性知識則是隱藏在冰山底部的大部分。隱性知識是智力資本，是給大樹提供營養(yǎng)的樹根，顯性知識不過是樹的果實(shí)。而且隱性知識往往具有獨(dú)占性，開發(fā)利用價(jià)值比較高，管理難度更大。

2.信息管理僅僅側(cè)重于對現(xiàn)有信息的收集、整理，而知識管理更側(cè)重于對新知識的生產(chǎn)、創(chuàng)造。

3.信息管理僅僅重視對信息本身和信息技術(shù)的管理，而知識管理更重視信息、知識活動(dòng)的過程和人員的管理。

4.信息管理僅僅關(guān)注在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，以適當(dāng)?shù)姆绞?、向適當(dāng)?shù)娜藛T提供適當(dāng)?shù)男畔?，將信息簡單地視為免費(fèi)資源，未能對知識進(jìn)行資本化運(yùn)作以實(shí)現(xiàn)知識增值；而知識管理將知識視為最重要的戰(zhàn)略資源，追求知識的增值。

可見，知識管理不是信息管理的簡單延伸和發(fā)展，而是對信息管理的一種變革和超越。

五、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析，知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)?，F(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析。檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。

知識管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實(shí)現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識共享，鼓勵(lì)知識創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識，實(shí)現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個(gè)角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。

六、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能。作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理；強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用；實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)；實(shí)現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識管理，同時(shí)強(qiáng)化了對各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)。知識管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實(shí)體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識的方向轉(zhuǎn)變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動(dòng)知識管理水平的提高。隨著知識經(jīng)濟(jì)的到來，知識管理將遍及社會各個(gè)領(lǐng)域，它將使大到一國、小到企業(yè)、機(jī)構(gòu)和個(gè)人擺脫傳統(tǒng)資源或資本的限制，獲得新的競爭優(yōu)勢，因而具有強(qiáng)大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。在現(xiàn)代化的信息社會中，信息是一種極為重要的戰(zhàn)略資源，但是，信息不是知識。只有經(jīng)過一系列的有機(jī)地結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的信息才能夠稱之為知識。在新的知識經(jīng)濟(jì)形勢下，只有使知識管理與檔案信息管理的對象快速轉(zhuǎn)化組織機(jī)構(gòu)的競爭優(yōu)勢，這樣的組織才能去蕪存菁，才能讓組織儲備能量，保持競爭優(yōu)勢，以迎接新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

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作者簡介：閆瑞英，女，1971年出生，畢業(yè)于淮陰工學(xué)院計(jì)算機(jī)工程系，江蘇揚(yáng)州市竹西小學(xué)館員（江蘇揚(yáng)州225000），發(fā)表論文7篇。李劍峰，男，1970年出生，中共揚(yáng)州市委黨校，東南大學(xué)管理學(xué)碩士（江蘇揚(yáng)州225000），發(fā)表論文9篇。