獨立學(xué)院教學(xué)檔案體系構(gòu)建

齊運鋒　羅君

[摘 要]獨立學(xué)院的發(fā)展已逐步走向正規(guī)，教學(xué)檔案管理直接反映了獨立學(xué)院的教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量。獨立學(xué)院教學(xué)檔案為教學(xué)工作評估提供依據(jù)，為院系間或與其他學(xué)校交流提供給平臺，也是增長教學(xué)經(jīng)驗的基礎(chǔ)，但檔案管理工作存在出現(xiàn)時間比較晚，擁有自身特性，集約、節(jié)約使用檔案管理員等特點。對此，通過增強教學(xué)檔案管理意識，健全教學(xué)檔案管理制度，運用先進的檔案管理方式，提升檔案管理人員的能力水平，能使獨立學(xué)院系級檔案管理工作更上一個臺階。

[關(guān)鍵詞]獨立學(xué)院；教學(xué)檔案體系；構(gòu)建

獨立學(xué)院是我國教育領(lǐng)域近年來出現(xiàn)的一種新型、獨特的辦學(xué)形式，在履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)等方面起著承上啟下的重要作用。獨立學(xué)院在教育教學(xué)活動過程中產(chǎn)生了大量的教學(xué)工作檔案，這些檔案真實地反映了獨立學(xué)院教學(xué)運行及教學(xué)管理情況，對促進教學(xué)工作的持續(xù)發(fā)展、提高教務(wù)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量具有重要意義。因此，如何加強獨立學(xué)院教學(xué)檔案的管理，做好獨立學(xué)院教學(xué)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，在教學(xué)工作中發(fā)揮其特有的參考與指導(dǎo)作用是我們需認(rèn)真探討的課題。

反映學(xué)校教學(xué)實踐活動和教學(xué)管理工作的教學(xué)檔案是學(xué)校管理工作的重要組成部分。教學(xué)檔案管理者必須結(jié)合本校教學(xué)實際情況，把教學(xué)管理和教學(xué)活動過程中形成的能反映教學(xué)管理、教學(xué)活動的全過程以及對學(xué)校今后開展教學(xué)工作具有參考價值和憑證作用的文件材料及時收集、歸檔。高校教學(xué)檔案管理工作在保證質(zhì)量和規(guī)范的同時，應(yīng)具有靈活創(chuàng)新、與時俱進的特色。在檔案管理工作中要重視檔案材料的收集、整理和保管，同時把檔案信息資源開發(fā)出來，提高檔案利用率，為學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)改革與建設(shè)發(fā)揮重要的作用。但是，目前獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作在不斷發(fā)展的同時仍然還存在著不少問題，需要檔案管理者在日常工作實踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而改進檔案管理工作。

一、目前獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的一些問題

隨著眾多獨立學(xué)院辦學(xué)規(guī)模不斷擴大、辦學(xué)層次逐步提升，大部分院校已經(jīng)逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案的分級管理和分類管理。一方面在院級檔案部門下，設(shè)立各教學(xué)系教學(xué)檔案分管部門，形成教學(xué)檔案的院、系兩級管理，使檔案管理更加系統(tǒng)化；另一方面將教學(xué)檔案分類進行管理，比如，學(xué)籍檔案、成績檔案、教學(xué)成果檔案等，便于查閱參考，更好地體現(xiàn)檔案收集工作的價值。

雖然大部分獨立院校檔案管理模式已經(jīng)實現(xiàn)分級管理和分類管理，但因為各個地區(qū)、各個學(xué)校對教學(xué)檔案工作的重視程度不同，在實際管理過程中仍然存在不少問題。

1.檔案意識薄弱，對教學(xué)檔案工作不夠重視

長期以來，不管是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，還是普通教職員工對教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為精力應(yīng)放在教學(xué)和科研上，而教學(xué)檔案管理則是有也可，無也可。大多數(shù)管理干部和教職工把日常檔案材料的收集、整理當(dāng)成自己的份外工作，只是在需上報材料時或是上級部門檢查時才臨時突擊整理。另外，部分教師缺乏基本的檔案法規(guī)知識，錯誤地認(rèn)為自己的教學(xué)科研成果應(yīng)該由自己保管，不愿將材料上交。

2.檔案分級管理體系松散

在分級管理模式中，由于各個學(xué)校教學(xué)活動眾多繁雜，其相應(yīng)產(chǎn)生的教學(xué)檔案資料可能出現(xiàn)沒有及時歸檔、整理匯編的情況，從而造成院系級教學(xué)檔案人員歸檔不全、材料質(zhì)量不高等現(xiàn)象發(fā)生。另外，在分類管理模式中，由于各級管理部門檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使檔案類別混雜，不利于上下級之間的檔案統(tǒng)一管理以及查閱使用。

3.檔案管理制度不健全

由于獨立學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)起步較晚，大多沒有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實施細則，對各種類型的教學(xué)檔案也沒有明確的收集、歸檔要求。教職工及管理人員忽視了檔案工作的程序化、規(guī)范化，習(xí)慣于按經(jīng)驗處理事情，因此，獨立學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面一直沒有處于主動地位，長期是被動工作，隨意性非常大。沒有定期主動收集、整理檔案的意識，多數(shù)情況是根據(jù)上級主管部門的要求或臨時性需要（如申報材料、上級檢查等）被動收集和上交相關(guān)材料。同時，獨立學(xué)院對教學(xué)檔案管理人員缺乏必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，對教學(xué)檔案管理工作缺乏有力的監(jiān)督和檢查，導(dǎo)致獨立學(xué)院教學(xué)檔案的管理無規(guī)可循、無章可依。在查閱、借閱檔案時，登記措施不完善，出現(xiàn)借閱使用期間不妥善保管、用后不及時歸還等情況，造成重要檔案時有流失。

4.現(xiàn)代信息數(shù)字化發(fā)展緩慢

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案工作的模式發(fā)生了根本性變化，檔案工作領(lǐng)域不斷拓寬，各個獨立學(xué)院相繼啟動館藏檔案數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字化檔案館建設(shè)等。但是大多數(shù)獨立學(xué)院檔案館館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐不快；檔案數(shù)字化建設(shè)沒有統(tǒng)一的時間限制和目標(biāo)規(guī)劃；館藏檔案掃描件沒有統(tǒng)一的分辨率設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)；電子文件存儲還存在較大的安全隱患；有些學(xué)校檔案信息網(wǎng)頁設(shè)置花哨而不實用，欄目設(shè)置不能完全體現(xiàn)用戶的需求，不合理現(xiàn)象仍然存在。

二、構(gòu)建獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理體系

（一）健全教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，貫徹分級管理和分類管理模式，建立完善的監(jiān)督管理和考核制度

1.按照《檔案法》等文件制定出符合實際的管理規(guī)章制度，指導(dǎo)檔案建設(shè)、運行和管理工作

獨立院校各個部門應(yīng)貫徹分級、分類管理模式，確定各教學(xué)管理部門、各系、教研室的歸檔范圍，把檔案工作納入教學(xué)計劃，提出明確的歸檔要求，將崗位職責(zé)劃分到位，杜絕檔案管理工作中的拖沓、疏漏。

2.建立完善的監(jiān)督和考核制度

學(xué)院定期檢查各部門教學(xué)檔案管理工作，并且將其列入年度考核，優(yōu)獎劣罰，實行年度檢查評比制度，確保教學(xué)檔案管理工作不斷得到提高，保證教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量，使教學(xué)檔案的管理工作向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

3.建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案格式，使其不受操作平臺、軟件系統(tǒng)的影響而能被識讀，方便導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，然后進行研究分析。實現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的連接以及與互聯(lián)網(wǎng)的連接，真正實現(xiàn)信息資源共享，使師生方便迅速地查詢所需的檔案信息資料，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)，保證檔案資源的高效利用。只有在共同的檔案管理平臺的基礎(chǔ)上，才能夠真正實現(xiàn)檔案信息從收集、整理、歸檔到開發(fā)利用的無縫銜接，最終體現(xiàn)檔案管理的價值。

4.拓展檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作的主要內(nèi)容是進行檔案信息的收集、整理、歸檔等工作，由于管理技術(shù)限制，對龐大的紙質(zhì)文案資料不能進行很好的全局統(tǒng)籌分析。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，各類教學(xué)檔案不斷更新，使檔案管理者擁有大量及時有效的一線教學(xué)數(shù)據(jù)，這些檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容區(qū)別于以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可以通過軟件快捷地進行調(diào)取、篩選、統(tǒng)計分析，因此，檔案管理者可以根據(jù)教學(xué)、研究需要對文檔文件進行分類收集、篩選、加工，編制資料，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，為教學(xué)管理研究提供大量的支撐材料，使檔案管理工作更加豐富，實現(xiàn)檔案利用率最大化，服務(wù)教學(xué)第一線，進一步提升檔案管理的內(nèi)涵價值。

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作者簡介：齊運鋒（1973-），男，籍貫江蘇豐縣，助理研究員，研究方向主要是高等教育管理；羅君（1980-），男，籍貫四川內(nèi)江，助理研究員，研究方向主要是高等教育管理。

課題項目：本文系南京信息工程大學(xué)濱江學(xué)院黨建與思政研究課題（項目編號：2012DJSZ012），南京信息工程大學(xué)濱江學(xué)院教學(xué)建設(shè)與改革研究課題（項目編號：2014JY11，2014JY04）