整合高校檔案資源實(shí)行“大檔案”管理分析

王雅新

[摘 要]近些年來(lái)，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快和信息時(shí)代的來(lái)臨，我國(guó)社會(huì)的發(fā)展日益呈現(xiàn)出一種資源整合和信息高速化的現(xiàn)象。作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才的我國(guó)高校在過(guò)去幾十年來(lái)在學(xué)科方面取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，為國(guó)家和社會(huì)培養(yǎng)了大批建設(shè)型人才，推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和全民素質(zhì)的提高。然而高校在管理方面卻停滯不前，這主要體現(xiàn)在檔案管理不足上。本文就針對(duì)這一問(wèn)題，通過(guò)對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而提出幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案資源；大檔案

我國(guó)高等學(xué)校在自身辦學(xué)的實(shí)踐過(guò)程中，毫無(wú)疑問(wèn)，都會(huì)積累大量有關(guān)的檔案資源，如何對(duì)這些龐大的檔案資源進(jìn)行有效的整合，是檔案管理部門面臨的重要任務(wù)。隨著我國(guó)高校的發(fā)展和其它事業(yè)的進(jìn)步，檔案資源在高校管理工作中的重要性日益突出，然而目前我國(guó)的高校在檔案資源方面還存在一定的問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙著高校的健康有序發(fā)展。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的條件下，加快整合高校檔案資源，實(shí)行大檔案管理是目前迫切需要應(yīng)對(duì)的問(wèn)題。

一、整合高校檔案資源的重要意義

（一）推進(jìn)高校事業(yè)的發(fā)展

檔案資源的管理工作與高校的事業(yè)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，高校的教育教學(xué)就是檔案資源的中心工作，通過(guò)將學(xué)校師生的檔案材料進(jìn)行集中的分類和管理，能夠加快檔案集合體的形成，同時(shí)能夠?qū)⒂刑厣陀袃r(jià)值的檔案資源提供給檔案的需求者。此外，高校的檔案資源與教學(xué)評(píng)估和學(xué)生就業(yè)等問(wèn)題息息相關(guān)，只有將這些資源進(jìn)行科學(xué)有效的整合，才能形成完善和系統(tǒng)的檔案庫(kù)，從而為學(xué)生和教師提供便利。不僅提高了檔案部門人員的工作效率，還推進(jìn)了高校的檔案管理體制的完善和發(fā)展。

（二）有利于學(xué)生自身的發(fā)展

眾所周知，檔案資源不僅是高校的記錄冊(cè)，更是學(xué)校教師和學(xué)生自身的人生經(jīng)歷書(shū)，檔案所與生俱來(lái)的權(quán)威性和真實(shí)性使它與其它資料區(qū)別開(kāi)來(lái)，并且是其它資料所無(wú)法取代的。檔案對(duì)于高校學(xué)生來(lái)說(shuō)，檔案是記錄他們生命軌跡的證明，對(duì)學(xué)生未來(lái)的工作和學(xué)習(xí)都有著重要的作用。因此，高校必須要加強(qiáng)整合檔案資源的水平。

（三）加快檔案服務(wù)的現(xiàn)代化

高校檔案資源管理部門在其自身的發(fā)展中，要始終以加快實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的現(xiàn)代化為目標(biāo)。在當(dāng)今的信息時(shí)代，現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)成為高校檔案整合的前提，只有形成一個(gè)檔案信息資源的集合體，才能對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的管理。通過(guò)檔案信息資源的建設(shè)和使用，將會(huì)加快高校投入現(xiàn)代化設(shè)備的進(jìn)程，從而有助于實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共享，最終有效解決高校的信息需求問(wèn)題。這一點(diǎn)不僅能夠?qū)Ω咝５奶厣?wù)起到一定的推動(dòng)作用，更能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的信息化和現(xiàn)代化。

二、目前高校檔案資源整合中存在的問(wèn)題

（一）高校的檔案管理體制不完善

近些年來(lái)，由于高校招生的規(guī)模不斷擴(kuò)大，且信息技術(shù)的不斷更新，高校的各類檔案資源越來(lái)越多，由于部分高校在檔案管理體制上存在一定的不足，導(dǎo)致了高校檔案資源利用率不高和資源的極大浪費(fèi)。在體制上存在的原因首先是高校的檔案管理的職能不明確，在具體的檔案管理工作中未能真正落到實(shí)處。部分高校雖然在表面上承認(rèn)檔案工作的重要性，但卻未能設(shè)置獨(dú)立的檔案管理結(jié)構(gòu)。其次，高校檔案管理體制的單一性也限制著檔案資源的有效整合，不利于充分發(fā)揮檔案資源的作用。

（二）高校的檔案整體管理理念淡薄

由于高校檔案管理體制的不健全，使得高校的檔案管理缺乏統(tǒng)一的科學(xué)規(guī)劃和科學(xué)的管理理念。雖然目前大多數(shù)高校都具備自己的檔案信息管理系統(tǒng)，但是由于各個(gè)部門之間的管理職能不同，在很大程度上存在著較大的差異，從而使部門職能之間出現(xiàn)了分離的傾向，最終形成信息孤島。此外，高校的檔案部門與其它部門之間由于相互隔離，使得在檔案信息化進(jìn)程中缺乏協(xié)調(diào)，從而造成信息建設(shè)的重復(fù)和資源的浪費(fèi)。

三、在大檔案管理背景下不斷整合高校檔案資源的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的整體認(rèn)識(shí)

在大檔案體制的背景下，要想不斷提高高校檔案的整合水平，首要措施就是要對(duì)其進(jìn)行整體的把握和分析。高校領(lǐng)導(dǎo)要牢牢樹(shù)立檔案資源是高校的第一信息資源這一理念，對(duì)檔案資源的重要性給予充分的重視，并且從自身的實(shí)際出發(fā)，對(duì)自身的檔案資源進(jìn)行有效的整合和傳承。在對(duì)檔案資源進(jìn)行整體的把握后，要把整合的目標(biāo)進(jìn)一步的明確，設(shè)置學(xué)校的特色資源，使檔案資源的利用率發(fā)揮到最大。

（二）提高檔案資源的管理水平

管理工作是高校進(jìn)行有效整合檔案資源的關(guān)鍵，通過(guò)不斷加強(qiáng)檔案資源的管理水平，促進(jìn)效益的提升，整合現(xiàn)有的資源。因此，在高效的檔案資源的整合過(guò)程中，首先就應(yīng)該以檔案信息的管理作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，進(jìn)而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化等技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)查詢和傳輸。此外，還應(yīng)該將檔案信息資源的整合重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)資源庫(kù)的建設(shè)上來(lái)，不僅能夠有效保護(hù)珍貴的檔案信息，還能實(shí)現(xiàn)最大程度上的資源共享。

（三）加大人才培訓(xùn)力度

要想真正落實(shí)檔案資源的整合工作，還需要一支具備較高信息專業(yè)化素質(zhì)的人才，隨著科技的發(fā)展和信息技術(shù)的日益更新，檔案資源的整合工作對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)也提出了更高的要求，需要不斷優(yōu)化檔案部門的人才結(jié)構(gòu)。因此，在推進(jìn)檔案資源整合信息化的過(guò)程中，要加大對(duì)檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)復(fù)合型人才的引入，同時(shí)，對(duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行定期的信息技術(shù)培訓(xùn)，切實(shí)提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加快對(duì)高效的檔案資源進(jìn)行科學(xué)的整合，在大檔案管理體制下不斷推進(jìn)檔案資源，是完善高校管理體制的重要舉措，有助于高校的提高學(xué)科教育的同時(shí)不斷深化管理制度?？傊?，面對(duì)大檔案的管理體制，如何對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的整合是高校檔案部門需要面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。筆者相信只要在檔案管理的過(guò)程中，始終做到統(tǒng)籌兼顧，積極發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性，就能夠?qū)n案管理中存在的問(wèn)題做出相應(yīng)的解決。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧小紅，張開(kāi)敏.整合高校檔案資源實(shí)行大檔案管理探討[J].才智，2013（36）

[2]溫永花.芻議高校檔案資源的優(yōu)化整合與開(kāi)發(fā)[J].蘭臺(tái)世界，2014（02）