利用知識管理提高科研單位檔案管理水平

姜會

[摘 要]傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適應(yīng)科研單位發(fā)展的需要，利用知識管理的積累、共享應(yīng)用、交流的法則開展檔案管理工作的創(chuàng)新實踐，進(jìn)一步拓展檔案管理的領(lǐng)域，提升檔案管理的價值，更好的實現(xiàn)檔案管理對知識沉淀、積累、傳播、交流。同時，還可以加強(qiáng)科研單位對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，為科研單位又好又快發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]知識管理；提升；檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)全球一體化進(jìn)程的加快和信息化浪潮的席卷，21世紀(jì)知識將超越人力和資金成為社會發(fā)展最重要的資源。如何利用所擁有的知識，以更快的速度獲取新知識就成為擺在我們面前的新課題，在這種情況下知識管理應(yīng)運(yùn)而生。

隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的挑戰(zhàn)已成為全球的發(fā)展戰(zhàn)略。知識作為科研單位中一種新的資源這種觀念已逐漸為人們所認(rèn)識和接受，為了有效地利用好這一資源，知識管理必將成為檔案管理最為關(guān)注的話題。

一、知識管理與檔案管理概述

（一）知識管理的內(nèi)涵

知識管理就是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動。它是組織采取的有意識的戰(zhàn)略，它能夠保證在最需要的時間把知識傳遞給最需要的人。利用知識管理人們可以共享信息，可以通過不同的方式把這些知識應(yīng)用在業(yè)務(wù)活動當(dāng)中，最終提高工作效率和業(yè)績。

知識管理的原則主要有以下三點(diǎn)：

積累。即通過知識管理的體系、方法、工具能夠把科研單位里面運(yùn)作的知識經(jīng)驗，這些知識包含信息、程序、經(jīng)驗、技巧等等很多方面。把這些知識有效的積累下來，不會漏掉，不會隨著時間的推移，隨著時間的流逝而丟失。這是知識管理很關(guān)鍵的第一個點(diǎn)，就是能夠幫助科研單位積累好這些知識。

應(yīng)用。通過應(yīng)用能夠促進(jìn)積累的知識和經(jīng)驗，在單位里面得到快速的，非常充分的共享和應(yīng)用，讓后繼者在工作的時候能夠用到這些知識，使得這些知識在單位里面真正的為業(yè)務(wù)工作服務(wù)，為單位創(chuàng)造實實在在的價值。通過知識管理這一良好的體系化的方法，幫助單位將積累和共享應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)建立起來，最終讓知識管理這個工具在科研單位里面真正產(chǎn)生作用，產(chǎn)生價值，而且隨著知識管理這一體系，逐步逐步的隨著應(yīng)用的推廣，提升科研單位的競爭效率和科研單位的競爭力。

交流。知識的收集不是為了存儲，而是為了應(yīng)用，要把死知識變成活知識，要讓知識在整個系統(tǒng)內(nèi)循環(huán)應(yīng)用，就像血液在血管內(nèi)流動一樣，不斷地吸收新知識，同時剔除老化的，陳舊的知識。

（二）檔案管理的含義

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。主要從事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。科研檔案是科技工作者在科研活動中所形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科技人員辛勤勞動和智慧的結(jié)晶。是科技檔案的重要組成部分，是重要的科研、生產(chǎn)信息資源。充分開發(fā)利用科研檔案信息資源，為利用者提供完善、健全的檔案信息資源，使之更好地為科研工作服務(wù)，是當(dāng)前做好科研檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，也是科研檔案管理者的重要職責(zé)。

（三）科研檔案管理工作的重要性

科研檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，是科研管理工作的重要組成部分。因此，科研檔案管理在科研工作中的重要性不可忽視，它對于促進(jìn)科研實力的發(fā)展具有重要作用。

1、憑證作用

科研檔案是在科研工作中自然形成的最初、最真實的原始憑證，這種形成的自然性，決定了科研檔案記錄科研過程的客觀性，是令人信服的重要科研證據(jù)。正是因為這些原始的真跡，顯示了科研檔案材料的權(quán)威性、珍貴性，是記錄科研活動的真憑實據(jù)，是推動一切科研項目深入推進(jìn)的基石。

2、參考作用

科研檔案材料是前輩科研足跡和科研成果的重要載體，也是后繼科研人員繼續(xù)學(xué)習(xí)和深入研究的重要基礎(chǔ)。因此，科研檔案材料具有重要的參考價值。它可以使后繼科研人員在前人工作的基礎(chǔ)上有更高的起點(diǎn)，不必重新開始，節(jié)省了人力、物力和時間。也可以為后人的工作提供參考，避免多走彎路和不必要的重復(fù)勞動。

3、考核評估的重要依據(jù)

科研檔案真實反映著科研單位的科研實力，記載著科研單位發(fā)展史上的優(yōu)秀研究理念和大量研究成果，是對科研單位進(jìn)行考察評判的重要依據(jù)?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，不僅是保障科研工作又好又快發(fā)展的重要基礎(chǔ)和前提條件，更是衡量一個單位科研實力和管理水平的重要尺度。

二、當(dāng)前科研單位檔案管理存在的問題

（一）制度不規(guī)范，執(zhí)行不嚴(yán)格

長期以來我們對檔案工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是文件資料保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行。沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用。沒有把檔案管理工作放在重要的位置，沒有建立規(guī)范的檔案管理制度，或者雖然有制度也只是個擺設(shè)，并沒有遵照執(zhí)行。這樣的制度就沒有約束力。

（二）思想不重視，收集不完整

檔案室在很多單位都是一個可有可無的部門、檔案人員都是由其他部門人員兼職，檔案工作沒有放在第一位，很多工作都沒有檔案人員的參與（例如工程招投標(biāo)、設(shè)備采購），致使檔案人員對單位工作不了解，錯失很多收集檔案資料的機(jī)會。在科研單位，科研檔案是最重要的，但是一些科技人員歸檔意識淡薄，歸檔率低。對科研檔案材料的收集、歸檔重要性認(rèn)識不足，對歸檔要求、范圍不是很清楚，或者出于感情上的不舍和使用上的方便，將大多數(shù)的科研資料滯留在自己手上。同時，由于科研檔案具有資料形成量大、缺損資料不可彌補(bǔ)性等特點(diǎn)，收集工作難度大。部分科技人員搞科研活動寫文章目的就是為了評職稱，認(rèn)為職稱上了材料也就沒有保留的意義，對科研成果轉(zhuǎn)化的實際意義沒有明確的認(rèn)識，不主動配合檔案管理人員工作，致使歸檔工作難以開展?？蒲袡n案形成周期長、連續(xù)性、完整性較差，造成了檔案資料收集不及時、檔案材料存檔不規(guī)范，出現(xiàn)了部分珍貴檔案資料丟失現(xiàn)象，給科研單位課題項目繼承式發(fā)展和后續(xù)科研項目的借鑒參考造成了損失。

（三）人員素質(zhì)不高，結(jié)構(gòu)不合理

長期以來對檔案工作不重視，認(rèn)為檔案工作是一項簡單、不需要多大技術(shù)含量的活兒，再加上檔案管理本身是一項枯燥、沉悶的工作，又不容易出成果，所以很多人都不愿意從事這項工作。檔案工作淪為了臨退休人員和工勤閑雜人員的寄身處，最終造成檔案管理人員整體素質(zhì)不高，配備的結(jié)構(gòu)不合理。

（四）信息化程度不高

在很多單位領(lǐng)導(dǎo)心中，檔案管理工作只是一份保管員的工作，又沒有從檔案工作中得到多少直接收益，因此認(rèn)為檔案工作不需要多大技術(shù)含量，不需要配備現(xiàn)代化的裝備，只要能簡單的提供利用就行了。具體表現(xiàn)在單位對檔案管理的信息化、數(shù)字化投入不足，單位檔案管理尚未實行信息化，檔案材料的保存形式、檔案類目的錄入、保存、查閱等還停留在紙質(zhì)化管理階段；其次，對檔案管理必備的設(shè)施配置不夠，現(xiàn)有紙質(zhì)檔案存放環(huán)境較為落后。我們單位去年參加了省2A級品審，其中有一項就是對所有的文件進(jìn)行全文數(shù)字化掃描，我們單位因未實行被扣了2分，但據(jù)檔案館評審人員介紹有90%的單位都存在檔案數(shù)字化程度不高的問題。

三、利用知識管理實現(xiàn)科研單位檔案管理的創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代辦公手段的提升和對檔案知識運(yùn)用水平的要求越來越高，長期以來，我們在檔案管理工作中的落后現(xiàn)狀已經(jīng)越來越難以滿足現(xiàn)代日常辦公及科研的需要，利用知識管理這一先進(jìn)的運(yùn)作體系，開展檔案管理工作的創(chuàng)新實踐已經(jīng)日漸緊迫。

（一）利用知識管理提高人員的素質(zhì)

1.提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理活動的主體，要提高檔案管理水平，首先要提高檔案從業(yè)人員自身的素質(zhì)。一是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和積累。把理論與實際工作有機(jī)地結(jié)合起來，擴(kuò)大知識面，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；二是注重檔案部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，多參加學(xué)習(xí)，多了解檔案工作方面的新動向，用新的方法來進(jìn)行檔案管理工作。三是要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)習(xí)。知識經(jīng)濟(jì)時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為我們工作、生活不可缺少的實用技術(shù)。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可極大地提高檔案管理和檔案信息開發(fā)利用的工作效率和質(zhì)量，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.提高科研人員的檔案意識

科研人員是檔案資料形成的主體，要通過宣傳學(xué)習(xí)提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，要變被動的收資料為主動的交資料，要把科研資料當(dāng)成單位的公共資產(chǎn)而不是個人的私產(chǎn)。

（二）利用知識管理創(chuàng)新科研單位檔案管理工作

1、完善檔案信息管理職能

在知識經(jīng)濟(jì)時代，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理理念越來越暴露出不足之處，檔案資源利用低，工作人員積極性差、信息資源很少得到開發(fā)，長此以往，檔案工作將愈來愈沒落，終將被淘汰。要提高檔案利用怒，關(guān)鍵在于檔案信息資源開發(fā)。傳統(tǒng)的檔案管理模式重保管輕利用，是倉儲式的管理，而在信息社會，就要將檔案看成是活的、動態(tài)的知識而不是放在檔案室的文物，要從對檔案實體的管理變?yōu)閷?nèi)在知識的管理。要用智能化的手段來管理檔案，用知識管理網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)檔案管理系統(tǒng)。同時檔案人員也從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、優(yōu)化檔案管理程序

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)文件為載體，管理過程中充斥著大量繁瑣、重復(fù)的勞動，占用了大量的人力、物力。在信息時代，電子文件和無紙化辦公越來越成為主流，大有取代傳統(tǒng)辦公模式的趨勢。電子文件無論從來源、載體形式還是歸檔辦法都與紙質(zhì)文件大不相同。因此必須針對電子文件的特點(diǎn)重新設(shè)計檔案管理程序。電子文件相對紙質(zhì)文件具有存儲容量大、占用空間小、整理程序相對簡單的特點(diǎn)。因此保管電子文件應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)文件檔案一體化，在工作程序上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計。包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的工作程序有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識管理，同時強(qiáng)化對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高整個文檔工作的工作效率。

3、豐富和拓展檔案管理技術(shù)

傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)主要是針對紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案的收集、整理、歸檔、保存等一系列方法和技術(shù)的總稱。隨著信息化程度的提高，單位的辦公方式逐漸走向自動化、智能化，出現(xiàn)了大量的電子化、數(shù)字化文件，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足檔案工作的需要。必須針對電子文件的特點(diǎn)采用新的技術(shù)與方法來管理電子檔案。在信息化的社會中，檔案的信息功能越來越受重視，開發(fā)利用檔案信息也成為一項重要的檔案管理技術(shù)。利用知識管理的模式，優(yōu)化信息化條件下的檔案管理將進(jìn)一步豐富和拓展檔案管理的技術(shù)和手段，促進(jìn)檔案管理各項業(yè)務(wù)功能的全面提升，提高整個檔案管理工作的水平。

4、提升對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)

信息化時代條件下，對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)已經(jīng)上升到一個相當(dāng)?shù)母叨?，運(yùn)用知識管理對文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、保存的全過程進(jìn)行自動化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，在做到規(guī)范單位檔案管理工作的同時，也為單位各項成果的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了第一手的原始資料，為提升單位的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)水平夯實了基礎(chǔ)。

四、結(jié)論

隨著信息時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理理念和落后的管理手段已經(jīng)越來越難以適應(yīng)現(xiàn)代辦公和經(jīng)濟(jì)全球一體化進(jìn)程的需要，需要擁有全新的檔案管理模式以適應(yīng)這種需要。知識管理作為一種新的管理思想和方法，對單位的發(fā)展方向、管理制度、業(yè)務(wù)工作、等方面都將產(chǎn)生深刻的影響。利用知識管理不僅可以進(jìn)一步提高檔案工作人員自身的素質(zhì)、完善檔案信息管理職能、優(yōu)化檔案管理程序，同時必將進(jìn)一步豐富和拓展檔案管理技術(shù)，提升對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，充實和提升科研單位的競爭效率和科研單位的競爭力。