淺論當前檔案管理工作存在的問題與對策并作出創(chuàng)新的建議

軒擎

[摘 要]做好檔案管理工作是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎工作，而要想實現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展就必須從工作中存在的問題著手，制定對策，不斷創(chuàng)新。本文首先介紹了當前檔案管理工作中存在的問題，探討了做好檔案管理工作的相關對策，對檔案管理工作的創(chuàng)新提出相關建議。

[關鍵詞]檔案管理；制度；問題；對策；建議

前言

做好檔案管理工作是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎工作，我國經(jīng)濟和社會的飛速發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求，雖然我國檔案管理工作在過去的幾年里已經(jīng)取得了長足的發(fā)展，但無論是管理思想意識、管理人員還是管理方式都存在一定的問題，需要采取相應措施對其進行進一步的加強和改進，不斷創(chuàng)新，只有這樣才能促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.當前檔案管理工作存在的問題

1.1檔案管理思想意識落后

檔案信息資源可為單位開展各項工作提供重要的信息服務，通過利用檔案資源可間接為單位帶來較大的經(jīng)濟和社會效益，然而在實際工作中很多單位對檔案管理工作的定位更多的是一種例行工作，有的單位甚至認為檔案管理是一種多余的卻不得不做的工作，因此只將很少的精力放在檔案管理中，對檔案的利用價值了解不多，因此導致檔案資料大多都是館藏狀態(tài)，開發(fā)利用率極為低下。

1.2檔案管理制度不健全

在實際工作中檔案管理工作主要有以下幾個方面的缺點：第一，檔案分類不規(guī)范，導致檔案編號不科學，給查找檔案造成了困難；第二，檔案案卷標題不規(guī)范；第三，檔案案卷卷內目錄缺少或者編排混亂；第四，組卷混亂。而導致當前檔案管理工作不規(guī)范、效率不高的主要原因就是檔案管理制度不夠健全，對于檔案的收集、歸檔、保存、借出、歸還等工作開展不順利，使得檔案資源要么利用率較低，要么在利用過程中極易丟失或損壞，使檔案失去應有的使用價值，且不利于保持檔案的原真性。

1.3檔案檢索方式落后

檔案的檢索方式主要分為手動檢索和計算機檢索兩種，由于檔案管理工作的滯后，使得當前大多數(shù)的檔案檢索仍然采取人工手動檢索的方式，而由于檔案的數(shù)量較多，就使得人工檢索需要耗費大量的時間，工作效率和準確率都受到極大的影響，隨著計算機技術的廣泛使用，檔案檢索也不斷推出各種計算機檢索工具，工作效率有了一定程度的提升，然而檔案管理部門在編制檢索工具時為拓寬涵蓋范圍，而無法做到檢索深度精細化，因此對提升檔案服務質量提供的幫助極為有限。

1.4對檔案管理工作投入的經(jīng)費有限

隨著科技的進步，在單位的日常管理中計算機技術和網(wǎng)絡技術已經(jīng)十分普遍，同樣，對于檔案管理而言，管理手段也在不斷進步，檔案的收集、檢索、利用等過程正在不斷實現(xiàn)信息化，然而由于很多單位對檔案管理工作的重視程度不夠高，使得很多單位用于檔案管理的經(jīng)費十分有限，現(xiàn)代化的檔案管理技術所要用到的硬件設施不足，導致檔案的收集、檢索等很多還是停留在手工操作階段，用于存放檔案的檔案柜等基礎設施更新?lián)Q代較少，很多都已陳舊老化，檔案保存的條件較為簡陋，使得檔案在保管過程中容易出現(xiàn)霉變、蟲蛀等，檔案損壞現(xiàn)象較為常見。

1.5檔案管理人員素質偏低

當前檔案管理人員的專業(yè)素質還處在較低的水平，很多單位為節(jié)省開支而不設置專門的檔案管理員，而是由其他工作人員兼任，因此無論是理論水平還是實際經(jīng)驗都十分欠缺，與當代檔案管理工作的實際要求不相符合。

2.提高檔案管理工作的相關對策

2.1提高檔案管理的思想認識

單位各級領導要充分認識到檔案管理工作對于企業(yè)日常管理和長久發(fā)展的重要作用，形成檔案工作的責任感，只有這樣才能從源頭上做好檔案管理工作。

2.2建立健全檔案管理制度

應按照單位的長遠發(fā)展以及日常工作的要求建立健全檔案管理制度，使之能夠滿足檔案管理工作不斷變化的要求，使檔案工作責任明確，用規(guī)章制度約束工作人員的工作行為，提高檔案管理工作效率。

2.3實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

為滿足現(xiàn)代企業(yè)對檔案信息使用的要求，使得檔案管理必須不斷實現(xiàn)現(xiàn)代化，包括檔案文件的數(shù)字化、檔案管理的信息化、檔案利用的網(wǎng)絡化等。

2.4提高檔案管理人員的綜合素質

首先，應當適當提高崗位入職門坎，避免水平低的人員混入檔案管理隊伍，其次，要提高現(xiàn)有工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強對人員的繼續(xù)教育，使之能夠不斷與檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展相適應。

3.檔案管理工作創(chuàng)新建議

3.1檔案管理思想觀念的創(chuàng)新

思想觀念的創(chuàng)新是各項工作創(chuàng)新的前提和基礎，可以說，在檔案管理工作的創(chuàng)新所有過程中都貫穿著思想觀念的創(chuàng)新。思想觀念創(chuàng)新就是要改變過去老舊的思想，以發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，改變過去“重藏輕用”的檔案管理觀念，使檔案管理工作的核心從檔案保存轉移到檔案收集和檔案服務上來。

3.2管理方式的創(chuàng)新

不同使用者對檔案的使用有不同的方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法做到對所有使用人群的兼顧，因此可能會導致檔案利用率不高，為改變這一局面，可在一方面充實檔案館藏資源，另一方面促進檔案館際合作，創(chuàng)建專業(yè)化程度高的檔案館，為完善檔案資源提供有針對性的參考，有利于優(yōu)化檔案資源和促進檔案利用率的最大化。

3.3服務方式的創(chuàng)新

為提高檔案的服務質量，需要改變過去被動服務的方式，變被動為主動，加強市場調研，了解用戶的需求，以用戶的需求為檔案工作創(chuàng)新的核心，同時主動挖掘潛在的檔案使用者，采取有效措施消除檔案使用者利用檔案資源的障礙。

4.結束語

綜上所述。當前檔案管理工作在管理思想、管理制度、管理方式以及人員素質方面均存在一定的問題，為提高檔案管理工作質量，應當從這幾個方面入手制定相應的對策，要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，使之不斷向前發(fā)展，與社會和經(jīng)濟的發(fā)展相適應。

參考文獻：

[1]隨曉華.當前我國檔案管理工作存在的問題及對策.《中國西部科技》，2009.

[2]楊珍.信息化背景下企業(yè)檔案管理工作存在的問題與對策.《經(jīng)營管理者》，2011.