基于檔案元數(shù)據(jù)內(nèi)容的電子文件自動(dòng)鑒定

尚珊+苗媛

摘 要：本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的電子文件鑒定成果進(jìn)行梳理，指出電子文件自動(dòng)鑒定的必要性。為了使電子文件自動(dòng)鑒定結(jié)果更準(zhǔn)確，筆者以元數(shù)據(jù)內(nèi)容為切入點(diǎn)設(shè)計(jì)了電子文件保管期限自動(dòng)鑒定的元數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)中收錄了不同保管期限的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，在此基礎(chǔ)上，提出一些鑒定規(guī)則對(duì)自動(dòng)鑒定進(jìn)行規(guī)約，期望能最大限度實(shí)現(xiàn)鑒定的準(zhǔn)確性和自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞：檔案； 元數(shù)據(jù)； 電子文件； 保管期限； 自動(dòng)鑒定

1 電子文件鑒定研究綜述

隨著電子文件的出現(xiàn)及其對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案鑒定理論的沖擊，國(guó)內(nèi)外許多學(xué)者對(duì)電子文件的鑒定理論進(jìn)行了研究。劉越南認(rèn)為電子文件自動(dòng)鑒定的方法是在系統(tǒng)中納入并維護(hù)電子文件保管期限表。[1]于慧敏提出可以根據(jù)機(jī)關(guān)或部門(mén)的職能重要程度編寫(xiě)程序由系統(tǒng)自動(dòng)鑒定，自動(dòng)給文件保管期限。[2]譚琤培和章丹指出要建立元數(shù)據(jù)系統(tǒng)與制定元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)記錄與手工記錄獲取檔案元數(shù)據(jù)。[3]由于電子文件的迅速增長(zhǎng)，關(guān)于電子文件鑒定的迫切性在業(yè)內(nèi)已經(jīng)達(dá)成了共識(shí)，而大家期盼的最理想的目標(biāo)是對(duì)電子文件實(shí)行自動(dòng)鑒定。從綜述看現(xiàn)有的理論研究并未達(dá)成共識(shí)，沒(méi)有形成電子文件自動(dòng)鑒定相對(duì)成熟的理論體系，需要相關(guān)研究不斷地總結(jié)與完善。目前的研究成果大都集中在電子文件鑒定內(nèi)容、程序、方法、原則等宏觀方面的研究，缺乏微觀方面的研究。

對(duì)電子文件的鑒定主要包括價(jià)值鑒定和保管期限的鑒定。價(jià)值鑒定十分復(fù)雜，需要考慮的內(nèi)容很多，而且容易受鑒定者的主觀影響，因此本文對(duì)價(jià)值鑒定不做過(guò)多的闡述。檔案的鑒定同樣可以通過(guò)保管期限來(lái)完成，在實(shí)際鑒定保管期限時(shí)，目前還是參照國(guó)家檔案局出臺(tái)的文書(shū)檔案保管期限表進(jìn)行判斷，由于保管期限表?xiàng)l款劃分過(guò)粗、加之人為的因素或者判斷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況，使得電子文件的保管期限判斷不夠準(zhǔn)確。筆者試圖從電子文件的部分元數(shù)據(jù)內(nèi)容入手來(lái)判斷電子文件的保管期限。

本文以元數(shù)據(jù)為切入點(diǎn)，主要采用在文獻(xiàn)調(diào)查的基礎(chǔ)上，通過(guò)統(tǒng)計(jì)方法構(gòu)建元數(shù)據(jù)庫(kù)，將元數(shù)據(jù)內(nèi)容信息作為電子文件保管期限自動(dòng)鑒定的依據(jù)。筆者通過(guò)選取文件標(biāo)題、主題詞這兩個(gè)能反映文件全貌的元數(shù)據(jù)內(nèi)容項(xiàng)目進(jìn)行了實(shí)證分析，對(duì)自動(dòng)鑒定結(jié)果進(jìn)行了驗(yàn)證。

2 電子文件元數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容創(chuàng)建

元數(shù)據(jù)是指描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。檔案元數(shù)據(jù)描述的內(nèi)容有以下三方面：（1）內(nèi)容信息：如標(biāo)題、檔號(hào)、分類(lèi)號(hào)、主題詞等；（2）結(jié)構(gòu)信息：如段落層次、文體、發(fā)（收）文者等；（3）背景信息：如形成文件的機(jī)構(gòu)及其職能、業(yè)務(wù)活動(dòng)等。[4]通過(guò)觀察，檔案元數(shù)據(jù)描述的內(nèi)容中除了文件標(biāo)題和主題詞能反映文件全貌，其他元數(shù)據(jù)項(xiàng)目難以用來(lái)判斷一份文件的保管期限。因此本文只選用了文件標(biāo)題和主題詞這兩個(gè)項(xiàng)目來(lái)判斷一份電子文件的保管期限。適當(dāng)?shù)那闆r下，在判斷保管期限時(shí)，還可以加入責(zé)任者項(xiàng)目。

為了使電子文件自動(dòng)鑒定具有可操作性，筆者根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，將其中涉及的元數(shù)據(jù)內(nèi)容抽取出來(lái)，該元數(shù)據(jù)庫(kù)要嵌入檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)鑒定模塊中。部分元數(shù)據(jù)庫(kù)如表1所示：

表格說(shuō)明：

（1）一級(jí)標(biāo)識(shí)限定了電子文件的內(nèi)容方向，二、三、四級(jí)標(biāo)識(shí)隸屬于一級(jí)標(biāo)識(shí)，只有同時(shí)滿(mǎn)足一級(jí)標(biāo)識(shí)、二級(jí)標(biāo)識(shí)、三級(jí)標(biāo)識(shí)或四級(jí)標(biāo)識(shí)才能判斷某份電子文件的保管期限。

（2）由于政策的變化，長(zhǎng)期、短期、永久劃分沒(méi)有絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，各單位依據(jù)自身具體情況，參照國(guó)家檔案局出臺(tái)的保管期限劃分等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行區(qū)分，短期可能是3年、5年、10年或15年不等，長(zhǎng)期可能是15年或30年不等。

3 電子文件自動(dòng)鑒定規(guī)則、流程與實(shí)例

3.1 電子文件自動(dòng)鑒定規(guī)則。要使電子文件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鑒定，只有元數(shù)據(jù)庫(kù)是不夠的，還需要一些規(guī)則對(duì)其進(jìn)行規(guī)約，筆者歸納出以下鑒定規(guī)則：

3.1.1 元數(shù)據(jù)庫(kù)中的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目彼此之間存在從屬或并列的關(guān)系，因此在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，要把元數(shù)據(jù)項(xiàng)目之間的這種關(guān)系表達(dá)清楚，能提高自動(dòng)鑒定的準(zhǔn)確度。如下所示：

1 黨政企事業(yè)單位設(shè)立、變更、解散

1.1 籌辦申請(qǐng)、設(shè)立申請(qǐng)、批準(zhǔn)設(shè)立 永久

表中內(nèi)容是永久元數(shù)據(jù)庫(kù)中的項(xiàng)目，一級(jí)標(biāo)識(shí)是代表黨政企事業(yè)單位在設(shè)立、變更或解散過(guò)程中形成的文件材料；二級(jí)標(biāo)識(shí)是代表在滿(mǎn)足一級(jí)標(biāo)題的情況下，如果涉及籌辦申請(qǐng)、設(shè)立申請(qǐng)和批準(zhǔn)設(shè)立的文件要永久保存。每一級(jí)標(biāo)識(shí)里的元數(shù)據(jù)之間是并列的關(guān)系，而上一級(jí)標(biāo)識(shí)和下一級(jí)標(biāo)識(shí)之間是從屬的關(guān)系。

3.1.2 當(dāng)判斷一份歸檔文件的保管期限時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)從檔案著錄系統(tǒng)中提取專(zhuān)業(yè)人員擬定的主題詞、文件標(biāo)題等元數(shù)據(jù)，然后與元數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行匹配，可以設(shè)置精確匹配、模糊匹配、前向匹配等多種匹配方法。

3.1.3 當(dāng)抽取的電子文件元數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行匹配時(shí)，匹配的內(nèi)容之間可能存在同一關(guān)系、同涵關(guān)系、包含關(guān)系、參照關(guān)系。因此從電子文件中抽取元數(shù)據(jù)的時(shí)候要依據(jù)概念關(guān)聯(lián)規(guī)則，尋求蘊(yùn)含關(guān)系，力求匹配準(zhǔn)確和全面。

3.1.4 如果匹配記錄為0的話(huà)，就需要相關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)人員結(jié)合國(guó)家檔案局對(duì)電子文件保管期限的相關(guān)規(guī)定確定該元數(shù)據(jù)項(xiàng)目的保管期限，并參照表1及時(shí)將新增加的元數(shù)據(jù)添加到元數(shù)據(jù)庫(kù)中。

3.1.5 在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)定歸檔電子文件到期自動(dòng)檢測(cè)功能，根據(jù)電子文件歸檔時(shí)間和保管期限，將到期的電子文件篩選出來(lái)以方便檔案人員對(duì)其鑒定。

3.1.6 標(biāo)題相同的兩份文件，在添加和刪除的時(shí)候，可以根據(jù)責(zé)任者、主題詞、文件形成時(shí)間等其他元數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行判斷，以防重復(fù)添加或誤刪重要文件。

3.1.7 通過(guò)對(duì)抽取出來(lái)的元數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)大部分元數(shù)據(jù)的詞性均為動(dòng)詞或名詞，因此在抽取詞匯的時(shí)候，首先應(yīng)當(dāng)過(guò)濾掉名詞與動(dòng)詞以外的詞匯，以減少計(jì)算的復(fù)雜度。此外，考慮到抽取出來(lái)的元數(shù)據(jù)還有一少部分是副詞詞性，主要有重大、重要和一般三種。鑒于此，筆者認(rèn)為需要編一個(gè)例外詞庫(kù)，將這三個(gè)副詞分別標(biāo)明代碼為1，2，3。對(duì)于某些三級(jí)、四級(jí)標(biāo)識(shí)中的一般、重要以及二級(jí)標(biāo)識(shí)中重復(fù)的詞可以放到例外詞庫(kù)中，減少重復(fù)判斷的次數(shù)。將一、二、三級(jí)標(biāo)識(shí)中不重復(fù)的名詞和動(dòng)詞放入元數(shù)據(jù)詞庫(kù)中。當(dāng)判斷一份電子文件的保管期限時(shí)，將抽取出來(lái)的關(guān)鍵詞與元數(shù)據(jù)詞庫(kù)和例外詞庫(kù)中的詞進(jìn)行匹配即可。

3.1.8 對(duì)于事先有保管期限的電子文件，當(dāng)自動(dòng)鑒定完成后，要將自動(dòng)鑒定結(jié)果和原有的保管期限進(jìn)行匹配。如果匹配結(jié)果不一致，系統(tǒng)將文件的保管期限修正為自動(dòng)鑒定保管期限。

3.1.9 規(guī)則說(shuō)明：例如，表中15.2.10職工培訓(xùn)，一般的為短期保存，重要的為永久保存；15.5綜合治理工作一般的為長(zhǎng)期保存，重要的為永久保存。此外表中二級(jí)標(biāo)識(shí)中多次出現(xiàn)通知、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、總結(jié)、決議、決定等詞語(yǔ)，可以將其放入例外詞庫(kù)中。

3.2 電子文件自動(dòng)鑒定流程。將表征電子文件內(nèi)容的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目抽取出來(lái)，如：文件題名、主題詞、責(zé)任者等項(xiàng)目。然后判斷鑒定模塊中的元數(shù)據(jù)庫(kù)中是否存在該元數(shù)據(jù)，若存在，則進(jìn)行匹配；若不存在，則人工判斷該元數(shù)據(jù)是否需要添加到元數(shù)據(jù)庫(kù)中。流程如圖1所示：

3.3 電子文件自動(dòng)鑒定實(shí)例。為了證明該方法的合理性和易操作性，筆者選取了部分電子文件，來(lái)驗(yàn)證該方法的可行性。筆者以建國(guó)后山西省×××局部分檔案為例進(jìn)行說(shuō)明，如表2所示：

由表2可以看出第5份和第7份文件保管期限的鑒定結(jié)果與原有的不符，究其原因可能是鑒定人員缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、各組織單位為了豐富館藏、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案鑒定工作不重視，等等。對(duì)于新產(chǎn)生的電子文件，可通過(guò)將元數(shù)據(jù)庫(kù)嵌入檔案管理系統(tǒng)中一次完成保管期限的鑒定?？偟膩?lái)說(shuō)，該方法具有很強(qiáng)的適用性和準(zhǔn)確性。

4 電子文件自動(dòng)鑒定的實(shí)施

筆者認(rèn)為電子文件鑒定需要經(jīng)過(guò)三個(gè)步驟：事前鑒定、事中鑒定和事后鑒定。

4.1 事前鑒定。對(duì)原有的電子文件，首先由各職能部門(mén)檔案人員對(duì)其進(jìn)行初次鑒定；若是新產(chǎn)生的電子文件，直接轉(zhuǎn)到第二步。

4.2 事中鑒定。當(dāng)電子文件由部門(mén)傳輸?shù)絻?nèi)部檔案室時(shí)，需要檔案室人員對(duì)其進(jìn)行二次鑒定。對(duì)于原有的電子文件，為了避免人為判斷造成的影響，要使用檔案管理系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)鑒定，來(lái)修正保管期限。對(duì)新產(chǎn)生的電子文件直接使用自動(dòng)鑒定模塊來(lái)確定保管期限。此外，檔案人員應(yīng)對(duì)電子文件自動(dòng)鑒定過(guò)程進(jìn)行記錄和實(shí)時(shí)監(jiān)控，以防設(shè)備出現(xiàn)異常。

4.3 事后鑒定。為了減輕檔案管理系統(tǒng)的負(fù)荷量，當(dāng)電子文件到期后，檔案人員應(yīng)該使用元數(shù)據(jù)庫(kù)重新判斷到期電子檔案是否需要繼續(xù)保管，如果需要，保管期限是什么。對(duì)于沒(méi)有保存價(jià)值的到期檔案，檔案人員應(yīng)該做好銷(xiāo)毀記錄，將需要銷(xiāo)毀的電子檔案導(dǎo)出到銷(xiāo)毀清單中，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)同意后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

參考文獻(xiàn)

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[2]于慧敏.國(guó)外電子文件的鑒定理論分析及啟示[J].蘭臺(tái)世界，2003（3）.

[3]譚琤培，章丹.檔案元數(shù)據(jù)在電子文件鑒定中的運(yùn)用——元數(shù)據(jù)研究之三[J].浙江檔案，2002（6）.

[4]馮惠玲主編.電子文件管理教程[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社.

（作者單位：山西大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 來(lái)稿日期：2014-07-18）