紡織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件語言特征分析

吳俊麗

摘要：隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，在紡織品對外貿(mào)易中，進(jìn)出口雙方更傾向于運(yùn)用電子郵件進(jìn)行溝通交流。在此，將兩家紡織品外貿(mào)公司的163封電子郵件作為依據(jù)，從語篇結(jié)構(gòu)、詞匯和句法三個(gè)方面對紡織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件的語言特征進(jìn)行分析。發(fā)現(xiàn)，此類電子郵件不僅兼有口頭語言和書面語言的特征，而且郵件中有大量紡織英語表達(dá)方式。該研究有助于織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件的撰寫和教學(xué)。

關(guān)鍵詞：紡織品；對外貿(mào)易；商務(wù)電子郵件；語言特征

中圖分類號：H03 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）09-0002-04

The Analysis on the Linguistic Features of Textile Foreign Trade Business Email

Wu Junli

（ Shaoxing Vocational and Technical College， Shaoxing Zhejiang， 312000 ）

Abstract： With the development of electronic information technology， the two parties are more inclined to use emails to communicate in textile foreign trade. Taking 163 emails from 2 textile foreign trade companies as corpus， the paper analyzes the linguistic features of emails in textile foreign trade from the discourse， lexical and syntactic levels. It is suggested this kind of emails not only share characteristics from both spoken and written languages but also have many textile English expressions.

Key words： textile； foreign trade； business email； linguistic features

一、引言

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代紡織品貿(mào)易中，貿(mào)易雙方更傾向于運(yùn)用電子郵件進(jìn)行溝通交流，電子郵件已成為紡織品貿(mào)易雙方建立業(yè)務(wù)關(guān)系、咨詢答復(fù)、商務(wù)談判的主要途徑。近年來，國外學(xué)者一方面從理論層面對合作原則和禮貌原則進(jìn)行研究，另一方面從語用學(xué)和語義學(xué)等方面對E-mail和其詞匯進(jìn)行研究（Jonathan，1999；Julio，2000）。國內(nèi)也有學(xué)者運(yùn)用語料庫分析外貿(mào)電子郵件的語言特征和體裁特點(diǎn)（趙春燕，王世平 2008；李俊儒 2007）；運(yùn)用語用學(xué)分析電子郵件的請求策略（校玉萍2011）；分析禮貌原則在電子郵件中的應(yīng)用（黃麗莉2012）等。但是對紡織品貿(mào)易中使用的電子郵件的語言特征卻鮮有研究?；谏鲜鲅芯勘尘?，筆者選取兩個(gè)紡織品外貿(mào)公司同5個(gè)國家貿(mào)易往來的163封郵件為語料，從語篇結(jié)構(gòu)、詞匯、句法三個(gè)方面分析紡織品貿(mào)易往來中電子郵件的語言特征，旨在更好了解紡織品貿(mào)易商務(wù)英語電子郵件，促進(jìn)紡織品對外貿(mào)易合作。

作為商務(wù)信函的一個(gè)重要組成部分，電子郵件既有傳統(tǒng)商務(wù)信函的特點(diǎn)，也有電子語篇的特點(diǎn)，紡織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件也不例外。Crystal（2001）認(rèn)為電子語篇出現(xiàn)在通過因特網(wǎng)進(jìn)行交流的場景中，并將電子語篇分成五類：電子郵件、同步聊天（交談）、非同步聊天、虛擬世界和萬維網(wǎng)。黃國文（2005）認(rèn)為電子語篇吸收了口頭語篇和書面語篇的特征，同時(shí)還有自己獨(dú)特的地方，如具有副語言特征和超級鏈接等功能。Gimenez（2000）認(rèn)為商務(wù)電子郵件要比商務(wù)郵遞信函、商務(wù)電傳和傳真更加口語化。

二、語篇結(jié)構(gòu)特征

和其他商務(wù)電子郵件一樣，紡織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件有固定的框架結(jié)構(gòu)，其主要組成部分是稱呼語、正文和結(jié)尾敬語。

（一）框架結(jié)構(gòu)

發(fā)件人（from）、收件人（to）、主題（subject）、發(fā)送日期（sent）等都是紡織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件固定格式的一部分，而且還能夠?qū)⑧]件抄送（Cc）和密送（Bcc）給一人或多人。電子郵件形式的商務(wù)信函增加了許多紙質(zhì)商務(wù)信函所不具備的實(shí)用功能。比如，公司名稱、地址、聯(lián)系電話、郵箱等信息在電子郵件中并不出現(xiàn)在信頭部分，而是在信件的結(jié)尾以常用簽名的形式或者以附件圖片形式出現(xiàn)在每一封發(fā)出的郵件中。發(fā)送日期是在電子郵件發(fā)送時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)添加的，往往具體到分。例如：Hi， Daniela .Is the sample OK？ What are their comments about it？Jason （Shaoxing ABCTextile Co.， Ltd； Floor 2nd Dongfang Building Keqiao Shaoxing China；Website：www.ABCtextiles.com；Tel：0086-575-88706140-8016 ；Fax： 0086-575-87609390； Mail： Jason@ABCtextiles.com M.T.： +86-13857508160）。括號中信息是該公司與客戶郵件往來經(jīng)設(shè)置自動(dòng)附加在每封郵件結(jié)尾處。

一名紡織品外貿(mào)業(yè)務(wù)員會(huì)同時(shí)處理多筆業(yè)務(wù)，而且圍繞一筆業(yè)務(wù)，貿(mào)易雙方會(huì)有多封郵件往來。為清楚表達(dá)郵件內(nèi)容，寫信人會(huì)在subject（主題欄）中使用RE（reply）一詞，表明是對哪筆業(yè)務(wù)的回復(fù)。這符合商務(wù)信函寫作原則的體諒（consideration）原則。商務(wù)信函格式有完全平頭式，縮行式和半齊頭式。完全平頭式便于寫信人記憶和操作。在語料中，所有的電子郵件均采用完全平頭式，這說明完全平頭式的電子郵件寫作格式符合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人們對方便、快捷的追求，在寫作紡織品貿(mào)易電子郵件時(shí)，完全平頭式是格式首選。

（二）稱呼語

在作者收集的紡織品貿(mào)易電子郵件中，稱呼語從表現(xiàn)形式上有以下幾種情況：

1.Dear+名字。在語料中，有41封郵件采用Dear+名字形式的稱呼語，占所有郵件的25.15%。從郵件內(nèi)容分析，采用這種形式稱呼語的原因有三種情況：（1）個(gè)人書寫習(xí)慣，在一單關(guān)于school shirt業(yè)務(wù)的往來郵件中，買方的所有郵件都采用Dear +名字這一稱呼語形式。（2）收、發(fā)件人剛剛建立業(yè)務(wù)關(guān)系，不熟悉彼此。出于友好、禮貌的原則，采用這種稱呼語。Dear Scott，Regarding your inquiry， my quotation is as below.（3）因某種原因出錯(cuò)，向?qū)Ψ街虑笗r(shí)，采用Dear+名字形式，以示正式，例如：Dear Caren，Im really sorry that the price is CFR $2.57/M C5%， not $2.57/M FOB C5%.

2.（Hello/Hi）+名字。163封郵件中，有103封郵件采用（Hello/Hi）+名字形式的稱呼語，占所有郵件的63.19%。進(jìn)一步對這103封郵件的稱呼語進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)有以下特點(diǎn)：（1）直接采用Hello/Hi+名字；（2）只有名字，沒有Hello/Hi；（3）將稱呼語和正文段落放到同一行，例如：Hi Jason. Pls let me know when you will be sending the new colorfastness submissions for this item.（4）稱呼語后面標(biāo)點(diǎn)符號多樣。商務(wù)信函寫作格式要求稱呼語后面的標(biāo)點(diǎn)符號為逗號或者不加標(biāo)點(diǎn)。但是收集的語料顯示，很多紡織貿(mào)易行業(yè)的業(yè)務(wù)員都在稱呼語后面使用冒號，在Hi后面加上逗號，例如：Hi， Daniela：。稱呼語后面加冒號是中文信函的寫作格式，我們的業(yè)務(wù)員在寫作英文信函時(shí)沿用了這種格式。上述第三和第四種情況與英文信函寫作格式不符，或者說出現(xiàn)了格式錯(cuò)誤，但貿(mào)易雙方更多關(guān)注的是交流順暢，如果不出現(xiàn)交流障礙，沒有人會(huì)在意個(gè)人的習(xí)慣表達(dá)方式。這是紡織品貿(mào)易電子郵件用語呈現(xiàn)口語化、非正式語言特征的顯示。

3.無稱呼語。語料中，19封電子郵件無稱呼語，占所有郵件的11.66%。進(jìn)一步分析發(fā)現(xiàn)，無稱呼語的現(xiàn)象通常出現(xiàn)在貿(mào)易雙方后續(xù)交流的電子郵件中，雙方第一封往來郵件沒有出現(xiàn)類似現(xiàn)象。無稱呼語并不是寫信人不禮貌，很多情況下是貿(mào)易雙方關(guān)系友好的顯示。

（三）正文

正文部分為電子郵件的具體內(nèi)容，用以完成信息傳遞。正文不宜太長，以清楚明了地完成傳遞信息的功能。

1.內(nèi)容簡潔、明了。在作者收集的郵件中，雖然每封郵件涉及的內(nèi)容不一，但正文大多由一到兩個(gè)自然段組成，正文中幾乎沒有出現(xiàn)客套語（只有一封郵件中出現(xiàn)了Trust you and your family are doing very well.），都是直接表達(dá)寫信目的。

2.大小寫字母應(yīng)用。（1）有些紡織品對外貿(mào)易電子郵件通篇都會(huì)用大寫字母或者小寫字母來顯示信息，這種表達(dá)形式是個(gè)人的書寫習(xí)慣，沒有什么特殊含義，不拘禮節(jié)的讀者和已經(jīng)建立長期穩(wěn)定紡織品貿(mào)易關(guān)系的合作伙伴都能欣然接受。在作者收集的郵件中，有42封郵件通篇用大寫字母表達(dá)，沒有出現(xiàn)通篇用小寫字母表達(dá)的郵件。（2）為了表示強(qiáng)調(diào)，寫信人會(huì)將被強(qiáng)調(diào)內(nèi)容用大寫字母表達(dá)或者用不同顏色字體表示。例如：I knew what you meant. When the bulk goods is done， ON MAY 13， we need to SEND TO THE GARMENT MAKER IN VIETNAM 10 MTS. 用大寫字母強(qiáng)調(diào)以了解對方意思，明白了5月13日自己要做的事情。Please see below answer in purple.采用不同顏色字體傳遞信息是電子語言副語言特征的顯示。（3）句子開頭用小寫字母，用i代表第一人稱代詞I。例如：also， she will call you on 9：00 AM， NY time. / Today， i sent 3 meters bulk sample to Fabtrend International INC by Fedex.

3.標(biāo)點(diǎn)符號使用。（1）完整句子與完整句子中間用逗號或者無標(biāo)點(diǎn)符號。作者對語料中的句子進(jìn)行了分析，在163封郵件的715個(gè)完整句子中，句子中間使用逗號代替句號的地方有45處；完整句子結(jié)尾處沒有標(biāo)點(diǎn)符號的有25處。這一結(jié)果表明，業(yè)務(wù)員用電子郵件交流時(shí)，只要不給雙方帶來溝通障礙，這些表達(dá)方式就不算“錯(cuò)誤”，這可能也是電子語言的特征之一。（2）感嘆號和問號的使用。黃國文（2005）認(rèn)為，通過重復(fù)字母（如，aaaaahhhhh等）和一些標(biāo)點(diǎn)符號（hey！?。。。?！，what？？？？？？？？？）來表示強(qiáng)調(diào)。在筆者使用的語料中，有些電子郵件也反復(fù)使用感嘆號和問號，以此表達(dá)強(qiáng)烈的感情色彩。例如：I was told that the quality of the sample is much much much better than the former one. 通過重復(fù)much一詞，強(qiáng)調(diào)這次的樣品質(zhì)量比上次的好得多。Please read it carefully！ ！ ！ ！ ！ 用感嘆號比用句號更加能表達(dá)寫信人內(nèi)心強(qiáng)烈的感情。Have you contacted James？？？ 用三個(gè)問號表達(dá)聯(lián)系James的迫切。

4. 語法、拼寫錯(cuò)誤。某些電子語篇像口頭表達(dá)一樣，出現(xiàn)語言使用方面的不恰當(dāng)和（或）在語法規(guī)則方面錯(cuò)誤的表達(dá)，寫錯(cuò)字、拼錯(cuò)詞的情況則更多（黃國文 2005）。在筆者使用的語料中，共出現(xiàn)101處語法和拼寫錯(cuò)誤。這些錯(cuò)誤有：標(biāo)點(diǎn)符號錯(cuò)誤、單詞拼寫錯(cuò)誤、單復(fù)數(shù)不一致、主謂不一致、句子首字母沒有大寫、介賓結(jié)構(gòu)中沒有用動(dòng)名詞、時(shí)態(tài)、語態(tài)錯(cuò)誤等，例如：many factory，單復(fù)數(shù)不一致，應(yīng)為many factories； im sorry for make trouble of you job， my staff writeing Chinese not with English bcs he think its local business. 句子首字母沒有大寫，應(yīng)為I；介賓結(jié)構(gòu)應(yīng)用動(dòng)名詞形式，應(yīng)為for making；兩個(gè)完整句子中間應(yīng)為句號；主從句時(shí)態(tài)錯(cuò)誤，應(yīng)為wrote和thought。

5.段落前面標(biāo)數(shù)字。一封電子郵件可能傳達(dá)兩件及以上的事項(xiàng)，為便于收信人清楚了解這些信息，發(fā)件人會(huì)在每件事項(xiàng)前面加上阿拉伯?dāng)?shù)字。這體現(xiàn)了商務(wù)信函寫作清楚（clearness）原則和體貼（consideration）原則。語料中，有8封郵件標(biāo)注阿拉伯?dāng)?shù)字。

（四）結(jié)尾敬語

電子郵件的結(jié)尾大多用Regards （Rgds）， with best Regards （Rgds）， kind regards （Rgds）， Thanks（THKS） 等敬語用以表示貿(mào)易雙方友好的合作關(guān)系。有些電子郵件結(jié)尾處沒有出現(xiàn)敬語，這可能是發(fā)件人寫信時(shí)比較匆忙，忘記書寫?；蛘唠p方已建立友好的合作關(guān)系，無需再使用這些客套語，并不是不禮貌的表示。

三、詞匯結(jié)構(gòu)特征

作為電子語篇，電子郵件兼有口頭語篇和書面語篇的文體特點(diǎn)，其用詞既有口頭語篇簡單、直接、口語化等非正式語言的特征，也有書面語篇準(zhǔn)確、清晰的正式語言特征。在電子語篇中，還會(huì)出現(xiàn)口頭語篇或書面語篇中不可能出現(xiàn)的語言形式（黃國文 2005）。紡織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件既有商務(wù)電子郵件的詞匯特征，還有紡織外貿(mào)行業(yè)獨(dú)有的詞匯特征。

（一）使用專業(yè)術(shù)語

電子郵件是貿(mào)易雙方建立業(yè)務(wù)關(guān)系、商務(wù)談判、咨詢答復(fù)的主要途徑。在利用電子郵件進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系時(shí)，往往會(huì)涉及貿(mào)易、經(jīng)濟(jì)、法律、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、紡織等行業(yè)的專業(yè)術(shù)語、縮略語等。例如：1.貿(mào)易術(shù)語offer（報(bào)盤）、Article No（貨號）、Shipping Marks（嘜頭）等。2.經(jīng)濟(jì)術(shù)語 invoice（發(fā)票）、P/I（形式發(fā)票）、letter of credit at sight（即期信用證）等。3.法律術(shù)語claim（索賠）、arbitration（仲裁）、conciliation（調(diào)解）等。4.運(yùn)輸術(shù)語Port of Loading（裝運(yùn)口岸）、Port of Destination（目的口岸）、ETA （預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）等。5.保險(xiǎn)術(shù)語marine insurance（海上保險(xiǎn)）、total loss only（全損險(xiǎn)）等。6. 紡織術(shù)語 lab dip色卡、piece dyed 染色、color fastness to light 耐曬色牢度、fabric面料、gray胚布等。在國際貿(mào)易中使用這些專業(yè)術(shù)語是約定俗成的，體現(xiàn)了紡織品貿(mào)易商務(wù)電子郵件書面語篇正式語言的特征。

（二）使用縮略語

趙春燕、王世平（2008）將電子郵件中的縮略詞分成四類：公司或機(jī)構(gòu)名稱縮寫、商業(yè)術(shù)語縮寫、單據(jù)縮寫和計(jì)量單位縮寫。紡織品貿(mào)易背景下，除了這四類縮寫詞，紡織品貿(mào)易商務(wù)電子郵件中還會(huì)出現(xiàn)普通郵件中常用縮略語和紡織英語方面的專業(yè)縮略語。

1.公司或機(jī)構(gòu)名稱縮寫。例如：Shaoxing ABC Textile Co.， Ltd（Co.= Company； Ltd=Limited）；BV（Bureau Veritas）等。2.商業(yè)術(shù)語縮寫。例如：貿(mào)易術(shù)語CIF （cost，insurance，freight）；付款方式L/C（letter of credit）；險(xiǎn)種F.P.A（Free From Particular Average）等。3.單據(jù)縮寫。例如：P/list （packing list）；P/I （proforma invoice）等。4.計(jì)量單位。例如：MT （meter）；YD or YRD （yard）等。5.電子郵件常用縮略語。例如：U （you）；YR （your）； WUD （would）；BCS （because）；CFM （confirm）；DOCS（documents）等。6. 紡織英語專業(yè)縮略語。例如：HMC （high multi chiffon高密雪紡）；L/D （lab dip色卡）；S/O （strike off 手刮樣）；P/D （piece dyed 染色）；C （cotton 棉）；A/C （Acrylic腈綸）； L （linen 亞麻）等。一封電子郵件，也可能會(huì)多處出現(xiàn)縮略語，例如：Jason， will you pls go ahead and submit to me yr effort at a 4-5 pls？

縮略語的使用大大節(jié)省了收信人閱讀郵件的時(shí)間，既體現(xiàn)了發(fā)件者的體貼，讓對方從每天可能閱讀上百封郵件的疲倦感中解脫出來，也體現(xiàn)了發(fā)件者的專業(yè)性。

（三）使用簡單及口語化的詞

使用簡單及口語化的詞是紡織品貿(mào)易商務(wù)英語電子郵件語言非正式性的體現(xiàn)。例如：Hi Roc， that will work for us. Thanks. 加上稱呼語和結(jié)尾敬語，這封郵件只有9個(gè)單詞組成。其中hi， thanks等都是口語化用詞；正文中的單詞沒有一個(gè)超過6個(gè)字母。類似這樣的郵件，在作者收集的語料中屢見不鮮。

（四）一詞多義

紡織英語屬于專門用途英語，它擁有很多專業(yè)詞匯。除此之外，它和普通英語還共同使用一些詞語。在紡織品對外貿(mào)易的商務(wù)電子郵件中，這些詞被賦予了新的詞義，在詞語理解上，存在“一詞多義”的情況。例如：assistant原義為“助手”，紡織英語中意思為“助劑”，“紡織品助劑”翻譯為textile assistant；grey原義為“灰色”，紡織英語中意思為“胚布”；hand原義為“手”，紡織英語中意思為“手感”； print原義為“印刷”，紡織英語中意思為“印花”等。紡織品貿(mào)易從業(yè)者，要多掌握此類詞語，以更好理解貿(mào)易往來中的電子郵件。

四、句法結(jié)構(gòu)特征

黃國文（2005）認(rèn)為：“口頭表達(dá)的語言結(jié)構(gòu)一般不怎么復(fù)雜；有大量的省略句，也出現(xiàn)很多不完整句。在很多電子語篇（如網(wǎng)上聊天，或一些隨意的、非正式的私人的電子郵件）中，這類情況特別明顯，可能比日常的交談更明顯?！闭降碾娮余]件和書面表達(dá)一樣，語言結(jié)構(gòu)也可能比較復(fù)雜，含有很多從屬結(jié)構(gòu)。正式句子可以分為完整句子（major sentence）和不完整句子（minor sentence） （錢瑗，1991）。不完整句子指句子片段，即缺乏句子中必要的一些成分。作者語料中的句子進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)紡織品貿(mào)易電子郵件在句法上有以下特征：

（一）使用簡單句

相對于復(fù)合句來說，簡單句句子結(jié)構(gòu)簡單，收件人能更直觀、更準(zhǔn)確地了解句子內(nèi)容，例如：I want to know the result of BV testing.簡單句在電子郵件中使用的頻率比較高，這顯示了電子郵件用語的口語化特征，也體現(xiàn)了商務(wù)信函寫作的清楚（clearness）和簡潔（conciseness）原則。

（二）使用不完整句子

不完整句子指句子片段，即缺乏句子中必要的一些成分。這些不完整句子不符合語法規(guī)則，在書面語篇中很少出現(xiàn)，但在電子郵件中卻很常見。利用不完整句子傳遞信息是商務(wù)英語電子郵件非正式語言的特征之一。例如：No need to wait for testing result. 句子缺少形式主語it is。/Always offer you the price as best as possible. 句子缺少主語I。/ Tell me if any question.句子省略了there is。

（三）使用復(fù)合句

復(fù)合句至少包括有一個(gè)主句和一個(gè)從句，句子結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。黃國文（2005）認(rèn)為“和書面表達(dá)一樣，有些電子語篇（如，正式的電子郵件、網(wǎng)頁、論壇和公告欄）的語言結(jié)構(gòu)也可能比較復(fù)雜，含有很多從屬結(jié)構(gòu)”。因此在電子郵件中使用復(fù)合句是其具有書面語言特征的體現(xiàn)。語料分析結(jié)果顯示，紡織品貿(mào)易電子郵件中常用的復(fù)合句有賓語從句，狀語從句和簡單的定語從句，例如：We dont think there is any problem for us to do that after the s/off we send is approved.這是一個(gè)復(fù)雜的復(fù)合句，有that（省略了）引導(dǎo)的賓語從句、after引導(dǎo)的時(shí)間狀語從句和that/which（省略了）引導(dǎo)的定語從句。

（四）使用祈使句

祈使句用please開頭，是禮貌語言策略在紡織品貿(mào)易電子郵件中的應(yīng)用，表明請求者在發(fā)出請求時(shí)，盡量緩和語氣，體現(xiàn)商務(wù)信函寫作的禮貌（courtesy）原則。在語料中，以please開頭的祈使句處處可見，這充分表明貿(mào)易雙方都想給對方留下禮貌、友好的印象。用please一詞緩和請求行為所蘊(yùn)含的命令語氣，以維持友好的貿(mào)易合作關(guān)系。例如：Please cfm s/off has been sent？在cfm前面加上please，變命令為請求，顯示了說話人的禮貌。

（五）較少使用被動(dòng)句

與被動(dòng)句相比較，主動(dòng)句能更直接明了的傳遞信息。因此，電子郵件中較少使用被動(dòng)句，對語料的分析結(jié)果與此相對應(yīng)，只有極少部分郵件中出現(xiàn)了被動(dòng)句。

五、結(jié)尾

筆者從語篇、詞匯和句法三個(gè)方面對紡織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件的語言特征進(jìn)行了分析。分析表明，紡織品對外貿(mào)易商務(wù)電子郵件兼有口頭語言和書面語言的特征，而且郵件中有大量紡織英語表達(dá)方式。在寫作此類電子郵件時(shí)，我們要了解這些電子郵件的語言特征，掌握大量的紡織英語表達(dá)方式，選擇符合紡織貿(mào)易行業(yè)規(guī)范的郵件語篇格式和詞匯、句式，最大限度地利用電子郵件提高國際商務(wù)溝通效果，促進(jìn)紡織貿(mào)易合作。

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[責(zé)任編輯：金永紅]