探究如何提高高校檔案的利用效率

姜霏霏

高校教育在我國教育系統(tǒng)中處于至關(guān)重要的地位，對我國教育事業(yè)的發(fā)展起到了重要的推動作用，高校檔案對學(xué)校發(fā)展具有重要的參考意義。高校檔案一般指針對學(xué)校各部門和師生進(jìn)行各項活動的信息的記錄、收集和整理而形成的綜合文獻(xiàn)，主要表現(xiàn)形式為文字、圖片、圖表和其他載體。

一、提高高校檔案利用效率的重要性

（一）高校檔案不僅真實地記錄了學(xué)校發(fā)展的軌跡，還為學(xué)校開展各項工作提供了重要參考。一方面高校各職能部門為了更好地完成各項工作，必須建立在充分掌握相關(guān)文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，另一方面各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員在開展工作時，要經(jīng)常對檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行充分研究、深入了解，才能更好地完成工作。高校檔案詳細(xì)記錄了學(xué)校各個發(fā)展階段的重要事件，展示了學(xué)校發(fā)展變化情況，為高校管理人員進(jìn)行科學(xué)決策、順利完成各項工作奠定了重要的基礎(chǔ)。

（二）高校檔案為學(xué)校開展各項教學(xué)管理活動提供了科學(xué)依據(jù)。教學(xué)活動是高校各項活動的基礎(chǔ)和中心，關(guān)系學(xué)校發(fā)展的前途。一方面，高校檔案對學(xué)校教學(xué)活動具有促進(jìn)作用，主要表現(xiàn)為它通過提供成功的教學(xué)案例，使教學(xué)者獲得新的啟示，進(jìn)而改革教學(xué)方法；它通過提供科學(xué)的方法和程序，使教學(xué)活動有計劃、有組織地協(xié)調(diào)進(jìn)行。另一方面，高校教學(xué)活動豐富的實踐成果完善了檔案內(nèi)容，是高校檔案的有機(jī)組成部分，是學(xué)校在發(fā)展過程中積累的寶貴財富。

（三）高校檔案為學(xué)校開展科學(xué)研究提供了借鑒。高校檔案中的一項重要內(nèi)容是對學(xué)?？茖W(xué)研究成果的記錄，科學(xué)研究是一項逐步深入、不斷借鑒的過程，因此，高校檔案對高?？茖W(xué)研究的作用不言而喻?？茖W(xué)研究具有連續(xù)性，不能脫離原有科學(xué)成果的積累，否則很難開拓出新的研究領(lǐng)域。研究和分析高校檔案中記錄的科研成果，為學(xué)?？蒲羞M(jìn)步和發(fā)展提供了極大的可能。

（四）高校檔案是學(xué)校開展教育宣傳活動的重要素材。高校檔案記錄了學(xué)校發(fā)展過程中的大小事件，這些重要事件真實、直觀地反映了學(xué)校的歷史，是學(xué)校開展教育宣傳活動的生動素材。利用這些素材對學(xué)生進(jìn)行思想教育，不僅可以使學(xué)生了解學(xué)校的歷史，還可以啟迪和凈化他們的心靈。

二、發(fā)揮高校檔案的利用價值，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步

（一）發(fā)揮檔案的利用價值是高校檔案管理的根本目標(biāo)。發(fā)揮高校檔案的利用價值是高校教育事業(yè)的有機(jī)組成部分，主要表現(xiàn)為為廣大教育者的教學(xué)研究提供參考依據(jù)和所需的各類文獻(xiàn)資料，并且為學(xué)生的學(xué)習(xí)工作提供必要的服務(wù)，這是高校檔案管理的根本目的和最終訴求。

（二）發(fā)揮檔案的利用價值是高校檔案管理的中心任務(wù)。高校檔案管理有其特定的流程，主要包括檔案收集、檔案鑒定、檔案利用和檔案編研等，只有按照特定流程科學(xué)地實施每一個步驟，才能很好地完成復(fù)雜的檔案管理工作。其中，檔案利用環(huán)節(jié)在高校檔案管理流程中起到了承前啟后的作用，并和其他環(huán)節(jié)相互影響、相輔相成。只有充分保證檔案信息的完整性、科學(xué)性，檔案信息才能真正發(fā)揮利用價值。檔案信息通過實踐可以檢驗其他環(huán)節(jié)的完成情況，為更好地開展其他環(huán)節(jié)的工作提供科學(xué)依據(jù)。

（三）發(fā)揮高校檔案的利用價值有利于密切相關(guān)部門及工作人員的聯(lián)系。做好高校檔案的利用工作，離不開各部門及其工作人員的緊密聯(lián)系和協(xié)調(diào)配合，在此過程中，檔案管理部門進(jìn)一步認(rèn)識了檔案管理的重要性，通過不斷實踐，逐漸探究出了更加科學(xué)的工作方法，有利于優(yōu)化部門職能，提高部門工作效率。對工作人員而言，在挖掘檔案利用價值過程中，其自身管理水平進(jìn)一步提高，工作能力顯著提高。

三、如何切實提高高校檔案的利用效率

（一）體現(xiàn)高校檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。管理高校檔案的最終目的是實現(xiàn)檔案利用，使檔案為高校發(fā)展服務(wù)。檔案管理的真正價值只有在不斷利用中才能體現(xiàn)，并且在利用過程中及時發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而改善管理方法。檔案管理人員應(yīng)及時改變觀念，由管理者的角色變?yōu)榉?wù)者的角色。在工作過程中，還應(yīng)妥善處理與其他部門之間的關(guān)系，主動為他們提供服務(wù)，改變一直以來被動服務(wù)的尷尬境地。

（二）做好檔案利用工作應(yīng)具備開放性。要做好高校檔案利用工作，我們要具備開放觀念，不能墨守成規(guī)，正確認(rèn)識和處理檔案實用性和保密性之間的關(guān)系，在堅持檔案機(jī)密性的基礎(chǔ)上，盡可能地發(fā)揮檔案的實際效用，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理觀念過于關(guān)注檔案的保密性，卻忽視了檔案的科學(xué)利用，不符合當(dāng)今社會發(fā)展的大潮。在實際工作中，檔案利用工作應(yīng)堅持適度開放和適度保密的原則。

（三）統(tǒng)籌兼顧，實現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化管理。隨著時間的不斷推移，高校檔案信息的數(shù)量與日俱增，如何科學(xué)管理這些繁瑣的信息、協(xié)調(diào)好各部門的職責(zé)需要我們不懈探索。首先，高校檔案管理人員應(yīng)充分熟悉檔案內(nèi)容，熟悉檔案信息的編排規(guī)律；其次，高校檔案部門及其工作人員應(yīng)加強(qiáng)管理手段的創(chuàng)新，使用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)高校檔案的科學(xué)管理，掃描紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，建立健全完整的目錄和全文數(shù)據(jù)庫；最后，檔案人員要調(diào)查研究學(xué)校教師和管理人員的不同需求，建立特色化服務(wù)。

（四）提高高校檔案質(zhì)量，提升利用價值。高校各個立卷部門應(yīng)該重視檔案的編輯和整理工作，嚴(yán)格按照學(xué)校制定的歸檔范圍和保管期限立卷，材料豐富、整理規(guī)范，才能保證檔案質(zhì)量，從而更好地發(fā)揮檔案本身的價值。如果材料過少，或者重要的材料沒有歸檔，就無法為今后工作提供必要的參考和借鑒。高校相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員都應(yīng)該盡職盡責(zé)，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待檔案工作，保證檔案材料的質(zhì)量，才可提升其價值。

總體來看，高校檔案管理工作是我國檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分，有其規(guī)律。因此，我們要尤其注重研究高校發(fā)展的實際情況，結(jié)合新情況、新問題不斷調(diào)整檔案管理方法和工作思路。我們應(yīng)特別重視高校檔案的利用工作，提高檔案的利用效率，增強(qiáng)高校檔案的服務(wù)性，使其更好地為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)。

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