對高職院校檔案管理工作模式的思考

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摘要：檔案工作是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中起著不可替代的重要作用。本文通過分析當(dāng)前高職院校綜合檔案管理工作現(xiàn)狀，闡述了高職院校檔案工作的重要性，提出了高職院校檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞： 高職院校；檔案管理

高校是一個(gè)特殊的社會(huì)群體，是為國家培養(yǎng)人才的搖籃，是探索和傳播知識(shí)和學(xué)問的文化場所。在經(jīng)歷高校擴(kuò)招后，我院的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生數(shù)量也在不斷增加，在學(xué)校層次、社會(huì)影響、培養(yǎng)人才、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法等方面發(fā)生了翻天覆地的變化。因此，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)地做好高校的檔案管理工作，是每一所學(xué)校都必須高度重視的事情。

檔案工作是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中起著不可替代的重要作用。同時(shí)學(xué)校檔案工作的發(fā)展是以學(xué)校的發(fā)展為前提的，而檔案工作又為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。搞好這項(xiàng)工作，對于推動(dòng)學(xué)校教育改革，提高學(xué)校的管理水平，促進(jìn)教學(xué)、科研和其它各項(xiàng)工作都有極其重要的意義。因此，對檔案管理工作模式進(jìn)行改革，在學(xué)校的發(fā)展過程中是勢在必行的。要改變一些傳統(tǒng)的做法和管理模式，來加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作。

如何加強(qiáng)高職院校的檔案管理工作呢？我認(rèn)為建立健全學(xué)校的綜合檔案室，對學(xué)校的各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理是比較可行的方法。下面就對此作一些粗略的分析和探討：

一、建立健全學(xué)校的綜合檔案室的好處

因?yàn)槲覀兏呗氃盒Ｊ怯稍瓉淼闹械葘I(yè)學(xué)校升格而來，在檔案管理工作方面比較落后，不少中專學(xué)校存在“三無”現(xiàn)象：無正規(guī)的檔案室；無專職的檔案工作人員；無完整的檔案工作管理制度。因此形成了檔案管理分散零亂，有的甚至不立卷整理，胡亂往柜子里一鎖即算“存檔”的現(xiàn)象。這樣，不但影響檔案的開發(fā)利用，給學(xué)校各項(xiàng)工作造成麻煩，而且容易使文件資料丟失，特別是一些珍貴資料的失落，給國家和學(xué)校造成不

可彌補(bǔ)的損失。所以，我認(rèn)為，作為一所正規(guī)的高職院校建立健全學(xué)校的綜合檔案室很有必要的，它既可以克服以上弊端現(xiàn)象的出現(xiàn)，又具有以下幾方面的好處：

1、有利于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案工作的地位。檔案分散管理，首先出現(xiàn)的問題是檔案工作多向歸口，如教學(xué)檔案歸教學(xué)口、文書檔案歸行政口，基建檔案歸后勤口……由于各部門業(yè)務(wù)工作都很繁多而又實(shí)際性強(qiáng)，檔案工作和其它工作相比，根本放不到重要的位置上。客觀地講，人的精力是有限的，各部門領(lǐng)導(dǎo)也沒有精力去大力抓這項(xiàng)工作。只有建立起綜合檔案室，使檔案工作具備了相對獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、人員，并賦予一定的工作權(quán)力，再有一名主管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，這樣才能引起領(lǐng)導(dǎo)和群眾的真正重視。同時(shí)，任何工作，只有組織機(jī)構(gòu)健全，配備必要的人員，此項(xiàng)工作才能具體落實(shí)。所以說，建立健全綜合檔案室是加強(qiáng)高職院校檔案工作最基本的必要措施。

2、有利于檔案的集中管理，保證學(xué)校檔案的完整性和系統(tǒng)性。由于學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)不是孤立的，而是互為聯(lián)系地進(jìn)行，這就決定了學(xué)校的全部檔案材料之間具有內(nèi)在聯(lián)系，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體，所以一個(gè)學(xué)校的檔案是一個(gè)全宗。如果分散管理，必然會(huì)破壞檔案管理的整體性，猶如一臺(tái)完整的機(jī)器被分解開而無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，檔案資料在各部門內(nèi)，數(shù)量少，無法進(jìn)行分類立卷，不利于檔案的系統(tǒng)管理。

3、有利于檔案的開發(fā)利用，增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)性。檔案工作的一個(gè)作用就是為各種工作活動(dòng)服務(wù)，從這個(gè)意義上講，建立綜合檔案室，把各類檔案集中管理，更能迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地為學(xué)校各部門的需要提供檔案資料信息。在實(shí)際工作中，我們常常會(huì)碰到比如有人為了找一些資料，查一個(gè)問題，需要費(fèi)好長時(shí)間，到好多部門去尋找，這給需要者造成了很大 的不便。建立綜合檔案室，歸檔后的資料經(jīng)過分類、立卷、排列、編目錄后，就能很快地提供需要的資料，提高辦事效率。

4、有利于檔案館舍、設(shè)備的完善，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)管理。建立綜合檔案室，還可以節(jié)約經(jīng)費(fèi)，可以減少人力、物力，把有限的資金集中使用，購置先進(jìn)的管理設(shè)備和教學(xué)儀器，使檔案管理工作逐步科學(xué)化、現(xiàn)代化，使教學(xué)質(zhì)量更上一層樓。

5、有利于培養(yǎng)檔案專業(yè)人員，提高檔案管理水平。檔案分散管理，由于數(shù)量不多，而各部門都采取兼管的辦法，兼管的人員又缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，并且還經(jīng)常調(diào)換，勢必影響專業(yè)水平的提高。檔案集中管理后，配備了專職檔案人員，一方面專職人員他們在其位，謀其事。能調(diào)動(dòng)其自覺鉆研業(yè)務(wù)的責(zé)任心。另一方面，有利于培養(yǎng)、進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高工作人員的業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)，從而提高檔案管理的水平。

6、有利于上下聯(lián)系，橫向聯(lián)合，交流合作，推動(dòng)學(xué)校與學(xué)校之間檔案管理工作的發(fā)展。各學(xué)校都建立起綜合檔案室，有了機(jī)構(gòu)，對上能和檔案管理部門業(yè)務(wù)對口，接受指導(dǎo)；對外和校際之間有了聯(lián)系渠道，可以廣泛交流經(jīng)驗(yàn)，通報(bào)信息，探討業(yè)務(wù)，研究學(xué)術(shù)，互相促進(jìn)，不斷提高檔案管理工作水平，更好地發(fā)揮檔案管理工作的作用。

7、有利于加強(qiáng)檔案管理工作的保密性和檔案資料的安全完整性。檔案集中管理后，人員減少了，而且是專職人員負(fù)責(zé)，在保密、保管上，增加了保險(xiǎn)系數(shù)。

8、有利于檔案的收集工作。收集是檔案管理工作的起點(diǎn)，收集資料的完整、準(zhǔn)確與否直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量，克服了那種等上門，交什么，收什么，再重要的東西，也是有沒有無所謂的被動(dòng)局面。

二、建立綜合檔案室后檔案的分類與管理

建立綜合檔案室后，檔案將如何分類與管理？我們知道，高職院校的工作有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，學(xué)校檔案的建立是從屬于學(xué)校工作的特點(diǎn)和規(guī)律的，而只有科學(xué)地進(jìn)行分類，才能使學(xué)校檔案有條有理地反映學(xué)校本來的歷史面貌，便于系統(tǒng)地查找利用。我們學(xué)校的檔案大致可以分為以下幾類：

1、文書檔案。文書檔案是學(xué)校黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)指導(dǎo)學(xué)校各項(xiàng)工作所形成的文件資料，包括黨、政、工、團(tuán)各部門工作中形成的文件資料及上級主管部門下達(dá)的與學(xué)校工作緊密聯(lián)系的指導(dǎo)性文件材料。

2、教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理中形成的文件、材料。學(xué)校工作的主要活動(dòng)是教學(xué)活動(dòng)，因此，教學(xué)檔案是學(xué)校檔案中占比重最大的一部分。它包括教務(wù)部門、學(xué)生管理部門和各專業(yè)系部在工作活動(dòng)中所形成的各種文件、材料，既包括招生管理、教學(xué)計(jì)劃實(shí)施、教材管理、課堂教學(xué)、教學(xué)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、學(xué)籍管理、分配就業(yè)、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)質(zhì)量檢查等各環(huán)節(jié)中形成的文件、材料。

3、科研檔案。科研檔案是學(xué)校在進(jìn)行科學(xué)技術(shù)研究及教學(xué)研究、教學(xué)改革中形成的文件材料。它包括科研成果、學(xué)術(shù)論文、教改經(jīng)驗(yàn)等材料。

4、基本建設(shè)檔案?；窘ㄔO(shè)檔案主要是學(xué)校在校園、校舍建設(shè)過程中形成的一系列文件、資料、圖紙等。

5、聲象檔案。聲象檔案是在學(xué)校教育活動(dòng)中，采用電視、錄象、錄音、幻燈、照片等現(xiàn)代化教學(xué)手段進(jìn)行教學(xué)及其它活動(dòng)中形成的以聲象材料為載體的檔案資料。

6、財(cái)會(huì)檔案。財(cái)會(huì)檔案是學(xué)校在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算等財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等文件資料。

7、人事檔案。人事檔案是學(xué)校對教職員工的招聘、調(diào)動(dòng)、培育、使用過程中所形成的文件資料。包括教職員工的個(gè)人履歷、政治面貌、業(yè)務(wù)職稱、專業(yè)技術(shù)水平等情況材料。

8、其它檔案。由于我們的高職院校是一個(gè)獨(dú)立的事業(yè)單位，麻雀雖小，五臟具全。還有一些需要建檔的材料因?yàn)閿?shù)量少而無法分類，又不宜歸類，如外事活動(dòng)、醫(yī)療衛(wèi)生等，所以我們不妨建立一個(gè)“其它”類檔案，以便于這些文件資料的建檔、管理和利用。

我們高職院校目前檔案的形成，大致分為以上八類。但在具體的立卷歸檔的過程中，還會(huì)出現(xiàn)多邊互相聯(lián)系的現(xiàn)象。如對教師的授課測評問題，既屬于人事檔案中教師業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的內(nèi)容，又屬于教學(xué)活動(dòng)中的內(nèi)容，遇到這種情況時(shí)，單歸哪一類都不便，這時(shí)可采取正付本分存的方法來解決。

三、建立綜合檔案室后檔案工作者的基本素質(zhì)要求

隨著檔案管理工作的不斷深化，對檔案工作者的素質(zhì)也有了高標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案工作是一項(xiàng)具有很強(qiáng)的技術(shù)性、專業(yè)性、保密性、特殊性的工作，檔案工作不僅僅是一個(gè)單獨(dú)的保管工作，而是一套完整的系列性的工作，包括：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編目、登記等，更突出的是需要為學(xué)校和社會(huì)提供及時(shí)、便利的服務(wù)。

對檔案工作者的基本素質(zhì)要求，首先必須具備良好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重大事業(yè)，它不僅僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，因此，要求檔案工作者要思想進(jìn)步、作風(fēng)正派、有事業(yè)心、紀(jì)律嚴(yán)明、有較強(qiáng)的責(zé)任感，還應(yīng)有吃苦耐勞的敬業(yè)精神，必須具備良好的職業(yè)道德和為人民服務(wù)的精神。絕對不能把那些玩忽職守，不負(fù)責(zé)任，甚至思想敗壞的人放在檔案工作部門。 檔案工作繁雜瑣碎，平時(shí)很不起眼，檔案工作是以其專業(yè)管理的成果為各項(xiàng)工作服務(wù)的，檔案工作者應(yīng)當(dāng)自覺地認(rèn)識(shí)檔案工作的服務(wù)性這一特點(diǎn)，樹立明確的服務(wù)思想，甘當(dāng)無名英雄。而且我們檔案工作人員面對日益變化的社會(huì)的發(fā)展，我們不能落伍。我們原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)層面、知識(shí)寬度與深度以及我們對新舊事物的理解、認(rèn)識(shí)等等都要發(fā)生深刻的變化，要不斷“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”。檔案工作者要精通檔案管理的理論和各項(xiàng)技能，要學(xué)習(xí)和掌握學(xué)校檔案工作的特點(diǎn)和基本知識(shí)，還要學(xué)習(xí)和掌握教學(xué)與管理中的各種專業(yè)知識(shí)。要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等現(xiàn)代化管理的知識(shí)和技能，我們檔案工作者要養(yǎng)成主動(dòng)學(xué)習(xí)、終身接受再教育的習(xí)慣，努力提高我們檔案管理工作的技術(shù)水平，大大提高檔案管理工作的效益。

目前高校的檔案管理正處于資質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展的過渡期，并且是與電子檔案共存的時(shí)期，校園網(wǎng)的建設(shè)也給檔案信息的查詢和利用提出了新的要求，這也是我們值得思考的一個(gè)問題。

總之，我們要結(jié)合自身的特點(diǎn)，努力加強(qiáng)高職院校的檔案管理工作。為檔案事業(yè)的科學(xué)管理和全面發(fā)展做出貢獻(xiàn)。