淺談無紙化辦公信息化建設

魏常青

【摘要】在現代化、信息化建設步伐日益加快的今天，新型的網絡化辦公日漸走進人們的日常工作中，利用信息化技術方便、快捷的特點，無紙化辦公為工作效率的增加提供了極大的助力。作為傳統(tǒng)辦公方式的紙質辦公在實際的工作領域中，已經逐漸跟不上時代的步伐。本文將就信息化時代背景下的無紙化辦公建設談一下簡單的認識，并對無紙化辦公的未來做一個展望。

【關鍵詞】無紙化辦公；信息化建設；OA系統(tǒng)；發(fā)展

無紙化辦公是指將傳統(tǒng)的手工書寫和紙張打印融合于網絡中的一種新型辦公方式。通過局域網絡或外部網絡的連接，辦公人員可以在任意時間任意地點進行共同工作，所需信息通過網絡傳輸相互流轉，提高了辦公的速度和效率。

一、無紙化辦公的好處

（一）提高了工作效率

對于大多數企業(yè)和機關來說選擇無紙化辦公系統(tǒng)的最主要出發(fā)點是提高工作效率、共享信息和協(xié)同辦公。而采用無紙化辦公以來，原本繁復的工作都可以在電腦上輕松解決。無紙化辦公主要建立于內部局域網的平臺上，通過局域網絡連接的建立，實現了共享信息和辦公協(xié)同，提高工作效率是采用這種辦公方式的主要出發(fā)點。當前社會，企業(yè)規(guī)模越來越大，企業(yè)領導與員工間的溝通也變得越來越困難，而通過無紙化辦公的，極大的拉近了企業(yè)中管理者與員工的距離，使管理者得以與員工直接交流，在提高了工作效率的基礎上，又提高了企業(yè)間的凝聚力。

對于政府部門來說，這種辦公方式同樣極大地提高了工作效率，減輕了工作負擔。在采取無紙化辦公前，一些普通的政府發(fā)文、會議通知、惠民信息或者一些企業(yè)的簡要通告、部門調整等都需要進行打印、復印，然后還要通過人員送到收件的各個部門，費時、費力、效率低，大量的時間浪費在了印發(fā)過程中。且各個部門間的信息無法及時交互，造成了諸多不便。但無紙化辦公采用后，信息交流變得非常便捷，只要將原本需要印發(fā)的文件，在電腦上寫出來，然后通過郵件等形式發(fā)送就可以了，使得工作效率得到了較大提高。

（二）促進了環(huán)保建設

“環(huán)?！笔钱斀駮r代的主題，采用無紙化辦公除了可以讓工作效率得到了極大提高之外，有利于環(huán)保也是其得到廣泛應用的重要原因之一。通過無紙化辦公的使用，紙張的使用得到了大量減少，隨之而來的印刷、裝訂費用也節(jié)省下來。既節(jié)省了辦公費用，又促進了環(huán)保。

二、無紙化辦公的建設

（一）無紙化辦公的建設目標

對于政府和企業(yè)進行無紙化辦公建設，他們的目的基本有以下幾個方面：

突破時間與空間界線，通過無紙化辦公的形式，使遠程會議、異地辦公得以實現。

為機關或企業(yè)提供一個更為方便的內部信息交流平臺，節(jié)省事務處理周期，加快文件的流轉過程，減少文件流通過程的中間環(huán)節(jié)，提高辦公效率。

通過無紙化辦公系統(tǒng)，提高數據統(tǒng)計分析能力，使數據得以較快處理，為決策者提供及時、準確的輔助指導。

為政企內部提供一個可行的信息交流機制，方便單位內部人員管理，為各部門之間的信息交流與業(yè)務辦理管理實現互聯(lián)互通與信息共享。

充分發(fā)揮已有的信息化建設能效，通過網絡資源的調配，開發(fā)原有資源的潛力。

（二）無紙化辦公的建設原則

無紙化辦公系統(tǒng)的建設是基于OA系統(tǒng)平臺上的，在OA系統(tǒng)平臺建立的過程中，基本上都是采取總部（總公司）建立中心處理平臺，各分部（分公司）及各部門之間采用較為獨立的子系統(tǒng)，通過更為靈活的建設形式，使系統(tǒng)建設更為貼近實際應用。

在系統(tǒng)實際建設的過程中，還應把握以下幾個方面：

確保系統(tǒng)的先進性：在當今世界中，技術發(fā)展日新月異，所以，在系統(tǒng)建立之初就應采用最為先進的主流技術，以確保系統(tǒng)的結構與應用的設計的先進性，使系統(tǒng)得以長期有效地為政企事務管理、發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務辦理等提供支持。

確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性：系統(tǒng)建設時應當采用時下成熟穩(wěn)定的軟件技術，而非刻意追求新奇，保證系統(tǒng)在大量的數據處理和長期運轉過程中可以安全穩(wěn)定的運行。

確保系統(tǒng)的實用性：由于系統(tǒng)建立過程中所面對的不同的用戶群體，所需功能種類不同，那么，在系統(tǒng)的建立過程中不能一味地加入各種功能，應針對客戶需要，使工作流程盡量簡潔，以適應客戶需求。

確保系統(tǒng)的安全性：對于采用OA系統(tǒng)進行無紙化辦公的政企來說，信息安全是最為重視的方面之一，系統(tǒng)在建設時，就必須要有一個完善的安全保障體系，對于黑客入侵、電腦病毒等都應具備較強的防范能力，確保數據不被竊取，并且對于數據還應具有備份保障與數據恢復能力。

確保系統(tǒng)的易用性：在系統(tǒng)的使用中，應當方便、簡潔，使所需界面能夠較快找到，減少收索與點擊過程，使使用者在實際操作時能夠簡單明了，可以快速掌握操作方法，并且盡量使系統(tǒng)可以根據實際使用者的操作習慣。

確保系統(tǒng)的開放性：在網絡化時代大發(fā)展的今天，單一系統(tǒng)的軟件已經不能滿足實際工作的需要，那么我們就需要系統(tǒng)能夠有較高的開放性，可以兼容更多的軟件，以得到更佳的辦公體驗。

對系統(tǒng)源代碼應有限開放：隨著政企工作的開展，對于系統(tǒng)的要求也就隨之變化，此時就需要對系統(tǒng)進行調整。但是，對于絕大多數政企部門來說，每次都進行系統(tǒng)的完全維護是不現實的，那么，就需要在政企內部進行簡單的源代碼修改，而對非核心的源代碼的開放也就提出了需求。

三、無紙化辦公的實現

雖然現在無紙化辦公已經展現了無比優(yōu)越的先進性，并已經被相當一部分政府、企業(yè)所采用，但是，對于無紙化辦公的全面應用仍為時尚早。

1.無紙化辦公尚未被廣泛接受

在人類社會的進步中，每一次的創(chuàng)新與進步都是對傳統(tǒng)領域的挑戰(zhàn)，會引起傳統(tǒng)領域的反彈，無紙化辦公也會出現此類狀況?，F在一些技術難點在電子文檔管理中尚未解決，而無紙化辦公的可行性也在安全、地位和傳統(tǒng)觀念方面遭到質疑。對于無紙化辦公的推廣工作應當及時展開，使人民群眾對無紙化辦公有一個比較全面的理解，以便對無紙化辦公的全面應用做準備。

2.無紙化辦公技術問題尚未完全解決

由于無紙化辦公的所有資料都存在于網絡中，而電子信息的穩(wěn)定性和安全性等問題一直是困擾電子信息系統(tǒng)發(fā)展的重要問題。但是，對于網絡安全問題的解決也并非完全無計可施。在文件安全方面，可以采用內部專網方式與外網進行物理隔絕，對于需要保密與需要公開的文件進行分別傳輸。為了解決電子文件的安全和識別問題，我國于2005年4月1日起開始正式頒布、實行了《電子簽名法》。這部法律的出臺填補了我國在電子商務領域的空白，使得電子簽名得到了法律的認可，對于無紙化辦公領域的安全和識別提供了法律依據。

3.無紙化辦公所需投入大

無紙化辦公的建立是基于OA電子信息系統(tǒng)平臺的，而為了建造一個成熟穩(wěn)定的電子信息平臺，需要大量的資金支持。電子信息系統(tǒng)終端的更新，大到系統(tǒng)網絡的鋪設，再到服務終端的設立。為了建設一個完整的、可實際應用的無紙化辦公平臺，每一個步驟都必不可少，且為了兼顧平臺的長期應用，上述硬件的配置更是需要擇優(yōu)選用。這無疑對資金的投入提出了較為嚴苛的要求，從而導致對無紙化辦公系統(tǒng)接受度更強的小型企業(yè)對其望而卻步。

4.法律建設尚不完全

無紙化辦公系統(tǒng)是建立在電子信息系統(tǒng)之上的，而對于電子文檔等電子產品的地位，法律仍缺失完全的規(guī)定。只有在法律中對電子商務產品進行一個有效的保障，無紙化辦公才能夠得到穩(wěn)定、長久的發(fā)展。雖然我國《電子簽名法》業(yè)已頒布施行，對于電子文件與簽名進行了一個法律層面的肯定，但是還缺少對于網上業(yè)務開展、計算機網絡犯罪等的更為詳盡的法律解釋，而現在的采用現實世界法律套用的辦法，并不能完全適合于電子信息系統(tǒng)的發(fā)展。而且，由于電子簽名、電子印章等的正式形式沒有詳細的規(guī)定，其具體的認定仍是有較大難度。

5.無紙化辦公仍無法完全取代傳統(tǒng)辦公方式地位

雖然無紙化辦公是未來政企部門辦公的發(fā)展方向，但是現在無紙化辦公仍無法完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)辦公方式。對于一些重要文件來說，電子存儲的安全性無法完全保障，而且無紙化辦公對于硬件要求較多，平臺成型時間較慢，電子文檔的長期存儲無法保障。

只有隨著社會的不斷發(fā)展，技術的不斷進步以及法制建設的不斷完善，在上述問題解決后，無紙化辦公才能真正的得到推廣，并最終成為辦公的主要方式。

四、總結

在現今社會，無紙化辦公作為信息化社會的未來發(fā)展趨勢已經為越來越多的人所接受，雖然無紙化辦公還有這樣或那樣的問題還沒有完善，但是當其問題得到解決后，必將成為最為重要的發(fā)展方向。

參考文獻

[1]張鵬，劉建軍.談談無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)[J].今日科苑，2009（4）：54.

[2]郭學玲，王洋.無紙化辦公條件下檔案管理的實踐與探索[J].科技信息，2009（26）：725.

[3]姚國章.電子政務原理[M].北京：北京大學出版社，2005.