解析學(xué)校檔案信息資源管理工作的改善途徑

李建華

摘要：檔案信息資源管理將檔案管理活動(dòng)的各種要素都納入管理的范疇。學(xué)校檔案信息資源不僅是學(xué)校發(fā)展的重要原始資料，對(duì)其檔案的愛(ài)護(hù)程度標(biāo)志著學(xué)校的整體水平并影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展。正因?yàn)閷W(xué)校檔案信息資源很重要，所以應(yīng)該加強(qiáng)其檔案信息資源的管理，而這就要求我們加強(qiáng)學(xué)校檔案信息資源管理研究。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理

檔案信息資源管理是信息資源管理的一種。檔案信息也是一種重要的信息資源，它具有準(zhǔn)確性、可靠性、系統(tǒng)性等優(yōu)勢(shì)。檔案信息資源實(shí)際上來(lái)源于檔案的信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)是指：在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。正是由于檔案信息化所以才形成了檔案信息資源，而狹義的檔案信息資源管理主要指檔案部門從事檔案信息內(nèi)容的輸入、加工處理、輸出等環(huán)節(jié)的管理工作。如何把檔案信息資源管理工作做好，筆者認(rèn)為應(yīng)通過(guò)以下途徑來(lái)進(jìn)行改善。

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全管理機(jī)制

要改變學(xué)校檔案工作的被動(dòng)局面，首先是要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作納入到學(xué)校重要工作的議事日程，當(dāng)成頭等大事來(lái)抓，進(jìn)一步解放思想，更新觀念，適應(yīng)新形勢(shì)，以開放、前瞻性的視角，在更高的層面上來(lái)籌劃學(xué)校檔案工作的建設(shè)方案，積極尋找檔案工作與學(xué)校中心工作的結(jié)合點(diǎn)，實(shí)實(shí)在在地幫助解決檔案工作中存在的問(wèn)題和困難，使學(xué)校檔案工作適應(yīng)學(xué)?？焖侔l(fā)展的需要。二是以檔案館或綜合檔案室為中心，建立一支由專職檔案工作人員組成、職責(zé)明確、聯(lián)系密切的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。三是根據(jù)學(xué)校各類檔案形成的特點(diǎn)，對(duì)文書、教研、會(huì)計(jì)、聲像及其他門類檔案，以“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)歸檔”為管理原則，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，從源頭上保證檔案管理的全面性，為實(shí)現(xiàn)信息資源開發(fā)，檔案加工科學(xué)化、合理化，做好基礎(chǔ)工作。四是變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，健全檔案工作制度，用制度的強(qiáng)制性和嚴(yán)肅性來(lái)規(guī)范檔案工作，圍繞學(xué)校中心工作，積極開展檔案信息服務(wù)。

二、加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

沒(méi)有足夠的檔案館建設(shè)，設(shè)備更新，是不能適應(yīng)學(xué)?？焖侔l(fā)展要求。因此，只有加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，建設(shè)檔案館（室），購(gòu)買計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、編輯剪裁、防盜等設(shè)施，同時(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，提高管理工作效率，整個(gè)檔案工作的管理才能煥然一新，才能達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確提供利用的目的。目前，教育行政管理部門已把加快學(xué)校信息化建設(shè)提高到了前所未有的高度，這對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)提出了新的更高要求，各學(xué)校要對(duì)學(xué)校檔案管理工作給以足夠的財(cái)力支持，高度重視檔案資源信息化管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

三、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案隊(duì)伍素質(zhì)的高低直接影響著學(xué)校檔案事業(yè)的興衰。因此，建立一支政治過(guò)硬、結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)優(yōu)良的檔案隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保證。首先，廣開進(jìn)人渠道，加強(qiáng)人才引進(jìn)工作。制定優(yōu)惠政策，積極引進(jìn)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、學(xué)歷層次高、具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和技能的檔案專業(yè)人員，逐步建立一支數(shù)量充足，年齡、學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)均較合理，專業(yè)技術(shù)覆蓋面廣的高素質(zhì)、復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。第二，加強(qiáng)檔案工作人員政治思想素質(zhì)培養(yǎng)。學(xué)校檔案管理人員直接保管著學(xué)校的重要機(jī)密，沒(méi)有較高的政治素質(zhì)，沒(méi)有強(qiáng)烈的責(zé)任感是無(wú)法擔(dān)此重任的。因此，檔案工作者必須始終保持正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，有強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感，有較強(qiáng)的政治鑒別力，這是作為檔案人員應(yīng)具備的首要素質(zhì)。第三，加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，有利于塑造檔案工作者良好的職業(yè)形象，提高檔案服務(wù)工作水平。檔案工作人員要有愛(ài)崗敬業(yè)，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神；認(rèn)真負(fù)責(zé)，遵紀(jì)守則的作風(fēng)；求真務(wù)實(shí)，忠誠(chéng)無(wú)私的態(tài)度。樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念，做好本職工作。第四，加強(qiáng)檔案人員綜合能力培養(yǎng)。檔案工作涉及到的知識(shí)非常廣泛，隨著檔案管理方式的現(xiàn)代化，檔案工作者必須掌握一定深度和廣度的專業(yè)知識(shí)，具有完成本職工作必備的管理能力和促進(jìn)檔案管理不斷發(fā)展的良好業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，檔案管理自動(dòng)化需要檔案人員具有較高的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，學(xué)校要盡可能地為檔案工作人員提供繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)他們刻苦學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)的積極性。不斷豐富、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提高綜合素質(zhì)，適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案工作者的要求。

四、開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校和社會(huì)發(fā)展服務(wù)

學(xué)校檔案館（室）要圍繞學(xué)校為中心工作，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案為中心工作服務(wù)的廣度和深度。一是加強(qiáng)檔案史料的征集工作。檔案館（室）藏資源建設(shè)是學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題，因此，必須加強(qiáng)檔案史料的征集工作，要在老教職工中，在畢業(yè)學(xué)生中進(jìn)行廣泛征集，必要時(shí)，可在社會(huì)上進(jìn)行廣泛征集，不斷豐富館（室）藏資源。二是提供檔案閱覽、咨詢、檢索、翻譯和復(fù)制服務(wù)。這項(xiàng)工作是學(xué)校檔案館（室）最基本的服務(wù)工作。檔案部門應(yīng)開辟專門的對(duì)外服務(wù)窗口，建立數(shù)字化快速查詢系統(tǒng)，提供檔案信息檢索與查詢，為學(xué)校師生和社會(huì)服務(wù)，如學(xué)生成績(jī)單查詢等。三是開展檔案陳列、展覽服務(wù)。檔案管理者應(yīng)充分利用收藏檔案的優(yōu)勢(shì)，定期舉辦各種形式的、不同專題的檔案展覽，發(fā)揮檔案的宣傳與教育功能。例如，建立校史室，使其成為學(xué)校對(duì)外宣傳的一個(gè)窗口，成為對(duì)全校師生進(jìn)行愛(ài)黨、愛(ài)國(guó)、愛(ài)校教育的基地。四是開展檔案編研服務(wù)。檔案室應(yīng)根據(jù)收藏檔案特點(diǎn)和特色，有選擇、有目的地開展檔案編研工作，為學(xué)校中心工作服務(wù)。為學(xué)校文化大發(fā)展大繁榮發(fā)揮檔案館（室）應(yīng)有的作用。如編寫校史、大事記、年鑒、名人名家及杰出校友介紹等

五、學(xué)校檔案信息資源的技術(shù)管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，每天產(chǎn)生大量的信息，面對(duì)數(shù)量巨大的檔案信息資源，僅憑手工進(jìn)行加工、整理與管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還應(yīng)該采取技術(shù)手段對(duì)學(xué)校檔案信息資源進(jìn)行管理，包括檔案管理軟件的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化平臺(tái)的應(yīng)用等等。要求學(xué)校應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息資源的技術(shù)管理，加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，加大資金投入力度，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源的價(jià)值。

六、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作是學(xué)校日常管理工作中的重中之重，是學(xué)校管理工作中不可分割的一部分，這就要求所有檔案管理工作的從業(yè)人員在做好本職工作中的收集，整理，分類歸檔的前提下，還要做好將整理好的檔案資料實(shí)現(xiàn)其資源化，以方便提供給使用者相對(duì)快捷的服務(wù)。而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就必須將當(dāng)前的檔案管理工作以現(xiàn)代化的手段實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，管理方法高效化，檔案程序正規(guī)化，同時(shí)確立出完善的檔案管理機(jī)制，將檔案的利用價(jià)值充分地發(fā)揮出來(lái)，從而達(dá)到推進(jìn)學(xué)校教學(xué)事業(yè)向前發(fā)展的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]王莉.談學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào).

[2]周楓.做好學(xué)校檔案管理工作初探[J].山東檔案.