推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

袁媛

摘 要：本文從比較廣泛的范圍探討了檔案信息化建設(shè)，包括檔案信息數(shù)字化建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、法制化建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)思考

1 推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化，就是以館（室）藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，將紙質(zhì)文件、照片、圖紙及音頻、視頻錄像等原始檔案資料通過(guò)掃描、轉(zhuǎn)化等現(xiàn)代化信息手段而轉(zhuǎn)化為電子資源，成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。

檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)，數(shù)字化資源由于貯存于電腦硬盤(pán)、光盤(pán)庫(kù)等數(shù)字貯存介質(zhì)上，其優(yōu)勢(shì)在于查詢(xún)便捷，方便復(fù)制轉(zhuǎn)移，又可提高安全度。當(dāng)今社會(huì)，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)作出鶯大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放。從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 推進(jìn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)包括了計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字梢案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，檔案文件、電子文檔信息化處理的規(guī)范，電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件沒(méi)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

隨著電子政務(wù)的推行，電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行；在文本、圖像、音頻、視頻等檔案信息資源多樣性的情況下，只有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行制作，才能使多元的檔案信息資源得以順利存儲(chǔ)、管理、使用；隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)升級(jí)換代日益加快，為適應(yīng)新舊設(shè)備與系統(tǒng)的兼容性，滿(mǎn)足數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的需要，也必須按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求開(kāi)展檔案的信息化工作。因此。檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語(yǔ)言，更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)必須加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

檔案信息化工作的開(kāi)展，越來(lái)越要求樹(shù)立檔案：作標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)，徹底改變?cè)趥鹘y(tǒng)檔案工作條件下各自為政、標(biāo)準(zhǔn)各異的檔案管理狀況。目前已出臺(tái)一些檔案信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)，如《CAD文件與檔案管理》、《電子文件歸檔管理》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具有很強(qiáng)的針對(duì)性、適應(yīng)性和操作性。這就需要加強(qiáng)這些標(biāo)準(zhǔn)的宣傳和貫徹，加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，不斷提高檔案信息化建設(shè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)水平和實(shí)際應(yīng)用能力，同時(shí)要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際推廣應(yīng)用，解決貫徹標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)操作問(wèn)題，加快標(biāo)準(zhǔn)推廣并提高標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用水平。

3 推進(jìn)檔案信息化的法制建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，越來(lái)越表現(xiàn)出對(duì)法制化的依賴(lài)。加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)，是適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新形勢(shì)，推動(dòng)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證?！秾?shí)施綱要》提出，要加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)，適時(shí)提出比較成熟的行政立法建議，推動(dòng)相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)現(xiàn)有檔案法規(guī)、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加以貫徹執(zhí)行。據(jù)有關(guān)資料顯示，在制定的技術(shù)規(guī)范中（如上文所述），貫徹標(biāo)準(zhǔn)的只在少數(shù)。采標(biāo)率很低，大部分單位對(duì)已經(jīng)頒布實(shí)施的國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)毫不了解。根據(jù)這種狀況，應(yīng)以法律法規(guī)的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會(huì)的發(fā)展日新月異，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，需要對(duì)新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進(jìn)行立法，同時(shí)修改、廢止不適應(yīng)發(fā)展要求的檔案法規(guī)。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應(yīng)有使用價(jià)值缺乏法律依據(jù)。在電子文檔的形成過(guò)程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來(lái)順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，就需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設(shè)還應(yīng)包括檔案安全法規(guī)建設(shè)?，F(xiàn)代信息社會(huì)中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案存在一定的安全隱患，在推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。這一系列措施就包括法規(guī)的制定，從而保證檔案信息的安全。

4 加快檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)及其應(yīng)用。檔案信息化是隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展來(lái)的。沒(méi)有計(jì)算機(jī)，或者說(shuō)有了計(jì)算機(jī)而沒(méi)有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，檔案信息化管理只能是一句空話(huà)。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理。尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤(pán)儲(chǔ)存，并實(shí)現(xiàn)全屏幕自動(dòng)檢索。所以，計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上，以滿(mǎn)足檔案管理信息化的起碼要求。endprint