血站業(yè)務(wù)檔案的管理

秦春昕

摘 要：隨著無(wú)償獻(xiàn)血工作的不斷深入開(kāi)展，醫(yī)學(xué)科學(xué)的不斷發(fā)展和社會(huì)法制化進(jìn)程的加快，國(guó)家對(duì)采供血機(jī)構(gòu)的管理越來(lái)越規(guī)范，如何管理好檔案并充分應(yīng)用檔案進(jìn)一步推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，提高血液質(zhì)量，開(kāi)展輸血科學(xué)研究和處理因輸血引起的醫(yī)療糾紛甚為重要。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)檔案；管理

血站業(yè)務(wù)檔案主要產(chǎn)生于血液的采集、檢驗(yàn)、成分分離、儲(chǔ)存運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)。記錄量大面寬、種類(lèi)繁多，包括獻(xiàn)血者個(gè)人資料記錄，獻(xiàn)血者健康征詢(xún)、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復(fù)檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫(kù)、發(fā)放記錄、血液保存記錄、血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲(chǔ)血冰箱、離心機(jī)等重點(diǎn)設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測(cè)記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等的生產(chǎn)廠(chǎng)家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測(cè)記錄，報(bào)廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等記錄。這些記錄隨著無(wú)償獻(xiàn)血的深入，臨床用血量及成分血品種的增多，以及對(duì)采供血工作要求的提高而越來(lái)越多，越來(lái)越細(xì)。

1 采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

1998年10月1日《中華人民共和國(guó)獻(xiàn)血法》的頒布實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)的無(wú)償獻(xiàn)血走上了法制化軌道。隨著人們法制和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，血站業(yè)務(wù)檔案必將成為分辨涉血各方責(zé)任的重要依據(jù)。血站無(wú)過(guò)錯(cuò)，必須提供證據(jù)來(lái)證明。作為證據(jù)，應(yīng)具有真實(shí)性、原始性、唯一性和不可更改性，而完整的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)就是獻(xiàn)血者、血液檢測(cè)和血液質(zhì)量情況的真實(shí)依據(jù)。血站的記錄，是在采供血操作過(guò)程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)工作的真實(shí)原始記載，既可反映獻(xiàn)血者的個(gè)人情況及其所獻(xiàn)血液的全部信息，可從來(lái)源追溯到去向，又提供每袋血液的經(jīng)檢測(cè)證實(shí)為安全及保存、制備過(guò)程符合相關(guān)質(zhì)量要求的證明。查閱血液從采集到提供臨床使用過(guò)程的有關(guān)文件資料，可以確定血液的質(zhì)量是否適合使用，所以在涉及到采供血活動(dòng)的醫(yī)療糾紛中，血站的業(yè)務(wù)工作記錄就是證實(shí)自己嚴(yán)格依法執(zhí)業(yè)，在采供血業(yè)務(wù)工作中無(wú)過(guò)錯(cuò)的重要證據(jù)。因此，血站業(yè)務(wù)檔案作為證據(jù)的嚴(yán)肅性和重要性毋庸置疑。

2 采供血業(yè)務(wù)檔案的管理

為充分發(fā)揮檔案在采供血工作中的作用，確保歸檔的文件材料系統(tǒng)和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》、《血站管理辦法》的規(guī)定，應(yīng)重點(diǎn)做好如下幾點(diǎn)：

2.1 明確歸檔范圍

歸檔是檔案室檔案的主要來(lái)源，凡是反映采供血工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。需要?dú)w檔保存的主要材料有：有關(guān)采供血工作的法律、法規(guī)文件；獻(xiàn)血者個(gè)人資料記錄；獻(xiàn)血者健康征詢(xún)、體檢、采血記錄；血液初、復(fù)檢記錄；成分血分離制備記錄；血液入庫(kù)、保存、發(fā)放記錄；統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表；醫(yī)院用血情況統(tǒng)計(jì)等原始記錄。每份血液或血液成分都要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)，每個(gè)部門(mén)只負(fù)責(zé)其中一項(xiàng)工作，交接環(huán)節(jié)多，這就

2.2 規(guī)范整理檔案

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。按年度—問(wèn)題—保管期限分類(lèi)。歸檔文件分類(lèi)后，將歸檔文件依據(jù)分類(lèi)，結(jié)合事由按時(shí)間順序進(jìn)行排列。歸檔文件依分類(lèi)、排列次序逐件編號(hào)。歸檔文件依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。歸檔的文件按照室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目。按照所屬時(shí)間順序排列。編制案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

2.3 加大考核力度

血站的日常質(zhì)量評(píng)審考核小組對(duì)全站各科室進(jìn)行日常質(zhì)量評(píng)審的同時(shí)，將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔列入科室考核范圍，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，定期進(jìn)行考核，對(duì)檔案中存在的不合格項(xiàng)，認(rèn)真分析產(chǎn)生的原因，制定相應(yīng)的整改措施，并進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，以體現(xiàn)“持續(xù)改進(jìn)”建立質(zhì)量管理體系的宗旨。此外，將業(yè)務(wù)檔案材料的歸檔列入全站專(zhuān)、兼職檔案管理人員年終考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理。