高職院校檔案管理信息化建設(shè)探析

高珊

摘 要：高職院校檔案管理對于促進高職院校教育和管理具有極為重要的作用，是建設(shè)先進性高職院校的一項基礎(chǔ)性工作。隨著信息技術(shù)在教學工作中的廣泛應用，以及傳統(tǒng)檔案管理工作存在諸多缺陷，高職院校檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；策略

在信息時代的今天，信息作為一種重要資源，人們對信息作用的認識有了很大提高。而檔案資料作為重要的信息資源之一，它的價值也越來越被社會所認識。但在實際工作中，由于受到時間、地域的限制，高職院校檔案信息往往不能及時 為用戶所用，不能真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，應該說這是管理技術(shù)和手段落后之故。因此，必須與時俱進，借助先進的通訊設(shè)施和技術(shù)手段，建立高職院校自己的檔案信息網(wǎng)絡，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1 高職院校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平

檔案管理信息網(wǎng)絡的建立，可以整體提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。從歷史和現(xiàn)實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。從管理的角度看，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計算機管理程序來實施管理，無論任何人進行操作和管理，其差異都很??；在一定的信息網(wǎng)絡平臺上實現(xiàn)的高校檔案管理，要求每一個檔案管理工作人員，必須按系統(tǒng)的要求開展工作，這樣，檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問題就會相應減少；同時，也迫使水平和能力稍差的工作人員努力提高業(yè)務水平，適應檔案管理信息網(wǎng)絡化環(huán)境下的工作要求，從而提高整個檔案管 理的質(zhì)量和水平。

1.2 提高檔案管理工作的服務水平和利用效率

信息網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的最大優(yōu)點就是功能強大、效率高。高職院校檔案信息網(wǎng)絡的建立，可以解決一般檔案信息的檢索查找（如檔案目錄的檢索），也可以通過一定的用戶密碼指令進行檔案具體內(nèi)容的檢索查找和打印輸出服務，實現(xiàn)真正意 義上的檔案資源共享利用。由于檔案管理信息網(wǎng)絡的利用不受地域和時空限制，只要是系統(tǒng)允許的合法用戶，就可以隨時檢索利用，這種服務水平和利用效率當然是傳統(tǒng)型的檔案管理系統(tǒng)不能同日而語的。

2 當前高職院校教學檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 教學檔案管理缺乏統(tǒng)一標準

高職院校的檔案管理體系中沒有教學檔案這一板塊。由于學校對教學檔案的管理不夠重視，同時教學檔案資料來源廣泛，種類豐富，造成教學檔案管理分散，缺乏統(tǒng)一標準，重復建檔現(xiàn)象嚴重。甚至有的檔案資料只以紙質(zhì)形式存在，沒有制成電子文本，利用手段單一，資源無法共享。

2.2 教學檔案利用缺乏安全保障

電腦日常維護能力不強，計算機系統(tǒng)可能會因為病毒的攻擊而癱瘓，從而破壞電子檔案存儲目錄結(jié)構(gòu)，丟失檔案信息，甚至會完全破壞數(shù)據(jù)，造成災難性的后果，教學檔案資源的利用缺乏有效的安全措施為依托。

2.3 教學檔案查閱效率低下

高職院校教學檔案管理大多數(shù)仍處存紙質(zhì)媒介和電子版初步結(jié)合的階段，用戶檢索、查閱檔案信息之前必須在工作時間內(nèi)去相應的部門辦理手續(xù)，這種傳統(tǒng)的服務模式。使教學檔案的查閱受時空限制，效率低下。與高職教育的發(fā)展不相適應。

3 高職院校檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 加強檔案管理制度規(guī)范化的建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)的過程中，必須從一開始就堅持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準和規(guī)范的原則，制定一套切實可行的符合本校的管理辦法與制度，這是檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。首先，要切實加強對國家級和所屬省級的各類標準規(guī)范的貫徹落實，尤其是所屬省的各類技術(shù)標準和規(guī)范，以保證校檔案信息化與省檔案信息化建設(shè)在同一個平臺上發(fā)展，最大范圍地實現(xiàn)檔案信息共享。其次，學校檔案部門要以國家檔案局頒布的技術(shù)標準和規(guī)范以及所屬省頒布的相關(guān)技術(shù)標準 和規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合本校實際情況，制定出完善、符合實際需要的一系列電子檔 案工作的標準與規(guī)范。同時，必須制定相應的管理制度，做到事事有依據(jù)，人人 有責任，與技術(shù)標準和規(guī)范相互配合，形成規(guī)范化的管理體系，保障校檔案信息化建設(shè)安全、有序地開展，確保在信息化建設(shè)過程中始終有章可循、有法可依。

3.2 加強檔案管理的軟硬件環(huán)境建設(shè)

檔案信息化是一個 龐大的系統(tǒng)工程，一方面，校園網(wǎng)的成熟運用，為檔案信息化提供了極好的網(wǎng)絡環(huán)境和良好的檔案信息服務環(huán)境。但要充分利用這個環(huán)境，學校檔案管理部門應加速內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，加速對檔案設(shè)備、管理技術(shù)的更新，以適應檔案信息化建設(shè)的需求。另一方面，隨著電子文檔的發(fā)展，許多高校根據(jù)自身特點和需求，開發(fā)、研制出了不同版本的高校電子檔案管理軟件，社 會上及檔案系統(tǒng)也相繼出現(xiàn)了一系列的電子文檔管理軟件。但因沒有執(zhí)行統(tǒng)一的標準，所以沒有一個軟件可完全符合本校的實際情況，因此，高職院校在軟件的使用和開發(fā)上，可以參考本省高職院校的管理模式，有針對性地研發(fā)或選擇適合本校的電子檔案管理軟件，并盡量與省特一級標準相統(tǒng)一，從而無障礙地實現(xiàn)省內(nèi)檔案資源的共享。

3.3 切實保障對檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的投入

檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金，網(wǎng)絡化檔案管理信息系統(tǒng)涉及到服務器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡資源管理等多項技術(shù)內(nèi)容，即購買軟件，也要購買其它必須的服務設(shè)備。所以，高職院校要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費，給檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)提供充足的資金保障。

3.4 加大對檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)技術(shù)人才的培養(yǎng)

檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)，不僅需要從業(yè)人員的努力，更需要上級檔案業(yè)務部門的栽培，上級檔案部門應在過去的單純的檔案知識培訓的基礎(chǔ)上，舉辦檔案現(xiàn)代化信息化知識培訓班，并建立強化學習制度，規(guī)定各單位落實人員參加學習，為各單位檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，保障檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)對人才的需求。

總之，檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對建設(shè)具有極其重要的作用，檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌，同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業(yè)務管理部門的共同努力，只有大家齊心協(xié)力，檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展 。

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