試論電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理中的區(qū)別和聯(lián)系

齊琳

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的手段和方式發(fā)生了巨大變化，電子檔案逐步被納入到檔案管理的范疇內(nèi)，并成為檔案管理的重點(diǎn)。相比較傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案具備信息容量大、利用率高、存儲(chǔ)空間小等優(yōu)勢，有利于推動(dòng)檔案管理工作的改革與發(fā)展。本文對電子檔案與傳統(tǒng)檔案在管理中的區(qū)別與聯(lián)系進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；區(qū)別；聯(lián)系

一、電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理中的區(qū)別

（一）歸檔時(shí)限的區(qū)別

電子檔案既可以在文件生成后及時(shí)歸檔，也可以在一定期限內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。由電子檔案生成部門負(fù)責(zé)將獲取的有價(jià)值資料生成電子檔案，而后利用局域網(wǎng)將電子檔案傳輸?shù)綑n案管理部門進(jìn)行歸類、保存，有利于保證檔案的完整性，避免出現(xiàn)文件漏歸現(xiàn)象。但是對于傳統(tǒng)檔案管理而言，因其涉及的文件資料較多，所以難以保證檔案的及時(shí)歸檔。

（二）審核與鑒定方法的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案的鑒定需要經(jīng)過資格審核、確定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段，鑒定時(shí)間較長，并且需要對檔案進(jìn)行逐頁鑒定。而電子檔案的審核只需要利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)算法，便可實(shí)現(xiàn)對檔案信息的自動(dòng)校驗(yàn)，大幅度縮短了鑒定的時(shí)間。但是，由于辨別電子文件的原始憑證性較為復(fù)雜，并且電子文件存在被篡改、破壞的風(fēng)險(xiǎn)，所以在審核和鑒定電子檔案時(shí)，必須對檔案形成過程中的信息認(rèn)證、數(shù)字簽名、加密技術(shù)以及身份驗(yàn)證進(jìn)行審核，進(jìn)而確保電子檔案的真實(shí)性和原始性。

（三）存儲(chǔ)空間的區(qū)別

電子檔案具備信息容量大、占用空間小的優(yōu)勢，隨著海量存儲(chǔ)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，文字、圖像、視頻等不同形式的文件也可以直接作為電子檔案進(jìn)行保存，并且不會(huì)占用較大存儲(chǔ)空間。而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具備信息容量小、占用空間大的特點(diǎn)，在紙質(zhì)檔案不斷增加的情況下，存儲(chǔ)空間還需要不斷擴(kuò)大，使得檔案管理的資源投入也會(huì)隨之增加。

（四）保管要求的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案保管對象為紙張、膠卷、磁帶等載體，要求庫房溫度為14℃-20℃，相對濕度在50%-60%之間，并且落實(shí)防水、防火、防潮、防霉等措施。電子檔案的保管對象為軟盤、光盤、磁帶等載體，對檔案庫房環(huán)境的溫濕度和防磁性有著極高的要求，不僅要求配備防紫外線、防高度磁場和防電場的設(shè)施，而且還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的防范，確保電子檔案的安全性。

（五）利用方式的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案需要根據(jù)用戶的使用需求，在查詢記錄位置后再到檔案保管室查找所需檔案，既費(fèi)時(shí)、又費(fèi)力。而電子檔案可以利用檔案管理系統(tǒng)快速調(diào)閱檔案，在權(quán)限允許的條件下，管理人員或用戶經(jīng)過身份確認(rèn)就可以登錄管理界面，隨時(shí)隨地查閱所需檔案信息。

（六）管理人員素質(zhì)要求的區(qū)別

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性更強(qiáng)、管理方式更為先進(jìn)的一項(xiàng)工作，它對檔案管理人員的素質(zhì)要求也越高。檔案管理人員在具備檔案學(xué)知識的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠熟練應(yīng)用相關(guān)軟件和設(shè)備，為用戶提供多樣化的服務(wù)，從而提高電子檔案的利用效率。

二、電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理中的聯(lián)系

（一）傳統(tǒng)檔案是電子檔案形成的基礎(chǔ)

電子檔案的生成需要傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的支持，在收集、整理和加工傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上，才能將其轉(zhuǎn)錄為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案信息的原始性、真實(shí)性和完整性，也必須由傳統(tǒng)檔案作為保證，尤其在電子檔案缺乏法律效力的情況下，要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的保障作用。

（二）電子檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理的繼承與發(fā)展

電子檔案管理具有其特殊性，然而電子檔案管理的形成過程卻是對傳統(tǒng)檔案管理的繼承和發(fā)展。在管理流程、管理制度、服務(wù)內(nèi)容等方面，電子檔案管理均借鑒了傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，并以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步豐富了電子檔案的服務(wù)手段，提高了電子檔案的服務(wù)質(zhì)量，使電子檔案擴(kuò)展了社會(huì)功能。

（三）電子檔案是提高傳統(tǒng)檔案利用效率的重要手段

電子檔案的信息容量大，不僅能夠容納不同載體形式的信息資源，而且還能夠?qū)⒈９芷谙掭^長且具備較高利用價(jià)值的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行保管。如此一來，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)就可以查閱這些老檔案，既可以提高老檔案的利用效率，又可以避免對原始紙質(zhì)檔案造成損壞。

（四）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理并重

電子檔案與紙質(zhì)檔案各有其優(yōu)缺點(diǎn)，在檔案管理中，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，取長補(bǔ)短，而不能錯(cuò)誤地認(rèn)為電子檔案可完全取代紙質(zhì)檔案。為此，在檔案管理中應(yīng)當(dāng)實(shí)施電子檔案與紙質(zhì)檔案并重的“雙套制”，明確“雙套制”的適用范圍，在滿足檔案工作需求的前提下，提高人、財(cái)、物資源的利用效率?！半p套制”檔案管理模式要根據(jù)檔案利用需求的具體情況，適時(shí)適地進(jìn)行，根據(jù)電子檔案的形成規(guī)律，盡量采取系統(tǒng)性、階段性、權(quán)威性的電子檔案與紙質(zhì)檔案共存形式，從而確保檔案的法律效力。

結(jié)論：總而言之，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的必然選擇。新時(shí)期下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)清電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別與聯(lián)系，構(gòu)建完善的檔案管理體制，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，同時(shí)還要重視檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，使管理人員既要具備檔案學(xué)知識，又要掌握計(jì)算機(jī)操作技能，從而推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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