企業(yè)管理中電子化檔案管理路徑探究

摘要：電子化的觸角已經(jīng)深入到社會(huì)的各個(gè)角落，在電子化建設(shè)中，血站業(yè)務(wù)遇到越來(lái)越多的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。作為一個(gè)現(xiàn)代化程度較高的企業(yè)，血站在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中的一系列按規(guī)定需要?dú)w檔的文件，真實(shí)記錄了血液質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的全過(guò)程，其一是血站開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作及領(lǐng)導(dǎo)決策的歷史依據(jù)和重要基礎(chǔ)，是維護(hù)獻(xiàn)血者及受血者和采供血機(jī)構(gòu)醫(yī)療公正的重要依據(jù)；其二是隨著我國(guó)無(wú)償獻(xiàn)血工作的深入開(kāi)展和社會(huì)主義法制化進(jìn)程的加快，國(guó)家對(duì)采供血機(jī)構(gòu)的管理越來(lái)越規(guī)范，如何推進(jìn)血站檔案的電子化建設(shè)，加大對(duì)血站電子化檔案的開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：電子化建設(shè) 血站檔案 管理路徑

一、血站電子化檔案信息建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的應(yīng)用

血站檔案是統(tǒng)計(jì)獻(xiàn)血情況、制定獻(xiàn)血計(jì)劃的可靠依據(jù)。通過(guò)對(duì)檔案資料的統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)了解采血量及獻(xiàn)血者分布等客觀情況，及時(shí)準(zhǔn)確的為采供血工作決策者制定下一步的采供血工作計(jì)劃，加強(qiáng)采供血工作的科學(xué)管理提供重要依據(jù)，為臨床輸血、篩查、醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)等血液研究奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。血站檔案管理有利于無(wú)償獻(xiàn)血制度的推廣，自1998年《中華人民共和國(guó)獻(xiàn)血法》實(shí)施以來(lái)，各地為鼓勵(lì)和調(diào)動(dòng)社會(huì)公眾積極參與無(wú)償獻(xiàn)血，均制定了有關(guān)獻(xiàn)血者免費(fèi)用血的政策。青海省制定的免費(fèi)用血政策為：自獻(xiàn)血當(dāng)日起，獻(xiàn)血者本人五年內(nèi)可享受獻(xiàn)血量的三倍量免費(fèi)用血，五年至終生為等量用血；獻(xiàn)血者直系親屬憑借有效關(guān)系等證明五年內(nèi)可享受等量免費(fèi)用血。獻(xiàn)血檔案是對(duì)獻(xiàn)血者獻(xiàn)血日期、獻(xiàn)血量及參加獻(xiàn)血單位的直接資料，是實(shí)施上述政策基本依據(jù)，是保證無(wú)償獻(xiàn)血工作順利開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。規(guī)范化檔案管理是衡量采供血管理工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。血站電子化檔案信息建設(shè)可以有效為管理者提供預(yù)測(cè)、決策、分析等重要的原始依據(jù)，為臨床輸血、篩查、醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)等提供有價(jià)值的資料，尤其對(duì)公共衛(wèi)生等領(lǐng)域有非常重要的意義。檔案的收集是否齊全完整，管理是否有章可循，歸檔是否科學(xué)有序已成為衡量采供血規(guī)范化管理的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。血站檔案管理是解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責(zé)任的法律依據(jù)。1998年《中華人民共和國(guó)獻(xiàn)血法》頒布實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)走上法制化軌道，隨著法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，以及輸血醫(yī)療糾紛案件的增多，采供血業(yè)務(wù)檔案必將成為分辨各方責(zé)任的重要依據(jù)。采供血的記錄，是在采供血操作過(guò)程中產(chǎn)生的真實(shí)原始記載，既可反映獻(xiàn)血者個(gè)人情況及其所獻(xiàn)血液的全部信息，又可提供每袋血液的經(jīng)檢測(cè)證實(shí)為安全及保存、制備過(guò)程符合相關(guān)質(zhì)量要求的證明，從采集到臨床使用過(guò)程的記錄，所以在涉及采供血活動(dòng)的醫(yī)療糾紛中，采供血業(yè)務(wù)工作記錄就是證實(shí)自己嚴(yán)格依法執(zhí)業(yè)，為采供血業(yè)務(wù)工作提供無(wú)過(guò)錯(cuò)的證據(jù)。另外，當(dāng)緊急用血時(shí)，通過(guò)查詢血站業(yè)務(wù)檔案可迅速找到血源信息，保證在最短時(shí)間內(nèi)向臨床用血單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而贏得寶貴的搶救時(shí)間。還可通過(guò)查閱獻(xiàn)血者的原始資料，對(duì)其進(jìn)行獻(xiàn)血后的跟蹤服務(wù)和后續(xù)回訪護(hù)理，保證獻(xiàn)血者一旦出現(xiàn)偶發(fā)的延遲獻(xiàn)血反應(yīng)時(shí)血站工作人員能迅速獲取獻(xiàn)血者的詳細(xì)資料，并給予及時(shí)、正確以及全面的護(hù)理服務(wù)，從而保證獻(xiàn)血者的安全。同時(shí)，當(dāng)血液庫(kù)存量偏低或偏型時(shí)，可根據(jù)獻(xiàn)血者留下的信息實(shí)施有效的招募工作。

二、血站電子化檔案信息建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)查

本文作者根據(jù)青海省血液中心檔案管理的特點(diǎn)，自制了涵蓋檔案基礎(chǔ)建設(shè)、檔案管理人員素質(zhì)、專題培訓(xùn)、檔案相關(guān)管理制度及目前對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用等方面內(nèi)容的調(diào)查表，通過(guò)在對(duì)基層血站進(jìn)行督導(dǎo)檢查時(shí)的實(shí)地走訪調(diào)查及和血站負(fù)責(zé)人的溝通了解，收集了青海省血液中心和青海省八個(gè)基層血站（海東血站、海西血站、海北血站、海南血站、黃南血站、格爾木血站、果洛血站及玉樹血站）檔案管理的現(xiàn)狀。

（一）基礎(chǔ)建設(shè)

目前，青海省血液中心及下屬八個(gè)基層血站均設(shè)有專設(shè)的檔案室，一般都在一個(gè)科室設(shè)立；省血液中心為綜合檔案室，檔案包括業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案及基建檔案等，下屬血站以業(yè)務(wù)檔案室為主，業(yè)務(wù)、行政、財(cái)務(wù)等檔案均未建立或相關(guān)科室負(fù)責(zé)保管；省血液中心為檔案室配備了計(jì)算機(jī)、檔案裝訂儀器等設(shè)備。

（二）檔案管理人員及專題培訓(xùn)

省血液中心及八個(gè)血站的檔案管理員均由血站工作人員兼職，截止目前，還沒(méi)有引進(jìn)檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作；44%的檔案管理人員參加過(guò)檔案管理的相應(yīng)培訓(xùn)，基層血站人員主要參加本州縣檔案局專題培訓(xùn)，由于條件限制，一般只參加過(guò)一次，甚至部分血站檔案管理人員未能參加專業(yè)培訓(xùn)，省血液中心通過(guò)“外送培養(yǎng)”的方式，目前有高級(jí)、中級(jí)及初級(jí)檔案館員各一名，并且，省血液中心每年會(huì)組織全體職工進(jìn)行1—2次檔案管理的專題培訓(xùn)。

（三）制度建設(shè)

經(jīng)調(diào)查，青海省包括血液中心在內(nèi)的九個(gè)血站78%建立了檔案管理相應(yīng)制度，如檔案交接制度、檔案查閱制度、檔案借閱制度、檔案復(fù)制制度及檔案保密制度等，其中省血液中心將檔案管理作為專題寫入中心質(zhì)量體系文件，中心所有檔案事宜均需遵照質(zhì)量體系文件進(jìn)行管理。包括省血液中心在內(nèi)的九個(gè)血站，33%的檔案管理人員熟知檔案管理制度，在交接制度執(zhí)行的過(guò)程中，嚴(yán)格遵照“為中心質(zhì)量負(fù)責(zé)”的原則，進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)于達(dá)不到檔案管理要求的檔案退回相關(guān)科室，進(jìn)行進(jìn)一步整改，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求對(duì)待中心檔案管理工作，67%的血站檔案管理人員統(tǒng)一在檔案室對(duì)檔案進(jìn)行集中保管，并未進(jìn)行嚴(yán)格的審核。

（四）檔案的電子化進(jìn)程及開(kāi)發(fā)利用

目前，包括省血液中心在內(nèi)的九個(gè)血站，78%的血站只保存紙質(zhì)檔案，22%的在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了電子版檔案的保存，但由于電子信息技術(shù)未能達(dá)到先進(jìn)水平，電子檔案的保存僅為部分科室，并不能做到所有檔案均進(jìn)行電子版?zhèn)浞荨?/p>

三、血站電子化檔案信息建設(shè)滯后性原因分析

由于全國(guó)血站建立時(shí)間較醫(yī)院晚，加之青海省血站成立時(shí)間較全國(guó)更晚，因此，青海省血站還處于摸索發(fā)展階段，各項(xiàng)業(yè)務(wù)正在逐步開(kāi)展，檔案的管理起步相對(duì)更晚，因此發(fā)展突出了起點(diǎn)低、發(fā)展緩慢的特點(diǎn)。由于編制的限制，各血站普遍存在人員緊張的現(xiàn)象，因此各血站都缺乏檔案專業(yè)技術(shù)人才，目前檔案管理人員均由血站工作人員兼職，工作人員重視專業(yè)操作，忽視記錄的及時(shí)完整，對(duì)記錄具有的法律效力缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)自己在采供血業(yè)務(wù)工作中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和未履行職責(zé)所面臨的處罰認(rèn)識(shí)不清，缺乏規(guī)范記錄和自我保護(hù)意識(shí)，同時(shí)，由血站組織的檔案專題培訓(xùn)較少，檔案管理人員并沒(méi)有更多的機(jī)會(huì)加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的提升和能力的建設(shè)，因此也阻礙了檔案規(guī)范化管理的進(jìn)程。歸檔管理制度及體系不健全。多數(shù)血站的記錄檔案由業(yè)務(wù)或者行政人員兼管，由于缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，所以在歸檔時(shí)很難準(zhǔn)確的整理立卷，影響記錄的完整性、準(zhǔn)確性。血站業(yè)務(wù)工作的特殊性決定了血站工作記錄的獨(dú)特性，由于國(guó)家行政尚無(wú)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使血站對(duì)記錄的范圍、書寫、質(zhì)控、收集整理、歸檔等工作很難做到電子化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。青海省由于其地域因素及經(jīng)濟(jì)發(fā)展因素影響，普遍發(fā)展落后于全國(guó)其他地區(qū)。計(jì)算機(jī)電子化發(fā)展水平很大程度上受整體發(fā)展水平影響，并不先進(jìn)，這一定程度上造成血站電子化檔案信息建設(shè)的滯后性。endprint

四、加強(qiáng)血站電子化檔案信息建設(shè)的對(duì)策與建議

一是加強(qiáng)檔案的統(tǒng)一集中管理。檔案的集中統(tǒng)一管理是維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全的有力保障，是充分發(fā)揮檔案整體效益的根本保證，是擴(kuò)大檔案利用幅面，實(shí)現(xiàn)檔案信息有效利用和資源共享的有效途徑。

二是強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在工作實(shí)踐中加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，組織學(xué)習(xí)檔案管理工作的基本知識(shí)和要求，掌握業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔的集體操作程序和步驟，使檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高。加強(qiáng)檔案宣傳工作的力度。檔案管理工作者應(yīng)通過(guò)典型事例宣傳等形式，大力宣傳原始檔案在法律上的證據(jù)意義和檔案管理工作的必要性，提高血站工作人員對(duì)檔案價(jià)值的充分認(rèn)識(shí)，自覺(jué)參與檔案管理工作，從而促進(jìn)血站整體檔案管理意識(shí)的形成和提高。

三是加強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)教育，規(guī)范書寫要求。加強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)教育，把獻(xiàn)血資料書寫的規(guī)范化要求作為血站的大事來(lái)抓，讓職工明確獻(xiàn)血資料不僅是獻(xiàn)血信息查詢，血液質(zhì)量追溯和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的依據(jù)，而且可能面臨的輸血糾紛中擔(dān)負(fù)著舉證倒置的責(zé)任，從而提到自我保護(hù)意識(shí)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。

四是建立健全檔案管理制度。檔案管理制度是開(kāi)展檔案工作的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。檔案部門應(yīng)建立健全符合本部門實(shí)際并與之相適應(yīng)的管理制度，對(duì)檔案的歸檔流程、時(shí)限和各部門的職責(zé)，應(yīng)予以明確，從而確保從檔案立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲處罰等每個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循、有案可查，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

五是建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。建立有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定一系列管理制度和措施；強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)檔案管理在采供血工作中的重要性，對(duì)各部門、各科室提出明確的要求，形成人人重視，齊抓共管，保證了業(yè)務(wù)檔案的完整歸檔，安全管理，有效地提供利用。兩套資料同步收集，加快軟件電子進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在管理中的作用，并開(kāi)發(fā)與引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理軟件。同時(shí)對(duì)獻(xiàn)血資料實(shí)行“兩套制度”管理，即軟件資料備份與紙質(zhì)資料立卷歸檔同步進(jìn)行，嚴(yán)格按衛(wèi)生部《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》及科技檔案的管理要求執(zhí)行，既方便查閱，又便于長(zhǎng)期保存?zhèn)洳椤?/p>

六是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，提高檔案工作效益。檔案管理工作的最終目的在于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。只有將檔案信息提供給各方面利用時(shí)，才能使各部門在實(shí)踐中充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)其工作所起到的作用，從而更進(jìn)一步地了解檔案真正的價(jià)值所在，增強(qiáng)利用者的檔案意識(shí)，這就要求：首先要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，由封閉式管理向開(kāi)放式管理轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)管理向主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變。其次要制定服務(wù)措施，提高服務(wù)功能，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

血站電子化檔案管理的先進(jìn)程度反映出血站綜合管理水平的高低，同時(shí)也影響著檔案的開(kāi)發(fā)利用、科研研究的水平，因此，血站檔案的規(guī)范化管理對(duì)血站的長(zhǎng)足發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，加快青海省血站檔案規(guī)范化管理迫在眉睫。采供血檔案的規(guī)范化管理，對(duì)于采供血工作機(jī)構(gòu)在涉血醫(yī)療糾紛中有著重要的證據(jù)意義，在提高采供血工作質(zhì)量和社會(huì)效益、促進(jìn)采供血工作的可持續(xù)發(fā)展中起著不可估量的作用。加強(qiáng)采供血檔案的規(guī)范化管理不僅是時(shí)代發(fā)展的需要，更是檔案管理人員的職責(zé)所在。

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（張勇，1958年生，陜西人，青海省血液中心副研究館員。研究方向：檔案管理）endprint