高校學(xué)生檔案工作調(diào)研報告

鄧欣

摘 要 高校學(xué)生檔案記載了學(xué)生的一段重要經(jīng)歷，是學(xué)生個人各方面情況的綜合反映，由于檔案具有真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效用。學(xué)生檔案關(guān)系到學(xué)生今后的切身利益，無論是單位還是學(xué)生個人，都應(yīng)慎重對待學(xué)生檔案。研究學(xué)生檔案管理中存在的問題并提出合理化建議具有重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞 學(xué)生檔案 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G640 文獻標(biāo)識碼：A

College Students' Archives Research Report

DENG Xin

（Medicine Vocational and Technical School of Wuhan University， Wuhan， Hubei 430060）

Abstract College students file records the student's period of significant experience， is a comprehensive reflection of all aspects of individual students， because the file has the authenticity， originality， can not be replaced with any other material evidence and evidence effect， so it has a strong legal effect. Student records related to the vital interests of the students in the future， whether it is the unit or individual students， student records should be treated cautiously. Research student records management problems and to make reasonable suggestions have important practical significance.

Key words students' archives； archives management； problem； countermeasures

1 調(diào)研背景

高校學(xué)生檔案記載了學(xué)生的一段重要經(jīng)歷，是學(xué)生個人各方面情況的綜合反映，由于檔案具有真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效用。對于學(xué)生個人來說，將來無論是計算工齡、轉(zhuǎn)正定級、工資調(diào)整、身份認證、工作調(diào)動、出國政審、職稱評審、勞動保險、還是入黨入團以及離退休手續(xù)的辦理、各項證明的出具（包括存檔證明、婚姻證明、考學(xué)證明）等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。又如學(xué)籍檔案可以為各類在校生、畢業(yè)生的就業(yè)、留學(xué)或畢業(yè)證書丟失的同學(xué)出示成績證明、學(xué)歷證明、姓名更正、參加工作時間等有關(guān)證明?？梢?，學(xué)生檔案關(guān)系到學(xué)生今后的切身利益，可以幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。因此，無論是單位還是學(xué)生個人，都應(yīng)慎重對待學(xué)生檔案。

最近幾年，我國經(jīng)濟社會和高等教育發(fā)展迅速，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化。20年前制訂的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》已不能適應(yīng)新形勢下的高校檔案工作發(fā)展的需要。2007年初開始，教育部辦公廳對《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》開始進行修訂，2008年9月1日，由教育部和國家檔案局制訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）開始施行?！掇k法》以1989年10月發(fā)布的國家教委第6號令發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》為基礎(chǔ)修訂而成。它的頒布實施，標(biāo)志著我國的高校檔案工作進入了一個新時期?！掇k法》強調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的“大檔案”理念，將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，有利于學(xué)生檔案工作的發(fā)展和提高。在這樣的背景下，筆者就所在單位2012屆、2013屆及2014屆畢業(yè)生檔案進行調(diào)研分析。以了解所在單位學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀及問題，為單位的學(xué)生檔案工作的改進提供參考性建議。

2 調(diào)研基本情況

2.1 調(diào)研對象（樣本）

我院2012屆、2013屆及2014屆高職畢業(yè)生檔案。（表1）

表1

2.2 我院高職畢業(yè)生檔案材料歸檔范圍

2.2.1 高中階段材料

（1）普通高級中學(xué)學(xué)生學(xué)籍管理表；（2）學(xué)年評語表；（3）學(xué)生平時考試（考查）成績登記表；（4）學(xué)生體格檢查表；（5）提示健康標(biāo)準(zhǔn)登記表；（6）社會實踐活動登記表；（7）畢業(yè)生登記表；（8）其他應(yīng)歸檔材料。

2.2.2 報考高校時形成的材料

（1）普通高校招生考生報名登記表；（2）普通高等學(xué)校招生考生體格檢查表。

2.2.3 高職階段形成的材料

（1）團組織關(guān)系資料；（2）黨組織關(guān)系資料（入黨申請書、黨校培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、團內(nèi)推優(yōu)表、各項榮譽證書和技能證書復(fù)印件、積極分子黨內(nèi)培養(yǎng)平時表現(xiàn)綜合考核表、自傳、入黨積極分子培養(yǎng)考察登記表、黨章考試試卷、綜合政審材料登記表、入黨前群眾座談會會議記錄、入黨志愿書、入黨轉(zhuǎn)正報告、預(yù)備黨員考察表等）；（3）學(xué)生鑒定表；（4）學(xué)生卡片；（5）畢業(yè)生實習(xí)考核鑒定表；（6）畢業(yè)生登記表；（7）學(xué)生成績信息一覽表；（8）其他應(yīng)歸檔材料。

2.3 我院高職畢業(yè)生檔案材料的形成機構(gòu)

我院學(xué)生高中階段材料和報考高校時形成的材料由班主任保管一段時間后上交學(xué)生管理部門保管。團組織關(guān)系材料由團委形成、接收和保管。黨組織關(guān)系材料由黨辦形成、收集、整理和保管。學(xué)生學(xué)籍信息材料（含入學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、成績信息一覽表等）由教務(wù)部門形成和保管。學(xué)生鑒定表、學(xué)生卡片（含學(xué)生在校獎懲情況、參加的社會實踐和社會工作的記載）由班主任形成和保管。畢業(yè)生登記表和畢業(yè)生實習(xí)考核鑒定表由招生畢業(yè)辦公室保管。

2.4 畢業(yè)生檔案保管期限

原則上，應(yīng)屆畢業(yè)生檔案學(xué)校保管兩年。兩年內(nèi)學(xué)生應(yīng)辦理檔案托管或由接收單位接收。

3 調(diào)研分析及建議

3.1 問題

（1）檔案材料使用的紙張和字跡不規(guī)范，降低了檔案材料的耐久性，達不到相應(yīng)的保管期限的要求。例如有約5.7%的學(xué)生高中階段的學(xué)籍管理表和體格檢查表是用圓珠筆或純藍墨水填寫。又如部分學(xué)生檔案材料的用紙不合格，易氧化、變黃、發(fā)脆。

（2）對檔案的價值和意義認識不清，檔案材料常常是“報喜不報憂”。這一點在學(xué)生評語這一材料中體現(xiàn)得尤為突出。例如高中階段的評語千篇一律，從評語中無法看出學(xué)生的成長歷程、個性特點和在校表現(xiàn)的差別，而事實上學(xué)生的個體差異是很大的，不可能都是同一張面孔。又如有的學(xué)生的成績登記表上有多科不及格或普遍只有六十幾分，但每年的評語都寫“該生成績優(yōu)秀”。這極不利于高校對學(xué)生因材施教，給予有針對性的引導(dǎo)。在我院形成的學(xué)生高職階段的檔案中，也存在這樣的問題，這無疑使檔案的真實性、可靠性大打折扣，從而失去憑證和參考價值。

（3）歸檔材料不齊全。約有33%的學(xué)生在校期間的獎懲情況和參加社會工作、社會實踐的記錄不全。

（4）檔案保管的物質(zhì)條件較差，管理較落后。表現(xiàn)在：存放學(xué)生檔案的庫房只是一間普通的辦公室，只簡單安裝了空調(diào)、滅火器，沒有其他溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置、吸濕設(shè)備、空氣凈化設(shè)備和防火防盜監(jiān)控裝置。檔案柜和裝具也很簡易，有的很陳舊，極少部分檔案沒有采用“三孔一線”的線裝方法裝訂，達不到檔案保護作用。

（5）學(xué)生的檔案意識薄弱，有自帶檔案不托管或私拆檔案的情況。

（6）學(xué)生檔案沒有區(qū)分保管期限分類保管，應(yīng)當(dāng)銷毀的沒有上報銷毀。有部分30多年前畢業(yè)的學(xué)生的檔案仍然存放在檔案室。

（7）部分學(xué)生的團組織關(guān)系材料在入校時就沒有轉(zhuǎn)入，學(xué)生僅有團員證證明其團員身份，有的學(xué)生連團員證也沒有，只能回高中開證明，但其初中入團時的材料已經(jīng)遺失。這對該生入黨會產(chǎn)生影響。

3.2 建議

（1）首先要加強檔案宣傳工作，讓全校師生都能認識到檔案的重要性。領(lǐng)導(dǎo)重視了，對檔案工作的投入和支持力度才會加大，檔案人員才能充分發(fā)揮作用。從事文書工作的老師重視了，才更愿意配合檔案人員做好文書工作，歸檔材料的質(zhì)量和真實性才會更高。學(xué)生重視了，才不會出現(xiàn)私拆檔案或棄檔不拿的情況，也會更注重在校表現(xiàn)。

（2）要重視檔案人員培訓(xùn)。專職檔案員、兼職檔案員以及其他文書人員都應(yīng)當(dāng)進行有針對性的培訓(xùn)，提高檔案意識和專業(yè)技術(shù)，這樣才能自覺地、良好地完成檔案工作。

（3）單位應(yīng)當(dāng)專門建立學(xué)生檔案制度和監(jiān)督制度，積極實施前端控制，實時控制好文件材料階段的運行，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范和文件材料管理規(guī)范有效鏈接。文書部門應(yīng)當(dāng)按照檔案制度形成、收集、整理文書，檔案人員應(yīng)當(dāng)定期對文書部門的文書進行檢查，對不符合要求的文書應(yīng)當(dāng)及時指出，限期改正，不要把問題留到最后。從學(xué)生入學(xué)時做起，把每一步做好，到學(xué)生畢業(yè)時才不會手忙腳亂。

（4）加大檔案投入，提高檔案保管的物質(zhì)條件。檔案庫房的設(shè)置應(yīng)當(dāng)合理，溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置、吸濕設(shè)備、空氣凈化設(shè)備和防火防盜監(jiān)控裝置應(yīng)當(dāng)配備齊全。同時應(yīng)當(dāng)推進數(shù)字檔案建設(shè)，在信息化和網(wǎng)絡(luò)化背景下，積極探索檔案管理的新手段，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理，實現(xiàn)檔案信息的共享和共建，最終提高檔案管理的效益，更好地為利用者服務(wù)。