加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

鄧勇

摘 要：隨著煤炭企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，煤企辦公系統(tǒng)逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。為了高效利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)快捷服務(wù)，促進(jìn)煤企安全高效可持續(xù)發(fā)展，煤企必須與時(shí)俱進(jìn)，加大檔案管理信息化建設(shè)力度。本文主要圍繞如何加快煤企檔案信息化建設(shè)展開全面闡述。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案；信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)主要是指在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的協(xié)調(diào)規(guī)劃與組織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理活動(dòng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用。加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)，有利于轉(zhuǎn)變?nèi)碌臋n案管理模式，掌握檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。在實(shí)際檔案管理工作中，其管理方法和手段相對(duì)落后，導(dǎo)致檔案工作無法適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展趨勢(shì)。因此，只有加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)，才能促進(jìn)煤炭企業(yè)的安全高效發(fā)展。

1.煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)

原始記錄性作為檔案的本質(zhì)屬性，其信息含量已經(jīng)成為檔案評(píng)估的重要參數(shù)。傳統(tǒng)的載體形式已經(jīng)無法滿足檔案信息化建設(shè)要求，新的載體形式運(yùn)營(yíng)而生。因此，只有加快檔案信息化建設(shè)，才能更加完善檔案的分類體系。煤炭企業(yè)檔案管理信息化可不斷拓展檔案工作的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，通過傳輸計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，高效實(shí)現(xiàn)檔案資源配置的最優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享局面。通過檔案數(shù)字化管理，可打破檔案管理部門的局限性，加強(qiáng)檔案的采集、管理、服務(wù)等職能，實(shí)現(xiàn)高效合理的檔案信息資源配置，為煤炭企業(yè)的安全高效發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的高效途徑

2.1完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)階段，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)還停留在由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化建設(shè)造成嚴(yán)重阻礙。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要前提在于實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，增強(qiáng)檢索服務(wù)系統(tǒng)的時(shí)效性。通過利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的處理技術(shù)，可靈活捕捉照片、紙張檔案材料，且將所有的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，便于長(zhǎng)期保存。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，進(jìn)行組建綜合性的檔案信息庫(kù)，以增強(qiáng)檔案信息檢索與查詢的方便性，對(duì)檔案信息資源落實(shí)全方位的保護(hù)措施。

2.2實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作發(fā)展日新月異，對(duì)檔案工作人員專業(yè)水平的要求不斷提高。因此，檔案工作人員必須不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極參與在職培訓(xùn)等各種形式的再教育活動(dòng)，以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展需求。單一的檔案管理人員結(jié)構(gòu)已經(jīng)無法滿足檔案工作信息化的發(fā)展趨向，因此，必須不斷加強(qiáng)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。另外，進(jìn)行專業(yè)人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)隊(duì)伍，以增強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)的時(shí)效性。

2.3優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化

為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化發(fā)展，必須做好以下幾方面的工作：第一，建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，根據(jù)單位各類檔案情況，通過著錄標(biāo)引，在計(jì)算機(jī)中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案型號(hào)等，從而建立基本數(shù)據(jù)庫(kù)。第二，建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)。在建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)過程中，不斷健全狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)與基層報(bào)表，同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將各部門需要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋信息錄入建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，并進(jìn)行合理的調(diào)整。另外，結(jié)合上級(jí)的要求與使用情況，及時(shí)做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。通過利用網(wǎng)絡(luò)直接接收辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的電子文件，且利用手工輸入、電子掃描、數(shù)碼拍攝等手段進(jìn)行獲取歷史資料。

2.4 加強(qiáng)檔案資源信息二次開發(fā)，建立多元化檔案信息體系

檔案部門充分結(jié)合檔案信息，借助自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，進(jìn)行深入研究各項(xiàng)專題，以促進(jìn)檔案信息的二次開發(fā)。同時(shí)，采取多形式發(fā)布檔案信息方式，比如進(jìn)行建立網(wǎng)站等，為用戶提供更多的檔案資料，充分發(fā)揮檔案存在的利用價(jià)值。另外，通過不斷加強(qiáng)各種數(shù)據(jù)歸檔平臺(tái)的開發(fā)，進(jìn)行建設(shè)收藏基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、單位基層報(bào)表、單位動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)等查詢?nèi)肟?，以?shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸，增強(qiáng)用戶訪問系統(tǒng)允許的使用性能，最終集檔案信息的處理、查詢、傳遞功能為一體，從根本上提高利用者的查閱效率，最終為煤炭企業(yè)管理人員和工程技術(shù)人員提供更有利用價(jià)值的檔案資料，提供更加多元化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.5提升電子數(shù)據(jù)的安全性管理水平

檔案保護(hù)現(xiàn)代化的傳統(tǒng)意義是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備、檔案載體保管保護(hù)等方面的現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化后，機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等各項(xiàng)新型載體檔案的不斷涌現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的共享。因此，網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)的安全性具有重要的意義。因此，為了提升電子數(shù)據(jù)的安全性管理水平，必須高效設(shè)置安全的使用權(quán)限，提高電子數(shù)據(jù)的精確性，并做好數(shù)據(jù)的備份工作，保證檔案館為用戶提供安全可靠的數(shù)據(jù)。

3.結(jié)束語(yǔ)

煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)屬于一個(gè)長(zhǎng)期的過程，涉及的內(nèi)容相當(dāng)廣泛。綜上所述，合理規(guī)劃各項(xiàng)計(jì)劃，積極推動(dòng)檔案信息資源的利用，從根本上保障信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展提供多元化的服務(wù)。

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