醫(yī)院護(hù)士檔案系統(tǒng)在護(hù)理管理中的應(yīng)用

肖保娟

護(hù)理信息化建設(shè)是護(hù)理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的必經(jīng)之路，也是護(hù)理學(xué)科發(fā)展的方向［1，2］。近幾年來(lái)，護(hù)理人員的層次結(jié)構(gòu)不斷變化，新護(hù)士大量增加，使護(hù)理人才檔案量大而且分散，管理復(fù)雜［3］。因此，如何科學(xué)合理地管理醫(yī)院護(hù)士檔案信息，及時(shí)獲得最全、最準(zhǔn)確的信息顯得尤其重要。我院是一所三級(jí)甲等綜合性教學(xué)醫(yī)院，有2 700多張床位，1 301名護(hù)理人員，人員信息復(fù)雜，查詢(xún)困難。為了便于對(duì)護(hù)理人員信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，準(zhǔn)確、及時(shí)地獲得有關(guān)資料，我院2011年6月開(kāi)始著手建立醫(yī)院護(hù)士檔案系統(tǒng)，參照紙質(zhì)版醫(yī)院護(hù)士技術(shù)檔案，建立電子版的醫(yī)院護(hù)士檔案系統(tǒng)。該系統(tǒng)的使用實(shí)現(xiàn)了護(hù)理部人、財(cái)、物和時(shí)空的優(yōu)化管理，對(duì)全院護(hù)士信息化管理提供了技術(shù)保證，取得很好的效果，現(xiàn)介紹如下。

1 護(hù)士檔案設(shè)計(jì)

該檔案系統(tǒng)主要包括基本信息檔案、其他信息檔案、在職情況檔案、系統(tǒng)字典建立、系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)6大模塊。各模塊下分別有多個(gè)瀏覽界面。

1.1 基本信息檔案

1.1.1 護(hù)士信息錄入界面 可新增加護(hù)士的信息，包括護(hù)士的基本信息（執(zhí)業(yè)證書(shū)號(hào)、所屬部門(mén)、所屬科室、上傳照片等）、個(gè)人信息（姓名、性別、護(hù)士類(lèi)型、民族、出生省份、出生城市、身份證號(hào)碼、出生日期、政治面貌、單位職務(wù)、聯(lián)系電話、手機(jī)、電子郵箱、家庭住址等）、教育背景（基礎(chǔ)學(xué)歷、畢業(yè)院校、參加工作時(shí)間、入院時(shí)間、外語(yǔ)程度、學(xué)術(shù)團(tuán)體任職情況等）、備注（是否離職等）等情況。

1.1.2 信息查詢(xún)修改界面 對(duì)已錄入護(hù)士的信息進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題在該界面進(jìn)行修改或查詢(xún)，如護(hù)士離職、轉(zhuǎn)科等可及時(shí)進(jìn)行信息的調(diào)整。所有資料永久保存。

1.2 其他信息檔案

1.2.1 學(xué)歷提升界面 可查詢(xún)?nèi)鹤o(hù)士學(xué)歷提升情況，包括學(xué)歷名稱(chēng)、畢業(yè)學(xué)校、畢業(yè)日期等。

1.2.2 職稱(chēng)晉升經(jīng)歷界面 記錄護(hù)士職稱(chēng)晉升情況，包括職稱(chēng)、晉升單位、晉升時(shí)間等。

1.2.3 工作單位簡(jiǎn)歷界面 記錄護(hù)士工作單位情況，包括工作起始時(shí)間、工作終止時(shí)間、工作單位及備注說(shuō)明等情況。

1.2.4 配偶信息界面 記錄護(hù)士配偶姓名、工作單位、職務(wù)等情況。

1.3 在職情況檔案

1.3.1 培訓(xùn)內(nèi)容記錄界面 記錄護(hù)士工作期間參加醫(yī)院及院外培訓(xùn)情況。

1.3.2 考試科目記錄界面 記錄護(hù)士參加全院理論及操作考試科目。

1.3.3 考試成績(jī)記錄界面 記錄護(hù)士入院以來(lái)理論及操作考試成績(jī)，如心肺復(fù)蘇、靜脈輸液、口腔護(hù)理、導(dǎo)尿等常規(guī)技術(shù)操作。

1.3.4 學(xué)術(shù)活動(dòng)記錄界面 記錄護(hù)士參加全國(guó)全省學(xué)習(xí)班等學(xué)術(shù)活動(dòng)情況。

1.3.5 論文發(fā)表記錄界面 記錄發(fā)表論文標(biāo)題、發(fā)表刊物、發(fā)表日期、作者排名等情況。

1.3.6 科研課題記錄界面 記錄完成課題名稱(chēng)、課題主管部門(mén)、立項(xiàng)時(shí)間、結(jié)題時(shí)間、排名等情況。

1.3.7 科技成果記錄界面 記錄完成科技成果名稱(chēng)、獲獎(jiǎng)年度、成果級(jí)別及類(lèi)型、本人名次等情況。

1.3.8 論著發(fā)表記錄界面 記錄發(fā)表論著名稱(chēng)、出版社、年份、字?jǐn)?shù)、作者排名等情況。

1.3.9 個(gè)人獲獎(jiǎng)記錄界面 包括立功、嘉獎(jiǎng)、優(yōu)秀等情況。

1.3.10 個(gè)人教學(xué)記錄界面 記錄個(gè)人承擔(dān)的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)時(shí)間、教學(xué)對(duì)象（中專(zhuān)、專(zhuān)科、本科、進(jìn)修生）、教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時(shí)等。

1.3.11 年度在職教育學(xué)分界面 記錄護(hù)士每年度繼續(xù)教育是否合格。

1.3.12 年度考核記錄界面 記錄護(hù)士年度考核情況（稱(chēng)職、優(yōu)秀、合格、基本合格等）。

1.4 系統(tǒng)字典建立

1.4.1 部門(mén)字典界面 可查詢(xún)所在部門(mén)編號(hào)：“1”表示內(nèi)科，“2”表示外科，“3”表示外圍，“4”表示其他。

1.4.2 科室字典界面 可查詢(xún)科室編號(hào)：“1”表示心血管科監(jiān)護(hù)室，“2”表示心血管科介入室。

1.5 系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)

1.5.1 新增操作員界面 可新增操作員。操作員基本上是護(hù)理部成員及各科護(hù)士長(zhǎng)，如新增護(hù)士長(zhǎng)，操作人員可進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

1.5.2 操作員權(quán)限界面 設(shè)置操作員的操作權(quán)限，限制基本信息檔案、其他信息檔案、在職情況檔案、系統(tǒng)字典建立、系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)6大模塊的修改及瀏覽權(quán)限。

1.6 數(shù)據(jù)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)

1.6.1 個(gè)人信息查詢(xún)界面 可根據(jù)部門(mén)、科室、編號(hào)、姓名等限制條件，查詢(xún)護(hù)士的具體信息。

1.6.2 信息統(tǒng)計(jì)匯總界面 根據(jù)限制條件（技術(shù)職稱(chēng)、基礎(chǔ)學(xué)歷、最終學(xué)歷、護(hù)士類(lèi)型、培訓(xùn)信息、考試成績(jī)、學(xué)術(shù)活動(dòng)等）匯總護(hù)士的具體信息進(jìn)行歸納。

1.6.3 修改密碼界面 設(shè)置安全密碼，防止信息的泄露。檔案系統(tǒng)是一個(gè)在線系統(tǒng)，只有在能上網(wǎng)的前提下才能運(yùn)行。設(shè)置安全密碼，可以防止不良的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境導(dǎo)致護(hù)士個(gè)人信息的泄露，保護(hù)隱私權(quán)。

2 檔案系統(tǒng)管理

每年護(hù)理部會(huì)定時(shí)更新護(hù)士信息，動(dòng)態(tài)記錄護(hù)理人員業(yè)務(wù)工作情況。信息公平、公開(kāi)，各科護(hù)士長(zhǎng)具有瀏覽權(quán)限，一旦發(fā)現(xiàn)信息不正確，及時(shí)匯總上交護(hù)理部，護(hù)理部經(jīng)過(guò)核實(shí)確定無(wú)誤，給予更改。

3 體會(huì)

3.1 方便快捷，提高工作效率 檔案系統(tǒng)的建立極大地方便了護(hù)理管理者對(duì)全院護(hù)士的管理。管理者只需在辦公室輸入護(hù)士的姓名或編號(hào)就可以隨時(shí)了解護(hù)士個(gè)人的工作表現(xiàn)及晉升情況，動(dòng)態(tài)掌握人員情況，解決了以往人員資料繁多、查詢(xún)困難的局面，節(jié)省了時(shí)間、人力、物力，提高了工作效率。

3.2 利于對(duì)信息的篩選和歸納 本系統(tǒng)還制作了“導(dǎo)出”這一功能，極大地方便了護(hù)理管理者對(duì)信息的總結(jié)和歸納。如你需要全院“主管護(hù)師”的名單，只需在統(tǒng)計(jì)分析一欄，按照“職稱(chēng)”這一限制條件進(jìn)行搜索，馬上就可以得到全院主管護(hù)師的信息并自動(dòng)生成表格，極大地方便了管理者。

3.3 利于選拔優(yōu)秀人才 將全院護(hù)士的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，全面、客觀地為管理者提供護(hù)理人員不同側(cè)面的信息，如將護(hù)理人員的理論及操作考核成績(jī)、個(gè)人獲獎(jiǎng)情況、個(gè)人教學(xué)記錄等納入考評(píng)，與職稱(chēng)晉升和轉(zhuǎn)聘掛鉤，為護(hù)理部及科室年終總結(jié)、個(gè)人述職提供了數(shù)據(jù)資料。檔案系統(tǒng)真實(shí)記錄了護(hù)理人員成長(zhǎng)的軌跡，利于選拔、聘用優(yōu)秀人才，克服了以往管理者在人員管理中的主觀性和隨意性，提高了決策水平，使醫(yī)院的護(hù)理人力資源在良性競(jìng)爭(zhēng)中不斷自我優(yōu)化。

3.4 便于護(hù)理人員的培訓(xùn)與培養(yǎng) 管理者可以通過(guò)篩選和歸納功能來(lái)綜合分析醫(yī)院不同年齡段、不同學(xué)歷、不同職稱(chēng)和不同工作經(jīng)歷的護(hù)理人員情況，結(jié)合醫(yī)院未來(lái)發(fā)展方向，有目的性地培養(yǎng)人才，設(shè)置合理的人才梯隊(duì)。同時(shí)還可以客觀了解護(hù)士繼續(xù)教育情況，針對(duì)性安排護(hù)理人員接受學(xué)習(xí)，提高學(xué)習(xí)效果。

3.5 體現(xiàn)人性化管理 檔案系統(tǒng)的建立，管理者能掌握護(hù)士的個(gè)人情況及家庭情況，便于建立和家庭的聯(lián)系，幫助解決生活中的困難。隨著護(hù)理隊(duì)伍的不斷壯大，年輕護(hù)士占據(jù)了很大比例，作為管理者應(yīng)多關(guān)心他們的日常生活、學(xué)習(xí)、工作及情感，讓她們體會(huì)到既是下屬又是朋友的關(guān)系。管理者不斷地從“人”的需要角度出發(fā)滿足護(hù)士的需求，增強(qiáng)集體凝聚力，激發(fā)下屬人員的敬業(yè)精神，提高護(hù)理質(zhì)量。

3.6 利于資料保存 護(hù)理人員信息量大，紙張保存隨著時(shí)間的流逝易變黃、老化或丟失。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，延長(zhǎng)了保存期限，避免了受外界環(huán)境因素影響，節(jié)省了人力和物力。

3.7 需專(zhuān)人維護(hù) 該系統(tǒng)前期是由軟件開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行維護(hù)，合同期滿由我院信息科進(jìn)行維護(hù)，但是信息科負(fù)責(zé)全院信息系統(tǒng)，包括門(mén)診掛號(hào)系統(tǒng)、住院部的醫(yī)囑系統(tǒng)等，工作量較大。因此，設(shè)置通曉計(jì)算機(jī)的高水平護(hù)理人員對(duì)該檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)顯得尤其重要。可以建議護(hù)理部成立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的信息小組負(fù)責(zé)該系統(tǒng)的管理、維護(hù)以及信息的錄入工作。

4 小結(jié)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶動(dòng)了全球醫(yī)療信息化的建設(shè)步伐，護(hù)理信息化也被越來(lái)越多的專(zhuān)業(yè)人士所重視，希望借助信息科技提升護(hù)理管理水平［4］。醫(yī)院護(hù)士檔案系統(tǒng)的使用不僅優(yōu)化了護(hù)理部人、財(cái)、物和時(shí)空的管理，也為客觀反映每位護(hù)理專(zhuān)業(yè)人員的工作績(jī)效、為綜合評(píng)價(jià)護(hù)士的業(yè)績(jī)提供依據(jù)，具有科學(xué)性和實(shí)用性，值得借鑒和推廣。

［1］ 李利.信息化建設(shè)在優(yōu)質(zhì)護(hù)理服務(wù)中的重要作用［J］.護(hù)理研究，2012，26（10B）：2759－2760.

［2］ 許玲.護(hù)理信息化管理中常見(jiàn)差錯(cuò)分析及管理對(duì)策［J］.護(hù)理實(shí)踐與研究，2012，9（9）：95－96.

［3］ 曹榮桂，王環(huán)增.醫(yī)院管理學(xué)［M］.北京：人民衛(wèi)生出版社，2003：54－55.

［4］ 朱建英，宮克，葉文琴，等.建立護(hù)理人員檔案管理模式的探討［J］.中國(guó)護(hù)理管理，2004，4（11）：41－42.