新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題分析及應(yīng)對(duì)措施思考

凌慧貞

摘 要：新時(shí)期制度的變革是時(shí)代發(fā)展變化的產(chǎn)物，人事制度自然也被列入改革范圍之內(nèi)，對(duì)新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理是時(shí)代發(fā)展的必然需求.它能夠滿足企業(yè)和單位的檔案管理需求，對(duì)其意義顯得十分重要。就我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，還存在一些問(wèn)題，迫切需要加大對(duì)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作的研究力度，提出切實(shí)可行的解決方案。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；機(jī)關(guān)；檔案管理；問(wèn)題分析；應(yīng)對(duì)措施

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在的時(shí)代發(fā)展需求了，需要對(duì)新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案管理工作的進(jìn)行變革，有針對(duì)性的采取措施管理機(jī)關(guān)檔案，使機(jī)關(guān)檔案管理工作科學(xué)化、合理化。加大對(duì)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理的研究力度，開(kāi)發(fā)新的檔案管理技術(shù)，創(chuàng)造新的檔案管理理論，全面提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平，促進(jìn)我國(guó)檔案管理在新時(shí)期有新發(fā)展，進(jìn)一步規(guī)范我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案管理。

1 新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題

當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作明顯存在問(wèn)題，我國(guó)目前的現(xiàn)狀就是對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作不夠重視，機(jī)關(guān)檔案管理工作不能得到很好的發(fā)展。對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠深入，簡(jiǎn)單的認(rèn)為只是對(duì)檔案進(jìn)行保存，檔案管理工作不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以，對(duì)新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案的管理就只停留在保證能夠查閱檔案和檔案不丟失的表面認(rèn)識(shí)上，這樣的片面化認(rèn)識(shí)導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到限制，也不能夠滿足信息化新時(shí)期的檔案發(fā)展管理的進(jìn)一步需求。

由于對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)上的欠缺，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)在制度建設(shè)和執(zhí)行效力上有所不足，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的管理崗位，沒(méi)有科學(xué)的管理制度，呈現(xiàn)的就是粗放型的管理模式。因?yàn)闄n案管理制度化的缺失，機(jī)關(guān)檔案管理人員工作流程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)檔案的管理疏于審查，很多檔案材料丟失或者不夠全面，破壞了檔案的完整性和真實(shí)性。

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式，呈現(xiàn)的就是信息化水平較低，管理模式相對(duì)落后，以紙質(zhì)媒體為主的檔案資料管理已經(jīng)不再擁有優(yōu)勢(shì)，就現(xiàn)代高信息化程度而言，目前的檔案管理現(xiàn)狀就是數(shù)字化水平低、信息化不足，這和當(dāng)代社會(huì)高信息化和高數(shù)字化的時(shí)代特征相背離，紙質(zhì)檔案的繼續(xù)發(fā)展不利于時(shí)代的可持續(xù)發(fā)展，嚴(yán)重浪費(fèi)資源，提高檔案管理的成本，而且還不能有效提高檔案管理的質(zhì)量。

管理平臺(tái)建設(shè)的滯后明顯增加了管理人員的工作量，而機(jī)關(guān)管檔案理的人才隊(duì)伍明顯不足。我國(guó)有針對(duì)性的檔案管理人才培養(yǎng)起步很晚，有檔案管理知識(shí)的人才很少，這對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)是嚴(yán)重的阻礙因素之一，另一方面是現(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案管理人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理背景知識(shí)，后天也沒(méi)有重視對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，在管理理論上欠缺，這樣的管理隊(duì)伍就很難形成合力，不能有效管理機(jī)關(guān)檔案。機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)對(duì)管理工作的不重視，使得機(jī)關(guān)檔案管理工作的資金投入不足，檔案管理人員配置不合理。

人事檔案入庫(kù)的宣傳不到位，檔案管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案宣傳的重要性，檔案的完整性不足，沒(méi)有及時(shí)的得到完善，監(jiān)管范圍內(nèi)的人事檔案，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理，受專(zhuān)業(yè)等因素的影響，檔案管理人員也對(duì)檔案管理工作力有所不及。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

機(jī)關(guān)檔案管理工作效率的提升能夠保證當(dāng)代社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的時(shí)代要求，檔案管理需要制度的完善，在制度執(zhí)行上要有強(qiáng)制力，促使機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量的提高。這就要做到在制度上的職責(zé)分工明確，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任心，及時(shí)收集檔案材料，將檔案歸檔；進(jìn)一步吸納檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，使人員的上崗符合崗位的實(shí)際要求；在檔案管理的資金投入方面，要落實(shí)經(jīng)費(fèi)投入的預(yù)算制度，針對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)，嚴(yán)格制度化撥付，用于檔案管理人員培訓(xùn)或者檔案管理耗費(fèi)。

對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果的加以運(yùn)用，使新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化程度顯著提升，強(qiáng)化檔案管理的手段，創(chuàng)新管理技巧，在信息化的高要求下使管理水平與社會(huì)發(fā)展的時(shí)代性接軌，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代社會(huì)要求的可持續(xù)發(fā)展，也讓檔案管理工作走上可持續(xù)發(fā)展的道路。

切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，檔案管理部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行探索，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革，以自己獨(dú)特的服務(wù)方式為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，使檔案工作更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，不斷滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。信息化必將對(duì)檔案管理與利用工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

檔案管理工作人員在新時(shí)期要有新的標(biāo)準(zhǔn)，作為機(jī)關(guān)檔案管理人員，自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)必須要過(guò)硬，這就需要對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，要求新時(shí)期的檔案管理人員要解放思想，努力提升自身素質(zhì)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化的新要求。具體做法就是對(duì)檔案管理人員的選用，要有針對(duì)性的引進(jìn)檔案管理人才，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)而言，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。機(jī)關(guān)檔案管理人員自身，要不斷強(qiáng)化自身的檔案管理意識(shí)，自覺(jué)學(xué)習(xí)新理念和新方法，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代高科技陳果，創(chuàng)新新的管理手段和方法，與時(shí)俱進(jìn)。

就檔案管理部門(mén)而言，要有提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代下計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，如數(shù)據(jù)儲(chǔ)存量大，檢索方便快捷，啟發(fā)檔案管理人員開(kāi)發(fā)適用于自身檔案管理的檢索方法和管理模式。認(rèn)識(shí)到雙軌制整理方法的重要性，即將紙質(zhì)檔案和電子檔案都完整歸檔，將兩種歸檔方式都編為相同檔號(hào)，方便查閱和管理，同時(shí)還能做好檔案的備份工作。檔案管理部門(mén)還要做好機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理的指導(dǎo)工作，幫助機(jī)關(guān)制定適合的檔案管理制度，督促機(jī)關(guān)做好檔案的分類(lèi)工作，讓檔案管理人員有條件接受專(zhuān)業(yè)上的培訓(xùn)，使機(jī)關(guān)檔案管理走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的道路。

檔案的管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎貏e是人事檔案的交接，程序復(fù)雜。一般情況下檔案交接的程序是全面清理保管的檔案；催還借出的檔案，并且做好記錄；對(duì)散亂的檔案做好分類(lèi)整理工作，及時(shí)歸檔；移交的檔案做好詳細(xì)的記錄，簽字蓋章。

機(jī)關(guān)的檔案管理還面臨諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，對(duì)于檔案管理的硬件設(shè)備要保護(hù)好，首先要有足夠的檔案庫(kù)房，儲(chǔ)藏室內(nèi)要有除濕器、檔案架等設(shè)備，還要建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，建立檔案的儲(chǔ)存和檢索系統(tǒng)。

改善機(jī)關(guān)檔案管理的資源結(jié)構(gòu)，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源和人民的群眾檔案信息資源，保證人民群眾的利益最大化。有效整合檔案管理資源，接收、征集檔案管理資源。

3 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期的信息化程度的提高，催生新事物的變革，機(jī)關(guān)檔案管理就是在信息化高速發(fā)達(dá)的情況下，面臨著需要變革檔案管理制度的新任務(wù)，改革機(jī)關(guān)檔案管理制度，能夠符合時(shí)代發(fā)展的新要求，同時(shí)還能夠有效提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和水平。但是我國(guó)的檔案管理服務(wù)質(zhì)量還有所欠缺，在管理上存在嚴(yán)重問(wèn)題，制約了新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展，在新時(shí)期要做到保證機(jī)關(guān)檔案管理的水準(zhǔn)，必須對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行深度分析，重視檔案管理工作，融入新的檔案管理技術(shù)和想法，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的檔案管理思維，使新時(shí)期的檔案管理工作現(xiàn)代化、科學(xué)化，同信息化社會(huì)的發(fā)展同步。

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