如何加強(qiáng)企業(yè)退休職工人事檔案管理工作

劉靜

摘 要：隨著人口老齡化、城鎮(zhèn)化、就業(yè)格局變化等社會(huì)問題以及企業(yè)改革力度的不斷加大，企業(yè)員工辦理退休、提前退休的現(xiàn)象逐漸明顯，企業(yè)退休職工隊(duì)伍日益龐大，企業(yè)退休職工人事檔案管理工作也成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。這項(xiàng)工作涉及到企業(yè)、個(gè)人、社會(huì)等多方面利益，解決好這一問題對(duì)于促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定、和諧具有極大的意義。隨著國家對(duì)于社會(huì)保障工作的投入和相關(guān)政策的出臺(tái)以及近些年企業(yè)對(duì)于社保工作的重視，使得這一工作進(jìn)展順利并取得了初步效果，但是由于我國企業(yè)發(fā)展起步晚，很多工作還沒得到具體執(zhí)行和落實(shí)，很多問題亟待解決。本文從目前企業(yè)退休職工人事檔案管理工作現(xiàn)狀、意義并提出措施。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；企業(yè)退休職工；人事檔案管理

企業(yè)退休員工為企業(yè)發(fā)展做出了很大貢獻(xiàn)，解決好退休職工相關(guān)工作不僅關(guān)系到退休職工的社會(huì)保障和退休生活，更是對(duì)國家以人為本的科學(xué)發(fā)展觀的深刻實(shí)踐，有助于縮減社會(huì)差距、提高社會(huì)公平、緩解社會(huì)矛盾、提高百姓的幸福指數(shù)，同時(shí)更是企業(yè)建立健全企業(yè)的管理機(jī)制，完善企業(yè)后勤保障工作，促進(jìn)企業(yè)成熟運(yùn)營(yíng)的重大舉措；退休職工檔案管理工作是解決企業(yè)退休職工工作的重要組成部分，涉及到員工的重要信息和退休后生活息息相關(guān)，加強(qiáng)企業(yè)退休職工人事檔案管理工作對(duì)于解決這項(xiàng)工作有極大的推動(dòng)作用。

1 目前企業(yè)退休職工人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）檔案管理設(shè)備落后、保管環(huán)境差，檔案材料殘缺。社區(qū)管理檔案管理因?yàn)閿?shù)量不確定不成規(guī)模，同時(shí)沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)也缺少專門的存放地點(diǎn)，大部分只是同其他別類文件存放在一起，缺少檔案管理的“八防”要求也沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備殘缺或者沒有相關(guān)設(shè)備，由于火災(zāi)、溫差、干濕度以及管理不善造成了重大損失，因?yàn)闄n案信息關(guān)乎到退休員工薪金、社保、醫(yī)保、工資調(diào)整等多個(gè)問題，最后很多材料不齊全，存在空白需要填補(bǔ)的情況給日常工作增加了很大難度。

（2）檔案管理人員不專業(yè)。目前大部分的企業(yè)還沒有成型的檔案管理機(jī)制和制度，很多負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)業(yè)務(wù)不熟悉、不專業(yè)，員工往往身兼數(shù)職且多為企業(yè)臨時(shí)聘用的員工，所以檔案管理具有不穩(wěn)定性，交接工作也存在疏漏。其次關(guān)閉、倒閉的企業(yè)人事檔案沒有專人負(fù)責(zé)看管，部分員工身兼數(shù)職輪流看管，做不到全職負(fù)責(zé)工作，存在流于形式、虛有其表，一旦有玩忽職守的情況出現(xiàn)會(huì)造成很大的損失。

（3）目前管理基本處于原始手工階段，目前絕大部分的工作基本是通過計(jì)算機(jī)來操作的，而檔案管理工作很多還停留在原始手工階段，首先是大批量、集中化信息得不到統(tǒng)一的處理，信息錄入慢、不全面等現(xiàn)象出現(xiàn)，其次很多紙質(zhì)檔案經(jīng)過磨損會(huì)造成損害，對(duì)于檔案管理也是一種損失，缺少電子版、電子化很難適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展。

2 加強(qiáng)企業(yè)退休職工人事檔案管理工作的意義

檔案包含加強(qiáng)企業(yè)退休職工人事檔案管理可以保障退休職工的檔案信息的安全性和隱私性，保障員工在退休、離職之后的利益不受損害；因?yàn)樯鐣?huì)保障工作一直是社會(huì)熱點(diǎn)的敏感話題，也是提升百姓幸福指數(shù)而必須要解決的問題，加強(qiáng)這項(xiàng)工作可以促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定和社會(huì)和諧，解決因?yàn)閯诠りP(guān)系、員工與企業(yè)矛盾帶來的社會(huì)問題，緩解社會(huì)壓力；最后來講加強(qiáng)企業(yè)退休職工人事檔案管理工作也是企業(yè)所必須值得關(guān)注和完善的，也是企業(yè)走向成熟的必由之路。

3 加強(qiáng)企業(yè)退休職工人事檔案管理工作的措施

對(duì)于退休職工的人事檔案管理工作要有一定的流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作基礎(chǔ)，對(duì)于檔案管理損壞的防治、檔案壽命的延長(zhǎng)、檔案安全的維護(hù)都有嚴(yán)格的要求。工作人員要了解和研究檔案損壞的原因和周期，采取專門措施及方法來最大程度的消除各種不利因素的影響，從而把檔案損壞的自然因素降低；檔案管理不能只防不延，還要從源頭上解決問題，采用電子化、現(xiàn)代化的措施來延長(zhǎng)檔案的壽命。最后就是做好檔案管理的安全保衛(wèi)工作，以上工作措施具體細(xì)節(jié)如下：

檔案管理的原則：以防為主、防護(hù)結(jié)合；一視同仁、安全保衛(wèi)；細(xì)心認(rèn)真、全面嚴(yán)肅。

（1）建立專門機(jī)構(gòu)和庫房，統(tǒng)一化管理。建立社區(qū)檔案管理部門，將所有退休職工檔案整理分門別類根據(jù)單位或企業(yè)編號(hào)及職工姓名順序進(jìn)行編排，各單位的單獨(dú)存放，根據(jù)不同退休時(shí)間進(jìn)行分化并實(shí)行統(tǒng)一管理。

（2）加強(qiáng)資金投入，按照現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求建設(shè)，將現(xiàn)有員工資料制定編制并申請(qǐng)上報(bào)，相關(guān)部門做好登記工作。引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備必須達(dá)到防蛀、防盜、防高低溫、放光、防水、防火、防鼠等八防的標(biāo)準(zhǔn)并配備除濕器、空調(diào)、溫濕度記錄儀、恒溫儀等現(xiàn)代化設(shè)備。

（3）設(shè)置專用的檔案查詢室及檔案管理辦公室，做好現(xiàn)有檔案?jìng)浞莨ぷ饕詡湟馔獬霈F(xiàn)有資料可詢，定期開展檔案資料的檢查和維護(hù)工作，對(duì)已損害的資料進(jìn)行整理、修復(fù)，對(duì)于不同時(shí)段檔案接收工作進(jìn)行整理和記錄工作，確保對(duì)于退休職工檔案管理信息無漏記或缺記的情況發(fā)生；搞好檔案室的清潔工作和保衛(wèi)工作，安排工作人員對(duì)檔案室進(jìn)行定期的清潔打掃，保持檔案室的清潔、衛(wèi)生，對(duì)于清潔工作也要注意，切記不要因?yàn)槿藶闊o意識(shí)損害造成的損失；另外還要做好檔案管理的保衛(wèi)工作，因?yàn)闄n案信息涉及很多重要信息，所以要做到專人負(fù)責(zé)，閑人免進(jìn)、信息保密，如果對(duì)信息查閱要做好來客登記工作，作好記錄。

（4）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)來改善落后的局面，輔助以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)設(shè)備來改善原有檔案手動(dòng)化，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行文字排版并進(jìn)行電子錄入和電子存檔，做到永久保存并方便隨時(shí)翻閱。

（5）將各企業(yè)、單位退休職工的檔案詳細(xì)信息包括姓名、年齡、工作單位、住址、聯(lián)系方式、實(shí)際退休日期、出生日期等統(tǒng)一專人錄入存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)各企業(yè)和政府聯(lián)網(wǎng)，并將這些信息與社保部門和醫(yī)院登記，方便日常工作高效便捷服務(wù)，為退休員工制定專人專證和密碼，通過網(wǎng)絡(luò)即可查詢自己的有關(guān)信息。

（6）建立一支專業(yè)管理隊(duì)伍。要聘請(qǐng)有責(zé)任、思想道德品質(zhì)優(yōu)良、有專業(yè)技術(shù)和相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人才來參與到管理檔案工作，責(zé)任到人并實(shí)行定期考核工作實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗，避免消極怠工和員工工作不當(dāng)帶來的損失，同時(shí)使原有員工身兼數(shù)職的工作和管理狀態(tài)得到改變，使工作得到開展。

（7）對(duì)于退休職工檔案管理工作神圣而嚴(yán)肅，無論是國家、社會(huì)還是企業(yè)、社區(qū)單位都要加強(qiáng)對(duì)于這一工作的重視，增加對(duì)于這項(xiàng)工作人力、財(cái)力、時(shí)間、精力的投入，確保此項(xiàng)工作順利開展。

4 結(jié)語

檔案管理工作細(xì)致入微涉及方面廣具體復(fù)雜但是又切實(shí)關(guān)系到退休員工的利益，關(guān)系到和諧社會(huì)的建設(shè)，更關(guān)系到國家以人為本的政策，解決好這個(gè)問題既是企業(yè)的發(fā)展的必經(jīng)之路也是社會(huì)進(jìn)步的表現(xiàn)。在開展工作的過程中，街道和社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視這項(xiàng)工作，積極實(shí)踐、努力解決，充分利用國家政策和社會(huì)資源來妥善安置、管理退休職工檔案工作，促進(jìn)工作的順利開展。

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