談如何管理和開發(fā)利用好檔案信息資源

于鵬

摘 要：當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；新形式；檔案管理；創(chuàng)新服務(wù)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。

1 抓思想統(tǒng)一，認(rèn)識(shí)市政檔案工作的重要性

思想是行動(dòng)的總開關(guān)。我們堅(jiān)持立足于統(tǒng)一全省市政人員的思想認(rèn)識(shí)來推進(jìn)市政檔案工作。一是領(lǐng)導(dǎo)高度重視。市政機(jī)關(guān)深刻認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)于市政事業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的自覺性；強(qiáng)調(diào)要把檔案工作納入市政工作考評(píng)和下級(jí)院向上級(jí)院報(bào)告工作內(nèi)容，把檔案室、榮譽(yù)室（陳列室）建設(shè)納入機(jī)關(guān)文明創(chuàng)建總體規(guī)劃，加快突破影響檔案工作的機(jī)制性、保障性困擾，積極為檔案工作解決實(shí)際困難和問題。二是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。全省各級(jí)市政黨組都將檔案工作納入重要議事日程，列入市政工作目標(biāo)管理，與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核，形成了市政長(zhǎng)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常抓、辦公室主任具體抓的檔案工作格局。三是強(qiáng)化教育引導(dǎo)。緊密結(jié)合職業(yè)道德、職業(yè)紀(jì)律、職業(yè)責(zé)任教育和開展機(jī)關(guān)文明創(chuàng)建、落實(shí)工作目標(biāo)管理責(zé)任制等工作，教育引導(dǎo)檔案人員深刻認(rèn)識(shí)市政檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是市政機(jī)關(guān)執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄，是認(rèn)識(shí)和研究市政工作規(guī)律的重要依據(jù)，切實(shí)增強(qiáng)做好市政檔案工作的責(zé)任感和使命感。堅(jiān)持從政治上、工作上、生活上關(guān)心、愛護(hù)檔案人員，充分調(diào)動(dòng)了廣大檔案人員的工作積極性和創(chuàng)造性，有力推動(dòng)了全省市政機(jī)關(guān)檔案管理工作深入健康發(fā)展。

2 抓基礎(chǔ)工作，推進(jìn)市政檔案工作的規(guī)范化

堅(jiān)持“打基礎(chǔ)、管長(zhǎng)遠(yuǎn)”，狠抓檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。一是健全規(guī)章制度。結(jié)合市政工作實(shí)際和新形勢(shì)需要，進(jìn)一步建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)市政機(jī)關(guān)立卷歸檔、檔案利用、檔案管理、檔案保密等制度進(jìn)行修訂完善，使檔案工作有規(guī)可遵、有章可循。二是提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。以學(xué)習(xí)中央和省有關(guān)檔案工作文件精神、文件歸檔方法和工作要求為主要內(nèi)容，每年組織市政系統(tǒng)專、兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三是強(qiáng)化督促指導(dǎo)。認(rèn)真落實(shí)《訴訟檔案管理辦法》、《吉林省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，切實(shí)抓好督促指導(dǎo)，確保立卷歸檔及時(shí)和歸檔文件質(zhì)量。嚴(yán)格按照規(guī)范化的要求，對(duì)要?dú)w檔的文件從公文處理、收集整理、立卷歸檔、保管利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真檢查驗(yàn)收。每年對(duì)各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及系統(tǒng)檔案工作情況進(jìn)行通報(bào)。

3 抓科技應(yīng)用，促進(jìn)市政檔案工作的信息化

我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化建設(shè)是市政檔案工作發(fā)展的必由之路，堅(jiān)持以信息化促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和市政信息化的同步協(xié)調(diào)發(fā)展。一是加大檔案數(shù)字化力度。認(rèn)真執(zhí)行《市政機(jī)關(guān)公文二維條碼使用規(guī)范》、《吉林省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》，加快市政檔案信息化工作步伐。二是做好電子公文歸檔。按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》的要求，加強(qiáng)對(duì)電子公文、電子檔案的保真、保密和安全科學(xué)保存。省市政帶頭示范，結(jié)合自身規(guī)范化、信息化建設(shè)，摸索建立了一套符合規(guī)范、安全保密、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的電子公文編號(hào)、制作、保存、立卷、歸檔操作流程，在全省市政機(jī)關(guān)推廣應(yīng)用。三是建立和完善檔案信息安全保障體系。嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離制度，采取可靠的防范技術(shù)和措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。

4 抓上下聯(lián)動(dòng)，體現(xiàn)市政檔案工作的一體化

堅(jiān)持著眼全局，圍繞推動(dòng)市政系統(tǒng)檔案工作的全面發(fā)展進(jìn)步來開展工作。一方面，充分發(fā)揮省市政的示范帶頭作用。進(jìn)一步加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，提升檔案工作“硬環(huán)境”，切實(shí)抓好省市政檔案工作目標(biāo)管理升“省特級(jí)”工作。先后投入資金200余萬元，加大對(duì)市政歷史珍貴資料的征集工作力度，建成了面積達(dá)300平米、科技含量較高的省市政陳列室，為全省市政人員銘記湖北市政光榮歷史、展示湖北市政良好形象、教育激勵(lì)市政工作人員，搭建了一個(gè)新的窗口和平臺(tái)，得到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)，為全省市政系統(tǒng)作出了表率。另一方面，加強(qiáng)對(duì)全省市政系統(tǒng)檔案工作目標(biāo)管理省特級(jí)的創(chuàng)建指導(dǎo)工作。省市政下發(fā)了全省市政機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理情況通報(bào)，加大了對(duì)市、縣兩級(jí)市政檔案工作的督促指導(dǎo)力度。以檔案目標(biāo)管理為重點(diǎn)，抓兩頭帶中間，把加強(qiáng)系統(tǒng)指導(dǎo)和爭(zhēng)取當(dāng)?shù)貦n案部門的支持緊密結(jié)合起來，有計(jì)劃、分步驟地促進(jìn)基層院開展檔案目標(biāo)管理工作。一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)，并適時(shí)組織檔案檢查；堅(jiān)持常規(guī)指導(dǎo)和定向指導(dǎo)相結(jié)合，通過辦培訓(xùn)班、檢查評(píng)比、報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等形式，全面了解市政系統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀及存在的問題，解決市政系統(tǒng)檔案管理中存在的共性問題，推動(dòng)了全省市政系統(tǒng)檔案管理整體水平的提高。

5 抓開發(fā)利用，展現(xiàn)市政檔案工作的服務(wù)性

我們利用檔案為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，在執(zhí)法檢查、出庭公訴、復(fù)查案件，文明單位創(chuàng)建，工資晉級(jí)、職務(wù)晉升，財(cái)務(wù)審計(jì)、基建工程等工作中都發(fā)揮了積極作用。一是認(rèn)真做好整理歸檔工作。堅(jiān)持每年年終對(duì)已結(jié)案件和已辦理完畢的文書材料進(jìn)行認(rèn)真清理，及時(shí)整理歸檔，為開發(fā)利用創(chuàng)造便利條件。我們還編制了各種檔案檢索工具，案卷目錄、全宗卷、立卷說明、歸檔規(guī)則、文件匯編、發(fā)文匯集、檔案利用效果實(shí)例匯編等，為及時(shí)、準(zhǔn)確利用檔案提供了方便。二是嚴(yán)格檔案借閱和催還制度。嚴(yán)格履行市政檔案借閱審批程序，認(rèn)真執(zhí)行保密制度，定期清點(diǎn)庫存檔案，加大檔案安全保障情況檢查力度，確保制度落到實(shí)處。三是做好檔案資料編纂。我們先后整理、撰寫了省市政《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》、《全宗介紹》、《人大代表審議市政工作報(bào)告的意見建議》等，為領(lǐng)導(dǎo)決策、市政業(yè)務(wù)的開展發(fā)揮了積極作用，獲得領(lǐng)導(dǎo)和工作人員好評(píng)，也贏得了領(lǐng)導(dǎo)和全院工作人員對(duì)檔案工作的理解、關(guān)心和支持。

我們的工作雖然取得了一定成績(jī)，但與最高人民市政、省檔案局對(duì)檔案工作的要求，與省直檔案工作先進(jìn)單位相比還存在一定差距。在今后的工作中，我們將以本次會(huì)議為新的起點(diǎn)，進(jìn)一步明確職責(zé)，認(rèn)識(shí)不足，增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)，找準(zhǔn)位置，拓寬領(lǐng)域，創(chuàng)新機(jī)制，完善手段，始終保持市政檔案工作生機(jī)與活力，實(shí)現(xiàn)市政檔案工作科學(xué)發(fā)展。endprint