現(xiàn)代檔案管理制度下電子文件管理的問(wèn)題和對(duì)策

高蕾

摘 要：電子信息技術(shù)普及的今天，檔案管理方式也順應(yīng)時(shí)勢(shì)發(fā)生了重大改變。本文從電子文件特點(diǎn)入手，對(duì)電子文件管理對(duì)檔案工作帶來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出針對(duì)性的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

電子文件是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的產(chǎn)物，只要有信息技術(shù)應(yīng)用的地方就會(huì)有電子文件的產(chǎn)生。它是“數(shù)字信息”和“文件”兩者的交集，是文件的一種，同時(shí)電子文件又以數(shù)字形式進(jìn)行記錄，它在給人們工作和生活帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也直接對(duì)檔案管理工作帶來(lái)多方面的問(wèn)題，積極解決這些問(wèn)題使電子文件管理更加符合需求和更好地發(fā)揮作用，已成為搞好檔案工作不可小覷的重要一環(huán)。

1 電子文件的理論界定及其四大特點(diǎn)

電子文件主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等，與紙質(zhì)文件比較，它有以下四大特點(diǎn)：一是電子文件不同于直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀和利用；二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；三是電子文件的利用可以共享，不受時(shí)間和空間條件的限制；四是電子文件對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求較低，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求卻很高。要搞好檔案工作，就必須從檔案管理的基本規(guī)律和計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)電子文件進(jìn)行科學(xué)管理。

2 電子文件給檔案管理工作帶來(lái)的問(wèn)題

從理論上看，電子文件具有檔案的本質(zhì)屬性和一般屬性，但是由于電子文件的一些特點(diǎn)不同于紙質(zhì)文件，所以我們?cè)诠芾黼娮游募r(shí)就不能采用和傳統(tǒng)文件一樣的方法。于是，在管理方法過(guò)程中出現(xiàn)了一系列問(wèn)題。

1.不能確保電子文件的可靠性和真實(shí)性。電子文件徹底改變了檔案的原始記錄性這一本質(zhì)屬性。檔案的傳統(tǒng)媒介，紙質(zhì)檔案能讓歷史檔案真正保持其原始記錄性屬性，能讓后來(lái)者審觀其歷史原貌，追尋其發(fā)展淵源。電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)將信息以數(shù)字代碼的形式記錄在載體上的，必須依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能得到識(shí)別和利用。計(jì)算機(jī)可以保存電子文件的完整性，但也可以修改或者刪除電子文件。所以，不能確保電子文件的真實(shí)性和可靠性。除此之外，因?yàn)殡娮游募男畔?nèi)容和載體是不在一起的，能夠輕而易舉地對(duì)電子文件進(jìn)行修改、復(fù)制、轉(zhuǎn)移甚至遠(yuǎn)程控制，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。

2.電子文件檔案的排序及整理完全打破了傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的檔案工作一般是按照文件材料的原始順序進(jìn)行歸類、整理及保管。如今電子文件的形成、日益增多和普及后，人們根據(jù)各種工作需要，可以隨時(shí)甚至隨地對(duì)電子文件信息進(jìn)行復(fù)制、修改、重新組合或移除，文件的本來(lái)順序容易被打亂或改變，這個(gè)不確定性，會(huì)帶來(lái)檔案整理的不確定性和檔案管理的不規(guī)范性。與此同時(shí)，目前人們對(duì)電子文件的憑證價(jià)值尚未研究出可靠的法律保障措施。

3.電子文件的保管、鑒定難度及安全防范壓力越來(lái)越大。紙質(zhì)文件檔案受到損壞時(shí)，還可能留有遺跡殘紙，而電子文件檔案一旦損壞則可能杳無(wú)痕跡，因而它對(duì)保管環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件的科學(xué)含量較高，導(dǎo)致對(duì)其進(jìn)行鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、方法和內(nèi)容也應(yīng)有所改變，難度也高于對(duì)紙質(zhì)文件的鑒定，必須由電腦技術(shù)和檔案管理技術(shù)“雙備”的人員才有權(quán)威。由于電子文件的新創(chuàng)性、獨(dú)特性和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用性，對(duì)電子文件信息的安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治、黑客攻擊的防控等都不得不納入檔案管理范疇之中。

3 加強(qiáng)電子文件管理的對(duì)策

1.電子文件真實(shí)性、原始性方面。為了確保電子文件的真實(shí)性和可靠性，必須從電子文件形成之初就開(kāi)始加大對(duì)其嚴(yán)格監(jiān)管的力度，并對(duì)各項(xiàng)操作都要做好詳細(xì)跟蹤記錄。嚴(yán)格辦理的流程控制程序，形成責(zé)任交接工作制度，以便于檢查文件起草、修改、定稿、接收、承辦、歸檔等過(guò)程，并確保這些過(guò)程的前后銜接。比如簽收文件時(shí)的責(zé)任者簽名，電子文件的各種版本，處理文件時(shí)的權(quán)限審核，交接手續(xù)核對(duì)和身份確認(rèn)等。通過(guò)種種途徑來(lái)保證電子文件的真實(shí)原始性，避免電子文件被惡意利用和蓄意修改等。

2.要認(rèn)真抓好電子文件的規(guī)范立卷、整理和歸檔工作。收集整理文件材料時(shí)，先對(duì)所產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行編目整理，再移交給檔案部門保存，定期歸檔。電子文件的歸檔可根據(jù)技術(shù)環(huán)境條件、存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等情況，在年度末或任務(wù)完成后進(jìn)行。檔案部門對(duì)收集到的電子文件要結(jié)合各單位工作內(nèi)容和電子文件內(nèi)容，嚴(yán)格分類編目。在目前電子文件與紙質(zhì)文件“雙軌并行”條件下，可同步形成兩套內(nèi)容相同的檔案，以便參照互補(bǔ)，可以有效彌補(bǔ)電子文件過(guò)分依賴計(jì)算機(jī)等缺陷。經(jīng)過(guò)歸檔整理的電子文件壓縮后應(yīng)及時(shí)存入磁盤或光盤并備份，制作目錄，統(tǒng)一編號(hào)，再專柜存儲(chǔ)。

3.加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案的安全防范和解救措施。要切實(shí)把好電子文件的入口關(guān)，在接收電子文件時(shí)要逐件檢查其技術(shù)狀況，確保其能被正常打開(kāi)、載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒；數(shù)量、內(nèi)容與歸檔移交清單一致；存儲(chǔ)格式為推薦格式。加密文件需解除其密碼；文字類壓縮文件須進(jìn)行解壓。在技術(shù)手段上，形成和處理電子文件的單位內(nèi)網(wǎng)必須與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，每個(gè)電腦終端必須設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，進(jìn)行身份認(rèn)證。在管理措施上，所有服務(wù)器和終端，都應(yīng)安裝正版殺毒軟件，阻止病毒侵入；提高預(yù)警監(jiān)測(cè)能力，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)操作行為，阻斷非法的網(wǎng)絡(luò)連接；制訂應(yīng)急方案，完善應(yīng)急機(jī)制，提高反擊和災(zāi)難恢復(fù)能力，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定運(yùn)行。在滿足正常工作需要的前提下，對(duì)制發(fā)、復(fù)制、下載電子文件，嚴(yán)格審批把關(guān)。

4 要不斷創(chuàng)造條件提高電子文件檔案的利用和管理效能

電子文件由于各方面的局限，勢(shì)必會(huì)給電子文件的管理和利用造成困難和問(wèn)題，所以就需要我們?cè)谶@條探索道路上不斷前進(jìn)和發(fā)展，努力使電子文件管理更加高效化、科學(xué)化。

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