淺析人事檔案管理現(xiàn)狀及信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

柴軍榮

摘 要：人事檔案是人才管理的基礎(chǔ)性工作，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)檔案管理的需要，人事檔案信息化就是要依靠計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等信息化手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案資料和現(xiàn)代的圖片、音頻和視頻等多媒體資料進(jìn)行錄入、存儲、檢索和應(yīng)用。因此，推進(jìn)人事檔案信息化就要從原始資料的采集、數(shù)據(jù)庫的建立和相關(guān)技術(shù)人員培養(yǎng)等方面著手實施。本文將對于當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀展開探討，并分析了信息化建設(shè)的發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；現(xiàn)狀；信息化建設(shè)；措施

1 我國現(xiàn)階段人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 人事檔案內(nèi)容存在隨意性，不真實性

真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)在的人事檔案材料中經(jīng)常存在內(nèi)容的不真實性。有的檔案中材料內(nèi)容前后不一致，同樣的經(jīng)歷，前面一個年代，后面一個年代。例如，出生年月日經(jīng)常出現(xiàn)前后不一致的情況，有的人隨意填寫，和身份證上都不能保持一致；還有參加工作時間、入黨、入團(tuán)時間也是經(jīng)常變化，每次填寫時也往往不一致。還有的材料甚至出現(xiàn)前面一個姓名，后面一個姓名的情況。有的人戶口改了名字，卻不在人事檔案中進(jìn)行說明，往往就造成了姓名前后不一致的情況。改名后應(yīng)在人事檔案中進(jìn)行說明，否則給檔案的管理帶來很大的麻煩。檔案中的考核材料經(jīng)常是優(yōu)點多，缺點少，只有成績，沒有差錯。之所以存在這些問題，主要是因為單位人事檔案的管理者以及填寫檔案人員自身對人事檔案不夠重視，隨意填寫，沒有實事求是的反映個人的真實情況。

1.2 人事檔案材料內(nèi)容不齊全

人事檔案應(yīng)完整的反映一個人的成長歷程，而很多人事檔案中一些履歷表、年度考核表都缺少或不全，一些學(xué)歷證明、技術(shù)職稱取得情況、工資變化材料也不全。主要原因有：一是單位人事檔案主管部門對人事檔案不夠重視，認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格經(jīng)常填寫，偶爾不填也沒關(guān)系，反正本人工作方面也沒多大變化，所以就直接省略了。有的人在填寫表格時嫌麻煩，經(jīng)常省略填寫，如履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系干脆直接不填。還有一些與個人密切相關(guān)的材料，經(jīng)常放在個人手中，不愿意歸入人事檔案管理中。二是各單位人事管理部門對個人的檔案不能做到及時收集歸檔。很多單位干脆沒有設(shè)立專門的人事檔案部門，只是由其他工作人員兼職的，所以在人事檔案收集和歸檔方面不能做到準(zhǔn)確、及時。

1.3 人事檔案受多部門管理

目前的人事檔案管理正處于新老體制轉(zhuǎn)換時期，管理方式還是沿用舊體制，但又要對新體制的要求做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。人事檔案主要由黨委組織部門、人才流動服務(wù)中心、就業(yè)服務(wù)中心、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的相關(guān)部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位人事部門管理。人事檔案被多部門管理的主要原因是過去人事管理模式檔案隨人走，這種模式的缺點是限制了人才的流動，影響人事檔案管理的質(zhì)量。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上有了較大的改善，但還是有個別部門局限于傳統(tǒng)管理模式中或者出于對自身利益的考慮，不愿放棄對人事檔案的管理，造成檔案管理權(quán)存在著矛盾沖突。

1.4 人事檔案在個人的發(fā)展中極少被利用

人事檔案應(yīng)在個人的發(fā)展中被廣泛利用這也是人事檔案工作的目的。目前我國人事檔案工作的現(xiàn)狀是，人事檔案具有較高的保密性，人事檔案很少被利用。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案主要是被黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位所利用，主要應(yīng)用于傳統(tǒng)人事管理工作中。但是，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，體制改革的不斷深入，非公有制經(jīng)濟(jì)已開始成為現(xiàn)在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的又一支主要力量。如私營企業(yè)，外資企業(yè)、社會中介組織都成為吸收人才資源的重要方向。同時，隨著國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國有企事業(yè)單位的工作人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業(yè)生開始自主擇業(yè)，這就使得國有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生在市場機(jī)制的作用下向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會中介組織中流動，而網(wǎng)絡(luò)，信息現(xiàn)代化又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度已不適合現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。

2 人事檔案信息化推進(jìn)策略

2.1 完善人事檔案內(nèi)容和形式，保障原始檔案資料真實性和完整性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案資料在傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的基礎(chǔ)上又出現(xiàn)了圖片、音頻和視頻等多媒體資料，這種多媒體資料的出現(xiàn)既是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，又是新時期人事檔案管理工作的客觀需求。與越來越多元化的人事檔案資料相比，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式顯得有些不相適應(yīng)了，亟需一種便捷而高效的現(xiàn)代人事檔案管理模式———人事檔案管理的信息化，它可以有效解決上述問題。為此，要重新設(shè)計人事檔案原始資料的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和形式等等，在原有資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)臄U(kuò)展和補(bǔ)充，為下一步的檔案信息化打好基礎(chǔ)。

2.2 重視硬件系統(tǒng)升級和軟件更新，開發(fā)符合信息化要求的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

實施人事檔案信息化的目標(biāo)之一是讓管理和應(yīng)用更加便利，為此，要盡最大的可能更新軟硬件系統(tǒng)。一是要配置高性能服務(wù)器。服務(wù)器性能的高低決定了系統(tǒng)的整體性能，包括系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可訪問性和吞吐量等。防止因為服務(wù)器處理器或內(nèi)存陳舊而導(dǎo)致無法負(fù)載人事檔案管理軟件系統(tǒng)的運行，或?qū)е孪到y(tǒng)經(jīng)常性癱瘓而延誤工作。

二是要建立性能優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。信息化的一大優(yōu)勢是管理人員或應(yīng)用人員可以在任何時間、任何地方和任何終端上訪問或管理服務(wù)器端的檔案資料，但這也要求有性能優(yōu)越的網(wǎng)絡(luò)做保障，保障足夠的網(wǎng)絡(luò)帶寬，保障網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性、安全性和負(fù)載能力。另外，還要有穩(wěn)定的操作系統(tǒng)軟件作支撐。而且，有高性能的硬件、網(wǎng)絡(luò)和操作系統(tǒng)軟件做支撐后，更重要的是開發(fā)完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2.3 培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理人才隊伍

一是從事傳統(tǒng)人事檔案管理的人員要從技能、觀念等方面接受再教育。傳統(tǒng)檔案管理所面對的檔案資料多為紙質(zhì)資料，檔案采集、檔案存儲、檔案檢索和調(diào)取都是人工操作，其缺點是占用空間大、存取效率低，并受空間和時間制約，但對檔案管理人員技能要求較低，不需要檔案管理人員掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和應(yīng)用軟件的操作。而這些信息技術(shù)卻是實現(xiàn)信息化管理的基本功能，是每一個工作人員從傳統(tǒng)檔案管理到信息化管理必須跨過的一道坎。對于信息技術(shù)的培養(yǎng)要進(jìn)行全方位培養(yǎng)，既要培養(yǎng)硬件基本操作技能、操作系統(tǒng)應(yīng)用技能和人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)用技能，也要培養(yǎng)對各類多媒體設(shè)備的應(yīng)用能力，如掃描儀、打印機(jī)、傳真機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和攝像機(jī)等。二是人事檔案管理人員要適應(yīng)角色的轉(zhuǎn)變，即由檔案實體管理者向信息管理員和發(fā)布者的角色轉(zhuǎn)換，還要不斷地開發(fā)信息資源，更新和完善檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)人事檔案管理工作邁向新的臺階。

3 結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前人事檔案管理信息化工作取得了一定成績，各級各類企事業(yè)單位創(chuàng)建了人事檔案管理系統(tǒng)，并在應(yīng)用中不斷提高實用性，穩(wěn)定性。但與此同時，我們應(yīng)當(dāng)看到人事檔案管理信息化工作還存在一定的問題和不足，今后應(yīng)當(dāng)在實踐中不斷轉(zhuǎn)變思想、提高技能，開拓更有效的人事檔案管理模式，促進(jìn)人事檔案信息化工作的不斷提升。

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