淺談如何提高自身素質(zhì)做好科技檔案的管理工作

摘要：科技檔案管理成果同企事業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企事業(yè)的市場(chǎng)環(huán)境和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。

關(guān)鍵詞：科技檔案 信息服務(wù) 管理

0 引言

科技檔案信息服務(wù)是科技檔案部門為用戶準(zhǔn)確、快速地提供本領(lǐng)域內(nèi)最具權(quán)威的信息服務(wù)。科技檔案部門要順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，探索檔案用戶需求及檔案信息服務(wù)的新體系、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分開發(fā)利用。

1 科技檔案信息需求的多層次、多樣化

企事業(yè)單位的檔案用戶對(duì)科技檔案的認(rèn)識(shí)、需求、心理特征以及對(duì)檔案服務(wù)的期待等幾個(gè)方面各有不同。現(xiàn)用戶對(duì)檔案服務(wù)有了新的期待，并且提出了新的要求。

①獲取信息要求更加快捷、準(zhǔn)確。使用者要求檔案部門具有穩(wěn)定、準(zhǔn)確、快速、便捷的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，而且對(duì)高質(zhì)量的編研成果很感興趣。為此，我們檔案工作者就要不斷提高自身素質(zhì)，不斷提供高質(zhì)量的檔案信息，為使用者作為參考咨詢服務(wù)。

②獲取信息要求更加全面、系統(tǒng)?？萍紮n案的載體形式包括：紙質(zhì)文本、圖紙小樣、圖片、錄音、錄像、光盤等多種載體。一個(gè)專題的檔案資料實(shí)體很有可能分散在檔案庫(kù)、文件庫(kù)、圖紙庫(kù)、聲像檔案庫(kù)、光盤庫(kù)等不同庫(kù)房，而且查找時(shí)也是在不同部門的不同管理系統(tǒng)中輸入檢索后并進(jìn)行檢索的，如果忽略了某一載體的數(shù)字化著錄，使用者就得不到完整的資料信息，必然會(huì)到影響科研生產(chǎn)工作。所以，我們檔案工作者要從全局出發(fā)，檔案信息化的收集、整理、編研上要精益求精，要想科研生產(chǎn)人員所想，要為科研生產(chǎn)人員提供更加全面、系統(tǒng)的檔案信息。

③獲取信息要求全文信息和深加工信息。檔案使用者現(xiàn)已要求要對(duì)檔案全文信息在線獲取，而且在對(duì)原始一次信息需求的同時(shí)，更對(duì)經(jīng)過編研、有序化和深加工的檔案信息更加關(guān)注，所以，我們檔案工作者要不辭辛苦，努力做好檔案的編研工作，更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)。

2 多層次、多樣化的科技檔案服務(wù)

科研生產(chǎn)使用者對(duì)利用檔案的目的不同，各有特點(diǎn)，呈現(xiàn)多層次和多樣化，為此，我們科技檔案信息化服務(wù)也要實(shí)行多層次和多樣化。

①檔案信息的基礎(chǔ)性服務(wù)。

科研、生產(chǎn)、數(shù)學(xué)、認(rèn)知等相關(guān)的原始檔案信息是一次信息，也是基礎(chǔ)性的。對(duì)科研生產(chǎn)進(jìn)行基礎(chǔ)性的檔案信息服務(wù)時(shí)，檔案部門不需要對(duì)原始檔案進(jìn)行整理和編研，只向用戶提供完整的原始檔案信息即可?？萍紮n案服務(wù)的重點(diǎn)內(nèi)容主要是外借服務(wù)、閱覽服務(wù)、復(fù)印服務(wù)等。

②檔案信息的深層次服務(wù)。

從信息內(nèi)容來說，檔案部門要提供科技檔案的二、三次信息，以及不同用戶所需的個(gè)性化信息。二次信息服務(wù)包括目錄、索引、題目、檔案文摘等，幫助用戶解決有關(guān)的檔案咨詢、檔案檢索等問題。三次信息服務(wù)是檔案部門對(duì)檔案信息內(nèi)容的再生產(chǎn)，對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、組織和深層次的開發(fā)，為用戶在科研生產(chǎn)研究、科學(xué)管理活動(dòng)中進(jìn)行檔案信息交流和信息研究的前期勞動(dòng)，編制并提供有重要情報(bào)價(jià)值的三次信息的編研成果。

③檔案信息的全過程服務(wù)。

要求檔案工作者根據(jù)用戶的需求收集、整理和傳播知識(shí)，運(yùn)用自身的專業(yè)知識(shí)、技能、職業(yè)敏感等能力引導(dǎo)用戶準(zhǔn)確表達(dá)知識(shí)需求，幫助其獲取所需知識(shí)，解決相關(guān)問題。

④檔案信息的多樣化服務(wù)。

建立科技檔案信息系統(tǒng)，整合多種載體形式的各種檔案信息，集成化、綜合化，使得科技檔案用戶可以足不出戶就能快速、準(zhǔn)確地檢索到自身所需的相關(guān)檔案信息。

3 提高檔案工作者的自身素質(zhì)

提高檔案工作者的自身素質(zhì)是端正服務(wù)思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，增進(jìn)檔案工作服務(wù)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

3.1 檔案工作者的素質(zhì)

①要提高檔案工作者的政治素質(zhì)。檔案專業(yè)工作者必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛黨，熱愛社會(huì)主義，熱愛祖國(guó)和人民，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人利益，有獻(xiàn)身檔案工作的精神。

②要提高檔案工作者自身專業(yè)素質(zhì)。良好地專業(yè)素質(zhì)是做好檔案管理工作的基本條件。在管理檔案過程中管理者要不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，結(jié)合所在單位實(shí)際管理情況，吸收比較先進(jìn)的管理方法，提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理者還要不斷提高自身的綜合素質(zhì)，踐行職業(yè)精神，做到愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)。在平凡普通的崗位上，做出不平凡的成績(jī)。

③要提高檔案工作者的文化知識(shí)水平。檔案工作者必須具有大專以上文化水平，除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識(shí)。因?yàn)闄n案管理的內(nèi)容涉及方方面面，需要管理者具備淵博廣泛的專業(yè)知識(shí)。管理檔案的分類、整理、分析、存檔等環(huán)節(jié)，均需要管理者深入的去了解檔案內(nèi)容，在深入分析了解的基礎(chǔ)上，再加以分門別類，建檔存案。因此，檔案工作者只有掌握具備了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能更好地從事檔案工作。

3.2 提高檔案工作的自身素質(zhì)

①加強(qiáng)思想道德建設(shè)。一是要開展法紀(jì)法規(guī)教育。在科技檔案信息化服務(wù)中，要以法律為準(zhǔn)繩，依法辦事。經(jīng)常學(xué)習(xí)，及時(shí)全面掌握《檔案法》及有關(guān)新的法律法規(guī)，掌握政策依據(jù)。二是進(jìn)行職業(yè)道德教育。進(jìn)一步開展“內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象”的活動(dòng)，增強(qiáng)檔案工作者的職業(yè)道德和職業(yè)責(zé)任心。三是進(jìn)行愛崗敬業(yè)教育。檔案工作是科研生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，我們要熱愛本職工作，愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)，全心全意地為科研檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

②促進(jìn)檔案工作者健康成長(zhǎng)。強(qiáng)化管理，提高檔案工作者素質(zhì)是不可忽視的重要環(huán)節(jié)。注重關(guān)心檔案工作者尤其是青年干部的成長(zhǎng)過程，并為他們創(chuàng)造施展才華的環(huán)境，對(duì)他們?nèi)〉玫某煽?jī)和進(jìn)步要給予肯定表?yè)P(yáng)，對(duì)其缺點(diǎn)和錯(cuò)誤要及時(shí)批評(píng)和幫助。

③搞好培訓(xùn)。要有計(jì)劃地辦好各種培訓(xùn)班，在培訓(xùn)內(nèi)容上要注重普及與突出重點(diǎn)相結(jié)合，還要有針對(duì)性地組織檔案人員進(jìn)行實(shí)地考察、觀摩。在提高他們理性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，加深感性認(rèn)識(shí)，從而培養(yǎng)出高層次的檔案工作者以適應(yīng)檔案改革和發(fā)展的需要。endprint

④加強(qiáng)思想政治工作。一是加強(qiáng)思想政治工作可以提高檔案工作者素質(zhì)；二是加強(qiáng)思想政治工作時(shí)要注意在其內(nèi)容和形式上的多樣化；三是要通過加強(qiáng)思想政治工作引導(dǎo)檔案工作者更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)。

4 做好科技檔案的管理工作

科技檔案管理成果同企事業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企事業(yè)單位的市場(chǎng)環(huán)境和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。

①領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，把檔案工作列入議事日程是規(guī)范檔案工作的需要。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是關(guān)鍵，而檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

②實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題。一是檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的方法管理檔案的基本技能；二是檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才；三是利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

③提高管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。使其能熟練運(yùn)用檔案信息化管理平臺(tái)，更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，做好科技檔案管理工作的關(guān)鍵是提高檔案工作者的自身素質(zhì)和專業(yè)技能，一切本著以科研生產(chǎn)為中心、以科研生產(chǎn)需求為依據(jù)、面向科研生產(chǎn)的信息服務(wù)為原則，采用先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展多層次、多樣化的科技檔案信息服務(wù)，更好地為企事業(yè)單位的科研生產(chǎn)人員提供知識(shí)化、專業(yè)化、個(gè)性化服務(wù)，以適應(yīng)知識(shí)創(chuàng)新和科研試驗(yàn)和配套生產(chǎn)任務(wù)與發(fā)展的需要。

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作者簡(jiǎn)介：劉兵（1967-），女，大學(xué)本科，遼寧省阜新市人，副研究員館員，主要從事檔案編研工作。endprint