Excel數(shù)據(jù)透視表在開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

摘要：該文介紹了筆者在南京電大開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作中，借助于Excel數(shù)據(jù)透視表，配合開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)的使用，可以快速便捷地對開放教育各類學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，極大地提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel數(shù)據(jù)透視表；學(xué)籍管理；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

中圖分類號：TP317.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）13-3050-03

Excel PivotTable Application in the Open Education Student Statistics

ZHANG Yong

（Nanjing Radio and TV University，Nanjing 210002， China）

Abstract： This paper introduces the author of Open Education school in NJTVU statistics work， by means of Excel PivotTables， with the use of open education educational management system， you can quickly and easily on all types of open education and enrollment data for statistical analysis， greatly improved Statistics efficiency.

Key words： Excel PivotTable； school management； statistics

1 概述

開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作是南京電大學(xué)籍管理常規(guī)工作之一，學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作涉及開放教育學(xué)生的在籍、在讀、畢業(yè)、學(xué)位、學(xué)籍異動(dòng)、課程注冊、成績統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)，目前開放教育教務(wù)管理兩套系統(tǒng)同時(shí)使用，PB版教務(wù)管理系統(tǒng)用于管理1999秋至2009春入學(xué)的學(xué)生，Web版教務(wù)管理系統(tǒng)用于管理2009秋至今入學(xué)的學(xué)生，如何做好兩套教務(wù)管理系統(tǒng)并行運(yùn)行時(shí)各類學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，是學(xué)籍管理人員必須思考的問題，除了熟練操作開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)外，掌握相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工具是非常有必要的，微軟公司的電子表格處理軟件Excel就是一套非常不錯(cuò)的數(shù)據(jù)管理軟件。通過Excel工具配合開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)的使用，可以提高開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的效率，帶來非常好的效果。

2 Excel數(shù)據(jù)透視表功能介紹

Excel是微軟公司辦公軟件Microsoft office的組件之一，也是微軟辦公套裝軟件的一個(gè)重要的組成部分，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)、財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。

Excel中的數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動(dòng)態(tài)表格，能幫助用戶分析、組織數(shù)據(jù)，例如：計(jì)算平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差、建立列聯(lián)表、計(jì)算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以重新對數(shù)據(jù)透視表編排，以便從不同角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表的名字來源于它具有表格“透視”的能力，即從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系，從而將紛繁的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息，以供研究和決策所用。合理運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行計(jì)算和分析，能使許多復(fù)雜問題簡單化并極大地提高工作效率。

3 Excel數(shù)據(jù)透視表在開放教育學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

3.1 開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)

南京電大開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)工作在每學(xué)期成績上傳到中央電大后進(jìn)行。學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟如下：

3.1.1 制作成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)清單

根據(jù)成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需求進(jìn)行分析，分別從PB版和Web版教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，生成開放教育成績統(tǒng)計(jì)Excel數(shù)據(jù)表，主要包括：學(xué)生類別、單位代碼和單位名稱、課程類別、試卷代碼、試卷名稱、報(bào)考人次、實(shí)考人次、及格人次和合格人次等字段，然后進(jìn)行兩套教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)合并和處理，確保成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

3.1.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

在Excel 2010“插入”標(biāo)簽頁中單擊“數(shù)據(jù)透視表”，然后在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中選擇開放教育成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表；數(shù)據(jù)透視表的位置可以選擇新工作表或者當(dāng)前工作表的具體位置，我們以生成新建工作表方式創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

3.1.3 向數(shù)據(jù)透視表中添加字段

字段部分包含可以添加到布局的字段名稱，布局部分包含“報(bào)表篩選”區(qū)域、“列標(biāo)簽”區(qū)域、“行標(biāo)簽”區(qū)域和“值”區(qū)域。在字段部分中單擊并按住相應(yīng)的字段名稱，然后將它拖到布局部分中的所需區(qū)域中，例如學(xué)生類別、課程類別、單位代碼和單位名稱，拖到“所在行區(qū)域”；因?yàn)橐獙?bào)考人次、實(shí)考人次、及格人次和合格人次進(jìn)行求和統(tǒng)計(jì)，所以將以上相關(guān)字段拖到“值”字段，計(jì)算類型設(shè)置為“求和”。即可完成開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建，詳見圖1。

圖1 開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)透視表

以上透視表功能是按照開放教育學(xué)生類別、課程類別和教學(xué)點(diǎn)來統(tǒng)計(jì)報(bào)考人次、實(shí)考人次、及格人次和合格人次。在此數(shù)據(jù)透視表基礎(chǔ)上，還可以根據(jù)學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對成績數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的需求，例如：南京電大各類別總考試情況統(tǒng)計(jì)，可以將行標(biāo)簽中課程類別、單位代碼和單位名稱字段移除，按照學(xué)生類別對個(gè)關(guān)考試人數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即可以得到相應(yīng)的結(jié)果。

開放教育學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)透視表完成后，可以使用Excel公式，通過實(shí)考人次、及格人次和合格人次，分別計(jì)算出開放教育各單位或課程的考試及格率和合格率。

3.2 開放教育學(xué)生在籍情況統(tǒng)計(jì)

南京電大開放教育學(xué)生在籍情況統(tǒng)計(jì)工作在每學(xué)期新生入學(xué)后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，開放教育在籍學(xué)生數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟如下：

3.2.1 制作開放教育在籍生數(shù)據(jù)清單

根據(jù)開放教育在籍情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求進(jìn)行分析，分別從PB版和Web版教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出在籍學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)，生成開放教育在籍生Excel數(shù)據(jù)表，包括：學(xué)生類別、單位代碼和名稱、專業(yè)、學(xué)號、姓名等信息，然后進(jìn)行兩套教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)合并和處理，確保在籍生數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

3.2.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

在Excel 2010“插入”標(biāo)簽頁中單擊“數(shù)據(jù)透視表”，然后在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中選擇一個(gè)表或區(qū)域，即開放教育在籍生數(shù)據(jù)表；數(shù)據(jù)透視表的位置可以選擇新工作表。

3.2.3 向數(shù)據(jù)透視表中添加字段

字段部分包含可以添加到布局的字段名稱，在字段部分中單擊并按住相應(yīng)的字段名稱，然后將它拖到布局部分中的所需區(qū)域中，例如學(xué)生類別，拖到“所在行區(qū)域”，學(xué)號拖到“值”字段，計(jì)算類型設(shè)置為“計(jì)數(shù)”。即可完成開放教育在籍學(xué)生數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建，詳見圖2。

以上透視表功能是按照開放教育學(xué)籍類別分類統(tǒng)計(jì)在籍人數(shù)，如果需要更詳細(xì)的在籍統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，例如，各專業(yè)在籍情況，可以在數(shù)據(jù)表布局中，將專業(yè)名稱添加到行標(biāo)簽；南京電大各教學(xué)點(diǎn)在籍情況，可以在數(shù)據(jù)表布局中，將單位名稱拖到行標(biāo)簽。

開放教育在學(xué)情況統(tǒng)計(jì)工作在每學(xué)期學(xué)生選課和報(bào)考工作結(jié)束后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)當(dāng)前學(xué)期學(xué)生有選課或報(bào)考來判定為當(dāng)前學(xué)生學(xué)籍為在讀狀態(tài)，從教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出在學(xué)學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)，生成開放教育在學(xué)學(xué)生數(shù)據(jù)表，然后通過以上步驟可以創(chuàng)建開放教育在學(xué)情況數(shù)據(jù)透視表。

通過以上創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法，我們還可以快速方便地對開放教育畢業(yè)生情況、學(xué)位獲取情況、學(xué)籍異動(dòng)情況、課程注冊情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

4 結(jié)束語

在南京電大開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)操作基礎(chǔ)上，結(jié)合Excel數(shù)據(jù)透視表的使用，進(jìn)行開放教育學(xué)生學(xué)籍管理各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，操作簡單方便，安全可靠，給學(xué)籍管理人員的工作帶來極大的便利，提高了學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 韓小良，陶圓.Excel數(shù)據(jù)透視表從入門到精通[M].北京：中國鐵道出版社，2008.

[2] 宋翔.VIP Excel數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用之道[M].北京：電子工業(yè)出版社，2013.

[3] 張勇.Excel函數(shù)在開放教育學(xué)籍管理中的應(yīng)用[J].南京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014（2）.endprint

3.2 開放教育學(xué)生在籍情況統(tǒng)計(jì)

南京電大開放教育學(xué)生在籍情況統(tǒng)計(jì)工作在每學(xué)期新生入學(xué)后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，開放教育在籍學(xué)生數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟如下：

3.2.1 制作開放教育在籍生數(shù)據(jù)清單

根據(jù)開放教育在籍情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求進(jìn)行分析，分別從PB版和Web版教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出在籍學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)，生成開放教育在籍生Excel數(shù)據(jù)表，包括：學(xué)生類別、單位代碼和名稱、專業(yè)、學(xué)號、姓名等信息，然后進(jìn)行兩套教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)合并和處理，確保在籍生數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

3.2.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

在Excel 2010“插入”標(biāo)簽頁中單擊“數(shù)據(jù)透視表”，然后在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中選擇一個(gè)表或區(qū)域，即開放教育在籍生數(shù)據(jù)表；數(shù)據(jù)透視表的位置可以選擇新工作表。

3.2.3 向數(shù)據(jù)透視表中添加字段

字段部分包含可以添加到布局的字段名稱，在字段部分中單擊并按住相應(yīng)的字段名稱，然后將它拖到布局部分中的所需區(qū)域中，例如學(xué)生類別，拖到“所在行區(qū)域”，學(xué)號拖到“值”字段，計(jì)算類型設(shè)置為“計(jì)數(shù)”。即可完成開放教育在籍學(xué)生數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建，詳見圖2。

以上透視表功能是按照開放教育學(xué)籍類別分類統(tǒng)計(jì)在籍人數(shù)，如果需要更詳細(xì)的在籍統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，例如，各專業(yè)在籍情況，可以在數(shù)據(jù)表布局中，將專業(yè)名稱添加到行標(biāo)簽；南京電大各教學(xué)點(diǎn)在籍情況，可以在數(shù)據(jù)表布局中，將單位名稱拖到行標(biāo)簽。

開放教育在學(xué)情況統(tǒng)計(jì)工作在每學(xué)期學(xué)生選課和報(bào)考工作結(jié)束后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)當(dāng)前學(xué)期學(xué)生有選課或報(bào)考來判定為當(dāng)前學(xué)生學(xué)籍為在讀狀態(tài)，從教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出在學(xué)學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)，生成開放教育在學(xué)學(xué)生數(shù)據(jù)表，然后通過以上步驟可以創(chuàng)建開放教育在學(xué)情況數(shù)據(jù)透視表。

通過以上創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法，我們還可以快速方便地對開放教育畢業(yè)生情況、學(xué)位獲取情況、學(xué)籍異動(dòng)情況、課程注冊情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

4 結(jié)束語

在南京電大開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)操作基礎(chǔ)上，結(jié)合Excel數(shù)據(jù)透視表的使用，進(jìn)行開放教育學(xué)生學(xué)籍管理各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，操作簡單方便，安全可靠，給學(xué)籍管理人員的工作帶來極大的便利，提高了學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 宋翔.VIP Excel數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用之道[M].北京：電子工業(yè)出版社，2013.

[3] 張勇.Excel函數(shù)在開放教育學(xué)籍管理中的應(yīng)用[J].南京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014（2）.endprint

3.2 開放教育學(xué)生在籍情況統(tǒng)計(jì)

南京電大開放教育學(xué)生在籍情況統(tǒng)計(jì)工作在每學(xué)期新生入學(xué)后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，開放教育在籍學(xué)生數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建步驟如下：

3.2.1 制作開放教育在籍生數(shù)據(jù)清單

根據(jù)開放教育在籍情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求進(jìn)行分析，分別從PB版和Web版教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出在籍學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)，生成開放教育在籍生Excel數(shù)據(jù)表，包括：學(xué)生類別、單位代碼和名稱、專業(yè)、學(xué)號、姓名等信息，然后進(jìn)行兩套教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)合并和處理，確保在籍生數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

3.2.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

在Excel 2010“插入”標(biāo)簽頁中單擊“數(shù)據(jù)透視表”，然后在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中選擇一個(gè)表或區(qū)域，即開放教育在籍生數(shù)據(jù)表；數(shù)據(jù)透視表的位置可以選擇新工作表。

3.2.3 向數(shù)據(jù)透視表中添加字段

字段部分包含可以添加到布局的字段名稱，在字段部分中單擊并按住相應(yīng)的字段名稱，然后將它拖到布局部分中的所需區(qū)域中，例如學(xué)生類別，拖到“所在行區(qū)域”，學(xué)號拖到“值”字段，計(jì)算類型設(shè)置為“計(jì)數(shù)”。即可完成開放教育在籍學(xué)生數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建，詳見圖2。

以上透視表功能是按照開放教育學(xué)籍類別分類統(tǒng)計(jì)在籍人數(shù)，如果需要更詳細(xì)的在籍統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，例如，各專業(yè)在籍情況，可以在數(shù)據(jù)表布局中，將專業(yè)名稱添加到行標(biāo)簽；南京電大各教學(xué)點(diǎn)在籍情況，可以在數(shù)據(jù)表布局中，將單位名稱拖到行標(biāo)簽。

開放教育在學(xué)情況統(tǒng)計(jì)工作在每學(xué)期學(xué)生選課和報(bào)考工作結(jié)束后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)當(dāng)前學(xué)期學(xué)生有選課或報(bào)考來判定為當(dāng)前學(xué)生學(xué)籍為在讀狀態(tài)，從教務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出在學(xué)學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)，生成開放教育在學(xué)學(xué)生數(shù)據(jù)表，然后通過以上步驟可以創(chuàng)建開放教育在學(xué)情況數(shù)據(jù)透視表。

通過以上創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法，我們還可以快速方便地對開放教育畢業(yè)生情況、學(xué)位獲取情況、學(xué)籍異動(dòng)情況、課程注冊情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

4 結(jié)束語

在南京電大開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)操作基礎(chǔ)上，結(jié)合Excel數(shù)據(jù)透視表的使用，進(jìn)行開放教育學(xué)生學(xué)籍管理各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，操作簡單方便，安全可靠，給學(xué)籍管理人員的工作帶來極大的便利，提高了學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 韓小良，陶圓.Excel數(shù)據(jù)透視表從入門到精通[M].北京：中國鐵道出版社，2008.

[2] 宋翔.VIP Excel數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用之道[M].北京：電子工業(yè)出版社，2013.

[3] 張勇.Excel函數(shù)在開放教育學(xué)籍管理中的應(yīng)用[J].南京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014（2）.endprint