大學(xué)畢業(yè)生檔案管理存在的問題及對策

王建霞

大學(xué)畢業(yè)生檔案是以大學(xué)生本人姓名為特征，證明其身份、學(xué)歷，記錄其學(xué)生經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力及個人特長等的原始記錄，既是大學(xué)生綜合素質(zhì)的真實反映，也是用人單位分析判斷其素質(zhì)與能力的重要依據(jù)。大學(xué)畢業(yè)生檔案作為個人人事檔案的重要組成部分，是大學(xué)畢業(yè)生進入社會的“準(zhǔn)入證”，關(guān)系到畢業(yè)以后就業(yè)安排、轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、職稱評定、職務(wù)晉升等切身利益，對于考研、出境、公務(wù)員考試、工作調(diào)動、結(jié)婚、生育、辦理各種社會保險等具有十分重要的作用。但是，由于受到新的就業(yè)制度和環(huán)境的影響，在大學(xué)畢業(yè)生檔案管理和流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)了這樣那樣的問題，本文就此展開討論，作為借鑒。

1 當(dāng)前大學(xué)畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題

目前的我國人事檔案管理制度是在計劃經(jīng)濟體制下建立起來的。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立和不斷完善，以及人事制度改革的進一步深入，受就業(yè)的多樣性和不確定性影響，大學(xué)畢業(yè)生檔案的流動更加頻繁，現(xiàn)行大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作已無法適應(yīng)時代發(fā)展的要求。

1.1 大學(xué)畢業(yè)生對檔案重要性認(rèn)識不足。隨著勞動、人事制度改革的深入開展，大學(xué)畢業(yè)生由國家統(tǒng)一分配改革為本人與用人單位雙向選擇，用人單位由被動接收轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訐駜?yōu)錄用。許多大學(xué)畢業(yè)生都是通過簡歷包裝進行自我推薦，通過個人素質(zhì)及其外在表現(xiàn)實現(xiàn)就業(yè)，檔案作用有所弱化。那些未及時落實單位的大學(xué)畢業(yè)生，四處奔波找到理想工作是首要任務(wù)，到人事部門報到后，大學(xué)畢業(yè)生檔案是否到位也不再過問。由于大多數(shù)大學(xué)畢業(yè)生對檔案重要性缺乏了解，不夠重視，甚至有的畢業(yè)幾年了，檔案還在學(xué)校放著。還有將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。特別是在非公有制企業(yè)就業(yè)的大學(xué)畢業(yè)生，就業(yè)后更是對檔案持無所謂態(tài)度。

1.2 多頭管理造成混亂。早在1988年，中組部、人事部《關(guān)于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調(diào)發(fā)[1988]5號）文件規(guī)定，流動人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務(wù)中心等機構(gòu)負責(zé)。其他機構(gòu)不得承擔(dān)人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的原因，現(xiàn)在很多部門都在公開或私自管理大學(xué)畢業(yè)生檔案，除人事部門所屬人才交流機構(gòu)外，勞動部門、失業(yè)管理部門、勞動保險機構(gòu)、一些社會團體也在管理，國企在管，私企在管，一些民辦中介機構(gòu)利用各種名目也在管，大學(xué)畢業(yè)生不知道檔案該轉(zhuǎn)交到哪些部門管理，不少私人企業(yè)、社會團體、中介機構(gòu)也難以按照規(guī)定妥善保管大學(xué)畢業(yè)生檔案，甚至一些中介機構(gòu)把保管大學(xué)畢業(yè)生檔案當(dāng)成了牟利的手段，并不惜惡意競爭。

1.3 “棄檔族”越來越多。隨著“改革開放”深入開展，人才流動和競爭愈演愈烈，異地就業(yè)現(xiàn)象非常普遍，致使許多大學(xué)畢業(yè)生與其檔案天各一方，造就了一大批“棄檔族”。特別是那些率先打破“看檔招人”這種傳統(tǒng)思維定式和招聘套路的非公有制企業(yè)，在招聘員工時更注重能力考察而非檔案，加之沒有保管這些檔案的權(quán)限，來此打工的大學(xué)畢業(yè)生無奈只有棄檔。還有一些沒有找到穩(wěn)定工作或工作不理想的大學(xué)畢業(yè)生，他們?nèi)杖諡樯娲蚱矗緹o暇顧及檔案，慢慢也成了“棄檔族”。至于那些跳槽、異地求職，以及自費出國留學(xué)、辦理移民手續(xù)的大學(xué)畢業(yè)生，也因種種原因最終選擇了放棄個人檔案。這種人檔分離現(xiàn)象，對大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

1.4 檔案管理不規(guī)范。目前，檔管部門只是照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》開展工作，在管理過程中普遍存在不規(guī)范現(xiàn)象：一是收集、歸檔工作被動不及時；二是在管理上流于形式，對接收到的大學(xué)畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號；三是檔案管理手段落后，盡管計算機管理運用十分普遍，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出的檢索管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來。這就導(dǎo)致了大學(xué)畢業(yè)生檔案內(nèi)容不全、管理混亂、運轉(zhuǎn)慢、效率低等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

2 導(dǎo)致大學(xué)畢業(yè)生檔案出現(xiàn)問題的原因分析

2.1 社會人力資源管理機制的原因。在當(dāng)前的人力資源管理過程中，人事檔案已不再是用人單位選拔和使用人才的唯一依據(jù)，更多的作用已轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┫嚓P(guān)的人事代理服務(wù)，這加劇了棄檔者人數(shù)的增加。另外，也有不少畢業(yè)后暫時找不到接收單位而把檔案留在學(xué)校，隨后一直置之不理的。

2.2 高校畢業(yè)生檔案管理體制方面的原因。高校畢業(yè)生檔案工作缺乏必要的管理制度。目前，各個高校學(xué)生檔案管理體制不一，多數(shù)高校沒有專人負責(zé)，一般都是在學(xué)生畢業(yè)前后臨時突擊性整理，完成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程。由于沒有專門的管理機構(gòu)和人員，日常整理不及時，導(dǎo)致用人單位需要查詢時，很多檔案材料難以查找，繼而影響畢業(yè)生就業(yè)工作。

2.3 高校畢業(yè)生對人事檔案認(rèn)識方面的原因。大部分高校畢業(yè)生認(rèn)為找工作看重的是能力，檔案不怎么重要，需要檔案時再說，對人事檔案的重要性認(rèn)識不夠，不知道如何看待自己的檔案，這為他們今后的發(fā)展埋下了“隱患”。如，有些職稱評定需具有三年工齡記錄，而這個條件只有在檔案上才能體現(xiàn)，如果檔案沒有得到正常管理，工齡的記錄就不完整。

2.4 高校畢業(yè)生檔案管理隊伍方面的原因。由于高校對學(xué)生檔案重視程度不高，管理投入有限，并沒有配備專職的學(xué)生檔案管理人員。同時，多數(shù)學(xué)生檔案管理者自身檔案意識淡薄，專業(yè)知識欠缺，未形成規(guī)范化、科學(xué)化的管理觀念，對學(xué)生填寫的歸檔材料沒有嚴(yán)加管理，涂改、漏填、缺頁現(xiàn)象多有發(fā)生，檔案存放無序，整理不規(guī)范，致使查閱不便，甚至還存在丟失、損壞等現(xiàn)象。

3 新時期加強大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的對策和建議

為使大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面入手：

3.1 切實增強大學(xué)畢業(yè)生的檔案意識。學(xué)校要切實負起責(zé)任，在大學(xué)生畢業(yè)離校前，要向?qū)W生講清楚人事檔案的重要意義，告知他們在離校后應(yīng)怎樣到生源地人事部門報到的有關(guān)事項，并積極協(xié)助報到地人才服務(wù)機構(gòu)做好人事檔案的轉(zhuǎn)移工作。作為管理大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的人才服務(wù)機構(gòu)，在學(xué)生報到時要向?qū)W生講清楚個人檔案的重要作用，并按照有關(guān)程序做好大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的轉(zhuǎn)接。用人單位要按照相關(guān)規(guī)定要求被錄用大學(xué)生將人事檔案轉(zhuǎn)移到工作地，解決人檔分離問題，同時也便于及時補充檔案。

畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)慎重對待自己的人事檔案，在離開學(xué)校之前，弄清楚自己的檔案在什么時間被轉(zhuǎn)到哪個地方去了。對于畢業(yè)時順利就業(yè)的畢業(yè)生，要詢問清楚用人單位的性質(zhì)，能否接收檔案，并及時辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權(quán)之前，不要把檔案轉(zhuǎn)入這個單位，應(yīng)該把檔案轉(zhuǎn)遞到這個單位所在地的人才交流中心去。對于那些已經(jīng)與單位簽訂三方協(xié)議的畢業(yè)生，學(xué)校將依據(jù)三方協(xié)議為學(xué)生轉(zhuǎn)檔；未落實戶檔去處的，學(xué)校將為其辦理二分回省手續(xù)，畢業(yè)生應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到報到證所指單位報到，辦理人事檔案相關(guān)手續(xù)，否則就會被認(rèn)為是棄檔。

3.2 切實加強對大學(xué)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理。對接收到的大學(xué)畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的資料，對應(yīng)保留的資料，按照人事檔案劃分類別入檔，并規(guī)范編寫頁碼、目錄、標(biāo)題，一一對應(yīng)，裝訂入盒，重新組卷。在日常工作中，要重視檔案資料收集工作，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合單位實際，全面收集材料，完善檔案內(nèi)容。特別要注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進修、科研成果、論文發(fā)表等新記錄補充進檔案中，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。要重視建立專門的大學(xué)畢業(yè)生人事檔案庫，將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找、利用，實行科學(xué)、規(guī)范的管理。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式，強化開發(fā)利用。檔案工作者要切實增強創(chuàng)新意識，利用計算機技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等進行技術(shù)革新，解決比較繁瑣的操作問題，提高管理效率和水平。將大學(xué)畢業(yè)生人事檔案統(tǒng)一輸入到計算機實行統(tǒng)一管理，并建立以姓名、年齡、學(xué)歷、專業(yè)等為標(biāo)題的多種檢索方式，建立專門的大學(xué)畢業(yè)生人事檔案信息資源庫，形成各地政府的人才儲備庫，并將人才儲備庫推向市場，形成政府的人才品牌，利用多種渠道向社會宣傳這一品牌，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。通過市場運作，使各地人才資源配置更為科學(xué)、合理。

3.4 加大人事代理工作力度，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場就業(yè)機制的實行，大學(xué)畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長。針對這種新情況，應(yīng)加大人事代理工作力度，使人事代理成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是不斷擴大人事代理范圍，在繼續(xù)做好“個人代理”的基礎(chǔ)上，積極與各高校聯(lián)系，宣傳人事代理政策，并制定對畢業(yè)生實行人事代理的優(yōu)惠政策，對畢業(yè)生實行以學(xué)校為單位的“集體代理”；二是進一步完善人事代理內(nèi)容，對畢業(yè)生的干部身份、轉(zhuǎn)正定級、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險等方面實行全方位代理，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。

（作者單位：鶴壁市森林病蟲害防治檢疫站 來稿日期：2014-04-14）