高校財(cái)務(wù)報(bào)賬方式的應(yīng)用及優(yōu)化

摘要：許多高校擴(kuò)大了辦學(xué)規(guī)模，同時(shí)財(cái)務(wù)人員缺乏，業(yè)務(wù)量增大造成了高校財(cái)務(wù)管理工作越來越復(fù)雜。優(yōu)化現(xiàn)行的報(bào)賬模式，提高財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)及專業(yè)水平，培訓(xùn)二級報(bào)賬人員，提高財(cái)務(wù)信息的透明度，合理分流報(bào)賬人流都可以在一定程度上解決該難題。而網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)因其規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提供準(zhǔn)確、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息，提高工作效率等優(yōu)勢必將成為今后高校財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)發(fā)展的新模式。

關(guān)鍵詞：高校規(guī)模擴(kuò)大 財(cái)務(wù)報(bào)賬 網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，高等教育越來越受到社會(huì)的重視和認(rèn)可，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)張，資金來源不斷增多，導(dǎo)致傳統(tǒng)的報(bào)賬模式已經(jīng)不能滿足日益增長的業(yè)務(wù)需要。而解決這個(gè)問題，就要從現(xiàn)行的報(bào)賬模式下手，不斷優(yōu)化，不斷創(chuàng)新。

1 目前高校的報(bào)賬現(xiàn)狀

高等學(xué)校在全球金融危機(jī)的大背景下進(jìn)行了擴(kuò)招，辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，隨著學(xué)院、系數(shù)量和種類的不斷增加，各部門投入的經(jīng)費(fèi)也逐漸的提升。同時(shí)科研數(shù)量的增多，使得各高校的財(cái)務(wù)管理工作日漸復(fù)雜化，多樣化。業(yè)務(wù)量的增加并且報(bào)賬人員的增多，使得人數(shù)不變的財(cái)務(wù)人員的工作量突增。高校財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理中處于最基礎(chǔ)地位的就是報(bào)賬工作，相對于企業(yè)財(cái)務(wù)來說，高校報(bào)賬工作所面對的票據(jù)種類和數(shù)量更多。雖然前臺報(bào)賬人員十分辛苦的工作，但集中報(bào)賬時(shí)排長隊(duì)等待業(yè)務(wù)辦理的現(xiàn)象仍然無法得到根本上的緩解。報(bào)賬業(yè)務(wù)涉及到財(cái)務(wù)信息是否準(zhǔn)確、可靠，而財(cái)務(wù)信息對政府及學(xué)校負(fù)責(zé)人的決定也具有著非常重要的職能功效。在報(bào)賬工作政策性強(qiáng)，工作量大，業(yè)務(wù)繁瑣的實(shí)際情況下，如何完善當(dāng)前的報(bào)賬系統(tǒng)，保持報(bào)賬的正確性和及時(shí)性是現(xiàn)在每個(gè)高校財(cái)務(wù)工作者普遍面臨的問題。

2 現(xiàn)在普遍實(shí)行的報(bào)賬流程及制度

部門及院系二級報(bào)賬人員或科研人員收集稅務(wù)局或財(cái)政局監(jiān)制的原始單據(jù)，并進(jìn)行分類、粘貼，填寫報(bào)銷單，注明大小寫金額、支出項(xiàng)目編號，原始憑證張數(shù)并由經(jīng)辦人、驗(yàn)收人簽字，報(bào)所在部門經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章；經(jīng)財(cái)務(wù)處處長簽字后持報(bào)銷單到財(cái)務(wù)處填寫資金指標(biāo)使用本，并與審核人員約定報(bào)賬時(shí)間；根據(jù)全年預(yù)算的執(zhí)行情況，經(jīng)審核人員審核通過后，分類匯總，編制會(huì)計(jì)憑證，打印憑證并與報(bào)賬人員核對本次報(bào)賬數(shù)目；出納人員辦理公務(wù)卡、支票、轉(zhuǎn)賬等結(jié)算手續(xù)，單筆支出超過千元須支票支付；財(cái)務(wù)復(fù)核人員對憑證進(jìn)行復(fù)核。

3 現(xiàn)行的高校財(cái)務(wù)報(bào)賬方式有待解決的難題

3.1 報(bào)賬工作量日益增大 現(xiàn)在高校資金來源越來越廣泛，越來越多元化，報(bào)賬科目也越來越復(fù)雜。例如在經(jīng)費(fèi)來源上除了國家財(cái)政，市財(cái)政，市教委直接撥款的上級補(bǔ)助外，還有各院系舉辦培訓(xùn)班的學(xué)費(fèi)收入，科研經(jīng)費(fèi)的收入，社會(huì)捐助，后勤產(chǎn)業(yè)化的收入等。財(cái)務(wù)報(bào)賬人員不僅要對原始憑證的張數(shù)，金額的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，還要對報(bào)銷單上經(jīng)辦人，負(fù)責(zé)人的簽字及公章的手續(xù)進(jìn)行把關(guān)，甚至要對不熟悉報(bào)賬流程的老師詳細(xì)的解釋及說明，從而造成了報(bào)賬工作量的增大，進(jìn)而形成了財(cái)務(wù)處無時(shí)無刻不在排大隊(duì)等待報(bào)賬的狀況的出現(xiàn)。

3.2 報(bào)賬時(shí)間過于集中 高校財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)具有一定的特殊性，大多數(shù)部門經(jīng)費(fèi)及科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)賬集中在每個(gè)月中后期及學(xué)期末，體現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)賬時(shí)間的集中性這個(gè)特點(diǎn)。報(bào)賬時(shí)間分布不平均造成工作量在一段時(shí)間內(nèi)激增，大量報(bào)賬業(yè)務(wù)集中在同一時(shí)間，使得財(cái)務(wù)人員的工作壓力被放大，對于報(bào)賬工作的產(chǎn)出數(shù)量及質(zhì)量造成了一定影響。

3.3 報(bào)賬過程很難一次通過 ①人員更替：隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，人才引入及人員流動(dòng)越來越頻繁，這就造成了報(bào)賬人員更替速度越來越快。新畢業(yè)的報(bào)賬人員雖然具備較為豐富的專業(yè)知識，但對高校報(bào)賬業(yè)務(wù)的規(guī)定及流程卻不是太熟悉，還需要進(jìn)一步的培訓(xùn)及鍛煉。②信息不對稱：信息的傳播范圍、信息的理解情況以及信息的透明程度對教職工是否能夠順利進(jìn)行報(bào)賬業(yè)務(wù)起著很重要的決定作用。然而，許多教職工平時(shí)忙于教學(xué)、科研，很少有時(shí)間在校園網(wǎng)上瀏覽相關(guān)的政策、流程，造成了報(bào)賬工作無法一次性通過，多次往返財(cái)務(wù)處，多次更改報(bào)銷單，因而加大了財(cái)務(wù)報(bào)賬人員審核業(yè)務(wù)的時(shí)間成本，降低了財(cái)務(wù)工作的效率。

4 優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)的措施

4.1 提高財(cái)務(wù)人員的素質(zhì) 一方面，財(cái)務(wù)人員要善于調(diào)節(jié)和控制自己的情緒，保持良好的心態(tài)，適當(dāng)?shù)呐c教職工進(jìn)行簡單交流，緩解報(bào)賬人員等待核算時(shí)的焦慮不安情緒，并注意溝通的方式、方法與技巧，取得大家的理解，進(jìn)一步提高師生的需求滿意度。另一方面，可以定期舉辦財(cái)務(wù)人員的工作探討會(huì)，解決各崗位在平常報(bào)賬工作中遇到的問題。不定期的向其他兄弟單位進(jìn)行調(diào)研、學(xué)習(xí)，積極吸取他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，努力提高工作效率。

4.2 優(yōu)化報(bào)賬程序，均衡報(bào)賬人流量 ①完善報(bào)賬排號體系，科學(xué)分配報(bào)賬工作，減少等待時(shí)間，開發(fā)相應(yīng)的報(bào)賬網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)，專人管理，連接數(shù)據(jù)，及時(shí)更新排隊(duì)報(bào)賬人數(shù)，均衡報(bào)賬人流量，從而提高報(bào)賬的質(zhì)量和效率。②設(shè)立專項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)賬時(shí)間。有些簡單的報(bào)賬業(yè)務(wù)并不繁雜，需要的手續(xù)也較少，例如，外地教職工探親路費(fèi)，婚喪補(bǔ)助，獨(dú)生子女奶品費(fèi)。單獨(dú)設(shè)立報(bào)賬時(shí)間可以減少報(bào)賬人員的現(xiàn)場等待時(shí)間，避免和常規(guī)報(bào)賬工作相疊加，分流報(bào)賬人流。③均衡報(bào)賬人流量，錯(cuò)峰辦理業(yè)務(wù)，如教職工的借款、暫付款等沖賬工作應(yīng)回避月初，月末報(bào)賬繁忙時(shí)期，可在月中集中辦理。而年終，月末拿著大量票據(jù)一起報(bào)賬的教職工屬“非理性”的消費(fèi)群體，財(cái)務(wù)處應(yīng)合理調(diào)配人力，預(yù)約好審核、制單、支付的時(shí)間，完成此部分教職工的報(bào)賬業(yè)務(wù)，同時(shí)也不影響日常部門、院系的報(bào)賬工作。

4.3 培訓(xùn)二級報(bào)賬人員，增強(qiáng)信息的透明度 ①二級報(bào)賬人員對政策規(guī)定的了解及對報(bào)賬業(yè)務(wù)流程熟悉的情況在很大程度上影響著報(bào)賬是否能夠順利完成。而從總體來說，報(bào)賬人員的財(cái)務(wù)專業(yè)知識水平較低，對政策性文件了解的也不夠全面。二級報(bào)賬人員在把票據(jù)送往財(cái)務(wù)處之前預(yù)先審核，檢查手續(xù)是否齊全，該筆項(xiàng)目是否可以列支，這樣就可以提高財(cái)務(wù)處審核的速度與質(zhì)量。財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)的舉辦一些政策變更的宣講會(huì)，財(cái)會(huì)知識的小講座，普及報(bào)賬制度及流程，繼而提高二級報(bào)賬人員的專業(yè)知識，從而提高工作效率。②為避免因提供無法報(bào)賬的票據(jù)，相關(guān)手續(xù)不齊全的原因而造成的問題，報(bào)賬流程及相關(guān)政策要做到透明化。并且還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定適合本校的流程及標(biāo)準(zhǔn)，通過校園網(wǎng)等途徑及時(shí)發(fā)布，增強(qiáng)相關(guān)知識的宣傳力度。也可以將規(guī)范的樣本作為范例放置于財(cái)務(wù)處醒目的地方，以供參考。還可利用現(xiàn)在較為流行的微信、微博等方式，構(gòu)建交流平臺，及時(shí)解答師生在報(bào)賬環(huán)節(jié)中遇到的問題。

4.4 高?？衫孟冗M(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推出網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)

4.4.1 現(xiàn)狀 目前，從高校實(shí)際報(bào)賬流程來看，報(bào)賬過程中最繁瑣，耗時(shí)最長的環(huán)節(jié)就是前臺審核制單的過程。在審核制單的過程中財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬人員要往復(fù)傳遞、粘貼票據(jù)、修改、審核、錄入財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)。雖然，目前大部分高校已經(jīng)使用了會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)財(cái)務(wù)軟件，減少了許多繁瑣的人工過程，但是審核制單的過程仍無法避免。

4.4.2 流程 而利用網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)這個(gè)平臺，報(bào)賬人員就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)登錄系統(tǒng)，錄入報(bào)賬信息，提交報(bào)賬申請，查看申請情況，然后打印出“報(bào)賬預(yù)約單”連同全部相關(guān)的原始票據(jù)打包投遞到指定的投遞處，等待審核。通過該系統(tǒng)財(cái)務(wù)人員可以提前了解本月報(bào)賬情況并安排人員進(jìn)行報(bào)賬。安排好全部工作后，通知報(bào)賬人員，從網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)中調(diào)出相應(yīng)的“報(bào)賬預(yù)約單”，并對原始票據(jù)進(jìn)行審核，隨后報(bào)賬系統(tǒng)就可自助生成完整的記賬憑證。這就將財(cái)務(wù)人員從大量的信息錄入及查詢工作中解脫出來，同時(shí)也保證了信息的準(zhǔn)確性、可靠性。從而使會(huì)計(jì)核算人員的工作從單純的審核型轉(zhuǎn)為管理型。

4.4.3 優(yōu)勢 網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的應(yīng)用目的在于規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)流程，提高財(cái)務(wù)報(bào)賬的工作效率和財(cái)務(wù)工作的管理水平，節(jié)省報(bào)賬人員的報(bào)賬時(shí)間，緩解財(cái)務(wù)人員的工作壓力，統(tǒng)一、規(guī)范財(cái)務(wù)核算工作，提高財(cái)務(wù)核算工作的精準(zhǔn)性、客觀性以及及時(shí)性，更好的做到服務(wù)全校師生。

4.4.4 漏洞 網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)因其明顯的優(yōu)勢，必會(huì)成為今后高校報(bào)賬工作方式的發(fā)展方向，但其也有一定的漏洞需要我們?nèi)プ⒁?。①網(wǎng)絡(luò)安全影響著網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)能否正常使用。黑客攻擊，病毒入侵，設(shè)備配置不安全等偶然或惡意的因素時(shí)刻威脅著網(wǎng)絡(luò)安全。同樣的，為廣大師生提供生活上，教學(xué)上便利的校園網(wǎng)也會(huì)面臨不穩(wěn)定等巨大挑戰(zhàn)。而高校報(bào)賬系統(tǒng)是以校園網(wǎng)為基石的應(yīng)用系統(tǒng)，那就意味著校園網(wǎng)的安全性就直接影響著網(wǎng)上保賬系統(tǒng)的安全性。這就需要依靠高校網(wǎng)絡(luò)與信息管理中心和財(cái)務(wù)處的通力合作，進(jìn)行防范。②報(bào)賬人員對系統(tǒng)不熟悉，從而不接受，影響了系統(tǒng)的推廣。對初次接觸網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的教職工來說，對系統(tǒng)不熟悉，使用經(jīng)驗(yàn)缺乏，欠缺財(cái)務(wù)知識的現(xiàn)狀反而使得報(bào)賬人員覺得使用系統(tǒng)后工作量增加了。與此同時(shí)，有許多老師平時(shí)忙于行政，教學(xué)，科研工作，覺得在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)中填寫信息較為麻煩，沒有傳統(tǒng)報(bào)賬程序那樣，直接將原始憑證交給財(cái)務(wù)人員審核方便，從而產(chǎn)生了抵觸情緒，影響了網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的全面推廣。③原始憑證投遞存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)，容易造成誤會(huì)。票據(jù)投遞點(diǎn)的數(shù)量及地址的設(shè)定在很大程度上影響著票據(jù)的安全性。同時(shí)，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的使用需是以誠信為基礎(chǔ)，報(bào)賬人員應(yīng)準(zhǔn)確，真實(shí)的填寫報(bào)銷單，準(zhǔn)備合法合規(guī)的原始票據(jù)，并對財(cái)務(wù)人員給予充分的信任。財(cái)務(wù)人員必須嚴(yán)格遵守《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等規(guī)定要求，嚴(yán)格審核原始票據(jù)是否完整可信，準(zhǔn)確計(jì)算出報(bào)賬數(shù)額，查看手續(xù)是否齊全，進(jìn)行報(bào)賬流程整個(gè)程序。如果審核過程中有不誠實(shí)的行為，將會(huì)引起糾紛，進(jìn)而影響財(cái)務(wù)部門的信譽(yù)度，影響網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的順利推廣。④財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬人員的溝通不及時(shí)，降低了工作效率。在傳統(tǒng)的報(bào)賬方式下，報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)人員能夠以面對面的方式進(jìn)行溝通，相關(guān)票據(jù)是否合規(guī)、經(jīng)費(fèi)是否超支、手續(xù)是否齊全等情況可以咨詢后及時(shí)解決。運(yùn)行網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)后，由于報(bào)賬人員本人不用到財(cái)務(wù)處，而財(cái)務(wù)人員在審核的過程中經(jīng)常有一些疑問要咨詢報(bào)賬人員本人，這時(shí)唯一的方法就是通過電話溝通，因?yàn)樵S多問題在電話中不容易交流，經(jīng)常造成誤解，這就會(huì)降低報(bào)賬工作的效率。

總體來說，高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的使用，滿足了師生的報(bào)賬需求，提升了服務(wù)水平，減少了財(cái)務(wù)人員低效的重復(fù)工作，提高了業(yè)務(wù)效率，采集了準(zhǔn)確可靠地財(cái)務(wù)信息，便于查詢與監(jiān)督，使報(bào)賬業(yè)務(wù)基本脫離紙質(zhì)環(huán)節(jié)，節(jié)省了財(cái)務(wù)、審計(jì)部門的人力消耗，提高辦事效率，實(shí)現(xiàn)了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的整合，同時(shí)直接利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的共享。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)這種先進(jìn)的報(bào)賬方式雖然帶給了報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)人員許多便利，但仍然有許多繼續(xù)改進(jìn)的地方，我們期待高校能在不斷的摸索中尋找到最適合的報(bào)賬模式。

目前，業(yè)務(wù)量大，人手缺乏，許多現(xiàn)有的報(bào)賬模式無法適應(yīng)工作要求是很多高校共同面臨的報(bào)賬難題。這就需要我們財(cái)務(wù)工作者發(fā)揮自己的專長，創(chuàng)新性開展工作，減少報(bào)賬人員等待時(shí)間，優(yōu)化報(bào)賬方式，提高工作效率。

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作者簡介：周瑩（1990-），女，天津人，畢業(yè)于天津財(cái)經(jīng)大學(xué)，本科，財(cái)務(wù)管理專業(yè)，現(xiàn)就職于天津市職業(yè)大學(xué)財(cái)務(wù)處，初級會(huì)計(jì)師，研究方向：高校財(cái)務(wù)管理。