以就業(yè)服務為核心 強化高職學生檔案管理

朱金花

摘要：高職學生檔案是對高職院校學生在校期間的學習情況、生活以及社會實踐等各個方面的記錄與反映，高職學生檔案是國家選拔人才、用人單位對學生綜合素質考察的重要依據。因此學生檔案對學生、高職院校來說具有重要的作用，完善的學生檔案不僅有利于學生的就業(yè)，還可以提升高職院校的管理水平。所以高職院校的學生檔案管理工作中，檔案管理人員一定要以增強學生就業(yè)為核心，努力提高檔案管理水平。

關鍵詞：高職院校 就業(yè)服務 檔案管理

學生檔案是對學生在校期間的學習成績、生活表現以及參與社會實踐活動情況的真實反映，它是由原始的真實數據和歷史證件組合而成，學生檔案是人事檔案中的一部分，其對學生來說具有重要的作用，其除了具有人事檔案所具有的特征外，還承擔著高職院校與社會連接功能，社會用人單位根據高職院校的學生檔案信息對學生進行基本的判斷與分析，進而決定是否聘請。高職院校學生檔案在學生就業(yè)中發(fā)揮的重要作用決定了高職院校學生檔案管理，檔案工作要以學生提高就業(yè)服務為核心，促進高職院校學生檔案管理工作發(fā)展。

1 高職學生檔案管理在學生就業(yè)中的作用

高職院校學生檔案是對學生在校期間所有生活、學習以及成長過程信息的真實反映，通過對學生檔案的信息了解可以清晰的獲知學生的綜合素質能力，因此學生檔案成為用人單位選用人才的重要的依據。

1.1 學生檔案是學生與用人單位的信息中介平臺。高職院校教育的最終目的就是通過培養(yǎng)學生技能，提高學生的就業(yè)。因此高職院校所有的教育工作人員要緊緊以促進學生就業(yè)為工作中心。高職學生檔案是對學生在高職院校學習期間個人信息的真實記錄，通過對學生檔案的信息的了解與分析可以清晰的知道學生的綜合素質，因此學生檔案對學生來說是其就業(yè)的“自我推薦證書”，而對用人單位來說學生檔案是用人單位獲知學生就業(yè)能力的重要憑證。因此高職學生檔案是學生和用人單位的信息中介平臺，真實的學生檔案對學生和用人單位來說都具有重要的作用。

1.2 高職學生檔案為用人單位未來人力資源開發(fā)管理奠定基礎。學生檔案屬于學生人事檔案中的一部分，學生在畢業(yè)以后，根據“檔隨人走”的原則，學生在參加社會就業(yè)后，其個人檔案就會被用人單位人事部門所接受或者被用人單位委托給專門的人才交流機構，而此時的個人檔案對學生來說具有極大的影響，因為學生的人事檔案是學生以后落戶、評定職稱、保險辦理以及學歷查詢的重要依據，也是用人單位對學生進行職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要基礎條件。用人單位在制定企業(yè)崗位發(fā)展規(guī)劃時需要了解學生的個人檔案信息來確定學生的崗位發(fā)展規(guī)劃。

2 高職就業(yè)背景下學生檔案管理存在的問題

在高職就業(yè)背景下，學生檔案管理工作還存在不少的問題，其主要表現在：

2.1 學生檔案內容單一，缺乏個人特色。高職院校學生檔案是對學生基本信息的真實反映，每個人的學習成績、實踐經驗都存在不同點，因此學生的個人檔案也必然會存在不同，但是高職院校的學生檔案管理工作的內容過于單一，學生的檔案還是主要以學生的學習成績、體檢情況、懲罰情況等進行了簡單的介紹，而沒有反映學生的綜合素質方面的具體信息，比如學生在參加社會實踐中的心理健康信息、科技創(chuàng)新活動等方面的資料進行歸檔，這樣的結果使人單位在查閱學生檔案時很難根據學生的檔案獲取學生在校能力、創(chuàng)新等綜合素質的表現，也很難根據學生的個人檔案進行學生比較。

2.2 管理方式落后，重視程度不高。在日益嚴重的就業(yè)形勢下，高職院校在積極為學生擴大就業(yè)提供多種渠道：一是舉辦每年一次“雙選會”即校園招聘會，通過學生與用人單位的直接交流，進行雙向選擇；二是用人單位與高職院校直接協(xié)商，由高職院校根據學生的平時表現，為用人單位推薦學生。無論采取什么樣的招聘方式，用人單位在選擇人才的時候都會考慮其個人檔案的信息，因此個人檔案對學生就業(yè)具有顯著的作用，但是由于高職院校受到專業(yè)設備的影響以及檔案管理人員知識水平的限制，其管理模式相對落后：一是高職院校的檔案管理技術落后，雖然高職院校都已經推行了網絡化，但是受到傳統(tǒng)辦公思維模式的影響，許多高職院校的學生檔案信息錄入還是依靠手工模式；二是學生檔案管理權限劃分不清，許多高職院校對學生檔案管理權限沒有進行統(tǒng)一的規(guī)定，造成學生檔案管理出現部門之間管理權限的相互交叉，造成檔案管理的效率低下。

2.3 學生檔案管理意識薄弱，檔案管理過程混亂，影響學生就業(yè)。目前高職院校的學生檔案轉移方向主要集中在：一是找到正式工作后，檔案隨著工作關系轉移到用人單位；二是學生將人事檔案存放在專門的人事檔案代理機構；三是學生將檔案存放在學校不管，或者個人私自拿著學生檔案。高職院校畢業(yè)的學生其就業(yè)的渠道基本上屬于私營企業(yè)或者自己創(chuàng)業(yè)，這樣他們由于缺乏檔案的接受部門，使得他們對檔案的管理意識比較薄弱，他們在潛意識中認為檔案對自己沒有多大的意義，因此他們更多地選擇留在學校，這樣會增加學校檔案管理人員的工作，結果由于長時間的滯留，使得學生檔案可能會因為種種原因出現丟失，結果一旦學生獲得工作機會后，可能會因為檔案的丟失而不得不失去良好的就業(yè)機會。

3 強化高校學校檔案管理，為學生就業(yè)服務

在今天日益嚴重的就業(yè)形勢下，高職學生檔案管理工作如何突出為學生就業(yè)服務的理念是提高學生檔案管理工作的重要條件，為進一步提高高職學生就業(yè)，高職學生檔案管理工作要采取以下措施：

3.1 完善高職學生檔案信息收集，充實檔案內容。高職院校不同于一般的高等院校，其主要是以培養(yǎng)技能型人才為主的，因此高職院校的學生檔案除了記錄學生在校期間的一般學習成績、實踐活動外，還要根據高職院校的特色技能專業(yè)收集相應的信息材料。高職院校為了構建具有高職特色的職業(yè)教育，高職院校的課程設置和教育目標都進行了深入的調整，并且進行了相應的教學改革，因此高職學生的檔案信息要體現出高職教育的特色和學生實踐技能應用的能力信息。同時由于學生就業(yè)壓力的不斷增強，經濟環(huán)境的不斷變化，企業(yè)對人才的選擇側重對學生心理素質能力的考核，對此高職院校的學生檔案內容也要與時俱進，在保留傳統(tǒng)學生信息的基礎上，增加反映學生心理素質的個人信息。

3.2 確保學生檔案信息的完整，為學生就業(yè)提供服務。學生檔案是對學生在校期間所有個人信息的真實記錄，因此學生檔案的個人信息要盡可能全的覆蓋學生的全部信息，高職院校要以學生畢業(yè)時間為結束點，對學生的個人檔案信息進行全面的整理，根據學生的個人信息進行細致的分類，并且對相關的材料進行全面的檢查，保證學生檔案信息的完整，并且按照規(guī)定的格式進行制作與裝訂。學生檔案的信息完整與否事關學生的就業(yè)，所以高職院校的學生檔案管理工作要緊緊圍繞“為學生就業(yè)服務”的理念，將學生最真實、最全面的信息展現給用人單位。

3.3 加大對高校學生檔案管理工作的宣傳，強化學生檔案意識。提高學生檔案在學生就業(yè)中的積極作用的前提就是要通過宣傳提高師生對學生檔案重要性的認識，首先高職院?？梢岳酶呗氃盒Ｗ陨淼拿浇樾麄鞴ぞ?，比如校園網、校園信息宣傳欄、高職院校學報等對學生檔案的重要性進行宣傳，讓學生了解檔案存在的意義；其次高職院校要讓學生明白學生檔案對自己以后的工作、學習的重要意義，以及知道檔案意識淡薄所帶來的損害結果等，避免發(fā)生因為學生檔案意識淡薄而發(fā)生檔案丟失的現象；最后高職檔案管理人員也要提高對檔案信息真實性的認識，本著對學生、用人單位以及高職院校負責的態(tài)度，堅持原則，切不能為了“方便學生、提高高職院校就業(yè)率”而對學生的真實檔案進行弄虛作假，夸大學生檔案信息的價值。

3.4 充分利用計算機技術，規(guī)范管理工作科學化。信息化是現代技術發(fā)展的產物，計算機技術應用到學生檔案管理中可以提高檔案管理水平，防止出現學生檔案丟失。學生檔案管理應用到計算機技術后，學生的個人檔案信息會以計算機網絡形式存放，這樣就會避免紙質學生檔案丟失所帶來的嚴重后果，此外，現代信息技術還能完善高校的檔案管理模式和制度，并通過信息技術的落實來提高學生檔案信息的安全性，維護學生的隱私權。

4 結束語

總之做好高職院校學生檔案管理工作不僅是高職院校人才培養(yǎng)的需要，也是用人單位選擇人才的需要，提高學生檔案管理不僅有利于提高學生的就業(yè)，還有利于社會的選才用才，因此高職院校的學生的檔案管理者要通過提升自身專業(yè)素養(yǎng)，借助先進管理技術，提高高職學生檔案管理水平，從而更好地為高職院校學生就業(yè)服務。

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