淺談電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制

謝麗蓉

近些年來，隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的不斷的快速發(fā)展，我國會計信息系統(tǒng)也實(shí)現(xiàn)了從電算化到信息化的跨越式發(fā)展過程，網(wǎng)絡(luò)化會計信息系統(tǒng)在會計工作得到了普及。所以在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，會計電算化已經(jīng)成為了我們財務(wù)工作者的主要工具的同時也對會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性和安全性將會提出了更高的要求。會計信息化對企業(yè)內(nèi)部控制的要求也發(fā)生了相應(yīng)的變化。在此，我通過對電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部企業(yè)控制的影響因素的綜合分析，初步探究了可能存在的問題，同時對如何加強(qiáng)和完善電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制提出了建議。

電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響分析

1、對企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的影響

隨著信息化時代的來臨，企業(yè)所處的內(nèi)部環(huán)境也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)崗位設(shè)計已經(jīng)不能滿足電算化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程的需要，必須對在傳統(tǒng)崗位基礎(chǔ)上對原有流程進(jìn)行優(yōu)化和重設(shè)

2、電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部會計控制方式的影響

由于數(shù)據(jù)處理的集中性使得內(nèi)部會計控制方式發(fā)生了改變。在手工會計環(huán)境下，內(nèi)部會計控制采用崗位間的相互牽制的組織結(jié)構(gòu)控制法。當(dāng)這些會計處理的基礎(chǔ)工作完成方式由計算機(jī)替代后，這種處理數(shù)據(jù)的集中性減弱了傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)的控制功能，而取而代之是程序功能。即內(nèi)部會計控制方式由人工控制變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)控制為主，并與人工控制相結(jié)合。

3、電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制范圍的影響

信息系統(tǒng)運(yùn)行的復(fù)雜性使得內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大。電算化會計系統(tǒng)內(nèi)控制度內(nèi)容增加了計算機(jī)軟程序設(shè)計、硬件分析、計算機(jī)操作人員和計算機(jī)維護(hù)人員的內(nèi)部控制制度；服務(wù)器系統(tǒng)內(nèi)及硬件存儲設(shè)備內(nèi)的財物數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒防治和安全控制規(guī)章；計算機(jī)操作管理員、系統(tǒng)維護(hù)員、系統(tǒng)管理員等崗位的責(zé)任制度等，此類內(nèi)部控制制度的設(shè)計不但要對具體業(yè)務(wù)的操作人員進(jìn)行管理和制約，并且要使計算機(jī)維護(hù)者和會計人員之間有牽制作用；不僅要對紙質(zhì)會計留存檔案進(jìn)行歸檔管理，還要對計算機(jī)等硬件存儲媒介的數(shù)字信息的安全存儲管理。

4、電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制效能的影響

由于會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、輸出和處理的無形化和自動化的控制狀態(tài)，極大的減少了人為干涉的機(jī)會，這使內(nèi)部控制的效能在一定程度上降低了。比如電算化會計系統(tǒng)因?yàn)槿狈Ρ匾膶徲嫿涌?，加大了?nèi)部審計監(jiān)督的難度；在系統(tǒng)控制方面，由于數(shù)據(jù)的兼容性低會影響財務(wù)數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)上數(shù)據(jù)的共享，導(dǎo)致降低會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的作用。

電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題分析

1、高素質(zhì)人才的匱乏

會計電算化的會計處理即需要從業(yè)人員有豐富的會計專業(yè)知識，又需要計算機(jī)的專業(yè)應(yīng)用能力；不僅要求會計從業(yè)人員要熟練財務(wù)工作，還要掌握計算機(jī)硬件和軟件知識，且能做到應(yīng)用自如，否則就很難保證正常的運(yùn)行會計信息系統(tǒng)。

2、信息運(yùn)行系統(tǒng)安全性差

在信息化系統(tǒng)下，系統(tǒng)的授權(quán)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)存在安全隱患，主要表現(xiàn)在，在計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存放口令，導(dǎo)致即使口令易被竊取且剽竊后不易被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)信息安全存在巨大的風(fēng)險。會計信息化的應(yīng)用使得大量的會計數(shù)據(jù)信息，在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸，一旦計算機(jī)感染病毒，遭受非法入侵，都極易導(dǎo)致會計信息面臨被泄露篡改的安全風(fēng)險，造成信息系統(tǒng)崩潰及計算機(jī)系統(tǒng)故障等危機(jī)出現(xiàn)。

3、內(nèi)部控制制度的不健全

會計電算化會計與手工會計在處理程序和內(nèi)部控制制度上存在著比較大的差別，要保證會計信息化系統(tǒng)安全且有效運(yùn)行，就必須建立起一套與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，否則不但不能使會計信息發(fā)揮很好的作用，還會導(dǎo)致無法有序開展工作，給非法者以可乘之機(jī)，給企業(yè)造成巨大損失。目前社會上很多企業(yè)會計電算化系統(tǒng)運(yùn)行多年，但相應(yīng)的內(nèi)部控制制度還停留在傳統(tǒng)模式下的制度層面。

完善電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議

1、提高風(fēng)險意識，轉(zhuǎn)化管理理念

企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視電算化信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用，只有企業(yè)負(fù)責(zé)人站在戰(zhàn)略和全局的高度親自組織領(lǐng)導(dǎo)信息系統(tǒng)建設(shè)工作，才能統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識、加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，從而推動電算化信息系統(tǒng)建設(shè)。單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門人員，信息部門人員都應(yīng)對會計信息化樹立正確的思想認(rèn)識，營造風(fēng)險防范從我做起的氛圍。

2、人員崗位進(jìn)行合理配置

人員崗位的合理配置能保證會計數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確、安全。根據(jù)企業(yè)電算化系統(tǒng)規(guī)模和細(xì)化程度相應(yīng)的配置崗位和人員。對于一個較為完善的企業(yè)的會計電算化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置即可以加強(qiáng)會計電算化的工作效率又要可以加強(qiáng)內(nèi)部牽制、保證資金安全。各企業(yè)在實(shí)施會計電算化過程中可結(jié)合企業(yè)需要可以參考配置系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)審核員、會計檔案管理員等崗位。

3、健全企業(yè)內(nèi)審制度和監(jiān)督機(jī)制

根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部審計部門，配置專業(yè)的內(nèi)部審計人員；或設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)制，配備專職或兼職的內(nèi)審人員，協(xié)助企業(yè)管理層加強(qiáng)內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)。內(nèi)審機(jī)構(gòu)不得與財務(wù)部門合署設(shè)立，與非財務(wù)部門合署設(shè)立的應(yīng)明確分管內(nèi)部審計工作的負(fù)責(zé)人和承擔(dān)內(nèi)部審計工作職責(zé)的工作人員，確保內(nèi)部審計工作的獨(dú)立性。內(nèi)審人員應(yīng)具備《內(nèi)部審計人員基本準(zhǔn)則》要求的素質(zhì)，要有正確的指導(dǎo)思想、過硬的業(yè)務(wù)能力、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、高度的責(zé)任心。內(nèi)審人員應(yīng)遵守《內(nèi)部審計人員職業(yè)道德規(guī)范》、忠于職守、客觀公正、廉潔奉公、謙遜謹(jǐn)慎、保守秘密。

4、加大控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開放性的特點(diǎn)給會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來了一些新的問題。會計電算化的安全控制正面臨挑戰(zhàn)，如何加大加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制也迫在眉睫?？梢钥紤]從以下兩方面建立綜合的多層次安全防范措施。首先做好電算化安全的預(yù)防控制，從會計信息系統(tǒng)的環(huán)境建設(shè)到電算化設(shè)備的安全控制以及內(nèi)部崗位的牽制上著手。其次做好電算化信息過程的安全控制，從會計信息數(shù)據(jù)的輸入、輸出、備份的控制上加強(qiáng)管理。

5、強(qiáng)化電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)控功能

在會計信息化環(huán)境下，電算化系統(tǒng)的應(yīng)用促使內(nèi)部控制在方式上發(fā)生了變化，有些內(nèi)部控制功能可以通過會計軟件來實(shí)現(xiàn)。由于軟件通過自動執(zhí)行和各種判斷，使得會計信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制作用的發(fā)揮有賴于會計軟件的程序化設(shè)計，因此在會計軟件的開發(fā)初始化設(shè)計過程中，應(yīng)盡可能讓會計軟件的研制和開發(fā)過程體現(xiàn)內(nèi)部控制的要求，這樣不僅可以保證軟件具有較好的操作功能外，還可以保證軟件的設(shè)計適應(yīng)內(nèi)部控制功能的需求。

6、加強(qiáng)培訓(xùn)提高員工綜合素質(zhì)

在企業(yè)信息化環(huán)境下，內(nèi)部控制條件和外部環(huán)境都發(fā)生了變化，企業(yè)應(yīng)將職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)勝任能力作為選用員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)加大復(fù)合型人才的培訓(xùn)力度，可以關(guān)注應(yīng)聘者的價值取向和行為特征，使其與本企業(yè)的企業(yè)文化和內(nèi)控要求相適應(yīng)。制定出科學(xué)合理的培訓(xùn)計劃，以提高培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性。同時，企業(yè)應(yīng)建立和完善針對各個層級的員工的道德素質(zhì)和員工激勵約束機(jī)制，通過建立明確標(biāo)準(zhǔn)、制定合理目標(biāo)、執(zhí)行獎罰分明的考核機(jī)制，以促進(jìn)員工責(zé)、權(quán)、利的有機(jī)統(tǒng)一和企業(yè)內(nèi)部控制的有效執(zhí)行。

綜上所述，完善電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制，必須通過提高風(fēng)險意識轉(zhuǎn)化管理理念，合理進(jìn)行人員的崗位配置、建立和健全內(nèi)審制度和監(jiān)督機(jī)制，加大控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全提高風(fēng)險防范能力、強(qiáng)化電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制功能、加強(qiáng)員工的能力培訓(xùn)以提高員工綜合素質(zhì)等方式，才能更好地保證企業(yè)的電算化會計系統(tǒng)建設(shè)為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。