高職院校檔案管理工作的思考

馬薇

摘 要：我國(guó)高等職業(yè)技術(shù)教育的迅速發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理工作提出了新的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和學(xué)校的需求。加強(qiáng)檔案管理對(duì)提升高職院校整體辦學(xué)管理水平、教育教學(xué)和學(xué)院的發(fā)展，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；問(wèn)題對(duì)策;創(chuàng)新服務(wù)

中圖分類號(hào)：G2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2014）13-0173-02

為適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)各類高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才和高素質(zhì)人才的需要，對(duì)高職院校的建設(shè)提出了新的要求。隨著國(guó)家教育行政機(jī)關(guān)陸續(xù)開展的各種教學(xué)評(píng)估，對(duì)檔案管理的要求也不斷提高，加強(qiáng)高職院校檔案管理工作日益引起人們的廣泛關(guān)注和重視，本文就加強(qiáng)高職院校檔案管理工作提出以下思考。

一、高職院校檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)

各高職院校大多建校時(shí)間不長(zhǎng)，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)同志，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)的不足，認(rèn)為檔案管理工作的好壞，對(duì)學(xué)校的發(fā)展影響不大。因此從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置，再到經(jīng)濟(jì)投入、硬件建設(shè)上，都難以滿足高職院校檔案管理工作發(fā)展的需要。而且，隨著高職院校大量擴(kuò)招，國(guó)家投入又相對(duì)有限的情況下，不少高職院校只好把有限資源用在與辦學(xué)有關(guān)的項(xiàng)目上，而對(duì)檔案管理難以做到按需足額投入。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

新建高職院校多為區(qū)域辦校，有的是成人高校、中職學(xué)校直接重組而成。檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)參差不齊，很多學(xué)校把檔案館視為解決老弱和安排教師家屬的棲身之地。真正檔案專業(yè)的畢業(yè)生從事檔案管理工作的極少，專職檔案管理人員大多是半路出家，不少檔案管理人員既缺乏應(yīng)有的文化素養(yǎng)，又缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，甚至有的對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)都不太熟練。就更談不上思考檔案管理如何適應(yīng)新形勢(shì)變化。

（三）檔案管理工作的制度建設(shè)有待加強(qiáng)

部分高職院校檔案管理制度不健全，有的也形同虛設(shè)。沒(méi)有嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案，造成檔號(hào)、案卷標(biāo)題不規(guī)范；很多案卷缺少卷內(nèi)目錄和內(nèi)容等混亂現(xiàn)象。導(dǎo)致部分檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集歸檔；或者臨時(shí)收集的材料類別混雜，造成用戶需要時(shí)難以找到。

（四）硬件建設(shè)環(huán)境設(shè)施不全

不少高職院校辦學(xué)歷史較短，又是多校合并，檔案的管理分置各處，缺乏統(tǒng)一管理，對(duì)檔案館的建設(shè)往往又投入不足，館舍和應(yīng)有的設(shè)備都無(wú)法保障，就更談不上對(duì)檔案管理必備的條件如防潮、防塵、防蟲等的落實(shí)。

二、加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的措施

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的改革和不斷深入，檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展壯大過(guò)程中顯得更加重要。改變目前檔案管理工作的狀況，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高職院校檔案管理亟待解決的問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)要從以下幾個(gè)方面著手。

（一）提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

高職院校檔案是高職院校發(fā)展過(guò)程的寶貴財(cái)富，是高職院校教學(xué)和管理的重要依據(jù)。檔案可以準(zhǔn)確反映各高職院校的發(fā)展歷程。因此，各高職院校領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，在思想上加強(qiáng)依法治檔、依法管案的意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，把檔案工作納入工作計(jì)劃，為其提供必要的條件，確保檔案工作的正常開展，彰顯檔案管理工作重要性。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是提升檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。首先要把好人才入口關(guān)，引進(jìn)招聘一批有綜合素質(zhì)，有專業(yè)技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。其次，要加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，提高其綜合素質(zhì)，掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，特別要注重學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化的管理手段，以適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)代化需要。同時(shí)，注重檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

（三）加強(qiáng)檔案管理的制度化、科學(xué)化

建立健全高職院校檔案管理制度，必須遵循以下原則：（1）制度化，做到有章可循，有法可依。檔案管理部門既是制定檔案管理規(guī)章制度的主管部門，又是執(zhí)行部門，因此，在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到一視同仁，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。（2）科學(xué)化，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。明確各類檔案收集的范圍，以提高檔案管理工作的效率和效果。建立的規(guī)章制度要符合高職院校的特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，有利于高職院校檔案管理的發(fā)展。（3）實(shí)用化，制度必須具有可操作性，應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行為目標(biāo)，以方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理要順應(yīng)現(xiàn)代教育發(fā)展，最大限度地滿足用戶需求，要求從傳統(tǒng)封閉或半封閉向開放式轉(zhuǎn)變，讓檔案工作主動(dòng)、超前服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于社會(huì)。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要樹立服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，積極開展用戶需求研究，明確服務(wù)方向和重點(diǎn)，使檔案創(chuàng)造出更豐富的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（五）采用現(xiàn)代化管理手段

現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，同時(shí)也是對(duì)檔案工作提出的新要求。因此，盡可能運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，努力提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理從手工操作向規(guī)范化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。國(guó)外檔案管理很多已實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，就是在國(guó)內(nèi)使用現(xiàn)代化管理檔案的部門也越來(lái)越多。

三、提升高職院校檔案管理的思路

高職院校檔案管理水平要上新臺(tái)階，就不能墨守成規(guī),必須探索創(chuàng)新服務(wù)的思路。創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的動(dòng)力，是一切事業(yè)取得成功的關(guān)鍵所在。高職院校檔案管理開展創(chuàng)新服務(wù)，就是要通過(guò)創(chuàng)新尋求科學(xué)的高效的管理思路，結(jié)合其自身實(shí)際，推動(dòng)管理工作邁上新臺(tái)階。探索創(chuàng)新服務(wù)應(yīng)立足高職院校檔案管理工作思維創(chuàng)新、服務(wù)方式創(chuàng)新、服務(wù)手段創(chuàng)新以及服務(wù)效率的提升等方面。

（一）檔案管理工作思維創(chuàng)新

思維創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提，要始終貫穿于管理創(chuàng)新的整個(gè)過(guò)程。要有創(chuàng)新的意識(shí)，才會(huì)有創(chuàng)新服務(wù)。思維創(chuàng)新就是要立足管理的知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，結(jié)合學(xué)校的改革與發(fā)展和師生員工的不同需求，結(jié)合學(xué)校教學(xué)和科研，建立健全具有超前意識(shí)的工作機(jī)制和良好的服務(wù)意識(shí)，找準(zhǔn)檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的突破口和著力點(diǎn)；同時(shí)結(jié)合社會(huì)人群的不同需求，延伸其服務(wù)范圍，提升檔案服務(wù)的社會(huì)效益。

（二）檔案管理工作服務(wù)方式創(chuàng)新

檔案管理工作服務(wù)方式創(chuàng)新，一是服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新，二是服務(wù)方式的創(chuàng)新。服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新就是要結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)和服務(wù)對(duì)象，從教學(xué)、科研、學(xué)籍等各個(gè)方面，從學(xué)校延伸至社會(huì)。服務(wù)方式的創(chuàng)新，就是要從根本上改變過(guò)去“重保管、輕利用”的觀念，從傳統(tǒng)檔案服務(wù)過(guò)渡到知識(shí)服務(wù)，讓檔案工作主動(dòng)、超前服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于社會(huì)。要實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新，檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。

（三）檔案管理工作服務(wù)手段創(chuàng)新

檔案管理工作服務(wù)手段的創(chuàng)新就是要將現(xiàn)代化的技術(shù)和先進(jìn)管理手段引入檔案管理和檔案服務(wù)工作中。使檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。這方面的實(shí)踐，圖書館界為我們做出了很好的榜樣。圖書館現(xiàn)代化管理的方法和開放式的服務(wù)方式，值得檔案管理工作參考和借鑒。

（四）檔案管理工作服務(wù)效率創(chuàng)新

檔案管理工作服務(wù)效率的創(chuàng)新就是加強(qiáng)檔案開發(fā)開放的力度，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，豐富檔案內(nèi)容，加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，從無(wú)償服務(wù)向有償服務(wù)與無(wú)償服務(wù)并存轉(zhuǎn)變，以最快的速度、最簡(jiǎn)單的方式、花最少的時(shí)間提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足各方面對(duì)檔案的需求。從而不斷提升檔案管理工作的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，充分體現(xiàn)檔案工作的社會(huì)價(jià)值。

要實(shí)現(xiàn)以上創(chuàng)新目標(biāo)，首先就要解放思想，改變觀念，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)，變“被動(dòng)服務(wù)”為“主動(dòng)服務(wù)”，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。其次，建立健全高職院校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新機(jī)制，這是開展高職院校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵，俗話說(shuō)沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，這就要按照《檔案法》及相關(guān)規(guī)則，結(jié)合本校實(shí)際建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，不斷引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)、約束、獎(jiǎng)懲機(jī)制。第三，要實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新，必須營(yíng)造服務(wù)創(chuàng)新的工作環(huán)境和良好的氛圍，這是新時(shí)期檔案工作對(duì)高職院校檔案管理工作所提出的新要求。

總之，只有從高職院校辦學(xué)實(shí)際出發(fā)，圍繞檔案工作的特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作管理，提高服務(wù)質(zhì)量，才能保證高職院校檔案管理水平的提高，使其更充分地發(fā)揮檔案在院校辦學(xué)和事業(yè)發(fā)展中的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊丹.高職院校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（64）：123-124.

[2]高鵬.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)對(duì)策[J].教育與職業(yè)，2010（3）：179-181.

[3]楊帆.高職院校檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與思考[J].山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（10）：39-42.

[4]蘇華.高職院校檔案管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策研究[J].中國(guó)電子教育，2012（4）：74-75，78.

[5]金炳元.論高院檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2003（4）：66-69.