淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

烏妮日

摘 要：作為國(guó)家重要部門當(dāng)中的關(guān)鍵性工作人員，國(guó)家干部應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)完善的人事檔案制度。只有形成了完善的人事制度，才有助于管理人員準(zhǔn)確地弄清楚員工的工作狀況，進(jìn)而建立起完善的員工考核制度。形成完善的人事檔案還有助于建立起干部正確的政治思想，對(duì)干部整體的專業(yè)水平、思想水平、業(yè)務(wù)水平有一個(gè)系統(tǒng)性的認(rèn)知，進(jìn)而能幫助管理部門開展對(duì)干部的考察活動(dòng)。主要研究了干部人事檔案的管理方法，并對(duì)當(dāng)前管理當(dāng)中的諸多問題進(jìn)行了徹底分析，給企業(yè)機(jī)關(guān)的人事檔案管理提出了相關(guān)建設(shè)性的意見與建議，指明了前進(jìn)的方向。

關(guān)鍵詞：人事檔案；干部；管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2014）13-0171-02

一、干部人事檔案的特點(diǎn)

（一）統(tǒng)一相關(guān)立檔單位

在干部的人事檔案管理當(dāng)中，一般由統(tǒng)一的工作人員進(jìn)行立卷工作。一個(gè)干部的履歷一般分成幾個(gè)不同的方面，主要分成自己的履歷、自我鑒定、對(duì)自己工作的考核、自我學(xué)歷等，對(duì)自己有一個(gè)系統(tǒng)性的簡(jiǎn)介。

（二）分散的干部材料

由于干部的人事檔案需要工作人員進(jìn)行資料的收集，因此往往會(huì)分散人事檔案材料。在一個(gè)機(jī)關(guān)當(dāng)中，一般由人事部門來進(jìn)行干部人事檔案資料的收集。這種資料往往含有大量的內(nèi)容，不僅包括各個(gè)部門對(duì)人才的評(píng)價(jià)，還包括了獎(jiǎng)勵(lì)材料在內(nèi)的各種資料。并且獎(jiǎng)勵(lì)材料也有較大的區(qū)別，不僅有本單位的，還有省級(jí)、國(guó)家發(fā)放的獎(jiǎng)勵(lì)。綜上所述，干部的人事檔案材料內(nèi)容較多，涵蓋的內(nèi)容十分復(fù)雜，涵蓋的材料也是由不同的單位提供，復(fù)雜程度也是十分大，都需要人事部門對(duì)其進(jìn)行分辨。

（三）不斷流動(dòng)的實(shí)體檔案

大部分機(jī)關(guān)的人員都處于不斷變換之中，人員的變動(dòng)也給干部人事檔案帶來了變化。不同機(jī)關(guān)之間的人事變動(dòng)都會(huì)改變干部的配置，進(jìn)而帶來或帶走大量的干部人事檔案。隨著近幾年來干部人事制度的改革，使得一個(gè)干部在職業(yè)生涯中往往會(huì)經(jīng)歷多個(gè)不同的機(jī)關(guān)，在多個(gè)不同的部門中工作。而經(jīng)濟(jì)的全球化也加速了干部的人事檔案變動(dòng)進(jìn)程，這樣的影響已經(jīng)顯現(xiàn)在了各個(gè)方面[1]。

二、干部人事檔案管理與利用存在的問題

（一）沒有形成完善的檔案意識(shí)

1.對(duì)于個(gè)人來說，人事檔案管理對(duì)其形成了一定的制約，對(duì)人才的自由流動(dòng)形成了有效管制。隨著社會(huì)的進(jìn)步，在新形勢(shì)下人才也有了更大的自由。為了追求更大的經(jīng)濟(jì)利益以及實(shí)現(xiàn)更大的自我價(jià)值，人才也越來越樂于接受工作的變遷。

2.對(duì)于一個(gè)組織來說，機(jī)關(guān)沒有正確地重視人事檔案的編制工作。大部分用人單位為了追求更大的經(jīng)濟(jì)利益，往往輕視了人事檔案的建立。企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)也要一定的成本，多用人就意味著增加成本，這與企業(yè)節(jié)省成本的戰(zhàn)略不符。所以，企業(yè)不僅僅不設(shè)立人事檔案管理機(jī)構(gòu)，更不為旗下的員工建立人事檔案。這種現(xiàn)象在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中也廣泛存在。所以，當(dāng)前情況下大部分機(jī)構(gòu)是不重視人事檔案管理工作的，這種現(xiàn)象必須得到糾正。

（二）沒有形成規(guī)范化的檔案管理方式

1.難以從順暢的渠道獲取檔案材料。正是由于人事變動(dòng)較大，因此一個(gè)人才的檔案變化也是企業(yè)無法估計(jì)的。一個(gè)干部的人事檔案材料往往來自于不同的單位與部門，假若不同的單位之間沒有形成完善暢通的溝通渠道，就有可能遺漏人才的檔案，導(dǎo)致單位收到人才的檔案都是不完整的，給單位的后繼工作帶來了較大的難度。

2.編寫虛假的檔案材料。一個(gè)干部在單位中所獲得的成就與貢獻(xiàn)與其自身利益直接掛鉤，這就出現(xiàn)了大量偽造或是私下修改檔案材料的員工。由于當(dāng)前還沒有有效的監(jiān)管政策，無法對(duì)偽造資料的干部形成有效管制，因此上述情況時(shí)有發(fā)生。有的干部通過增加工齡、黨齡，提高學(xué)歷水平的方式來獲取更大的個(gè)人利益，嚴(yán)重影響了其他員工的工作積極性，造成了無法挽回的后果，極大地降低了人事檔案的真實(shí)程度，進(jìn)而產(chǎn)生了大量官員的貪污腐敗行為，給機(jī)關(guān)單位的形象造成了極大沖擊。

3.相互抄襲人事材料的內(nèi)容。在編寫人事檔案材料的時(shí)候，工作人員只是簡(jiǎn)單地將別人的工作成果挪過來，導(dǎo)致基本所有的人事檔案都以相似的形式書寫，給評(píng)估人員造成了較大的麻煩。

（三）沒有有效利用人事檔案

1.由于干部在調(diào)職當(dāng)中的自身疏忽，沒有有效利用人事檔案，因此使聘用人才的單位無法建立對(duì)人才的全方位認(rèn)識(shí)，就無法為其安排合適的工作，人事檔案應(yīng)該起到的作用也完全沒有起到。

2.單一的服務(wù)對(duì)象。一般來說，人事干部檔案主要為領(lǐng)導(dǎo)、組織提供有效幫助，對(duì)于基層的員工來說，并沒有享受到人事檔案工作所帶來的便利。因此應(yīng)當(dāng)建立起完善的人事檔案服務(wù)機(jī)制，確保大量的人事檔案資源能夠被廣大機(jī)關(guān)單位所運(yùn)用。

3.老舊的管理機(jī)制。經(jīng)過了大量實(shí)地調(diào)查之后，發(fā)現(xiàn)一般的人事檔案工作以原始檔案為主，原始的文獻(xiàn)一般由紙質(zhì)文檔組成，在運(yùn)輸調(diào)用的過程中十分容易出現(xiàn)損壞，并且工作沒有主動(dòng)性，往往需要工作人員主動(dòng)上傳，工作效率十分低下[2]。

三、加強(qiáng)干部人事檔案管理與利用的相關(guān)對(duì)策

（一）制定科學(xué)化的干部人事檔案管理制度

1.建立起完善的干部人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。由于干部人事管理需要一定的員工來完成，所以硬件設(shè)施必須要跟上，才能更加規(guī)范化地開展干部人事檔案管理工作，也就是說要建立起配套的基礎(chǔ)設(shè)施。人事檔案要有一定的防護(hù)措施，以防突發(fā)狀況導(dǎo)致的檔案損毀。完善的基礎(chǔ)設(shè)施能有效減小檔案被損壞的幾率，讓干部的人事檔案盡量地保存長(zhǎng)久，更好地為社會(huì)各界服務(wù)。干部的人事檔案管理要有一定的規(guī)范性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案管理，在日常工作中加大檔案工作的比重?；鶎訂T工要實(shí)時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案工作的進(jìn)度，確保領(lǐng)導(dǎo)了解到檔案工作的實(shí)施進(jìn)度。工作人員要建立起基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的理念，讓領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)資金來建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。資金的籌措是多渠道的。檔案儲(chǔ)存庫(kù)要有溫度控制設(shè)備，確保檔案在最適合的溫度儲(chǔ)存。

2.建立規(guī)范化的干部人事檔案管理制度。在各地機(jī)關(guān)如火如荼地建立人事檔案管理制度的時(shí)候，中共中央擬定并下發(fā)了有關(guān)人事檔案建設(shè)的草案。該草案有效提升了干部人事檔案管理的工作效率，讓干部檔案的收集整理工作走上了一條有序的道路。機(jī)關(guān)從事檔案管理工作的員工，日常的工作之一就是收集干部的人事檔案。這是一個(gè)十分煩瑣的工作，不僅需要走訪員工以前所工作的機(jī)構(gòu)，還要到處搜集員工的檔案。盡管煩瑣，卻不可缺失，是檔案工作的基礎(chǔ)。假若沒有人對(duì)員工的檔案進(jìn)行收集，就沒有檔案工作的后繼事項(xiàng)。該項(xiàng)工作對(duì)工作人員的要求是十分苛刻的，不僅要有過人的毅力來收集檔案，還要耗費(fèi)大量的精力來對(duì)檔案進(jìn)行分類、管理，需要工作人員較高的個(gè)人素質(zhì)。只有有效地對(duì)檔案進(jìn)行分類之后，才能開展檔案管理工作。員工不僅需要仔細(xì)研究中央下發(fā)的人事檔案工作規(guī)章制度，還要定期參加有關(guān)工作的培訓(xùn)，確保接觸到本行業(yè)最新的動(dòng)向，及時(shí)調(diào)整自己的工作方式，才能確保工作進(jìn)行得高效有質(zhì)量[3]。

（二）開展對(duì)干部檔案的后繼開發(fā)

1.加強(qiáng)對(duì)干部檔案實(shí)際效益的理解以創(chuàng)造更大的效益。由于檔案的記錄是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，因此檔案的管理者不僅要詳細(xì)記錄下檔案的日常使用方式，還要對(duì)檔案所有者進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤調(diào)查，讓檔案的效益最大化。一部檔案一定有其的使用價(jià)值，機(jī)構(gòu)將其妥善地保存下來，就一定有其能起到的作用。而這種作用主要體現(xiàn)在檔案對(duì)人才的描述方面，能被充分利用的檔案才是有利用價(jià)值的檔案。其次，只有完全理解掌握了檔案當(dāng)中所蘊(yùn)含的內(nèi)容，管理者才能利用檔案來提高實(shí)際效益。結(jié)合收集檔案的全過程，實(shí)際了解到檔案工作需要改進(jìn)的地方，確保檔案得到全方位的運(yùn)用，才能為干部提供更好的工作內(nèi)容。最后，檔案工作能有效體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的工作效果。由于干部人事工作往往涵蓋了許多內(nèi)容，不僅會(huì)用來記錄一個(gè)干部的工作，更重要的還被用來提高企業(yè)的業(yè)務(wù)管理工作，實(shí)際運(yùn)用中還能提高員工的工作效率。這也給用戶監(jiān)督干部提供了途徑，干部的績(jī)效有了人監(jiān)督，就能體現(xiàn)其價(jià)值。

2.充分利用檔案所涵蓋的信息，體現(xiàn)其實(shí)際效用。在檔案管理的過程中，最重要的一點(diǎn)就是要確保每個(gè)檔案的借用都有可查的記錄。有人要借用檔案，就必須要進(jìn)行登記。登記的內(nèi)容不僅要包括借閱的原因，還要確保借閱的全過程要有跡可循。檔案查詢記錄不能輕易填寫，而是要一步一步填寫清楚，才能有效開展跟蹤調(diào)查。其次要對(duì)用戶進(jìn)行跟蹤調(diào)查，與其建立友好的聯(lián)系。由于檔案的節(jié)約一般不會(huì)產(chǎn)生效益，其次，直接更加深入地使用檔案才會(huì)發(fā)揮更大的價(jià)值，才能準(zhǔn)確地體現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此，要建立用戶聯(lián)系制度，同時(shí)，定期召開用戶座談會(huì)，以加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)方法，更好地為用戶服務(wù)。三是分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查閱檔案的時(shí)候就開始檔案的記錄工作，并及時(shí)收集用戶的回饋信息，并系統(tǒng)記錄下這些信息。最重要的就是效益這一點(diǎn)，不僅要詳細(xì)記錄，還要對(duì)記錄的重點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)明。除此之外，還可以采取實(shí)地勘探以及網(wǎng)上訪問的方式來增加資料的內(nèi)容。

（三）建立起與時(shí)代相符合的檔案意識(shí)

1.對(duì)于檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人來說，不僅僅應(yīng)當(dāng)改革自己對(duì)人事檔案管理的觀念，重視起人事檔案工作，還應(yīng)當(dāng)切實(shí)優(yōu)化人事檔案工作的員工結(jié)構(gòu)，確保人事檔案工作經(jīng)費(fèi)充足，保證相關(guān)設(shè)備的完善，才能切實(shí)推動(dòng)人事檔案管理。

2.通過其他途徑來確保高素質(zhì)的員工。定期對(duì)員工開展技能培訓(xùn)，為員工構(gòu)建起全新的檔案工作理念[4]。

四、總結(jié)

綜上所述，我國(guó)當(dāng)前的干部人事管理還有諸多不到位的地方，還需要各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)構(gòu)的工作人員的共同努力，才能勝任這項(xiàng)工作。人事干部檔案管理人員應(yīng)當(dāng)改革工作方式，在日常工作中加入大量現(xiàn)代性的工作形式，才能確保人事檔案管理工作進(jìn)行得又好又快。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉俐.淺談高校干部人事檔案管理與利用[J].中國(guó)信息化,2012（16）:294-295.

[4]王開秀.加強(qiáng)干部人事檔案的管理與利用[J].黑龍江科技信息,2013（4）:120.