商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫作特點(diǎn)分析

陳平

在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，傳統(tǒng)的商務(wù)英語(yǔ)信函寫作已經(jīng)被商務(wù)英語(yǔ)電子郵件逐步取代。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件同時(shí)具有電子郵件和商務(wù)英語(yǔ)信函的兩種書寫特征。它吸收了口語(yǔ)的交流和書面語(yǔ)的交際特點(diǎn)。本文梳理出商務(wù)英語(yǔ)電子郵件在基本結(jié)構(gòu)、邏輯層次、輔助性語(yǔ)言、詞匯、句法等方面的語(yǔ)言特點(diǎn)。希望可以幫助相關(guān)專業(yè)人員對(duì)現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫作有一個(gè)更為明晰的認(rèn)識(shí)。

一、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的基本結(jié)構(gòu)

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件對(duì)格式要求比較寬松，一般包括題頭、正文和署名三部分內(nèi)容。

（一）商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的主題部分

這部分內(nèi)容主要由日期（Date）、收件人地址（To）、發(fā)件人地址（From）、主題（Subject）和抄送（Carbon Copy，即 Cc）組成。郵件地址的書寫較傳統(tǒng)信件簡(jiǎn)單得多，只需將相應(yīng)的郵箱地址填入固定的位置即可；郵件的主題摘要至關(guān)重要，需意思明確，體現(xiàn)內(nèi)容的主旨；郵件日期一般自動(dòng)生成，如需要加入日期，位置在郵件的底部。

（二）商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的正文部分

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件正文是電子郵件的核心部分，通常由兩三個(gè)或三四個(gè)簡(jiǎn)短的段落構(gòu)成。郵件內(nèi)容的主流書寫形式是平頭式。平頭式是指郵件內(nèi)容的各部分都從每行的最左邊開始，句首不需要空格，采用這種格式寫作便于提高打字速度和辦公效率。所以也是國(guó)際最流行的當(dāng)代商務(wù)函電的寫作格式。

正文之前的稱謂通常會(huì)直呼其名：Sandy、 Alex、 Ricky等，也會(huì)使用“Hi，Sandy”，“Hello，Monica”這類隨意體的稱呼。

（三）商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的署名部分

署名部分包括結(jié)尾敬語(yǔ)、發(fā)信人的簽名、公司名、公司電話、傳真號(hào)碼以及其他聯(lián)系方式等。這些都可以通過(guò)使用郵件程序中的自動(dòng)簽名功能實(shí)現(xiàn)，從而將這些信息添加到郵件的結(jié)尾處。要注意的是，盡管郵件開頭的稱呼可以很隨意，但通常結(jié)尾敬語(yǔ)是必不可少的，體現(xiàn)了禮貌原則。

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件可以應(yīng)用附件。由于篇幅的原因，電子郵件里難以在正文中包含的內(nèi)容可以放在附件內(nèi)來(lái)發(fā)送。附件的文檔類型應(yīng)選用 Word、Excel 等廣泛應(yīng)用并且功能強(qiáng)大的文字或圖表處理軟件，避免收件人在軟件兼容方面出現(xiàn)問(wèn)題。

二、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的邏輯層次

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的主要功能是交際、是溝通協(xié)商。為了達(dá)到這一目的需要通過(guò)一系列邏輯層次來(lái)實(shí)現(xiàn)—建立交際關(guān)系、處理業(yè)務(wù)、請(qǐng)求回復(fù)、禮貌結(jié)束。這四個(gè)層次中，“建立交際”和“禮貌結(jié)束”兩項(xiàng)屬于輔助部分，主旨在于拉近將雙方的關(guān)系?！疤幚順I(yè)務(wù)”和“請(qǐng)求回復(fù)”兩項(xiàng)被視為主體部分，表達(dá)了郵件的真正交際內(nèi)容和交際目的。

（一）“處理業(yè)務(wù)“的內(nèi)容

這部分中，要回復(fù)對(duì)方郵件中提出的問(wèn)題、介紹或詢問(wèn)業(yè)務(wù)相關(guān)信息等。內(nèi)容要包含：回復(fù)問(wèn)題；表明意圖；添加附件；激勵(lì)策略。

（二）“請(qǐng)求回復(fù)”的內(nèi)容

這部分的作用在于督促對(duì)方盡快給予答復(fù)。內(nèi)容包括兩方面：提出請(qǐng)求，發(fā)件人客氣委婉的向收件人提出請(qǐng)求，以期雙方的溝通及時(shí)和順暢；期待回復(fù)。發(fā)件人表達(dá)出期盼早日收到收件人回復(fù)的愿望，同時(shí)也為雙方進(jìn)一步交往打下良好的基礎(chǔ)。

三、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的輔助性語(yǔ)言

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件中經(jīng)常創(chuàng)造性地使用大小寫字母、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、縮略詞和一些表情符號(hào)等來(lái)表達(dá)情感，以增加語(yǔ)言效果，體現(xiàn)出商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的非正式文體和口語(yǔ)化的寫作特點(diǎn)。

（一）符號(hào)語(yǔ)言的創(chuàng)造性使用

人們通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)媒介交際的過(guò)程中，缺乏面對(duì)面交流中豐富的肢體語(yǔ)言及表情傳達(dá)的信息，由此產(chǎn)生了符號(hào)語(yǔ)言。它是在互聯(lián)網(wǎng)上用來(lái)表達(dá)情感的由鍵盤符號(hào)和字母組合而成的一套編碼。它們所構(gòu)成的圖像能象征面對(duì)面交流時(shí)所用到的一些表情和手勢(shì)。在目前的電子郵件交往中應(yīng)用十分廣泛，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件中也時(shí)常出現(xiàn)。

這些語(yǔ)言特征使得商務(wù)英語(yǔ)電子郵件這一溝通方式越來(lái)越受到人們的青睞與認(rèn)可。

（二）小寫字母的非常規(guī)使用

在商務(wù)英語(yǔ)電子郵件中見(jiàn)到首字母和專有名詞小寫并不奇怪。如：i am glad to receive your quotation.有時(shí)，甚至一整篇郵件都是由小寫字母寫成。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的這一特點(diǎn)又一次體現(xiàn)了它的非正式性，顯示了使用者們?cè)噲D打破傳統(tǒng)寫作的常規(guī)，并在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)交流方式下創(chuàng)造一種新的，更為方便的書寫習(xí)慣。

（三）大寫字母的使用增多

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件中一個(gè)單詞的字母全部大寫的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。在一定意義上來(lái)講，字母大寫輸入可以傳達(dá)發(fā)件人加重的語(yǔ)調(diào)。也有人稱，在電子郵件中大寫相當(dāng)于喊叫。有些大寫輸入后面會(huì)加上一個(gè)感嘆號(hào)或多個(gè)感嘆號(hào)，如“NO！”，“NEVER！??！”等。如：NEEDS TO BE DISCUSSED INTERNALLY；Subject： CONFIDENTIAL-DO NOT DISTRIBUTE等。

（四）縮略詞大量使用

縮略詞是人們?yōu)榱朔奖憧旖轀贤ú捎玫臉?gòu)詞方法，是詞和詞截短形式的拼湊，或是把兩個(gè)詞的某個(gè)部分進(jìn)行截取并重新組合形成一個(gè)新詞，如 FOB（free on board）（離岸價(jià)格）、PC（piece）（件）、ICC（International Chamber of Commerce）（國(guó)際商會(huì)）等。傳統(tǒng)的縮略詞，在商務(wù)英語(yǔ)電子郵件中保留了下來(lái)，同時(shí)，又不斷衍生出很多新縮略詞。

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件中縮略語(yǔ)的使用大大提高了商務(wù)活動(dòng)中雙方交流的效率，也是商務(wù)英語(yǔ)電子郵件口語(yǔ)化特點(diǎn)的體現(xiàn)。

在撰寫商務(wù)英語(yǔ)電子郵件時(shí)，需要注意使用有力的主題，進(jìn)行正確的發(fā)送，做到語(yǔ)法準(zhǔn)確無(wú)誤、言簡(jiǎn)意賅，運(yùn)用適當(dāng)?shù)母袷健⑦m當(dāng)?shù)拇朕o，了解目標(biāo)群體，恰當(dāng)?shù)厥褂面溄雍透郊?，給出回復(fù)的截止日期和明確的行動(dòng)指令。不僅要在用詞和造句方面符合行業(yè)規(guī)范，而且在語(yǔ)篇建構(gòu)方法和語(yǔ)用策略采用上要采用符合商務(wù)交際的特點(diǎn)。這樣才能撰寫出得體、恰到好處的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件，從而提高個(gè)人和公司形象，使雙方進(jìn)行愉悅的商務(wù)溝通與合作。