淺談會計電算化操作中的嚴(yán)謹(jǐn)性

吳慧

【摘要】會計電算化帶來的快捷、方便、省力，使得很多會計工作者很想盡快掌握這些操作技能，但往往事與愿違，經(jīng)常有些操作做不下去，并且也改動、刪除不了，這是由于會計工作的重要性，使得會計電算化軟件在操作中也是一樣嚴(yán)謹(jǐn)。

【關(guān)鍵詞】會計電算化 系統(tǒng)管理初始化 賬套初始化 操作 嚴(yán)謹(jǐn)性

【中圖分類號】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）09-0234-01

會計電算化帶來的快捷、方便、省力，使得很多會計工作者都想盡快掌握這些操作技能，但往往事與愿違，甚至很多熟練的計算機(jī)操作員，開始使用會計電算化軟件時，也被弄得一頭霧水，發(fā)現(xiàn)有些操作做不下去，并且也改動、刪除不了，其實這是由于會計工作的重要性，使得會計電算化軟件在操作中也是一樣嚴(yán)謹(jǐn)，每一個設(shè)置都是后續(xù)操作的前提，環(huán)環(huán)相扣，動一發(fā)，而影響全身。

為了使會計電算化初學(xué)者能更好、更快地入門，盡快掌控會計軟件的使用，下面就用友財務(wù)軟件系統(tǒng)管理初始化和賬套初始化操作中的嚴(yán)謹(jǐn)性淺談如下：

一、系統(tǒng)管理初始化操作中的嚴(yán)謹(jǐn)性

初始化工作是會計電算化工作的前期準(zhǔn)備工作。系統(tǒng)管理初始化包括注冊、操作員的設(shè)置、建立賬套、操作員權(quán)限的設(shè)置等操作。

1）注冊

只有在“系統(tǒng)管理”中注冊后，方可操作。系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理：一是以系統(tǒng)管理員的身份；二是以賬套主管的身份?？蓛烧呤怯袇^(qū)別的：

①系統(tǒng)管理員（admin）

負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、備份、恢復(fù)和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及操作權(quán)限等。

②賬套主管

賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作，擁有所管賬套的所有操作權(quán)限。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改和系統(tǒng)模塊的啟用，對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、備份、恢復(fù)、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)等），以及所管賬套操作員權(quán)限的設(shè)置等。

由于第一次運行該軟件時還沒有建立核算單位的賬套，因此，在建立賬套前應(yīng)由系統(tǒng)管理員admin進(jìn)行登錄，密碼為空。

2）建立賬套

建立賬套時，必須由系統(tǒng)管理員（admin）登錄，賬套主管只有修改賬套的權(quán)限而無建立賬套的權(quán)限。

賬套創(chuàng)建成功后，賬套號、啟用會計期間不能修改，并且創(chuàng)建賬套的窗口信息不允許修改，也不允許刪除創(chuàng)建好的賬套，它不像計算機(jī)軟件那樣可隨意刪除和還原，因此在創(chuàng)建賬套時，必須謹(jǐn)慎考慮賬套號、賬套名稱、啟用會計期間的設(shè)立。

“分類編碼方案”窗口中顯示的是系統(tǒng)預(yù)設(shè)的方案。用戶可以按照本單位的規(guī)定進(jìn)行修改。這里設(shè)置的編碼方案，會決定后續(xù)基礎(chǔ)設(shè)置，編碼方案一旦使用就不能更改。必須將相應(yīng)的檔案資料數(shù)據(jù)刪除之后，才可更改某項編碼方案，而重新建立檔案資料需耗費大量的時間精力，必須謹(jǐn)慎考慮。

3）操作員權(quán)限設(shè)置

操作員權(quán)限設(shè)置目的是實行必要的財務(wù)分工，加強財務(wù)控制和管理，以保證會計數(shù)據(jù)的安全性和會計信息的保密性。

一般系統(tǒng)管理員、賬套主管（電算化主管）可進(jìn)行操作員權(quán)限設(shè)置，但賬套主管只能對所管賬套操作員權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，操作員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改操作的權(quán)限。

二、賬套初始化操作中的嚴(yán)謹(jǐn)性

賬套初始化由賬套主管注冊登錄“用友通”，進(jìn)行所管賬套的初始化工作。

1）編碼規(guī)則的設(shè)置

在各類檔案設(shè)置中，有一項內(nèi)容非常重要，那就是編碼規(guī)則，下面就部門檔案設(shè)置的內(nèi)容來談?wù)劇．?dāng)光標(biāo)置于部門編碼處時，如果按自己的習(xí)慣輸入01或001再按回車，電腦不會認(rèn)可，光標(biāo)怎樣都不會移動，所有的操作將無法繼續(xù)，這個時候必須看看最下面的編碼規(guī)則，如編碼規(guī)則為“？鄢？鄢？鄢”，表示一級部門編號由阿拉伯?dāng)?shù)字一位數(shù)字組成，二級部門（下屬部門）編號由兩位數(shù)字組成，全編碼為三位數(shù)字組成，如采購部編碼為“1”，其下屬的采購一部為“01”，采購一部的全編碼為“101”，因此，必須輸入“1”才會被確認(rèn)；如果編碼規(guī)則為“？鄢？鄢 ？鄢？鄢”，表示一級部門編號由二位數(shù)字組成，二級部門（下屬部門）編號由二位數(shù)字組成。此時是一級部門必須輸入“01”，二級部門的全編碼為“0101”才可。這個編碼規(guī)則的設(shè)定是與前面的“編碼方案”的設(shè)定是保持嚴(yán)格一致的，如果需要修改，必須在“編碼方案”中進(jìn)行修改，如檔案設(shè)置已經(jīng)啟用“編碼方案”，則必須刪除所有的檔案內(nèi)容，才可更改“編碼方案”，所以在設(shè)定“編碼方案”時需要全盤考慮。

2）會計科目的設(shè)置

一級科目設(shè)置必須符合會計制度的規(guī)定，明細(xì)科目可根據(jù)企業(yè)的實際情況來設(shè)置。在建賬套時，如果在“核算類型”設(shè)置界面中“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”項前面打上“√”，系統(tǒng)就自動預(yù)置了財政部統(tǒng)一規(guī)定的工業(yè)企業(yè)所有一級科目，只需要對預(yù)置科目的屬性，如輔助核算項目等進(jìn)行修改，然后再把本單位需要的明細(xì)科目添加進(jìn)去。

刪除會計科目時，應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除下一級科目，才能刪除本級科目。可我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)很多會計科目是無法刪除的，這是因為有些科目已經(jīng)使用，如填制了憑證、已錄入了期初余額或已指定為“現(xiàn)金銀行科目”，像這些科目都不可刪除，若一定要刪除已使用了的科目，則必須刪除所有使用了這個科目的憑證和期初的金額，使科目成為未使用狀態(tài)，才可刪除；若一定要刪除已指定為“現(xiàn)金銀行科目”的科目，則必須取消“現(xiàn)金銀行科目”的指定之后，才能刪除。

3）憑證類別的設(shè)置

憑證的限制類型有五種，分別為“借方必有”、“貸方必有”、“憑證必有”、“憑證必?zé)o”和“無限制”。

如果“限制類型”不是“無限制”，那么至少要輸入一個限制科目；如果限制類型設(shè)置為“無限制”，就不能輸入限制科目；如果限制科目不是末級科目，那么這個限制科目的所有下級科目都會受到同樣的限制。并且在輸入限制科目，如“1001，100201，100202”時，中間必須用英文狀態(tài)下的“，”而不是中文狀態(tài)下的“，”否則無法繼續(xù)操作下去。

以上對系統(tǒng)管理初始化和賬套初始化操作中嚴(yán)謹(jǐn)性的闡述，是很多學(xué)生入門時碰到的問題，希望從事會計電算化工作的初學(xué)者能盡快入門，減少誤區(qū)，迅速掌握會計軟件操作，把握好操作規(guī)律，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]高等教育出版社《會計電算化》2007年7月

[2]經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社《會計電算化》2008年6月

[3]高等教育出版社《會計電算化教程》（用友通標(biāo)準(zhǔn)版10.3）

[4]2010、2012、2013年度會計從業(yè)資格考試學(xué)習(xí)叢書