檔案信息化建設的發(fā)展趨勢

方晉生

摘 要：科技信息化發(fā)展已深入到人們工作和生活的方方面面，這種情況下，檔案信息化的發(fā)展成為一種必然趨勢。本文主要針對檔案信息化建設發(fā)展趨勢的原因及推進措施進行詳細分析，意在表明檔案信息化建設在當今經(jīng)濟社會發(fā)展的重要性。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案信息化管理；檔案信息化趨勢

檔案信息化建設是指在檔案部門的整體統(tǒng)籌規(guī)劃下，拋開傳統(tǒng)的管理方式，將信息技術全方位應用于檔案建設中，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡化、局部共享化。檔案信息化建設的核心價值是檔案信息資源建設，基礎是現(xiàn)代信息技術，目標是社會能夠充分利用檔案信息資源。順應檔案信息化發(fā)展的趨勢，才更有助于轉(zhuǎn)變管理模式，更快捷，高效的提供檢索服務。

1.分析檔案信息化趨勢成因

1.1信息化建設為檔案管理提供了便利性

隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理模式也逐步由傳統(tǒng)管理方式向信息化方向轉(zhuǎn)變，同時檔案信息化的進程也帶動了現(xiàn)代化辦公，電子文檔，檔案接收，存放，管理，使用等一體化的信息管理模式的發(fā)展。信息化極大的提高了檔案管理水平，同時，信息化對檔案管理工作也提出了更高的要求， 使檔案管理工作處于不進則退的境況[1]。在信息化條件下的檔案管理工作是傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代科學技術結(jié)合的產(chǎn)物。因此加強檔案信息化建設是迎合時代發(fā)展和社會進步的必然選擇，也是快速提升檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，另外也是提高檔案信息服務水平的必由之路。

1.2信息化建設使檔案管理順應了國家信息化發(fā)展的趨勢

國家信息化建設的一項重要內(nèi)容就是檔案信息化建設。這就對傳統(tǒng)檔案管理造成了很大沖擊，要求檔案內(nèi)容的載體由傳統(tǒng)的紙媒方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影嫘问剑W(wǎng)絡化形式，數(shù)字化形式等，也就是由實際存在的文字變?yōu)閿?shù)據(jù)存儲[2]。以使檔案信息內(nèi)容的需求更加趨向于綜合化，檔案信息內(nèi)容的利用需要提供更加準確、高效的服務，檔案信息化是符合我國檔案利用需求的新形勢。 檔案信息化的實質(zhì)是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌組織與規(guī)劃下，以館藏檔案為基礎，通過一切有效的信息技術手段和途徑，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，滿足信息化社會對檔案信息的需求[3]。

2.加強檔案信息化趨勢的推進措施

檔案管理者憑借各種網(wǎng)絡電子平臺，各種軟硬件設施筆記本，掌上電腦，云計算方式等再加上公眾服務機構(gòu)職能的轉(zhuǎn)變等，這種變革方式令傳統(tǒng)檔案管理人員面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此想要真正落實檔案信息化建設，順應時代發(fā)展趨勢，必須采取全方位，有條理的推進措施。

2.1檔案信息化發(fā)展趨勢需要依靠健全的制度

檔案部門實施信息化建設之路首先就要建立一體化，系統(tǒng)化的規(guī)章制度作為保障，這是基本前提。使其在運作的過程中有章可循，有法可依。具體的規(guī)章制度包括歸檔制度，備份制度，保密制度，鑒定制度，查閱利用制度，操作管理制度，網(wǎng)絡安全管理制度，機房管理制度，軟件管理制度，監(jiān)督管理制度及具體工作人員的崗位目標責任制等。

2.2檔案信息化趨勢的發(fā)展需要科技做支撐

科技是檔案實施信息化建設的核心基礎，是將現(xiàn)代化的計算機應用技術運用于檔案管理，為檔案部門提供全方位的技術支持。這樣不僅保障了管理檔案的技術設備得到恰當?shù)氖褂煤捅ｐB(yǎng)，在運用的過程中還能進行技術的升級和更新，使其更加跟進時代發(fā)展的步伐。在互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容也十分龐雜，檔案工作人員必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。另外檔案部門和其他相關部門的共同合作也要由國家檔案部統(tǒng)一管理，共同分配資源和技術，統(tǒng)一開展科技攻關項目[4]。

2.3加強檔案信息化趨勢發(fā)展的人力保障

檔案信息化建設的主體是管理人員，管理人員只有具備了過硬的技能素質(zhì)才能更好的駕馭檔案信息，因此在對人員選擇方面要求極其嚴格，不僅要掌握計算機操作，圖像處理，數(shù)據(jù)庫建設，數(shù)據(jù)錄入，網(wǎng)絡管理，網(wǎng)頁制作等方面的職業(yè)知識，還需要相關的業(yè)務技能知識等。為此一定要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡服務需要的系統(tǒng)分析和設計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡設計與管理人才。還積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓和業(yè)務培訓，抓好檔案專業(yè)人員的在職培訓，進修，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平[5]。更要加強理論研討，增進學術交流，提高編研水平。因此檔案部門就要定時定期的為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓，鼓勵更多工作人員積極學習新技術，鉆研新技能并做好自身的學習規(guī)劃。檔案部門更要提高重視，并將此種學習項目納入上崗資格的考試中，達標者才能上崗。以此來為國家輸送現(xiàn)代化的檔案管理人才。

2.4加強檔案信息化趨勢發(fā)展的資金和硬件保障

實現(xiàn)檔案信息化建設轉(zhuǎn)型的資金投入是非常大的，只有擁有強大的資金做后備力量才能真正建設起來。其中的構(gòu)建系統(tǒng)包括計算機，掃描儀，光盤刻錄機，打印機，復印機以及光盤，網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的開發(fā)建設，磁盤等設備的配備等，另外還有相關輔助配套設備，這些都需要經(jīng)費投入作為保障的。對此首先要要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件。當前各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐[6]。另外作為檔案管理的上級部門，更是義不容辭的為下級部門創(chuàng)造合適的互聯(lián)網(wǎng)條件，推進檔案信息化建設的進程，同時還要加強與相關部門的溝通，協(xié)商共同面對困難，共同解決問題，為檔案信息化建設掃平道路。

檔案信息化建設已成為社會經(jīng)濟發(fā)展必然趨勢，檔案信息量越來越多，科目越來越繁雜這也需要信息化，數(shù)字化的技術作為管理工具，利用專業(yè)人員進行科學管理，才能更快捷，更高效的梳理，檢索信息，從而為社會現(xiàn)代化發(fā)展做出重要貢獻。

參考文獻：

[1]黃春疏；檔案信息化建設的發(fā)展趨勢[J]；環(huán)球市場信息導報（理論），2012，5：124.

[2]王瑩，張輝；檔案信息化建設存在的問題與發(fā)展趨勢[J]；黑龍江史志，2010.7：58.

[3]李芳；淺析人事檔案管理的信息化發(fā)展趨勢[J]；群文天地下半月，2011.192-192.

[4]張玲；檔案信息化建設的發(fā)展趨勢[J]；檔案天地，2004.B07：34.

[5]張超；實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的幾點思考[J]；金融財會.2012.7：136.

[6]江文紅；檔案信息化建設發(fā)展的思考[J]；辦公自動化，2013，4L18-19.