在新時(shí)期背景下如何完善高中學(xué)校的檔案管理

劉愛(ài)萍

摘 要：在教育事業(yè)的不斷發(fā)展的背景下，我國(guó)的中學(xué)校的體制也不斷的在完善，但是檔案的管理工作制度還不夠完善，存在著許多的問(wèn)題。本文從三個(gè)方面論述了在新時(shí)期背景下如何完善高中學(xué)校的檔案管理，分別是檔案的管理者、檔案制度的改革以及電子信息的應(yīng)用。通過(guò)這三個(gè)方面的改革，可以進(jìn)一步完善高中學(xué)校的檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校；檔案管理；工作機(jī)制

一、引言

高中學(xué)校檔案管理是對(duì)整個(gè)學(xué)校師生的信息進(jìn)行總體的規(guī)范，對(duì)于學(xué)校的教學(xué)工作有著十分重要的影響。高中的檔案工作內(nèi)容主要是收集整理信息與保管檔案，其工作的目的是為學(xué)校的信息服務(wù)，便于學(xué)校的管理和發(fā)展。在我國(guó)教育事業(yè)進(jìn)入新的階段背景下，高中的檔案管理工作充滿了進(jìn)一步發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也要通過(guò)不斷的管理制度的改革，迎接新的挑戰(zhàn)。

二、高中檔案管理存在的問(wèn)題

2.1檔案管理人員的能力較低

由于我國(guó)的教育事業(yè)發(fā)展的歷史不長(zhǎng)，高中學(xué)校的管理制度不完善，設(shè)立檔案的管理方式處于剛起步階段，對(duì)這方面的人員能力要求不高；我國(guó)高校根據(jù)出現(xiàn)檔案管理的職業(yè)，才設(shè)立相關(guān)的專業(yè)，所以人才培養(yǎng)的時(shí)間較短。從高中學(xué)校檔案的管理人員自身來(lái)看，缺少檔案專業(yè)的技能知識(shí)，學(xué)校也很少對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，所以導(dǎo)致檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，專業(yè)能力參差不齊，沒(méi)有建立高水平的檔案管理隊(duì)伍。

2.2檔案管理制度不完善

高中學(xué)校專門(mén)設(shè)立檔案室的時(shí)間較短，管理機(jī)構(gòu)的體制不完善，沒(méi)有系統(tǒng)的工作流程規(guī)章要求。檔案管理人員的工作缺少監(jiān)管，會(huì)出現(xiàn)遺漏檔案、信息丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致一系列的問(wèn)題發(fā)生。

2.3管理方式單一

現(xiàn)階段，我國(guó)的高中學(xué)校的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的辦公室，管理方法也極其的單一，主要是通過(guò)紙質(zhì)提供的信息，進(jìn)行錄入電子檔案中，網(wǎng)絡(luò)化的水平不高。由于現(xiàn)階段是信息化的社會(huì)，需要更多的數(shù)字化的檔案信息，這樣可以提高檔案工作的管理效率，降低保管的成本費(fèi)用。電子檔案取代紙質(zhì)的檔案是不可阻擋的趨勢(shì)。

三、檔案管理的改革建議

3.1加強(qiáng)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

管理創(chuàng)新工作的根本。因此，在新時(shí)期背景下檔案管理工作的創(chuàng)新就需要培養(yǎng)大量具備常創(chuàng)新能力的人才。大力提倡創(chuàng)新學(xué)習(xí)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)及精神，建立起創(chuàng)新人才的綜合培養(yǎng)機(jī)制，從而使負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員的創(chuàng)新素質(zhì)及業(yè)務(wù)素質(zhì)實(shí)現(xiàn)有效提升。時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)分工的細(xì)化給檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，檔案管理工作的質(zhì)量直接取決于檔案工作人員的素質(zhì)。作為新時(shí)期的初中學(xué)校檔案管理者，必須解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)期學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。一方面，新招錄檔案管理工作人員應(yīng)優(yōu)先從具有檔案專業(yè)背景的應(yīng)聘者中錄取。檔案管理工作是一門(mén)技術(shù)性強(qiáng)、專業(yè)要求高的藝術(shù)，每一項(xiàng)程序都有相應(yīng)的理論和技術(shù)支撐，檔案管理工作者只有通過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)和長(zhǎng)期的管理實(shí)踐才能掌握這些理論和方法，從而保證檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理水平。

3.2完善管理制度

新的歷史條件下，學(xué)校檔案管理工作欲尋求自身的突破，實(shí)現(xiàn)科學(xué)可持續(xù)發(fā)展，必須堅(jiān)持用制度管人管事，沒(méi)有制度就無(wú)所謂管理，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化的題中之義。首先，完善檔案管理責(zé)任制度， 落實(shí)崗位職責(zé)分工，切實(shí)扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，失職、瀆職行為，強(qiáng)化檔案材料收集管理和及時(shí)移交歸檔的力度。其次，完善競(jìng)爭(zhēng)上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，完善檔案管理經(jīng)費(fèi)支付預(yù)算制度，保障檔案管理耗材供給，保證教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，從硬件和軟件兩個(gè)方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.3創(chuàng)新檔案管理模式

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來(lái)了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺(tái)已不能滿足社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的需要。積極運(yùn)用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理手段，提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。初中學(xué)校檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助學(xué)校檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)工作量大、勞動(dòng)強(qiáng)度高、枯燥重復(fù)性工作，而通過(guò)信息化技術(shù)能很好地解決這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過(guò)程的正確性和信息的時(shí)效性。同時(shí)，學(xué)校檔案管理信息化還有效的降低了檔案管理的成本，對(duì)檔案保存條件的要求也更為寬松，更加便于檔案的檢索和應(yīng)用，因而具有較好的經(jīng)濟(jì)效益和使用效益。

3.4創(chuàng)立檔案信息系統(tǒng)

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上合理存放的、 可以共享的、 具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)是充分利用數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進(jìn)一步提升檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的重要舉措。首先，通過(guò)檔案信息數(shù)字化的過(guò)程，把檔案信息轉(zhuǎn)化為能夠?yàn)橛?jì)算機(jī)識(shí)別的二進(jìn)制代碼，并將這些數(shù)字代碼統(tǒng)一存儲(chǔ)，以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。其次，將已轉(zhuǎn)換的數(shù)字信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為機(jī)讀數(shù)據(jù)，錄入過(guò)程需要嚴(yán)格的校對(duì)審核，確保數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并被計(jì)算機(jī)完全識(shí)別。第三，數(shù)據(jù)庫(kù)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部調(diào)整。

結(jié)論：在教育事業(yè)的發(fā)展的新階段，檔案的管理工作需要進(jìn)行改革，以適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展需求，高中學(xué)校應(yīng)該建立科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制，促進(jìn)教學(xué)工作的發(fā)展。我們要利用信息化的社會(huì)的機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)、創(chuàng)新多種且高效的檔案管理方式，從而構(gòu)建適合我國(guó)的現(xiàn)階段的需要的高中學(xué)校的檔案管理體制。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張銳. 檔案信息資源社會(huì)化共享的建設(shè)策略.[J]. 黑龍江檔案. 2010（05）