基于ERP系統(tǒng)的大型養(yǎng)路機械物資管理提升研究

劉學(xué)敏

摘 要：ERP系統(tǒng)已經(jīng)在神華集團內(nèi)推廣應(yīng)用，如何應(yīng)用此系統(tǒng)管理好實際業(yè)務(wù)，對管理者和操作者都提出挑戰(zhàn)。如何使此系統(tǒng)在大型養(yǎng)路機械物資管理中發(fā)揮作用，特別是如何將寄售物資、在賬庫存物資、零價值物資在一個系統(tǒng)平臺內(nèi)綜合管理是一個必要的研究實踐課題。文章以神華軌道機械化維護分公司實施ERP系統(tǒng)為研究案例，從ERP產(chǎn)品的選擇，以及ERP對外圍集成的MDM與SRM系統(tǒng)風(fēng)險控制進行分析，著重對寄售物資采購訂單風(fēng)險、物資批次管理應(yīng)用的重要性進行研究，旨在探索ERP系統(tǒng)在提升大型養(yǎng)路機械材料配件管理中的實踐要點。

關(guān)鍵詞：ERP；風(fēng)險；采購訂單；批次管理

中圖分類號：F253.4 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）26-0087-03

神華集團ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源規(guī)劃）的實施，實現(xiàn)了集團總部與各子公司間財務(wù)、物資、銷售、人力資源等方面集成，構(gòu)建了集團公司統(tǒng)一的信息化管理平臺。在ERP推廣實施應(yīng)用下，神華軌道機械化維護分公司（以下簡稱神維公司）物資管理從用友U8管理系統(tǒng)更新為SAP-ERP系統(tǒng)，大型養(yǎng)路機械物資（以下簡稱大機物資）管理面臨著盡快適應(yīng)集團信息化管理的挑戰(zhàn)，對物資管理崗位人員在物資流程優(yōu)化、物資與財務(wù)一體化、采購與供應(yīng)商關(guān)系管理等幾個方面提出了更高要求。如何理解與應(yīng)用好ERP系統(tǒng)，修訂公司相關(guān)制度，以及ERP系統(tǒng)未來升級等都需要各級管理人員在實際應(yīng)用中總結(jié)經(jīng)驗，使公司大機物資管理向標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化、簡單化、信息化方向邁進，不斷探索大機物資管理新模式。

1 ERP發(fā)展及其產(chǎn)品比較

1.1 ERP發(fā)展過程

早期MRP（Material Requirement Planning，物料需求計劃）被設(shè)計用于制造業(yè)庫存信息處理，解決了如何實現(xiàn)制造業(yè)庫存管理目標(biāo)，即在正確的時間按正確的數(shù)量得到所需物料這一難題。隨著企業(yè)競爭環(huán)境的惡化，企業(yè)對自身資源管理范圍擴大，對制造資源計劃細化和精確化，單純面向物料的MRP擴展到與生產(chǎn)能力相關(guān)的人力和設(shè)備等更多資源的計劃與控制中。ERP是MRP擴展而來的新一代集成化企業(yè)資源管理系統(tǒng)，它從三個方向擴展和延伸了MRP功能，即橫向擴展—功能范圍的增加，從供應(yīng)鏈上游的供應(yīng)商管理到下游的客戶關(guān)第管理；縱向擴展—從低層的數(shù)據(jù)處理到高層管理決策支持；行業(yè)擴展—從傳統(tǒng)以制造業(yè)為主到面向所有的行業(yè)，ERP逐步被企業(yè)所重視，并得到推廣應(yīng)用。

1.2 ERP產(chǎn)品多樣性比較

國內(nèi)ERP廠商目前規(guī)模最大的是用友（NC系統(tǒng)和U8系統(tǒng)），其次是金蝶（K3系統(tǒng)）。用友NC系統(tǒng)是針對大中型企業(yè)的集中解決方案，在系統(tǒng)統(tǒng)一和控制方面功能比較強大，適合集團公司的多級管理，但采用互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)需要配置良好的資源。U8系統(tǒng)是中小企業(yè)的解決方案，系統(tǒng)比較成熟，廣泛應(yīng)用于局域網(wǎng)，但系統(tǒng)是以獨立單位和年度建立賬套為基準(zhǔn)，多單位的管理、跨年度的分析比較困難。K3系統(tǒng)是介于NC和U8之間的產(chǎn)品，廣域網(wǎng)應(yīng)用具有效率受限的問題。

國外產(chǎn)品中以SAP、Oracle公司為代表的ERP產(chǎn)品在國內(nèi)應(yīng)用比較多，Oracle公司ERP產(chǎn)品應(yīng)用系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)INTERNET架構(gòu)，采用開放的JAVA語言和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進行編寫的應(yīng)用軟件，它將ERP、CRM，SCM等系統(tǒng)完全集成為一體，是一種電子商務(wù)套件。SAP公司ERP產(chǎn)品主體部分是用其ABAP語言編寫，應(yīng)用系統(tǒng)是基于客戶/服務(wù)器（C/S）的結(jié)構(gòu)，不能用于全球一體化的管理系統(tǒng)，即跨國或跨地區(qū)的大型企業(yè)將不可能應(yīng)用一個數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)，在客戶關(guān)系管理需要與其它系統(tǒng)集成，一般需要二次開發(fā)，企業(yè)投資費用和系統(tǒng)維護成本較高。但是Oracle 由于缺乏足夠的業(yè)務(wù)流程模板和軟件功能的支持，在實施中，Oracle軟件經(jīng)常被發(fā)現(xiàn)無法滿足企業(yè)管理上的要求，如在大型制造企業(yè)中必須的批次管理、質(zhì)量管理、設(shè)備維護管理等。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用越來越得到企業(yè)重視，不同行業(yè)、規(guī)模的企業(yè)對ERP系統(tǒng)的要求各不同，只有量身定制ERP產(chǎn)品才是最適合最有利于公司發(fā)展的系統(tǒng)。

2 神維公司ERP系統(tǒng)推廣及優(yōu)勢分析

2.1 ERP系統(tǒng)推廣

神維公司2011年采用了用友公司的U8-ERP軟件，經(jīng)過系統(tǒng)配置后，從2012年開始在肅寧工務(wù)機械段、府谷工務(wù)機械段、準(zhǔn)格爾工務(wù)機械段和公司設(shè)備管理部的16臺電腦（僅16個物資模塊用戶）上安裝了此軟件的物資模塊，用于材料配件入庫、出庫和基本的庫存管理，且進行簡單的數(shù)據(jù)報表查詢及輸出打印功能。同期，在公司計劃財務(wù)部個別電腦上安裝了財務(wù)模塊，僅用于一般財務(wù)管理和報表功能。考慮到財務(wù)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全性，神維公司物資模塊與財務(wù)模塊分別應(yīng)用于獨立的服務(wù)器上，之間無數(shù)據(jù)傳遞，是一個受條件限制的小型局域網(wǎng)絡(luò)版的ERP系統(tǒng)。

按照神華集團總部統(tǒng)一規(guī)劃，2013年3月份神維公司開始建立ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)應(yīng)用的物料數(shù)據(jù)庫，并開始對公司現(xiàn)有物資、財務(wù)、銷售（指向鐵路公司提供線路機械化維護服務(wù)）業(yè)務(wù)流程調(diào)研，經(jīng)業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計、組織架構(gòu)設(shè)計、系統(tǒng)配置、功能測試、最終用戶培訓(xùn)、初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入，以及與SRM系統(tǒng)集成，于2013年11月12日正式使用ERP系統(tǒng)。此SAP-ERP系統(tǒng)選擇符合公司需要的業(yè)務(wù)流程，通過復(fù)雜的參數(shù)表和層層定義，并進行系統(tǒng)詳細配置，個別應(yīng)用方面對軟件還進行了二次開發(fā)，不斷調(diào)整軟件的業(yè)務(wù)流程，最終開發(fā)配置成為集團ERP系統(tǒng)下的二級子公司ERP系統(tǒng)，它與外部系統(tǒng)MDM、SRM集成，構(gòu)建起神維公司ERP系統(tǒng)，如圖1所示。

ERP不僅是一個以計算機網(wǎng)絡(luò)為平臺的業(yè)務(wù)集成與管理控制系統(tǒng)，而且是一種新的管理方法，更是一種新的組織方式，它的應(yīng)用使神維公司在物資、財務(wù)、銷售、人力資源管理上產(chǎn)生理論和實踐上的巨大變革，實現(xiàn)了物流、服務(wù)銷售流、資金流和信息流的“四流合一”。

2.2 實施ERP系統(tǒng)物資管理優(yōu)勢分析

經(jīng)過推廣實施ERP系統(tǒng)，能統(tǒng)一物資編碼，建立起物資標(biāo)準(zhǔn)化體系，為規(guī)范化物資采購以及倉儲管理奠定了基礎(chǔ)。神維公司ERP系統(tǒng)采用了戰(zhàn)略采購思想，對不同類別物資實施集團總部集中采購、子公司分散采購相結(jié)合的運行模式，規(guī)范物資采購供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，有效控制網(wǎng)外采購風(fēng)險，實現(xiàn)事前控制。利用ERP系統(tǒng)對供應(yīng)商建立了供應(yīng)商的動態(tài)評估機制，能定期對每一個供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格、交貨及時性和售后服務(wù)情況進行評分，實現(xiàn)動態(tài)優(yōu)選管理。通過實施ERP，神維公司對推進物資供應(yīng)管理體制改革，在發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，規(guī)范業(yè)務(wù)流程、明確崗位權(quán)責(zé)、強化監(jiān)管、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)、降低成本方面較原有管理系統(tǒng)管理模式下取得了顯著實效。

3 外圍集成系統(tǒng)風(fēng)險控制風(fēng)析

3.1 MDM靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼風(fēng)險

MDM（Master Data Management，主數(shù)據(jù)管理）是ERP應(yīng)用的基礎(chǔ)，其中物料主數(shù)據(jù)的分類標(biāo)準(zhǔn)由神華集團數(shù)據(jù)管理部門統(tǒng)一制定，再由實施單位應(yīng)用部門的用戶根據(jù)實際情況進行物料主數(shù)據(jù)申報錄入、審核，經(jīng)逐級審批后（如圖2所示）附物料編碼。編碼的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性、唯一性是保證ERP內(nèi)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)。附碼數(shù)據(jù)屬于靜態(tài)數(shù)據(jù)，需要專業(yè)人員對其“工廠、采購、財務(wù)”視圖進行擴展維護后才能在ERP系統(tǒng)中正式使用。

在物料主數(shù)據(jù)申請中需要保證提報信息的準(zhǔn)確性、完整性、及時性。實際業(yè)務(wù)當(dāng)中會發(fā)生未全面進行關(guān)鍵字段的查重、審核不細致，而導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)“一物多碼”問題的存在。大機配件一物多碼將影響物料計劃提報的準(zhǔn)確性，消除此類問題的發(fā)生，事后唯一有效方法是將公司全部附編碼的物資數(shù)據(jù)從系統(tǒng)內(nèi)導(dǎo)出來再進行篩選檢查，將其中不準(zhǔn)確的物料編碼申請“凍結(jié)”或從系統(tǒng)內(nèi)刪除，而如果此物料編碼已經(jīng)在具體業(yè)務(wù)中占用，則只能將此物料涉及的流程全部結(jié)束后再凍結(jié)，因此ERP系統(tǒng)使用期初的物料編碼篩選查重工作非常必要。

3.2 SRM系統(tǒng)基本功能及潛在供應(yīng)商風(fēng)險

SRM（Supply Relationship Management，采購及尋源管理）是SAP-ERP外圍集成系統(tǒng)之一，解決了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫局限問題。供應(yīng)商登陸到SRM申請平臺進行注冊，在線填寫企業(yè)相關(guān)資質(zhì)信息，經(jīng)被申請注冊單位審核后成為該單位潛在供應(yīng)商，之后由專業(yè)人員對此供應(yīng)商的采購、財務(wù)視圖進行擴展維護，才能在線采購物資報價，以及在中標(biāo)后合同簽訂，供貨后發(fā)票校驗及辦理付款。SRM系統(tǒng)除了供應(yīng)商申請注冊，還能對供應(yīng)商供貨質(zhì)量及服務(wù)進行評價，評價數(shù)據(jù)來源于ERP內(nèi)訂單交貨時間、驗貨結(jié)果等。SRM系統(tǒng)也能對采購合同執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析，為管理人員提供合同執(zhí)行情況論和供應(yīng)商供應(yīng)能力的綜合分析。

在SRM系統(tǒng)應(yīng)用中最為關(guān)鍵的就是對供應(yīng)商注冊時的資質(zhì)把關(guān)。集團級供應(yīng)商審核由專門管理機構(gòu)進行審核，審核后成為集團集采供應(yīng)商，二級子公司可以在集團供應(yīng)商范圍內(nèi)根據(jù)采購需要選擇作為自采供應(yīng)商參與詢比價或競爭性談判業(yè)務(wù)。二級單位審核通過的供應(yīng)商，其他子公司間也可以選擇為自己公司的潛在供應(yīng)商，而一般子公司內(nèi)無專業(yè)的供應(yīng)商管理人員，審核重點一般僅限于對提供資質(zhì)的在線審查，未能及時實地考察或是市場調(diào)研獲取供應(yīng)商更多的信息，將實力與信譽一般的供應(yīng)商成為了潛在供應(yīng)商，導(dǎo)致存在可能的潛在供應(yīng)商風(fēng)險。

4 采購訂單風(fēng)險控制與批次管理的重要性分析

4.1 采購訂單風(fēng)險控制

ERP系統(tǒng)上線后，神維公司各個庫存地點的庫存可以在系統(tǒng)的任何終端上有權(quán)限地實時瀏覽查詢，為最大限度地實現(xiàn)庫存調(diào)劑，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)提供了便利手段。機械段計劃員、庫管員可以準(zhǔn)確地掌握可用資源量，充分調(diào)用各地庫存，高效配置物資資源，在保證生產(chǎn)物資供應(yīng)的前提下，最大限度降低庫存，減少存貨資金占用，使庫存結(jié)構(gòu)趨于比較合理的狀態(tài)。在物資管理目標(biāo)下，與寄售供應(yīng)商間的采購訂單創(chuàng)建成為ERP系統(tǒng)上線管理的第一步。

采購訂單跟進采購合同、框架協(xié)議等產(chǎn)生，是ERP系統(tǒng)中采購模塊的核心單據(jù)。公司與供應(yīng)商按雙方簽訂的寄售協(xié)議，由SRM系統(tǒng)將寄售信息記錄傳遞給ERP系統(tǒng)，各機械段材料員根據(jù)庫存情況，在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的審批策略，由相關(guān)人員審批后，打印訂單發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)此訂單將物資存放在公司庫存地點，所有權(quán)歸供應(yīng)商，公司進行代管理。根據(jù)各作業(yè)隊需要辦理出庫時，將賬存寄售物資的狀態(tài)由“寄售”轉(zhuǎn)為“自有”再出庫。在實際訂單管理中需要防止兩種風(fēng)險的存在：

①批量采購合同訂單數(shù)量準(zhǔn)確性，如因?qū)嶋H并不需要原訂數(shù)量，則要采取關(guān)閉訂單操作，如果實際需要大于合同數(shù)量，需要補充簽訂合同才可以完成下訂單操作。此種采購模式下，就要加強對需求計劃的管理，在提報時要對現(xiàn)有庫存情況進行查詢，并根據(jù)生產(chǎn)需求經(jīng)驗量的預(yù)算，提報最終采購計劃的種類與數(shù)量，并且將訂單的執(zhí)行不足或是增加訂單量作為物資管理考核的一項指標(biāo)加以管理約束，防止此類風(fēng)險的發(fā)生。

②對于寄售采購物資，往往會因訂單數(shù)量較大，造成積壓。此種采購模式下，需要采取季度階段性控制，往往進入第三季度時，就要根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)量核實寄售未用物資的種類及數(shù)量，調(diào)整三季度的訂貨量，并且要考慮到每年大機設(shè)備年修的進度安排，調(diào)整四季度的訂貨量，將合理化庫存結(jié)構(gòu)與庫存數(shù)據(jù)共享作為防范風(fēng)險的根本策略與措施。

4.2 利用批次管理改進物資流轉(zhuǎn)過程控制分析

4.2.1 物資批次管理需求

批次管理（Batch management）是針對于物料流轉(zhuǎn)過程中批次的管理，批次管理的目的主要基于以下四種需求：

①針對某些對價格比較敏感的物料，無論是采用何種存貨核算方式，入庫時按照不同的價格區(qū)分批次。

②針對有質(zhì)量保證期要求的物料，如潤滑油脂、液壓油、橡膠材質(zhì)配件等。

③針對有質(zhì)量追溯要求的物料，如同一種配件不同時期分別向不同的供應(yīng)商采購，如發(fā)生質(zhì)量問題后的質(zhì)量追蹤。

④物料管理最基本的“先進先出”的時序要求，應(yīng)用批次管理在大機材料配件管理中越來越重要。

4.2.2 批次管理的實施步驟

神維公司目前有限的庫存硬件及倉儲管理水平對于全部實施批次管理還存在難度，可根據(jù)實際情況分三步實施：

①在系統(tǒng)全部按批次管理要求下，重點選擇有質(zhì)保期要求的油脂、橡膠件，以及重要性的、且有質(zhì)量跟蹤要求的部分油缸、閥、泵、馬達、電路板、傳感器等配件，其余一般性材料配件系統(tǒng)內(nèi)雖然會自動生成批次號，但實際應(yīng)用批次管理的意義并不大。

②對于上述列舉的材料配件需要在貨架上按指定位置存放，并標(biāo)識區(qū)分和相對隔離，加強庫管員批次管理與目視管理相結(jié)合的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

③選擇試點庫房，應(yīng)用無線手持終端技術(shù)進行倉儲管理，成功應(yīng)用后再推廣到其它工廠，并為將來自動化立體倉儲管理打下基礎(chǔ)。

4.2.3 采用無線手持終端進行批次管理

在神維公司ERP系統(tǒng)中，物資出入庫全部設(shè)置了批次管理，為手持終端技術(shù)應(yīng)用留了數(shù)據(jù)接口。在ERP系統(tǒng)功能擴展中，需要啟用WM管理功能，并購置RFID智能手持終端、條碼打印機等硬件，在試點庫房搭建無線局域網(wǎng)，實現(xiàn)手持終端系統(tǒng)數(shù)據(jù)與ERP數(shù)據(jù)間的交換。手持終端應(yīng)用是基于條碼識別技術(shù)，在貨物入庫時掃描托盤條碼和貨物條碼，在手持終端上操作錄入產(chǎn)品編號、產(chǎn)品批次、托盤編號、數(shù)量，生成指令信息，在入庫貨物信息采集完成后，再讀取所需上架的貨架標(biāo)簽信息，將物資與貨架的關(guān)聯(lián)信息實時上傳至后臺系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)庫管員對物資擺放位置的精確定位。出庫時，庫管員在ERP系統(tǒng)中按“先進先出”原則選擇批次，可以是某一批次物資，也可以是幾個批次物資，再將出庫的物資信息通過無線網(wǎng)絡(luò)下載到RFID手持終端中，在庫房內(nèi)通過讀取物資或包裝箱上的標(biāo)簽信息，核對發(fā)貨數(shù)量、品種等信息準(zhǔn)確無誤后辦理出庫。

在應(yīng)用批次管理中要注意以下兩點：

①批次管理在系統(tǒng)內(nèi)的體現(xiàn)是通過批次號來實現(xiàn)的，有批次管理要求的物料，強制要求出庫必須與入庫的批次對應(yīng)，不允許“負”出庫現(xiàn)象的存在。

②批次管理增加了管理的難度和成本，應(yīng)用不好容易造成混亂，不是所有批次管理的內(nèi)容都要反映在ERP系統(tǒng)內(nèi)，也要加強系統(tǒng)外的物資管理。

5 結(jié) 語

神維公司ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對于原有業(yè)務(wù)流程進行了優(yōu)化與重新定義，物資管理水平能否全面提升依然需要加強對人的培訓(xùn)與管理。MDM、SRM系統(tǒng)與ERP的完美結(jié)合與應(yīng)用，將采購訂單風(fēng)險有效控制，充分發(fā)揮批次管理，將會顯著提升神維公司ERP系統(tǒng)在大機物資管理中的實際應(yīng)用價值。將來物資管理組織架構(gòu)發(fā)生變化時，可以通過系統(tǒng)內(nèi)重新定義組織結(jié)構(gòu)和權(quán)限的配置，滿足公司在大機物資ERP的系統(tǒng)的功能擴展。隨著ERP應(yīng)用與發(fā)展延伸到支持供應(yīng)鏈的同步化運作、支持公司知識管理、支持電子商務(wù)和在線工作流管理等方面，神維公司的大機物資ERP系統(tǒng)應(yīng)用需要更進一步地研究。

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