怎樣做好文書檔案管理

翟建勛

摘 要：文書檔案管理是單位檔案管理水平的一個重要衡量標準。文書檔案管理是單位檔案存在的基礎，也是單位檔案的資源發(fā)生地。因此文書檔案管理水平與檔案資料的質(zhì)量及其完整性相輔相成。我國現(xiàn)在的文書檔案管理有不少瑕疵，本文只對文書檔案管理中運用傳統(tǒng)的技術(shù)有哪些問題進行了研究討論，及其針對這些問題的解決辦法。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；應對辦法

很多企業(yè)部門的基本工作就是文書檔案的管理工作，想規(guī)范管理這些部門的工作，就必須從文書檔案管理開始，文書檔案管理的提升，有助于全面提高企業(yè)部門管理的本質(zhì)，包括服務的水平和質(zhì)量。

一、文書檔案存在的問題

1.內(nèi)容繁瑣、分類細

根據(jù)傳統(tǒng)的整理資料的辦法，按需求的方式進行分類，就需要按級別分類，上級所有部門的文件信息、上級業(yè)務部門的相關(guān)文件、對下部門下發(fā)的信息、同級間的信息文件等等，種類多，還要進行編號、立目錄、設定保管期限等一系列繁雜的步驟，增加工作量，卻達不到想要的效果[1]。檔案工作人員常常加班也完不成工作，以至于有時候需要請兼職人員整理文件，但是他們整理的肯定不到位。根據(jù)有關(guān)部門的職責，內(nèi)部機構(gòu)等等匯總分類的方式進行檔案的立卷，但分類的方式有很多，在同一個工作部門，不同檔案整理人員分類的方法也不同，不同職業(yè)的工作人員對檔案進行分類的成果也差很多[2]。即使在分類的過程中，用統(tǒng)一的標準方法進行分類，那么也總會有些無法確定屬于哪類的文件。還有就是保管期限的設定和檔案立卷名稱的擬定，這些工作跟工作人員的文化水平、個人能力有直接的關(guān)系。

2.檔案的收集工作難

檔案的收集工作難點在于：上級下發(fā)的文件或者是平級部門送過來的信件，必需全部由文書翻閱記錄后才能送達各個部門，無一例外；蓋印章的時候，遇到企業(yè)內(nèi)部的文件，或者是其他部門呈交上來的文件都要留下復印件，方便以后使用；在收記的過程中，把重要的文件進行復印，原件入檔，并把復印件轉(zhuǎn)交黨政辦主要負責人審批；各相關(guān)部門遺留下的打印件也要進行歸檔整理。文書檔案工作包含文書檔案的翻閱登記、傳閱、收發(fā)、復印、歸類等，它們不是一人所能完成的，人手多，也就無法按完全相同的標準分類整理[3]。各方面的原因造成的后果都展現(xiàn)了出來。

3.裝訂問題

文書檔案的裝訂也存在著很多問題。文書檔案整理后，不及時對檔案進行裝訂，會損害文書檔案，以后想查看翻閱、復印等都不方便，還會被認定保密工作欠缺。立卷過程中，為了美觀和方便裝訂，要把文件中原有的書釘?shù)扔参锴宄蓛?，重新打眼，這無形之中就毀壞了檔案文本[4]。同類文件歸類在一起，查閱者在翻閱自己想找的文件時，也會看到其他的文件，這與文檔的保密工作是相悖而行的。還有對查閱復印帶來了困難。

二、檔案管理工作的對策

1.簡化分類

可以用簡化分類的方式把整個檔案整理的步驟、分類進行簡化，方便以后的搜索查找。例如按企業(yè)部門、年度分類。合理的掌握保管年限，把批閱、請示后的正附件，原件和轉(zhuǎn)發(fā)的文件等等集中整理歸檔裝訂。

2.使用保管盒

由于文書檔案集中整理歸檔裝訂的時候容易破損，我們提倡使用保管盒作為包裝的工具，把單份文件以件為保管單位進行整理歸檔，每個文件有它的獨立性，方便存儲、查找、取用。兼職工作的人員統(tǒng)一時間、統(tǒng)一整理檔案、統(tǒng)一材料，分類的時候相互核實，書寫目錄的時候相互指導，工作經(jīng)驗豐富的人員集中進行檔案裝訂。

3.信息化管理

當今是一個信息化的時代，無論什么都可以引進信息技術(shù)，包括檔案的歸集整理也可以使用現(xiàn)代網(wǎng)絡化的技術(shù)。我們能夠使用計算機對收發(fā)的文件進行篩選，還有移交、保管、立卷編寫目錄等等都可以利用電腦這一信息化時代的產(chǎn)物來完成。隨著各項領(lǐng)域都在運用現(xiàn)代科技化的信息技術(shù)，檔案整理人員也應該充分利用計算機展現(xiàn)檢索的效果，使用計算機工作，查閱搜索的速度更快，準確率也提升的很高[5]。充分的發(fā)揮計算機技術(shù)在文書檔案管理中的作用，使它為企業(yè)文書檔案工作提供方便快捷的服務。

三、結(jié)束語

企業(yè)單位工作及其工作人員的服務質(zhì)量的關(guān)鍵就在于文書檔案的管理。現(xiàn)在來說，企業(yè)文書檔案管理中涉及整理檔案的方法和科學技術(shù)的進展，還有轉(zhuǎn)為文書檔案信息化之間不匹配，尤其表現(xiàn)在，文書檔案管理中不適合運用計算機技術(shù)的部分作了簡單的解析和討論進而還發(fā)表了解決辦法，其實所有企業(yè)的服務工作都需要企業(yè)文書檔案管理來完成。分析企業(yè)文本檔案存在的問題，針對問題提出解決方案。但最為重要的還是實踐，解決方案的實踐。充分的利用計算機信息技術(shù)，完成文書檔案的級別分類、頁碼編號、編制目錄、檢索、保管等一系列的工作。

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