關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理工作的思考

韓婧

摘 要：本文主要探討了醫(yī)院人事檔案管理工作，分析了人事檔案管理工作在醫(yī)院管理中的重要地位和作用；分析了當(dāng)前人事檔案管理工存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了對策和建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案

在醫(yī)院的管理中，檔案管理屬于重要的組成部分，醫(yī)院的檔案作為國家醫(yī)藥衛(wèi)生檔案的重要組成部分，是醫(yī)院工作和決策的重要參考和依據(jù)。另一方面，醫(yī)院的衛(wèi)生檔案與其它普通檔案還有所不同，因?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療檔案還關(guān)系到病人的醫(yī)療信息等重要資源，對于醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)分析、對于醫(yī)療訴訟等爭端的處理，有著重要的參考作用。醫(yī)院的檔案不只是文字，還包括圖表、聲像等其它形式的載體的信息，不只是在醫(yī)療過程中，還包括在科研過程中、醫(yī)院管理過程中、人事管理、基建管理等方面的基礎(chǔ)信息，這些資料都是醫(yī)院的重要信息資產(chǎn)，對于醫(yī)院的管理和經(jīng)營有著不可或缺的作用，也是醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展中不可忽視的一個(gè)重要領(lǐng)域。所以做好醫(yī)院的檔案管理工作就尤其重要。

醫(yī)院的人事檔案是所有檔案管理中更加重要的一部分，醫(yī)院的人事管理檔案記錄了醫(yī)院的所有工作人員的基礎(chǔ)信息、技能水平、品德方面，以及員工業(yè)績和考核等基本信息，所以提高醫(yī)院的人事檔案的管理水平，對于發(fā)揮人事檔案的作用，有著重要的作用。完善的人事檔案管理，可以幫助醫(yī)院盡早的選拔人才，更好地調(diào)配人員的需求，更好地開發(fā)醫(yī)院的人力資本，從而發(fā)揮更大的作用。

1 在醫(yī)院的人事管理中，主要存在以下問題

首先，醫(yī)院的人事檔案管理沒有引起充分的重視。醫(yī)院的主營業(yè)務(wù)是治病，所以普遍在后勤等方面的關(guān)注不夠，所以從領(lǐng)導(dǎo)的層面對醫(yī)院的人事檔案管理工作沒有引起足夠的重視，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理方面的投入不足，資源不夠。人力、物力以及財(cái)務(wù)的支持不夠，從而影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。使得醫(yī)院的人事檔案管理還停留在基本的處理方面，僅局限于對檔案的收集、保管等一些事務(wù)性的信息，這些人事檔案信息并沒有真正地為人力資源的開發(fā)和利用所服務(wù)，導(dǎo)致在新醫(yī)改的過程中，人事檔案的管理工作不能很好地為醫(yī)院的建設(shè)做出貢獻(xiàn)。另外，檔案管理也很不規(guī)范，從醫(yī)院的招聘環(huán)節(jié)起，很多的醫(yī)務(wù)人員的入職的基礎(chǔ)信息都不全，給后續(xù)的人事考核、人事審批等工作人員帶來不便，使得人事管理工作缺乏必要的依據(jù)。主要是因?yàn)橛行﹩挝蝗狈I(yè)的檔案管理人員，從而導(dǎo)致檔案資料不能夠被及時(shí)的入檔，最終導(dǎo)致了檔案資料的不完整。從檔案材料收集的角度看，在收集的資料中，真正能夠反映個(gè)人特點(diǎn)的材料較少，檔案材料缺乏科學(xué)的定位描述。

領(lǐng)導(dǎo)的不足夠重視，也導(dǎo)致人事檔案管理人員的配備不足。從事檔案管理的人員，多是將要退休的老同志，或者在其它崗位不能勝任的同志，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理人員的總體素質(zhì)比較低，知識水平和專業(yè)技能不足，對專業(yè)的檔案管理知識不了解，更對醫(yī)學(xué)知識不了解，所能做的只是一些簡單的檔案收集和整理的工作，這些因素都對醫(yī)院人事檔案的質(zhì)量管理工作造成不利的影響；在資源方面，對人事檔案管理工作也沒有給以足夠的支持。導(dǎo)致人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施落后，尤其缺乏對現(xiàn)代電子信息技術(shù)方面的支持，大部分的人事檔案管理工作是人手純手工的完成，給人事檔案的查閱、統(tǒng)計(jì)、分析帶來困難，而且紙質(zhì)的檔案存儲一方面會面臨缺失的風(fēng)險(xiǎn)，另一方面也對空間提出了更高的要求。

2 提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量的對策

首先要健全人事檔案管理的制度和規(guī)范。沒有制度和規(guī)范，醫(yī)院的人事檔案管理就沒有制度可以依賴，制度是人事檔案管理工作順利展開的制度保障。所以要結(jié)合人事管理工作，根據(jù)本醫(yī)院的情況，建立精細(xì)化、規(guī)范化的制度，具體包括人事檔案的收集、整理制度、檔案的保密制度，人事檔案的分類歸檔制度等。只有健全了工作制度，在工作中才能做到有章可循。科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作： 檔案管理人員在收集檔案時(shí)，要嚴(yán)格對材料的質(zhì)量進(jìn)行控制，符合材料收集的要求和標(biāo)準(zhǔn)，以保證材料的真實(shí)性和可靠性。個(gè)人的檔案材料中，要詳細(xì)而全面地記錄個(gè)人在不同時(shí)間段的經(jīng)歷，從而反映出真實(shí)的個(gè)人情況。在檔案收集的過程中，既要保證檔案內(nèi)容的針對性，還要保證內(nèi)容的全面性。同時(shí)，對崗位不同的人員，采用不同的檔案管理模式。材料收集結(jié)束后，要進(jìn)行反復(fù)篩選，祛除一些無價(jià)值的信息。一些涉及個(gè)人學(xué)歷、獎(jiǎng)懲、專業(yè)技術(shù)職稱的資料要及時(shí)的歸檔。同時(shí)做到嚴(yán)格和規(guī)范的進(jìn)行檔案整理、標(biāo)引、著錄等工作，嚴(yán)格避免資料的堆疊、遺失，客觀真實(shí)的保存?zhèn)€人的信息。

其次，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理不是大家簡單理解的對基礎(chǔ)信息的記錄和匯總等，檔案管理工作有更高的技術(shù)含量。而針對檔案管理人員在這方面專業(yè)知識缺乏的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)，更新其知識，完善其知識結(jié)構(gòu)，不斷地不斷更新檔案管理知識，從而改善醫(yī)院檔案管理人才結(jié)構(gòu)，提高檔案的開發(fā)利用水平，從本質(zhì)上避免“重藏輕用”的現(xiàn)象。

強(qiáng)化檔案管理硬件建設(shè)要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，就要加大資金的投入，更新現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的的紙質(zhì)檔案雖然可以將檔案標(biāo)題等基本信息輸人計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，但是紙質(zhì)檔案本身占用的庫存和歸檔的工作程序還是沒有改變，隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展產(chǎn)生了大量的檔案，造成了庫房擁擠，并增加了保存安全性差的隱患。隨著科學(xué)技術(shù)的普及和推廣，Hls系統(tǒng)的應(yīng)用和電子檔案的推廣，推動(dòng)了電子檔案管理的發(fā)展。完善檔案的信息系統(tǒng)，建立防盜監(jiān)控設(shè)置和溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)，使檔案壽命得到延長，提高檔案的完整性與安全性。

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