新時(shí)期檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)探究

司徒俊萌

摘 要：檔案的管理離不開(kāi)現(xiàn)代化技術(shù)手段的支持，尤其是信息化技術(shù)的手段。以檔案信息化管理為標(biāo)志，打造完整的檔案信息化平臺(tái)，是新時(shí)期檔案工作的基本走向。本文以此為切入口，分析了建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)的必要性，并提出了建設(shè)工作的思路和方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；信息化平臺(tái)；檔案管理；計(jì)算機(jī)；檔案資源

所謂的檔案信息化，其實(shí)是指在信息時(shí)代運(yùn)用信息化技術(shù)手段對(duì)檔案管理的升級(jí)和改造，是電子化、計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。建設(shè)新型的檔案信息化管理平臺(tái)，并非單純技術(shù)上的創(chuàng)新，而是包括檔案內(nèi)容、形式與管理模式的綜合提升。因此，打造檔案信息化管理平臺(tái)的最大意義是延展檔案的使用價(jià)值與社會(huì)價(jià)值，為檔案更好的發(fā)揮功能提供保障。尤其在檔案管理日益受到重視的當(dāng)下，這一點(diǎn)尤為重要。

1 檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)的必要性

無(wú)論是企事業(yè)單位的普通檔案，還是國(guó)家機(jī)關(guān)的機(jī)密檔案，亦或是孤本、善本基本的稀缺檔案，歸根結(jié)底都是具有重要社會(huì)、歷史、文化和傳承意義的重要資料。保護(hù)、保存并更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值，是檔案管理者必須充分考量的問(wèn)題。以文書(shū)類檔案為例，由于材質(zhì)方面的原因，這樣的檔案保存、保管與管理通常面臨比較大的問(wèn)題。那么，將文書(shū)類檔案進(jìn)行信息化的改造，建設(shè)完整的數(shù)字化檔案庫(kù)，就可以很好的解決檔案資源、資源存續(xù)與保管的問(wèn)題。誠(chéng)然，某些文書(shū)、手稿或者紙張其象征意義很難被取代，但是其承載的信息資源往往更加重要。打造以檔案信息資源為核心的信息化管理平臺(tái)，對(duì)于更好的保存、保管與傳播檔案信息價(jià)值，都極為重要，也是十分必要的。

此外，建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)，是提升檔案管理層次和質(zhì)量的必然要求。所謂的檔案管理，就是在加強(qiáng)對(duì)檔案的整理、分類、立卷、收集、歸類、篩選、入庫(kù)等各個(gè)方面開(kāi)展的有效的管理化工作。檔案管理是新時(shí)期檔案工作的主體與核心，也是延續(xù)檔案價(jià)值和功能的核心路徑。建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)，運(yùn)用新型信息化技術(shù)和傳媒手段加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，能夠保障檔案更加有序、有效的為人們所用。此外，建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)利于更好的培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，對(duì)于健全檔案系統(tǒng)也是極為重要的。以管理手段的創(chuàng)新和升級(jí)為目的，建設(shè)信息化管理平臺(tái)，共享檔案信息資源，打造完整鏈條的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案綻放價(jià)值的基本途徑，也是檔案管理部門(mén)的必由之路。

所以，將檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)作為檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)去抓，是新時(shí)期檔案管理的核心，也是保障檔案有效利用的好辦法。

2 建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)的思路與舉措

檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)有如此多的好處，自然標(biāo)志著新時(shí)期檔案管理要進(jìn)入到全新的階段。那么，推進(jìn)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)，應(yīng)該如何著手，建議考慮如下思路。

首先，要有效開(kāi)發(fā)和運(yùn)用現(xiàn)有檔案資源，建設(shè)完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。具體來(lái)說(shuō)，相關(guān)部門(mén)要加快開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源，不能因?yàn)闄n案管理要實(shí)現(xiàn)信息化便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫(kù)”，拋棄不用，一切從“零”開(kāi)始，而要重視其繼承性，要對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行全面開(kāi)發(fā)，逐步地適應(yīng)。同時(shí)，要通過(guò)現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。這樣一來(lái)，現(xiàn)有檔案信息資源可以被納入到數(shù)據(jù)庫(kù)，從而保證了檔案信息的完整性，也為后續(xù)的管理工作打下了基礎(chǔ)。

其次，要建立健全管理規(guī)章制度，形成統(tǒng)一的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。無(wú)論是企事業(yè)單位還是國(guó)家機(jī)關(guān)，在開(kāi)展檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)時(shí)，都應(yīng)該按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制訂內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善；此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。這樣的話，未來(lái)電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來(lái)的數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問(wèn)題。此外，建立健全檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)的規(guī)章制度，嚴(yán)格依照制度辦事，徹底解決存在的建設(shè)進(jìn)度、資金短缺、人才匱乏等多方面的不利問(wèn)題。

再者，要做好檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)的安全保障工作，培養(yǎng)、引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的信息化管理人才，打造業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬、思想道德扎實(shí)的檔案管理隊(duì)伍。由于檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)與外部互聯(lián)網(wǎng)相通，數(shù)據(jù)庫(kù)、信息庫(kù)的檔案資源必然面臨諸如黑客入侵、木馬病毒等安全風(fēng)險(xiǎn)。這時(shí)，就必須充分考量檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)的安全問(wèn)題，并據(jù)此制定有效的應(yīng)對(duì)舉措。另外，要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)、引進(jìn)一大批高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，讓那些既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才成為檔案部門(mén)的中流砥柱，并激發(fā)出他們的工作潛能，打造科學(xué)、嚴(yán)密和有效的檔案管理信息化平臺(tái)。

綜上所述，新時(shí)期檔案管理工作的趨勢(shì)就是信息化、現(xiàn)代化與數(shù)字化，這也預(yù)示著檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)一定有更光明的前景。以檔案信息化管理為依托，未來(lái)的檔案管理工作一定可以取得實(shí)效，檔案價(jià)值的發(fā)揮也會(huì)更有意義。

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