淺談勘察設(shè)計單位檔案資料管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性

張志芳

摘 要：勘察設(shè)計單位的檔案管理工作是勘察設(shè)計單位的重要組成部分。在現(xiàn)在這個信息化的時代大背景下，檔案管理也逐漸趨向由紙質(zhì)檔案向電子信息檔案轉(zhuǎn)變，我們要充分把握時代發(fā)展的機(jī)遇，充分認(rèn)識到電子檔案的優(yōu)越性，發(fā)揮其優(yōu)勢將勘察設(shè)計單位檔案管理逐步科學(xué)化，專業(yè)化，數(shù)字化。所以我們應(yīng)充分認(rèn)識電子檔案的特點(diǎn)及必要性，結(jié)合勘察設(shè)計單位檔案的實(shí)際情況，確保檔案的安全性完整性，為勘察設(shè)計單位管理勘察設(shè)計資料及日常事務(wù)提供有效準(zhǔn)確的檔案資料。

關(guān)鍵詞：勘察設(shè)計；檔案資料管理；電子信息化

近年來，電子信息不斷普及，這就為檔案管理創(chuàng)造了良好的發(fā)展機(jī)遇，檔案管理工作越來越向著信息化、專業(yè)化、數(shù)字化方向發(fā)展，而勘察設(shè)計單位的檔案管理工作也必須適應(yīng)信息化時代大環(huán)境。如今，勘察設(shè)計單位的檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以勘察設(shè)計單位檔案管理工作必須適應(yīng)時代要求，實(shí)現(xiàn)勘察設(shè)計單位檔案資料管理電子信息化。本文是就勘察設(shè)計單位檔案管理電子信息化的必要性進(jìn)行論述。

1 勘察設(shè)計單位勘察設(shè)計單位檔案資料概況

勘察設(shè)計是每一項(xiàng)工程必不可少的環(huán)節(jié)。近些年我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施也在不斷完善，各項(xiàng)工程也不斷進(jìn)行著，勘察設(shè)計單位也隨之得到長足發(fā)展。而檔案管理作為勘察設(shè)計單位工作的重要組成部分，在勘察設(shè)計單位工作中有著重要作用與意義。

勘察設(shè)計單位的檔案主要涉及人事檔案以及勘察資料檔案兩部分，人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個人身份、學(xué)歷資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)?？辈煸O(shè)計單位人事檔案則是國家人事檔案的組成部分，是勘察設(shè)計單位工作人員在進(jìn)行工程勘察期間的出勤、工作及各種創(chuàng)新獎勵、榮譽(yù)的真實(shí)歷史記錄，是勘察設(shè)計工作人員工作及其今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)。勘察資料檔案是勘察設(shè)計單位在勘測、規(guī)劃、設(shè)計活動過程中收集的資料，包括圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的勘察材料。勘察資料檔案是勘察設(shè)計單位工作成就的歷史記錄，是勘察設(shè)計單位非常寶貴的信息資源，勘察資料檔案是勘察設(shè)計單位發(fā)展的重要保障。

2 勘察設(shè)計單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案是勘察設(shè)計單位傳統(tǒng)的檔案管理方式，其地位不斷受到新型的檔案載體的沖擊，其弊端缺點(diǎn)在科技不斷創(chuàng)新的當(dāng)代表現(xiàn)也越來越突出，很難適應(yīng)當(dāng)代勘察設(shè)計單位檔案資料管理的需要。1、紙質(zhì)檔案受環(huán)境因素影響大。在高溫、潮濕、光感強(qiáng)、有有害氣體的環(huán)境里，在氧化劑的作用下紙質(zhì)檔案容易發(fā)生氧化反應(yīng)，氧化紙張，使其受損變碎，從而損害了紙張上的檔案資料，變得模糊，使其失去了其價值，這對勘察設(shè)計工作帶來了巨大的損害，影響了工作進(jìn)程。2、在勘察設(shè)計中會有大量資料與數(shù)據(jù)，紙質(zhì)檔案儲存會產(chǎn)生大量的紙張，這樣便會占有大量的儲存空間。而勘察設(shè)計的檔案類型多種多樣，各種分類就會需要不同的檔案室與檔案架，這些檔案室與檔案架的設(shè)置需要大量的資金。3、勘察設(shè)計方案資料多種多樣，紙質(zhì)檔案管理方法對這些勘察設(shè)計方案資料分類需要消耗大量的人力、物力、財力，同時對檔案管理者也是一種負(fù)擔(dān)。4、勘察設(shè)計的紙質(zhì)檔案資料甚多，攜帶不便而且受災(zāi)害影響也大，遇到自然災(zāi)害或人為災(zāi)害時，會有巨大損失，不容易挽回。

3 勘察設(shè)計單位電子信息檔案

3.1 概況

電子檔案是通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。勘察設(shè)計單位的工作人員將收集的資料以計算機(jī)光盤、磁片等化學(xué)磁性材料為載體，儲存在云盤或磁盤里。

3.2 特點(diǎn)

1、檔案信息的非人工識讀性：電子檔案不需要人工識讀，它由計算機(jī)儲存制作而形成，它通過計算機(jī)解碼裝換成人們能認(rèn)識的符號字體然后被人們認(rèn)識和使用。

2、檔案信息存儲的高密度性：電子檔案儲存在虛擬的空間里，它以磁盤和移動硬盤為載體，儲存空間大，可以儲存海量的信息。但不占用與其比例相等的空間，便于攜帶查閱。

3、檔案信息與載體之間的可分離性：電子檔案儲存在虛擬空間里，可以沒有固定現(xiàn)實(shí)位置，不需要通過紙質(zhì)載體來傳輸，其以非實(shí)體的方式進(jìn)行管理加工、復(fù)制傳輸、攜帶閱讀。具有超時空的共享性。

4、多種信息媒體的繼承性：電子檔案繼承了各種信息媒體的特點(diǎn)，它把文字、圖像、動畫、聲音等匯聚一身，方便了勘察設(shè)計工作人員的查閱。

5、電子檔案對系統(tǒng)依賴性：電子檔案是需要高科技支持，它的儲存與閱覽需要電子軟件與硬件來實(shí)現(xiàn)。

4 勘察設(shè)計單位電子檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

4.1 共享性

勘察設(shè)計單位電子檔案的共享性是指同一份電子檔案超越時空，不受時空限制，實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享。而紙質(zhì)檔案大多是獨(dú)份，有固定的時空限制，難實(shí)現(xiàn)共享。

4.2 多樣性

勘察設(shè)計的電子檔案形式多樣，有文字，有聲音，有動畫及視頻，以多種形式呈現(xiàn)在需求者面前，而且電子檔案易于修改，如改變其格式、內(nèi)容、及錯誤點(diǎn)，使電子檔案變得更加靈活便攜，使用效率大大提高。而紙質(zhì)檔案形式單一，對紙質(zhì)檔案的修改不易進(jìn)行。

4.3 經(jīng)濟(jì)環(huán)保性

科技進(jìn)步，電腦應(yīng)用也隨之普遍，因此勘察設(shè)計的電子檔案是既經(jīng)濟(jì)又環(huán)保的有效手段。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用電腦網(wǎng)絡(luò)的虛擬性擁有虛擬的儲存空間，其通過電腦網(wǎng)絡(luò)的共享性來實(shí)現(xiàn)電子檔案的傳輸與利用，從而減少了資源的浪費(fèi)；而紙質(zhì)檔案需要大量的紙張與人力去整理，這樣既不經(jīng)濟(jì)又不環(huán)保。

4.4 保護(hù)原件性

電子檔案再利用時可以減少文件的損耗，方便使用者重復(fù)使用，而紙質(zhì)檔案受各種因素影響容易損耗原檔案的資料，不利檔案的保存。

4.5 便于傳輸性

電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)虛擬傳送，穿越時空限制進(jìn)行電子檔案的傳輸，大大提高了檔案信息資源的可用性。而紙質(zhì)檔案需要多種傳輸媒介，而且有時間的限制，不利提高檔案利用效率。

結(jié)論：從上述的論述與對比我們可以明顯看出勘察設(shè)計單位檔案電子信息化的優(yōu)越性，它是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的，因此勘察設(shè)計單位檔案資料管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化是勘察設(shè)計單位檔案管理工作的內(nèi)在要求，是適應(yīng)時代要求的，是非常必要的。

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