計算機信息管理在醫(yī)院病案管理中的應用

摘要：隨著大型醫(yī)院現(xiàn)代化建設步伐的加快，計算機的普及和應用，促進了大型醫(yī)院病案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術的應用。由于電子病案內(nèi)容的數(shù)字化、文檔處理需求的一體化、病案保存的技術化及其開發(fā)利用形式的多樣化，造成電子病案與紙質(zhì)病案在管理上存在很大的差異，從而使電子病案的管理呈現(xiàn)出其獨具的特性。

關鍵詞：醫(yī)院管理信息系統(tǒng)：電子病案管理：計算機技術

在電腦的使用還沒普及的時候，醫(yī)療工作人員一直都是人工手寫病歷。但漸漸的人們發(fā)現(xiàn)，人工手寫病歷有太多的弊端：手寫病歷速度太慢，容易出錯，且不工整，經(jīng)常會出現(xiàn)涂改或者不認識的手寫病歷的情況，不易于管理和保存[1]。隨著信息時代的進步，越來越多的行業(yè)使用上了電腦，很多公司，事業(yè)單位都實現(xiàn)了信息化管理，由于信息化管理在各個領域都體現(xiàn)出其優(yōu)越性，在醫(yī)院管理信息化進程中，電子病歷也因此得到了快速的發(fā)展。

1電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1電子檔案的優(yōu)點 電子檔案有重復使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求。

1.2類型數(shù)字化信息的檔案化 隨著信息化的發(fā)展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面對紙質(zhì)檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展要求。因此，實現(xiàn)檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和信息資源的社會共享，是檔案工作現(xiàn)代化建設的必然選擇和重要前提。

1.3電子檔案文件的收集范圍 凡是在醫(yī)院工作中形成的、真實反映本院各項工作活動情況并且有考察與利用價值的磁盤或光盤等化學磁性材料載體上的文件者是收集對象。其中包括：①文體文件：主要是通過計算機文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點是定稿電子文件和正式電子文件；②圖像文件：主要是通過數(shù)碼相機拍攝的圖像文件；③影像文件：各種會議或重要活動通過視頻設備并經(jīng)計算機處理的動態(tài)圖像文件；④多媒體文件：運用多媒體技術形成的需要借助多媒體體現(xiàn)反映出來的文件。

1.4電子檔案的開發(fā)利用 合理運用聲像檔案，讓其服務于醫(yī)院中心工作，在醫(yī)院建設發(fā)展中發(fā)揮應有的作用，這是檔案管理的最終目的。

1.5電子檔案信息的發(fā)展趨勢 辦公自動化、無紙化等新事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行。這樣，檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么，檔案也自然以機讀形式存在。這種檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、價值性，使用者才能獲得更完善的服務。

2醫(yī)院電子檔案文件管理存在的問題

2.1電子檔案文件不能取代紙質(zhì)檔案文件 醫(yī)院的電子檔案文件只是紙質(zhì)檔案文件生成、運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質(zhì)檔案文件的存在。

2.2及時了解醫(yī)院信息 醫(yī)院各科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開導的新業(yè)務、新技術，護理部、醫(yī)務部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解醫(yī)院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。

2.3電子檔案文件保管時間問題 由于電子檔案文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以電子檔案文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題。

2.4檔案管理人員的知識有待提高 檔案管理人員新技術知識貧乏，加強檔案管理的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。

2.5標準化問題 電子病案的醫(yī)學術語、疾病手術名稱和基本格式應建立統(tǒng)一標準，才能實現(xiàn)網(wǎng)絡化服務。

2.6安全性問題 應逐級限定醫(yī)護人員的操作權限，對每一次的記錄修改均應有詳細的標記，嚴格管理。

2.7醫(yī)院信息系統(tǒng)網(wǎng)絡化的問題 醫(yī)院信息系統(tǒng)是電子病案運行的最基本的支持環(huán)境，電子病案的應用關鍵是醫(yī)院信息系統(tǒng)的普及程度和醫(yī)院的管理水平。要做好電子病案工作，醫(yī)院必須具備網(wǎng)絡化信息管理系統(tǒng)。

2.8病案資料的計算機輸入問題 電子病案要求所有涉及病案書寫的人員要直接進行計算機的錄入工作，但是通過鍵盤錄入的速度慢，手寫錄入也比較麻煩，聲音錄入錯誤率較高。有些醫(yī)務人員很難適應計算機操作，在將病案數(shù)據(jù)輸入計算機時，經(jīng)常會出現(xiàn)各種錯誤。計算機一旦發(fā)生故障，將造成系統(tǒng)停頓，無法進行工作。

3發(fā)展醫(yī)院電子病案文件管理的對策

3.1加大投入，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理 用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網(wǎng)絡等現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

3.2健全制度，明確責任 由于電子檔案文件具有分散性，醫(yī)院每個科室都有可能成為電子文件的形成者。因此必須建立醫(yī)院檔案管理員的網(wǎng)絡。

為防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設立一名資料管理員，及時上報各科的電子文件資料。

3.3檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件都是在文件辦結后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子檔案文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計算機管理系統(tǒng)和國家對電子文件管理的標準規(guī)范不依托，對各種類型的電子文件從其產(chǎn)生開始就實行檔案化管理，將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。以確保電子文件的真實性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用。

3.4檔案管理人員知識結構的變革迫在眉睫 檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發(fā)展的需要。

因此，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術革命最根本的對策。過去檔案管理大多采用手工操作的方法，與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，因此檔案管理人員要通過業(yè)務學習和技術培訓，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

3.5電子檔案文件歸檔份數(shù) 對于長久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一式三套。封存保存一套，借閱一套，異地保存一套，并要定期進行復制，以防止信息損失，這樣可以大大提高電子檔案文件的安全性和可靠性。

3.6電子文件的保存對策 電子檔案文件應該存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子檔案文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件載體有明顯區(qū)別，其存放的環(huán)境和防護設備要求所需不同，如：控溫、調(diào)濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強震、防病毒等措施，所以還要特別注意對電子檔案進行定期的檢測和拷貝等工作。

4結論

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，電子病案的產(chǎn)生，將給病案管理工作帶來巨大的影響。病案管理工作現(xiàn)已逐步向衛(wèi)生信息管理方面發(fā)展，改變傳統(tǒng)的管理模式，降低勞動強度，隨時掌握醫(yī)教研的發(fā)展動態(tài)，協(xié)調(diào)信息的內(nèi)外部流通，通過計算機網(wǎng)絡為醫(yī)療、醫(yī)院管理、醫(yī)療費用管理和醫(yī)療法律等方面提供信息服務，以電子病案為核心的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)將真正成為醫(yī)院現(xiàn)代化信息的管理中心。

參考文獻：

[1]張立平.軍隊醫(yī)院管理學（第三版）[M].北京：人民軍醫(yī)出版社，1998.

[2]徐忠艷.醫(yī)學期刊在醫(yī)學領域中的作用[J].中國醫(yī)院管理雜志，1998，11.

[3]藺學蘭.全病案光盤管理信息系統(tǒng)的可行性分析[J].中國醫(yī)院管理雜志，1998，11.

[4]李本增.\"金衛(wèi)工程\"的進展和展望[J].中國醫(yī)院管理雜志，1998，1.

編輯/許言