網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學檔案信息化管理的實現(xiàn)

摘 要：教學檔案是高等學校發(fā)展記憶的基石，是高等學校辦學歷史的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質(zhì)量和完整程度影響到高等教育甚至整個社會記憶的留存。現(xiàn)在社會發(fā)展的迅速，網(wǎng)絡(luò)也是日趨發(fā)達。因此，教學檔案就要和網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，從而更有利于高校檔案教學的管理。

關(guān)鍵詞：高校教學；信息化管理；問題；措施

1 教育教學研究檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的必要性

實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，是實現(xiàn)教育教學研究檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，也是順應(yīng)學校建設(shè)數(shù)字化檔案室的時代要求。檔案的數(shù)量總是與經(jīng)濟和社會的發(fā)展同步增長的。當前，檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域越來越廣，檔案的分類越來越細，檔案所包涵的信息量越來越大，社會對檔案信息的需求也越來越高。作為一所學校，教育教學研究檔案管理是日常管理工作的一個重要組成部分，具有工作量大，時間周期長，技術(shù)性強的特征。面對日積月累的教育教學研究檔案，用傳統(tǒng)手工目錄去查詢資料，顯然難以適應(yīng)快節(jié)奏，高效率的新形勢，縱使具備了完整的索引檢閱工具，查全年和查準率也是比較低下的，而且耗時費勁。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學檔案信息化管理的問題

2.1 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的.但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。

2.2 檔案信息化工作的重視程度不夠

在數(shù)字化校園的建設(shè)中，校園網(wǎng)的建設(shè)是基礎(chǔ)，教務(wù)管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、數(shù)字化圖書館系統(tǒng)等的建設(shè)往往被優(yōu)先考慮，并很受重視。而檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)由于受眾面相對較小，在高校中的重視程度不足。因而在人員配備、硬件建設(shè)、軟件開發(fā)上投入相對來說不足。

2.3 檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)利用不足

檔案信息化建設(shè)的根本目的是方便、快捷地為用戶提供及時、準確、有效的信息。縱觀國外的檔案數(shù)字化建設(shè)，其網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是信息資源的價值體現(xiàn)。而我國高校的檔案網(wǎng)站多是檔案管理部門的介紹和目錄檢索，服務(wù)大眾功能較弱，資源利用不足。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學檔案信息化管理的措施

3.1 提高教學檔案管理人員的素質(zhì)

（1）教學檔案管理人員要具備良好的思想政治素質(zhì)和修養(yǎng)。高等學校的人才培養(yǎng)不單是教師的授課工作，也包含教學管理、教輔人員的工作，教學檔案管理人員是教學管理人員的重要組成部分，雖然不直接進行教學管理，但由于處在教學管理一線，工作中會與學生發(fā)生聯(lián)系，其工作態(tài)度、言行舉止對學生同樣產(chǎn)生重要影響。因此，教學檔案管理人員必須具備良好的思想政治素質(zhì)，要樹立科學正確的世界觀和人生觀，用良好的言行舉止來影響和培育學生，為人師表，管理育人。

（2）教學檔案管理人員要愛崗敬業(yè)。教學檔案管理工作人員的工作非常具體，檔案轉(zhuǎn)遞的特點一是環(huán)節(jié)多、人員多，容易造成檔案遺失；二是經(jīng)常有借不還、造成檔案二次遺失；三是涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案失實、失真。因此，教學檔案管理人員必須具備嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，實事求是的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的良好品德。教學檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的教學管理工作，同時又是一項服務(wù)性的工作；教學檔案工作既是一項意義重大的工作，又是一項艱苦清貧的工作。教學檔案管理人員要淡薄名利，認識到檔案管理工作是一項功在當代，利在千秋的偉大事業(yè)。

3.2 建立和完善檔案信息化建設(shè)的制度

高校領(lǐng)導(dǎo)要提高制度建設(shè)對檔案信息化建設(shè)工作意義的認識。在增強自身檔案信息化意識的同時，要認識到檔案管理制度是貫徹落實高校檔案信息化建設(shè)過程中的各項決策，保證各項工作順利開展、完成各項工作計劃和目標的保障。高校領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員建立一套切實可行、符合本校實際的檔案管理規(guī)章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設(shè)的各方面都有法可依、有章可循。同時，要加強規(guī)章制度的執(zhí)行力度，確保檔案管理體系的有效運行。

3.3 實現(xiàn)高校檔案管理信息體系的標準化

提高高校檔案管理信息化建設(shè)水平，應(yīng)該注重對高校檔案管理信息化體系的建設(shè)制定相應(yīng)的標準。高校檔案管理部門可以結(jié)合國家制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)范性的文件，并結(jié)合高校管理部門的實際情況，制定標準的工作流程，指導(dǎo)高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現(xiàn)高校檔案管理的標準化與規(guī)范化，促進高校檔案管理工作的順利開展。

3.4 教學檔案功能的開發(fā)和利用

（1）為學校中心工作服務(wù)，加強檔案資源建設(shè)。目前國內(nèi)很多高校都保存著一些知名專家學者、國家領(lǐng)導(dǎo)人和很多重要歷史人物的學籍檔案，如揚州中學保留有江澤民中學的學籍檔案，北京大學保留著連戰(zhàn)母親的學籍檔案，在他訪問大陸時，北京大學將復(fù)制品做為特別的禮物送給他，連戰(zhàn)先生認為這是他收到的最有價值的禮物。這是基礎(chǔ)檔案發(fā)揮利用的一個典型案例。這個案例啟示我們，在加強檔案資源管理的同時，要做好基礎(chǔ)性檔案資源建設(shè)，要有前瞻性，檔案資料收集整理的范圍要廣泛。

（2）重大項目要超前服務(wù)，跟蹤歸檔。高校教學檔案在制訂歸檔范圍和期限時，應(yīng)特別重視學校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點教學研究項目、重大教改工程、學術(shù)交流、重要工作內(nèi)容的檔案材料的范圍和期限，以便為學校保存有價值的資料。對于重大活動，檔案工作要提前介入，超前服務(wù)，全程跟蹤，同步發(fā)展。

（3）發(fā)掘高校教學檔案的文化資源、推進檔案服務(wù)創(chuàng)新。大學是人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務(wù)的重要基地，承擔著傳承文明、科技創(chuàng)新、引領(lǐng)社會發(fā)展的責任。哈爾濱工程大學的前身是新中國的第一所高等軍事院校，多年來培養(yǎng)的人才為國家國防現(xiàn)代化建設(shè)作出了重要貢獻，有許多珍貴的歷史檔案，加以利用，可以建設(shè)成為愛國主義教育的基地，同時，也是吸引、感染并啟迪青年學生愛國榮校的課堂，可作為推介學校的窗口，融資助學的媒介。要積極發(fā)掘?qū)W校的文化資源，積極參與和諧校園的文化建設(shè)，檔案與校史要相互銜接、相互補充。

4 結(jié)語

總之，信息時代和高等教育的迅速發(fā)展，對高校檔案信息化建設(shè)也提出了新要求。高校只有不斷加強檔案信息化建設(shè)，才能很好地適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢對檔案工作的新要求，才能更加有效地開發(fā)和利用高校檔案功能，從而，為高校加快發(fā)展提供基礎(chǔ)性的服務(wù)保障。

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作者簡介

張慧玉（1976-），女，碩士研究生，沈陽理工大學檔案館。endprint