淺議檔案信息資源開發(fā)與利用

趙雅超

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為人們的自覺行為，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就能充分利用檔案的潛在價(jià)值創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用，是擺在廣大檔案工作者面前的一個(gè)具體問題。

檔案信息資源的開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是對(duì)人類精神財(cái)富的升華和再創(chuàng)造，要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，需要在社會(huì)各界給予高度重視和大力支的持基礎(chǔ)上，持續(xù)有序地進(jìn)行。必須切實(shí)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，注重做好收集工作，不斷豐富館（室）藏，處理好開發(fā)與保密的關(guān)系，在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務(wù)方面加大力度，認(rèn)真分析自身優(yōu)勢(shì)和檔案利用者的實(shí)際需要，主動(dòng)出擊，實(shí)行多渠道、全方位、多層次開發(fā)利用檔案信息資源，開拓開發(fā)利用的新領(lǐng)域，發(fā)展開發(fā)利用新局面，加大現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，大力宣傳檔案工作提高檔案工作者的整體素質(zhì)，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展。

1 正確認(rèn)識(shí)檔案信息資源的地位和使用現(xiàn)狀

正確認(rèn)識(shí)檔案信息資源的地位，是開發(fā)和利用檔案信息資源工作的前提。檔案包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最原始，最真實(shí)，最有說服力的歷史記錄。它數(shù)量巨大，涉及各個(gè)行業(yè)，社會(huì)的方方面面，上至國(guó)家、各級(jí)政府，下至企業(yè)、社區(qū)，直至家庭、個(gè)人，是國(guó)家的基礎(chǔ)資源，是信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)和國(guó)家職能的轉(zhuǎn)變，才能滿足人民的物質(zhì)文化需求，發(fā)揮它們應(yīng)有的價(jià)值。特別是各地方檔案部門收藏了大量含有當(dāng)?shù)貧v史文化信息檔案史料，但至今大多處于“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的階段。在各地注重文化建設(shè)，挖掘地方資源的今天，這些檔案史料的價(jià)值不言而喻。

我國(guó)檔案信息資源雖然很豐富，越來越多的人已認(rèn)識(shí)到它的價(jià)值，但由于受到多種主客觀因素的制約，各地檔案利用率很低。目前存在的問題主要是檔案現(xiàn)代化管理落后，傳統(tǒng)的檔案管理模式仍在主導(dǎo)地位。多數(shù)檔案館（室）采取被動(dòng)上門服務(wù)的方式，且對(duì)自身宣傳力度不夠。檔案人員做到了收集、整理、保管和保護(hù)等基礎(chǔ)性工作，但對(duì)檔案利用這一中心工作卻沒有應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，多數(shù)檔案置之高閣，沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。從檔案的編研工作來看，不少編研部門形同虛設(shè)，它遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要，使社會(huì)各界難以了解館（室）藏情況，不能及時(shí)了解館（室）藏中有哪些資料可供自身的使用。再者沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一載體，沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，因而使用者難以方便、快捷地利用檔案信息。

2 開發(fā)利用檔案信息資源的途徑和方法

針對(duì)檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、檔案利用率不高的現(xiàn)象，我認(rèn)為目前應(yīng)從經(jīng)下幾條途徑來加以改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用工作的新局面。

1.應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，建立信息網(wǎng)絡(luò)。檔案部門作為檔案信息匯集、交流的中心，應(yīng)該跟上社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐，多渠道爭(zhēng)取資金，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段，提高對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、處理、檢索能力，從而提高檔案信息資源開發(fā)利用工作的效率。檔案部門可以通過建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，打破館（室）藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個(gè)統(tǒng)一的、開放的信息資源系統(tǒng)，真正達(dá)到檔案信息資源的共享。

2.開發(fā)（館）室藏資源，提高利用效率。開發(fā)檔案信息要有針對(duì)性。檔案部門開發(fā)檔案信息資源必須首先了解社會(huì)的需求，要緊緊圍繞服務(wù)對(duì)象的發(fā)展規(guī)劃和工作重點(diǎn)進(jìn)行選題，做到有的放矢。加強(qiáng)檔案的編研工作。隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，利用者需要檔案部門快速、高效地提供多層次的檔案信息。這就要求檔案部門不僅向利用者提供原始檔案，還要根據(jù)利用者和社會(huì)的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。

建立完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找館（室）藏檔案的手段，是管理檔案和提供利用必不可少的工具。它是充分揭示館（室）藏內(nèi)容，來迅速、準(zhǔn)確地提供檔案和檢索檔案的主要途徑。檔案部門只有編制出系統(tǒng)、實(shí)用、多角度、多功能的檔案檢索工具，才能縮短檔案檢索時(shí)間，提高檔案的查詢率、查準(zhǔn)率。

3.加強(qiáng)檔案編研工作，提高編研質(zhì)量。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)化為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會(huì)提供報(bào)務(wù)，使利用者直獲得信息，縮短收集信息的時(shí)間，提高工作效率，推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展，它是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的必然所在。

檔案編研質(zhì)量對(duì)深層次開發(fā)利用檔案信息資源有著重要決定作用，加強(qiáng)編研工作，檔案工作者必須參與社會(huì)活動(dòng)，了解利用者對(duì)檔案的需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進(jìn)行有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用價(jià)值的編研。下真功夫編寫出一些有時(shí)效性、特色性、專業(yè)性、實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業(yè)和社會(huì)需求的編研成果，提高檔案編研成品的質(zhì)量，使檔案信息增值，最大限度地滿足企業(yè)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大檔案利用者的信息需求。

4.強(qiáng)化服務(wù)職能，提高服務(wù)質(zhì)量。為了全面開發(fā)檔案信息資源，檔案部門應(yīng)運(yùn)用各種服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，最大限度地滿足利用者的需求。在服務(wù)態(tài)度上做到熱情主動(dòng)、細(xì)致周到，善于與利用者溝通，了解利用者的需求。在服務(wù)內(nèi)容上做到緊跟社會(huì)形勢(shì)，了解社會(huì)需求，及時(shí)地、有針對(duì)性地開發(fā)檔案資源，提供社會(huì)急需的高質(zhì)量檔案信息。在服務(wù)形式上做到上門服務(wù)、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用。

5.實(shí)行有償服務(wù)，調(diào)動(dòng)檔案信息開發(fā)利用工作人員的積極性。檔案信息開發(fā)利用工作是一項(xiàng)投入多、周期長(zhǎng)、見效慢、效益大的工作。每一項(xiàng)檔案信息開發(fā)成果都凝結(jié)著檔案人員的辛勤勞動(dòng)。檔案機(jī)構(gòu)作為社會(huì)公益機(jī)構(gòu)，一直靠國(guó)家有限的投入開展工作。檔案經(jīng)費(fèi)的缺乏，抑制了檔案人員的工作積極性，直接影響著檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，檔案信息資源的開發(fā)利用應(yīng)與其創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，按一定比例收取費(fèi)用，增加經(jīng)費(fèi)投入，促使其健康發(fā)展，走以檔案養(yǎng)檔案的路子，使檔案信息開發(fā)工作形成良性循環(huán)。

6.加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳、提高全社會(huì)開發(fā)利用檔案信息資源的意識(shí)。檔案信息資源的開發(fā)利用需要企業(yè)各級(jí)各部門的積極支持和參與，才能促進(jìn)工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳。可以通過舉辦檔案展覽、印刷宣傳資料、開展檔案信息咨詢、報(bào)道檔案工作等各種形式，廣泛地宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內(nèi)容和基本任務(wù)。通過宣傳教育，使人們逐步了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的室藏內(nèi)容、利用檔案的方法等，有針對(duì)性地利用檔案。擴(kuò)大檔案工作的影響，使檔案走向社會(huì)，提高和強(qiáng)化全社會(huì)檔案利用的意識(shí)，普及檔案知識(shí)，向社會(huì)傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。要有重點(diǎn)地進(jìn)行宣傳，加強(qiáng)室藏內(nèi)容的宣傳是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵。宣傳檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的價(jià)值作用。為檔案信息的開發(fā)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。endprint