淺析學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理之現(xiàn)狀與策略

學(xué)生資助工作，是國(guó)家?guī)椭彝ソ?jīng)濟(jì)困難學(xué)生完成學(xué)業(yè)，促進(jìn)教育公平和社會(huì)公平的系統(tǒng)工程。近年來(lái)，各級(jí)各類學(xué)校的學(xué)生資助項(xiàng)目越來(lái)越多，隨之形成的文件材料也逐漸增加。如何做好學(xué)生資助項(xiàng)目的檔案管理工作，同樣成為學(xué)生資助管理工作的重要問題。

一 、學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

一是各級(jí)資助機(jī)構(gòu)對(duì)資助檔案材料的管理工作不重視，管理混亂。資助工作人員認(rèn)為資助檔案材料的整理工作量大，并且不屬資助工作，所以對(duì)學(xué)生的申請(qǐng)材料、銀行的發(fā)放清單和資助報(bào)表等檔案材料亂丟亂放。當(dāng)相關(guān)部門檢查或?qū)徲?jì)需教育行政部門或?qū)W校提供時(shí)，無(wú)法提供，更無(wú)法補(bǔ)齊。

二是大部分學(xué)校和資助管理機(jī)構(gòu)無(wú)專門檔案管理人員，或管理人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，學(xué)生資助活動(dòng)形成的檔案材料不夠規(guī)范。比如，銀行代發(fā)資助金額后，打印給資助管理機(jī)構(gòu)或?qū)W校的銀行發(fā)放清單是“工資條”式的清單，給資助管機(jī)構(gòu)的銀行發(fā)放清單是幾萬(wàn)人匯集一起的流水名冊(cè)表，銀行發(fā)放清單上無(wú)任何簽章，佐證檔案材料不規(guī)范，效力不夠。

三是大部分學(xué)校和資助管理機(jī)構(gòu)沒有專用檔案室，“六防”設(shè)備不配套，必備的切刀、統(tǒng)一的檔案盒，都無(wú)法購(gòu)置齊備。硬件環(huán)境設(shè)施不齊全，引起有資助檔案材料的也積滿塵埃，甚至霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

二、學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的策略

管好用好學(xué)生資助檔案，是協(xié)調(diào)單位各項(xiàng)管理工作、有序、高效運(yùn)行的有效保證。因此，本人僅從規(guī)范學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作的做法，提出以下管理策略與大家共同探討。

策略之一：加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，提升資助人員素質(zhì)的措施

加強(qiáng)對(duì)資助檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，落實(shí)專人或兼職工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，分工明確，責(zé)任到位。建立健全檔案管理制度和獎(jiǎng)懲制度，確保資助檔案管理工作順利開展。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高資助項(xiàng)目檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

策略之二：規(guī)范學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作的具體做法

（一）資助項(xiàng)目文件材料歸檔范圍

資助項(xiàng)目文件材料歸檔范圍有兩個(gè)原則：凡是反映學(xué)生資助項(xiàng)目業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有查考利用和憑證作用的文件材料均屬歸檔范圍；凡是屬應(yīng)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定建檔立卷，實(shí)行單位或?qū)W校集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

（二）資助項(xiàng)目檔案的分類及歸檔標(biāo)識(shí)符號(hào)

1、資助項(xiàng)目檔案的分類

目前，全國(guó)各省市、自治區(qū)等相關(guān)管理部門對(duì)資助項(xiàng)目檔案的分類無(wú)統(tǒng)一規(guī)定。因此，本人在實(shí)際工作中，根據(jù)檔案管理法規(guī)和學(xué)生助學(xué)金資助項(xiàng)目管理工作的規(guī)定以及經(jīng)濟(jì)專項(xiàng)審計(jì)的要求等，設(shè)定“資助類”一級(jí)檔案目錄，按各資助項(xiàng)目的工作流程所形成的檔案材料設(shè)二級(jí)類目。具體分類如下：

①資助業(yè)務(wù)活動(dòng)形成檔案的一級(jí)類目有：資助類、會(huì)計(jì)類、實(shí)物類和聲像類。

②資助業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的“資助類”二級(jí)檔案類目有：管理性文件﹙文書類﹚、報(bào)表類、學(xué)生申請(qǐng)類。

③各級(jí)資助管理部門涉及資助項(xiàng)目的檔案情況：學(xué)校涉及資助項(xiàng)目一級(jí)類目的檔案有資助類、會(huì)計(jì)類、實(shí)物類和聲像類。涉及“資助類”檔案的二級(jí)類目分為：管理性文件﹙文書類﹚、報(bào)表類和學(xué)生申請(qǐng)類。各級(jí)資助業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)的資助項(xiàng)目檔案的分類與學(xué)校相同，無(wú)“學(xué)生申請(qǐng)類”檔案材料

2、統(tǒng)一資助項(xiàng)目歸檔的標(biāo)識(shí)符號(hào)

資助業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的“資助類”一級(jí)類目的歸檔標(biāo)識(shí)符號(hào)，按資助項(xiàng)目執(zhí)行的先后順序而定。涉及的會(huì)計(jì)類、實(shí)物類和聲像類一級(jí)類目歸檔的標(biāo)識(shí)符號(hào)，分別按會(huì)計(jì)類、實(shí)物類和聲像類的規(guī)定執(zhí)行。

（三）資助項(xiàng)目文件材料歸檔的時(shí)間和保管年限

歸檔時(shí)間一般是每學(xué)期末由學(xué)校和各級(jí)資助部門整理歸檔，保管二年后向單位檔案部門移交。由于資助項(xiàng)目屬經(jīng)濟(jì)專項(xiàng)項(xiàng)目，經(jīng)費(fèi)來(lái)源分別來(lái)自于中央和各省市、自治區(qū)級(jí)財(cái)政。因此，資助項(xiàng)目檔案的保管期限定為永久。